現在位置は
です

発言小町

新しいトピを作成
本文です

質問:引継ぎ・マニュアルって何???

山本
2006年6月2日 23:21

小町を閲覧しての疑問。

・前任者がマニュアルを残していなかった
・引継ぎ期間が短かったorうまくいってない

このような発言がありますが、
仕事での引き継ぎ・マニュアルって
通常どこのオフィスでもあるものなんでしょうか?
あるとしたらどういった内容なんでしょう?

私は転職経験者ですが、
自分が引継ぎをしたことも
引き継いだこともありません。
前任者も後任者もいませんでした。

新しい職場での仕事は周囲の人に
随時教えてもらいました。

引継ぎ・マニュアルの有無は
職種・業界によるのでしょうか?
引継ぎ・マニュアルがある職場の方は
どんなお仕事ですか?

ユーザーID:  


お気に入り登録数:6
  • 携帯に送る
  • このエントリーをはてなブックマークに追加
古いレス順
レス数:21本

このトピックはレスの投稿受け付けを終了しました。
タイトル 投稿者 更新時間
真っ最中です。
tm
2006年6月6日 17:42

引継ぎ真っ最中です。

私は販社で営業事務をしていますが
専用端末を使っている為、その操作方法のマニュアルがまずひとつ。

そして各客先ごとの特徴や処理方法についての
引継ぎ書がひとつ。

絶対に必要、というわけではないかもしれませんが
元の部分を作って、あとは後任の人に書き加えて
行ってもらえばな、という感じです。

客先の特徴は知っておいた方が仕事がスムーズに
なると思うし、そういうことを伝えるのも
長く担当してきた者の務めかなと思います。

引継ぎ書などがない職場もあると思いますよ。

ユーザーID:
派遣社員を使っている会社が多い
inko
2006年6月6日 18:10

一般事務、営業事務なんかがマニュアル多いですよ。
ルーチンワークですから、マニュアルがあると、大変助かるんです。
(派遣社員は引継ぎ期間が短い場合が多いので)
歴代の派遣社員が補足をしていって、素晴らしくわかりやすいものもありましたよ・・・・。
ほら、正社員と違って契約期間がありますから、ころころと人が変わるからマニュアルいるんです。
小さい会社は派遣社員をあまり使わないから、ないかも。

ユーザーID:
総務!
白百合子
2006年6月6日 18:21

商社の総務で仕事をしていました。
先輩が残してくれたマニュアルを、仕事内容に変更があれば、作り直して、いつ自分が会社に行かなくなっても(行けなくなっても)良いようにしておきました。
退職後も、あのマニュアルは活躍しているそうです。

ユーザーID:
うちの会社の場合
2006年6月6日 20:31

庶務・会計業務を担当しています。

仕事をしていれば、覚書、顧客リスト、年間スケジュール、そういった、業務上のデータベースが蓄積されていきます。(文書綴、会計帳票など)

そのデータベースと業務の効率・質の向上を目指して、業務分析・研究した前任者がいれば、レポートとしてマニュアルが残ります。後進は、それを元に、さらなる改善や効率化を考えていくようになります。

なので、管理職的な視点がないルーチンワーカーや、職人的な発想で仕事をしていた人の後には、マニュアルや引継書はありません。
また、前任者・後任者がいないなら、マニュアルは無いでしょう。

理想は、パートから社長まで全員が会社の業務全体を把握し、「全体の中での自分の役割」として、担当の業務論をかませる状態ですね。そのときは、誰しも自分の「担当マニュアル」を作っていると言えます。

引継書は、具体事項をリストアップした、TO DOリストです。
私の勤め先では、引継書の事項は、50〜100個はどの部署もありますので、口頭で伝えるのは非効率ですので、前任者が書類作成して残す慣習になっています。

