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発言小町

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秘書が代筆する場合の書き方教えてください!

新米
2009年11月11日 22:37

営業の秘書(アシスタント?)をやっているものです。
こんなこともわからずお恥ずかしいのですが、教えてください。

お客様へ書類や文書を作成して送付する際に、
代筆していることがわかるようにするためにはどう書けばよいのでしょうか?

また、代筆した秘書の名前を書いてもよいのしょうか?その場合の記載の仕方はどうなるんでしょうか?

ユーザーID:0532827515  


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タイトル 投稿者 更新時間
営業事務やってました。携帯からの書き込み
ぼい
2009年11月12日 2:46

確か署名欄に「○○(代理:ぼい)」って書いてた気が…
弊社ルールかもしれないので、一応先輩に確認するのが一番かと。

ユーザーID:4871864415
代筆を強調したい理由がよくわかりません
ぶーのん
2009年11月12日 4:40

部下に自分自身の名義で文書を作らせることは、よくあります。
むしろ業務文書では、そのパターンが当たり前、というか、
暗黙の了解みたいな一面があります。
もちろん、文面の内容一切の責任は自分自身が負います。

逆に質問しますが、
代筆の事実を敢えて先方にわからせたい意図は、何でしょうか。

そのレターが元で問題が生じたとき、
最終的な内容確認を怠った上司自身にももちろん責めはありますが、
場合によっては、名前を出した部下(つまりトピさん)が独断で書いた、
上司の確認をしっかりとらなかった、という理屈で、
トピさん自身が窮地に陥る可能性も絶無とは言えなくなります。
業務レターとはそういうものです。

業務レターの文面内容にちゃんと責任をとれる自信があるなら、
どうぞ名前を出してください。
ふつうなら、上司から名前を出すよう指示があった、といった
特段の事情でもない限り、トピさん自身の名前を出す必要は
ないと思うのですが。

それでもあえて書かねばならないなら、末尾に、

 「担当・○○」
 「文責・○○」

とでも書けばいいでしょう。

ユーザーID:0678488237
代筆の場合は
元秘書
2009年11月12日 7:35

その場合は

上司名/代・自分の名字

と書いていました。

ユーザーID:4063835130
社長秘書のアシスタントです
でぶりん
2009年11月12日 7:52

秘書の仕事の中でも、代筆はかなり多い役割ですものね。
代筆を明記するかどうかは、その会社の方針もあると思うので、、直属の上司とご相談されるのが宜しいかと思います。
ちなみに、私の会社では代筆の手紙や、手紙末文の署名代筆の場合でも、特に代筆であることを明記はいたしません。社長になりきっています(笑)
企業では、トップや役員の代筆は正直当たり前というか、黙認の常識です。あまり気になされなくても良いのではないでしょうか?
もしも気になるのでしたら、アシスタントしている上司の方の名前の横に小さく「代」と書くのが宜しいでしょう。

ユーザーID:0360297296
英文レターのマナーを模倣しては?
へたれ管理職
2009年11月12日 9:03

日本語のビジネスレターのマナーは不勉強で知らないのですが、私は英文レターのマナーをそのまま使っていました。

まず、基本手書きの代筆ではなく印刷であることを前提とします。発信者氏名が入る正規の場所に本人の手書きサインをもらうか、氏名を印刷した場合は本人捺印をもらいます。そして、用紙の最下段左側に大文字で発信者のイニシャル、スラッシュの後、小文字で代筆者のイニシャルを入れます。山田花子さんが鈴木一郎さんの代筆をする場合はIC/hyとなります。

代筆であろうが直筆であろうが文書内容については発信者本人の責任で発信するものなので、本人確認を示すサイン(捺印)は必須です。その上であくまでも社内の心覚えとして代筆であることがわかるようにイニシャルで示すわけです。ご参考まで。

ユーザーID:6843040392
いろんな方法がありますが
moriko
2009年11月12日 9:58

秘書さんのお名前が山田小町さんだとすると、

○○ ×× →上司の名前
(代)山田 小町 

英語の場合は、、、
Yamada Komachi for 上司の名前 

とします。

ユーザーID:8786307504
ありがとうございました!
新米
2009年11月12日 20:32

みなさん、教えていただいてありがとうございました!
そんなに難しく考えることなく、「代」や「代理」と書けばいいのですね。

ぶーのんさんがおっしゃるとおり、私も代筆であることがわからなくてもいいんじゃないかと思うのですが、上司が、誰が(秘書が私以外にもいます)作った文書か相手にわかった方がいいなぁと言い出して、こちらで伺った次第です。

助かりました。ありがとうございました。

ユーザーID:2708454420
 


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