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発言小町

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仕事上のミスを無くしたい

チャイ
2016年7月27日 20:09

女性30歳、IT業界でプロジェクトマネジメントの仕事をしています。
子供が2人いて、今年の4月に下の子の育休明けで復帰しました。

最近、仕事の出来なさ具合に悩んでいます。
具体的に悩んでいるのは2つあります。
1点目は、考えを文章や資料にまとめたり、説明する事が下手な事です。
考えている時はとても沢山アイディア(思いつき?)が浮かんでくるのですが、それを整理して人に伝えたりする事がとても下手で、
結論を自分でも見失う事もたまにあります。
もう1点は、数値や誤字などの細かいミスが良くある事です。
提出前に資料を再確認するのですが、自分の再確認で気づけなくて、結局他の人に指摘されます。

この2点が出来ていない事と、時短勤務であることもあって、アウトプットが少なく質が良くないので、
自分の無力さに日々焦りを感じています。

復帰してからは、私生活も忙しいのと、案件も3つくらい同時並行で頭が錆び付いている事もあって、
情報の整理が時間がかかったり、整理しているつもりでも見逃す情報も多いです。
情報が散らかっていると、どこから手をつけていいのか分からず、見切り発車で上手くいきません。

何事もトライアンドエラーだと思っているので、失敗したら反省して、改善しようとはしています。
夜、子供が寝静まってからリビングでなぜなぜ分析して自分の失敗を見つめ直す日が続くと、なかなか元気も出ません。

今の仕事は割と好きで、尊敬できる同僚が沢山いるので、仕事は変えたくないと思っています。
出来る人が多いから、比べて落ち込む事も多いのですが。

アドバイスいただきたいのは、現状からどうにか抜け出したいのです。
こんなコツで改善したよ、とか、ここを気をつけたら、というアドバイスはありますか?
また、前向きに生きていける気持ちの持ち方も、教えていただきたいです。
よろしくお願いします。

ユーザーID:0306717437  


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レス数:16本

タイトル 投稿者 更新時間
難しいことではありません
コンシェルジュ
2016年7月28日 4:57

1点目について
まず結論を先に書けばいいのです。
次に、なぜそのような結論に至ったのか、理由を箇条書きで書けばわかりやすいですね。

上手く書けない人は、前置きをダラダラ書いて最後に結論を書くからピントがぼけてしまうのです。

2点目について
他人の作った資料をチェックするという気持ちで読み返すと、わかりにくい点が見えてくるはずです。

私は小町が好きでレスもしますが、誰が何をどうしたいのか、よくわからないトピを見かけます。

数字の間違いは、本当にこれでいいのか、という意識でチェックすればいいでしょう。

ユーザーID:2405065952
完全にキャパオーバー
同業
2016年7月28日 8:35

同業です。私も時短で働いてます。
短い時間の中でやりくりするの、大変ですよね。
しかも復帰後、ペースをつかむまでが大変なので、最初は社会生活に徐々に慣らしていく時間が必要だと思います。
誰でもいきなり復帰前と同じペースでは働けないと思いますよ。

ご自分でもわかってると思いますが、今は時間は増やせないので、その分仕事の質にしわ寄せが来ている状態だと思います。
申し訳ないんですが、育休明けの女性に、それだけの仕事を振るというのがどうかしているというのが感想で、会社のマネジメントに問題があると思います。
それだけ人材が足りてないのでしょうか。

なぜなぜ分析をしているとき、原因にリソース不足が出てきませんでしたか?
出てこないとしたら、分析のやり方にも問題があると思います。
あとPMならば、下にディレクターがいませんか?ある程度のアウトプットや考える作業は、彼等に振らないといけないし、PMがそれだけアイデアを出すというのにも疑問があります。
振れないなら体制にも問題があります。
取り急ぎは資料については、事前に完成度を第三者にチェックしてもらって、提出することで回避できます。