ユーザーID:
私の場合
しりのめ
2006年6月6日 23:18

高校を出て就職した会社は誰もが名前を知っている大きなメーカーでした。
営業部で事務をしていましたが、その会社では社員が全員自分の業務をマニュアル化するのが義務となっていました。
仕事の内容を全部一目見てわかるようにまとめたものです。
これがあると突然病気や事故などによって長期で休まなくてはいけない場合や長期の出張で不在にする場合など、他の者が対応できて、便利ではありました。
そして、入社時に「退職は引継ぎ期間を考えて3ヶ月前に申し出て欲しい」と言われていました。
その後、私も何度か転職しましたが前任者からの引継ぎはありましたよ。
(自分自身もしました)
今は小さい会社で経理と営業の事務をしていますが、マニュアルは作っています。
明日自分がいなくなってもいいように、事細かにすべて書いてあります。

ユーザーID:
随時更新中
2006年6月6日 23:28

配属されて10年、未だに異動の気配はありませんが(笑・一般職です)、個人的に備忘録を作ってパソコンに入れてあります。
自分のやっている仕事を把握し整理するためと、いざという時のためです。私の仕事は年単位で動くものが多く、年に一度しかしない業務は自分でも手順を忘れている場合がままあります。また、急に不在になる場合(以前緊急入院で休職した際に使用しました)他の人に滞りなく引き継いでもらうためでもあります。
ただし、社内では派遣社員用のマニュアルはあまり作っていないようです。特殊なソフトを使っていて実際に見ながら説明しないと操作できないためです。

ユーザーID:
あると助かりますよ
40代派遣社員
2006年6月7日 9:28

私はトピ主さんと逆で、常に前任者が居て 引継ぎ、という形でした。 また正社員で長く働いた職場では、辞める後輩の仕事をもらい、自分で覚えがてら マニュアル作ってましたね。ちなみに職種は経理事務です。

誰しも急に倒れるかもしれないですから、そのときどうやってフォローしてもらうか考えます。私の場合、実際隣の課で急病で倒れた人が居たので、それを参考にしました。課長の指示で 課長+周りの課員が分担してその人の担当業務をなんとかこなす、というのが その会社では普通だったみたいです。

なので、次に来る人を想定するのではなく、課長やまわりの課員(つまりいつも一緒に仕事してる同職種の人たち)が見て 私の担当業務を理解できることを前提として作りました。昔は手書き、今はエクセルかワードで 職場の共通フォルダへ。

後任として新しく人が来た場合は、自社のシステムから解説しなくてはなりませんが、それは課長と分担して行ないます。あとは自分が居なくなってから、わからないことがあっても 上記のマニュアルさえあれば、周りの人に訊いてやってもらえます。

ユーザーID:
一般事務も経理も
Lapin
2006年6月7日 19:18

最初の就職先では一般事務(部内庶務とデータ集計等)。転職する前にもちろんマニュアル作成&引継ぎしましたよ!転職先では経理を担当し、最近異動したんですが、異動前にもマニュアル作成&引継ぎしました。事務職は「私しか出来ない仕事」ではなく「マニュアルを見れば私がいなくても出来る仕事」にしておかなければならないと思います。が、自分の得た知識を後任者や他の人にただで教えるのはもったいない!と思うのか、情報を公開しない事務職さんも結構いますよ・・・。結構年配の人でそういうお考えの方が多いですね。転職先で私が新たに引き継いだ業務は今までずっとマニュアルなかったですから・・・

ユーザーID:
マニュアル作りました
引継ぎ子
2006年6月7日 19:35

パートです。自分は今の営業所の初代のパートです。軽いマニュアルを指導の社員からもらいいちからしごとを教わりました。其のあとパートがくるたび私が指導しています。最近二人一度に新人を教えることになったので、今まで大事にためてあった資料をじぶんなりにまとめて、渡しました。いいかげんなところのある会社なので私が何とかするだろうと思っているみたいです。「普通そこまでするパートはいないですよ。」いやみか誉め言葉かわからないコメントをいただきましたが、渡してよかったです。自分が仕事をこなしながら、仕事を教えるのはすごく大変です。マニュアルがなかったら、今でも仕事が回らなくて質問攻めにあっていたでしょうから。

