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送別会の出欠確認について

にゅうめん
2017年6月15日 7:15

この度送別会幹事をする者です。

ある集まりのメンバーの送別会です。
この集まりはある程度の知識が必要とされるので、皆さん博識で
社会で活躍されている方もいらっしゃいます。

送別会の場所は既に決まって いる複数のレストランから、送別される本人の
好みを聞いて選び、予約となります。

先日全員が集まる会議があったので全員(送別される人も出席)の前で、
送別会の日時、場所を伝えたついでに出欠を取りました。

その会議の後、メンバーの方から
送別される本人がいる前で送別会の話や出欠を取るのは失礼ですよ、と
言われました。
出欠を取る際に皆さんたの表情が苦笑いだったのもそのせいでしょうか?

確かにいつもはメールで先に日にちと出欠を確認して後ほど詳細が送られて
きていました。
どうしてもその日にある程度の人数を知りたかったので(お店の予約の為)
全員が集まるし、と思ったのですが…。

送別されるご本人は出席者が多くなかったこともあったから?
送別会を辞退したいと言い出しており、(多忙なメンバーを煩わせるのは申し訳ないそうです)
幹事としては、どうしたら良いのか困っています。

今更ですがどのように出欠を取れば良かったのでしょうか?
また送別会を辞退したい本人をどうやったら説得できますか?

ユーザーID:4680371953  


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タイトル 投稿者 更新時間
それは残念ながら、とても失礼です。
そらじろう
2017年6月15日 11:03

文字通り、両方にとって失礼でしたね。それは。

送られる方は、自分の送別会に出ないという人の意志と向かい合うことになるし、
出欠できない方は、色々な事情があるにもかかわらず、「出ない」という事実を本人の目の前でさらさねばならないのですからね。

その場では、出欠は明日までに私の所にメールでご連絡お願いします、に留めて置くべきです。

やってしまったことは仕方ないので、今後は気をつけましょうね。
いくらみなさんがいらしていても、簡単にその場で済まされることと、そうでないことはたくさんありますよ?
肝に銘じて、今後は注意しましょうね。

さて。こまりましたね。
送られるご本人のお気持ちももっともだと思います。
参加が少ないことで、みなさまの忙しさを配慮されたのでしょうね。

そうしたことになるので、本当に慎重にしないといけませんね。

ここはもう、泣き落とすしかないですね。
心に訴えかけるしかないということです。

あなたの不手際ですからね。
気持ちを込めて、必死に。なんとか説得なさってください。

ユーザーID:5243832477
ほらね・・
hoho
2017年6月15日 11:10

>送別されるご本人は出席者が多くなかったこともあったから?
送別会を辞退したいと言い出しており、(多忙なメンバーを煩わせるのは申し訳ないそうです)

こういうことになるから本人の前でやるなって話なんですよ。
その様子なら欠席者が多数いたんでしょ。そりゃ本人からしたら「・・・」じゃないですか。
だから恥かかすなって話なんですよ。
これが「わ〜。もちろん行くよ!!」って皆が盛り上がるのなら当事者も嬉しいでしょうが、そうならない可能性も多々あるわけで(今回はまさにそう)、そうなった時に本人いると皆が気まずい。トピ主さん空気読めなさすぎ。
あと本人がいるから断れない・・って、誘われる方のデメリットもあるんですよ。
「いや、本人の前で言いづらいわ〜」って事。それもあなたが空気読めない。

皆が集まるのならそれぞれ個別に(本人のいないところで)こっそり話をつけて回れば良かったのに、皆の前で「はい聞いて〜」はなし。
ってか、もう無理だよ。本人が「やらなくて良い」ってすっかりいじけちゃったから。
そりゃそうでしょう。欠席する人の多さを目の前にして「やって」とはならないよ

ユーザーID:6077391775
紙を回すとか携帯からの書き込み
かぐら
2017年6月15日 11:18

あまり良くない対応だったなとは思います

その日の内にまるばつをつけた
紙を返してくださいとかでよかったのでは

ユーザーID:8366410484
確かにそれは失礼だわー。
匿子
2017年6月15日 11:31

顔を合わせる機会が限られているからこそ、のメールやネットツールでしょう。

今は都合のよい日を調整できるツールもたくさんありますよ。

まずレストランが決まっているなら、ある程度(maxに近い)人数で予約が可能な日を確認し、
次に主役の方の予定を確認し、その候補日の中から出席者が多い日(もしくは主要メンバーが来れる日)にするべきでは?

もし日が決まっているなら事前にその旨メールでお知らせしておくべきでしたよ。

辞退したいという本人の説得ですが・・・素直に「自分の幹事としての
調整が拙くて申し訳ない、ぜひ出てもらえないか。」とお願いするしかないのでは?