ユーザーID:0508397652
完全にキャパオーバー 2
同業
2016年7月28日 8:46

すみません続きます。
同業で時短仲間なので、黙っていられず。

なぜなぜ分析ですが、上司と一緒にやることをおすすめします。
あなたの状態を具体的に理解してもらい、改善策を会社ぐるみですすめてもらわないと、回避できない可能性があるからです。

前向きにということですが、無理に前向きになる必要はありません。
具体的に改善策を考え、遂行していけばいいだけです。

なぜなぜ分析後、落ち込むということですが、原因にスキル不足などの項目が出てきたということでしょうか。
だとするならば、分析の方向が曖昧な結論に進んでいると思われるか、改善策の取り方に問題があります。

トピに書いてある文章を読む限りでは、PMのお仕事の定義が曖昧な会社かと思います。
会社の規模はどれくらいですか?
PMと言いつつ、ディレクターレベルの仕事をしているならば、先のレスにも書きましたが、体制に問題がありますね。
とにかく、落ち込む必要はありませんから、淡々とすすめましょう。
頑張って。

ユーザーID:0508397652
コーヒー飲んで、頭で声だし指さし確認して・・。
確認方法は
2016年7月28日 13:29

うっかりミスの多い私がしていることは、
まず見直し確認作業前には、コーヒーを飲みます。しっかり匂いを嗅いで。
あのコーヒーの匂いは頭をシャキッとさせる効果があるんですって。
私は飲まないのと飲むのとでは、ミスの量が大幅に違います。
コーヒーを飲んだら、ほとんどミスしませんが、飲まなかったらミスあります。
で、頭の中で文章を声に出しながら、指さし確認しながら、資料を読みます。
ただただ目で追うだけでは、間違いは見つかりません。
文字を指で押さえつつ、声に出してしっかり読むと、ミスが見つかります。
そして、見直しするときは、他人のあらを探すつもりで、読みます。
やってみてください。
あと、文章は、最初からきちんとした文章にしないで、
紙に書きたいことを全部箇条書き(長い単語の羅列)して、結論はこれと決めてしるしをつけておいて、
それを文章に起こしていくと良いのでは。
私はややこしい内容を書くときは、そうしています。
情報の整理については、A5ノートに、全部箇条書きでまとめておいて、
完了したものから線を引いて消していくと言うのはどうでしょうか?

ユーザーID:8567961681
ミスはなくなりません
717
2016年7月28日 13:56

>案件も3つくらい同時並行で

聖徳太子のようなことは、普通人にはできません。一つひとつとりかかって下さい。あるいは、その日に必要な案件だけに集中する。

ミスはなくならないです。でも、減らすことはできます。ミスのない人はいません。ミスのある書類などを他人に渡してしまうからミスだと言われるのです。厳重な再チェックを行ってから上司などに提出したいものです。

ユーザーID:0311286554
完全にキャパオーバー 3
同業
2016年7月28日 17:47

すみません質問に全部答えてませんでした。

1の資料作成が苦手という件についてですが、アイデア等とありますので、具体的に言うと提案書のようなものを指していますか?
こればかりはたくさん作って経験値を上げるか、勉強するしかありません。
ロジカルシンキングのセミナーを受けたり、他の人の作った資料などを参考に試行錯誤して、上手くなっていくしかないかと。

会社内に、この人の資料はうまい、という人はいませんか?
そういう先輩に、添削してもらうのも手です。

うーん、ごめんなさい、正直、お悩みが本当にPM?という感じがしなくもないです。
PMだとするならば、どうやってディレクターなどに指示を出したりしているのでしょう。
逆に資料も、PLやディレクターが作った資料をチェックする立場にあると思うのですが。。
人があんまりいない、というならば転職してもうちょっと人がいる会社に行くのも一つの解決案です。まだ若いし。