ユーザーID:
驚いた!
中間管理職
2006年6月7日 21:06

やっぱり業界によって違うのでしょうか、、、、。引継書もマニュアルもない会社もあるのですね。驚きました。うちの会社では「人事異動」の時でさえ引継書やマニュアルの作成を求められますが、、、、。

マニュアルは作業の手順が中心、一方引継書は取引先の情報や業務上の現在の懸案事項などをわかりやすく纏めたものです。

退職、転職以外にも人事異動で社内の畑違いの人が後任になるときなどはとても役に立ちますよ。特に管理職になると、周囲の部下には伝えられないような情報の伝達もする必要があるので、有益です。

ユーザーID:
あります
なな
2006年6月7日 21:36

産休に入る前に作りました。
復帰後は違う業務を行っていたのですが、また以前の業務に戻ることになって、そのマニュアルを使ってます(笑)
もちろん前任者が法改正等々の修正を行ったものです。

上司からもマニュアル作成はうるさく言われます。

ただマニュアルがある分、引継ぎ時に説明を聞いてくれなかったり、例外的な事がおこった場合に「マニュアルにのっていなかった」と非難したり・・・少数ですけど、いますね。

ユーザーID:
事務員ですが
春日局
2006年6月7日 23:37

一ヶ月分の仕事内容とやり方が書かれており、それさえあればまったく教わらなくても
えっちらおっちらなんとかなるだろうと言う程度のものがあります。
うちは異動が決算と重なるんで、新人に仕事を教える余裕がその時期ないので。
後は間違いがないかチェックして、間違ってたら正しいのを教えています。
教わってない範囲の問題集を教科書や参考書を見ながら説いてもらって
それを添削するような感じかな。

ユーザーID:
聞かなくてもいいように
wawa
2006年6月8日 0:07

こんにちは。

新しいお仕事では、随時周りの方に聞いていらしたということですが、
聞かなくてもすむように文書化したものがマニュアルです。

私の場合ですと、外国人秘書をしていたときに
マニュアルをもらったことも作ったこともあります。
内容は、例えばよくコンタクトをとる他のエグゼクティブについている
秘書さんたちのコンタクトナンバーだったり、
ランチョンミーティングなどに適したお店のリストだったり、
海外出張の手配の仕方、出張清算の仕方、などなどです。

その後は社内翻訳者に転職しましたが、
マニュアルはありませんでした。
私が退職する際には、スケジューリングをどうしていたか、
どのような辞書がどこにしまってあるか、
翻訳に有効なウェブサイトの紹介などを
文書化して残しました。

このような感じで、必要に応じて、後任で来られる方、または新しく来られる方になるべく分かりやすく仕事の内容を知らせるのがマニュアルではないでしょうか?

ユーザーID:
引継ぎ資料
いな
2006年6月8日 9:11

> ・前任者がマニュアルを残していなかった
> ・引継ぎ期間が短かったorうまくいってない

IT系の大手ソフトウェア企業に勤めています。
基本的に、共有化されていない情報が
この場合引継ぎ対象となります。

例えば、
本来、前任者が
・お客様と打ち合わせを行って決定・
 承認いただいた打合わせ議事録

・お客様よりお預かりしている
 借用物品や電子ファイルの格納場所

・作業で発生していた
 解決済の問題点、未解決の問題点
 未解決の問題点に対して、検討していた内容

○○の資料は何処のPCの何処にある。
ということは他の人も知っていることが大部分ですが、
前任者本人しか知らなかったこと、
伝えていなかったこと、
懸念していたこと。
お客様とのやり取りの仲で決定したことなどは、