ユーザーID:0508397652
トピ主です
チャイ(トピ主)
2016年7月28日 18:55

トピ主です。
レス5件まで読みました。皆さんありがとうございます。

私の仕事の内容をぼかしたら、すごく仕事量が多いように見えてしまっていますが、書き方が悪くて申しわけありません。
案件を3つというのは、プロジェクトを抱えている訳ではありません。
私はプロジェクトマネジメントの仕事をしていますが、正確にはPMOをしています。
今は一つのプロジェクトにドップリ入ることなく、スポットで色々なプロジェクトの支援を行っています。
そういった支援の案件を大体3件ほど同時進行で受け持っています。
トピをあげた日は、割と大きな案件で2週間のプロジェクト支援をしており、その時にミスをしてしまった事に悲しくなって、皆さんのご意見を聞いてみようと思った次第です。
今日は上司と話しました。
今抱えている、苦手な案件の事とか話をして、上司も私が苦手な事は分かっているようでした。
先ほど述べた大きな案件が期限が来てひと段落ついたので、時間をとってじっくりと今の苦手な案件に取り組んでみようと思います。

ユーザーID:0306717437
どうでしょう?
美水うなぎ
2016年7月28日 19:56

注意、注意
手にメモる!
忘れないように、手にメモる。
看護師さんの手によくあります。
もじもじ、手で消えにくいとこがあるらしいです。
現役看護師さんに聞いてみてください。

ユーザーID:3779895793
トピ主です2
チャイ(トピ主)
2016年7月28日 21:15

先ほど、「トピ主です」で、PMOの話を書きました。
PMOの立場で仕事をしているのは確かなのですが、案件によって仕事の内容は様々です。
営業の手伝いで提案書を書いたり、実際にプロジェクトにアサインされたり、社内の研修の企画をしたり。
そういう案件の中で、自分で構成を考え、提案資料を作って、段取りして、企画を立てることが全然上手くできず困っています。。。

こう書くと、ITとかプロジェクトマネジメントとか関係ないですね。

ちなみに、私の企画の立てられないところに気づいた上司は、OJTでどうにかしたいようで、辛抱強く、何度もレビューをしてくださっています。
嫌味を言わないサッパリしたタイプの方なので、全然出来ないことが申し訳なくて、また焦りも感じています。

ユーザーID:0306717437
スキルがないだけ
28kwn
2016年7月28日 21:41

やはりそうですよね。トピ文だけで言い尽くせない人なのですね。スキル不足です。どんなことをどれだけ書いたら相手に伝わるか、考えられていません。

私が勤め人だった頃、上司から頻繁に言われたのは「文章は、小学5年生が読んで理解できる書き方をすべし。」ということでした。

ユーザーID:5331228306
レスします
とるる
2016年7月29日 0:08

トピ主さんに必要なものは検証と計画です。
また、1点目は人前でペーパー無しで何かを伝える練習を繰り返すこと。声量、わかりやすさ、相手を飽きさせないなど人前で思っていることを伝えるのは訓練あるのみ。
もう1点目は検証または改善策の実行がされていないことかと思います。
なぜミスをするのかの検証、それを防ぐ改善策の立案と実行ができないと、同じことをやるのみなので、また同じミスをする。
「気を付ける」は改善ではありません。
しかし、上昇志向は立派なものであり、個人的に好きな方です。
完璧まで行きませんが、トヨタ方式はきちんと理解して実行すると確実にミスは減ります。

ユーザーID:9373310632
ひとつだけですが。
みず
2016年7月30日 13:00

1点目についてだけ。私自身にもそういう傾向があるので。

「考えている時はとても沢山アイディア(思いつき?)が浮かんでくる」というのが多分、気のせいなんです。
そのアイディアを企画に落とし込む段階で失敗する、それが思いついたアイディアの本質なんです。考えている間はうまくいきそうに感じていても、企画に落とし込んでみたら論理が飛躍していたり何かが足りなかったり実現不可能だったり、そういうものを、考えている間は「これだ!」って感じているんです。

なので、まずは「考えているときはちゃんとできるのに……」という感覚から自由になったほうがいいんじゃないかと。その「考えているときはアイディアが浮かぶけど、企画に落とすとうまくいかない」ってのを繰り返すしかないんだと思います。それこそトライ&エラーです。