明示しておかないと、LOSTしやすい情報ですので、
同じことの繰り返しを避ける為に、
文書化などをしておきます。

つまり、トビ主さんが
おっしゃるような誰に聞いても
解るようなことは引き継ぐ必要はありません。

前任者が
何を考え、何を決め、何が問題だったのか?を知るのが目的です。

ユーザーID:
ISOでもマニュアルは必要
現派遣社員。
2006年6月8日 10:57

業種でも違いますが、私の仕事してる業種では
ISOでもマニュアルは必要となってます。

あと、事務系などは必要とされてました。
仕入れ・発注・伝票〜などすべて
誰でも出来るようにと
自分の勉強のために作成してました。

電話交換の仕事もしてましたが
役員の癖や取引先の注意など
マニュアル化されてましたし、
役員や取引先が変わればまた更新してました。

営業して異動になったときはマニュアルではなく
引継ぎ。
対顧客の料金設定や今までの経緯・以前あったトラブルなど引き継ぐ人に伝えました。

今は経験者として新規のプロジェクト作業として
転職したのでマニュアルはありませんでしたが
もし、やめるなら一応マニュアルは必要かもしれませんね。

ユーザーID:
えっ 知らないの?
ムーミン
2006年6月8日 15:26

私は研究員をしていますが、マニュアルは自分でやった実験内容を忘れないためや、他者に教える時などがあるので、手順書を作ってあります。

前の研究所をやめる時、自分のやっていた実験方法をマニュアル(手順書)を見ながら次に来た人と一緒にやりましたよ。これが引継ぎでしょ。
研究関連の場合、とくにマニュアルだけではわからない細かい注意点などが沢山あるので、引継ぎは大事ですね。

次の研究所で即戦力として働くためにはマニュアル&引継ぎは大事だとおもいます。

ユーザーID:
小さな会社ですが
やった
2006年6月8日 16:41

引継ぎを受けたことがあります。

チームでコンピュータ関係のソフトを開発する仕事だったので「マニュアル」はなかったですが、前任者がプロジェクト半ばで退職されることになり、1ヶ月くらい一緒に働いて業務を引継ぎました。

あと、長年経理を担当していた方が退職されたときは後任者が決まっていなかったのでたくさんの資料を残していかれました。その後、入った後任の方は資料だけでは分からない部分があると前任者に電話で質問したりしてました。

逆にトピ主さんがどんなお仕事をされているのか知りたいです。

ユーザーID:
必要な職場です
つめづめ
2006年6月8日 20:16

福祉関係です。マニュアルと引継ぎ書は必須です。特に引継ぎ書は命です。誰がどういう経過を辿り今に至るかや、生活上公には言えない制限がある方、電話に決まった時間帯にしか出られない方。そういった事情は引継ぎ書で残してもらうからです。

様々な問題がありますが、時に解決に30年や40年かかることがあります。引継ぎ書は膨大です。なぜなら、時の経過とともに事情が変わる。そして担当も変わるからです。

人の記憶力には限界があります。
文字として残すことは、情報の共有ひいては問題解決の糸口になることもあります。前任者と変わらぬレベルでお客様と接すること。それが引き継ぎ後に要求されることです。

ユーザーID:
レスありがとうございます
山本
2006年6月12日 21:55

引継ぎ・マニュアルは皆さんのレスを読むと、
特に事務職で多いようですね。
確かに事務作業は決まった形があった方が便利ですよね。

福祉の仕事では引継ぎが重要とのこと。
これも納得しました。

以前はチームで仕事をしていたので
私だけが知っている仕事はありませんでした。
今の職場では新規の仕事を任されています。
こういった背景もあって、引継ぎ・マニュアル
が不要だったのかも知れません。

私の仕事はルーティンワークではありません。
特定のソフトや規約のマニュアルはありますが、
個人の仕事に対してはありません。
たぶん他の方も作ってないと思います。
仕事に関する資料はすべて残すことになっていますが。
誰かが急病で倒れたら・・・どうなるんでしょうね(怖い)

ちなみに前も今もISO取得企業です。

マニュアル・引継ぎのある職場では
後任者が来るまで退職できないのでしょうか?
逆に「うちもマニュアルなんてないよ」って方は
いますか?

引き続き、マニュアル・引継ぎに関してレスお願いします。
いろんな職種の方の話も伺いたいです。

ユーザーID:
うちもない
花子@栄養士
2006年6月20日 22:41

私の職場もマニュアルなんてありません。
すべてその場で覚えて、
教えられたことを自分でノートにまとめて
います。

マニュアルがある会社が羨ましいです。

事務職じゃないからかな。

ユーザーID:
 
現在位置は
です