後、個人的に有効だったのは、「書きながら考える」です。思いつきレベルから白紙にあれこれ書き散らして、関係ありそなうことは矢印でつないだり、「この場合はこうでこれはこうで」って場合分けしてみたり。思考を文字に落とすことで頭の中でこねくり回すより一段階整理されてきますよ。
よろしければお試しを。

ユーザーID:7799742590
がんばって
高齢母
2016年7月31日 6:16

子どもさんがまだ小さいと、帰宅してもあれこれやることが多くて大変でしょう。
忙しいと疲れてぼんやりしがちですし。
同時に違うことを作業する マルチタスクは、集中力が低下してかえってよくないと最近聞きますよね。
ひとつひとつ丁寧に向き合うようにされては?

仕事の内容にもよるでしょうが、復職してから元の状態に戻るまで少なくとも半年、人によっては1年かかる場合もありますよ。
かといって甘えていいものではないですが、トピ主さんは現状を打破しようと努力されてるご様子。
がんばってください。まだお若いんだからこれからですよ!

メモ魔になるのはオススメです。
私はタスクを覚えない代わりに、Siriに話しかけてメモってます。

そして、十分に睡眠を。
しっかり睡眠をとることで雑念がリセットされ、頭の中が整理されることもありますよ。

ユーザーID:6776670022
下ごしらえ
ナマ物
2016年8月1日 1:31

一つ一つ出来る(改善)様になれば良いのではないでしょうか。

直ぐに出来ることは、誤字などのミスを無くすことですね。
コツは簡単!!「全てを疑うこと」です。
自分で書いた文章は、無意識に間違っていないと思い込んでしまいがちなので、一文字一文字確認をします。
慣れてくると、自分は何処を間違いやすいのかや、全体の何%位ミスをするのかが分かってきます。
そこまで来ると、自分のミスを他の人に指摘された時、素直に注意を受け入れることが出来ますし、次からその箇所を意識すればさらに完璧に近づけます。

アイデアに関しては、1軍、2軍ノートを作り、日頃からアイデアをメモするしかないと思います。
ご興味があれば、嶋 浩一郎さん著書の「アイデアのつくり方」をお読み下さい。

提案書、企画書の書き方は、フォーマットがない限りは、トピ主さんのやり方で作成されれば良いと思います。
1枚企画書を作成すれば、何が必要か不要かが分かるかもしれません。(人によるかも…)

私はいつも「急がば回れ」で作業をするように心がけています。
料理で言うと「下ごしらえ」があるか無いかで、作成スピード、完成度に差がでます。

ユーザーID:7286598452
ありがとうございます、トピ主です
チャイ(トピ主)
2016年8月2日 20:45

レスをくださった皆様、ありがとうございます。
全てのレスを読まさせて頂いています。

レスを立てた時は、パニックを起こしていました。
今週は少し余裕があって、落ち着いて仕事に取り組めています。
案件の性質が私が苦手だった事もあって、仕事の質も悪くなってしまい、、、期限が迫って焦ってしまって、、悪循環に陥っていました。

皆様のアドバイスを読んで、ミスがない資料を作れる人はいないという事に気づきハッとしました。
私はミスがない資料を作ることばかり考えていました。だけど、そんな事は出来なくて、皆さん、検証をシッカリされているんですね。
それで、私は検証が足りていないという事がよく分かりました。
これからは辛抱強く検証を重ねて、コツコツ進めていこうと思います。

具体的に考えてくださった対策を実行して、自分にあった対策を模索していきます。
重ねて、本当にありがとうございました。

ユーザーID:0306717437
皆さまお久しぶりです
チャイ(トピ主)
2017年4月17日 6:13

以前、このトピを立てた時は、キャパオーバーももちろんですが、キャパシティが狭い上に気持ちばかり焦っており大変でした。
トピを立てた頃と比べ、今は仕事内容もだいぶ落ち着いて来ましたし、自分の強み弱みを見直すことができたので、気持ち的にも落ち着いて仕事と向き合えています。

皆さま、本当にありがとうございました。
これからも一歩ずつ頑張っていきます。

ユーザーID:0306717437
 
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