ユーザーID:5259441808
無配慮な上に、何が悪いか分からない幹事
なかにし
2017年6月15日 12:24

えー!?送別の主役の方が、辞退したいとまで言い出しているのに
>どのようにして、って・・ちょっと呆れてしまいました。
察せないし想像もできない、という事ですか??
それならトピ主さんは、集団をまとめる力が皆無の方だと思います。

目の前で出欠を取られ、欠席者が多いと目の当たりにしたら
誰だって複雑な心境になりますよ。
自分は好かれてなかったのか、人望が無かったのか
送別会にすら出たくないと思われるような関係しか築けなかったのか・・とね。
幹事の配慮不足のせいで、余計な心労を引きずってお辞めになる主役さんが
心底気の毒だし同情します。

説得なんて出来るのでしょうか?
欠席者続出場面を見せられて、送別会でにこやかな顔なんて出来ませんよ。
トピ主さんの大失態だったと理解して、メンバー全員にお詫びし
送別会は中止にしては?
その代わりに、送別会をやったと同等くらいの記念品や
お餞別をお贈りするように手配してはどうですか?
トピ主さんの個人判断では、また同じ結果になる心配が大きいので
主役さんと親しかった方や会のリーダー的な方にも相談して
十分に根回しをしてからお決めになると良いと思います。

ユーザーID:7799956375
メールです
love
2017年6月15日 12:57

幹事役は何度も経験しています。
ご本人が居る所で出欠確認は無しです。
都合がつかない人だって言い難いじゃありませんか。
送られるご本人も居心地悪いですし。

基本どんな会合でもメール又はLINEで連絡です。出欠の返事の締め切りを決めて、それまでに返信がなければこちらからはもう1回だけ確認のメールをします。それでも返信がない場合は欠席とみなします。

その日に人数を知りたかったのならば、その1週間前までにメールで連絡しておくべきでした。

送別されるご本人の都合は当然確認済みでしょうから、決定事項として【日時・場所】をお知らせすれば良いのではありませんか?

ユーザーID:3461238018
本人の前で「欠席」とは言いにくい
チュン夫
2017年6月15日 14:24

「本人に失礼」ってものあるかもしれませんが、本人を前にして、「欠席します」とはなかなか言いにくいでしょう。先約とかの予定があればまだしも。なにもなくて欠席する場合。

その状況で出席者が少ないのでは、逆に、本人が「寂しく」思ったかもしれません。

本人にわからないように、メールや回覧などで行うのが普通かと思います。


本人の説得ですが、

改めて、送別会自体の要否と出欠を確認したところ、出席希望者は全員、祝杯・歓談して、最後の別れを惜しみたい。と希望しています。送別会なしで、勝手に行ってしまうのは許さない。とも言っています。

ということで、よろしいのでは。

※実際に意見を募れば、こんな意見が出てくると思います。決して、ウソやおべんちゃらで言わないようにしてください。みんなが「送別会は不要」なら、しなくていいのでは。

1人でも希望者がいれば、幹事含めて3人でやるとか・・。(ウーン)

ユーザーID:1836246902
お若い方ですか?
ハム
2017年6月15日 15:32

メンバーの方に言われた通り
>送別される本人がいる前で送別会の話や出欠を取るのは失礼
これにつきます。やらかしちゃいましたね。

主役さんを前にして「出席しません」とは言えないでしょう。
またどうしても都合がつかない人がいたとして、主役さんは目の前で「出席しません」と言われてどんな気持ちになると思いますか?
しかも結局出席率が悪く主役さんが気をつかわれている(というか、嫌になっちゃったんだと思いますよ)。
グッダグダですね。

こうなったら人脈の広そうなお局さんなどに
「私の段取りが悪く、送別会に人が集まらず、主役さんにも気を遣わせている。こんな状況のままお送りするのは申し訳ないので、何とか盛り上げる方法ないでしょうか」と相談してみては。
あとは欠席にしているけど融通が利きそうな人に、何とか出席してもらうよう一人一人頼んで回るのです。
主役さんにはできるだけ人を集めた上で「是非出席してください」とお願いに行くしか無いでしょう。
やるなら早い方がいいですよ。幹事さん頑張って!

まぁ「どうして私がそんなことしなきゃいけないの?」っていうなら、このまま送別会なしでもいいと思いますけどね。

ユーザーID:5876638112
う〜ん
黒旋風
2017年6月15日 16:44

トピ主さんは社会経験が乏しい方なのかな?
さすがにこれは失礼だったと思いますよ。
何故、いつもどおりメールでやり取りが出来なかったのでしょうか?
トピ主の怠慢?

もしくは急に決まった事なのかもしれませんが、それでも今回の件は
やり方がマズすぎると思いました。

本当に今更ですが、いつも通りの方法で出欠を取れば良かったです。
店の都合…なら、正直予想の人数で入れておくか、思い切って違う店に
すれば良かったでしょう。

送別会を辞退したい…
もう無理でしょう。悲しいかな自分に人望が無かったと知って
集まりでの経験も辛い記憶になるでしょうね…

申し訳ないが、幹事としてというより、人として思いやりが足りなかったと思います。

ユーザーID:3862465971
送別会の準備は送別される人には見せないもの。携帯からの書き込み
遼寧
2017年6月15日 18:18

そんな準備してるの露骨に見せられたら、
忙しいところ申し訳ないから遠慮します、
ってなるよね。

送別される人の前で出欠確認て、最悪。
送別される人は恐縮するし、
その他の人も「でられません」とは言い辛いし。

今まで通りメールで希望募って、
複数の候補の中から送別される人に選んでもらうのが
順当。

もう少し気をつかいなさいよ。
経験者にでも聞けば?

ユーザーID:6417673578
とてもよくない
ぼんみ
2017年6月15日 22:18

私が、送る側だったら、そのような出欠確認では欠席にします。
送られる側だったら、皆忙しいからもういいよ、って言います。
さらし者みたいな扱いにされたんですから。

どうすれば、ってメールでよかったでしょ。
今日中に返事くださいで。

>送別会を辞退したい本人をどうやったら説得
それ必要?自分のメンツのことしか考えてないでしょ。

その方は仲のいい方と一緒に飲みに行くでしょうね。それで良いじゃないですか。

ユーザーID:8292182467
諦めるしかないのでは?
独り事務
2017年6月16日 0:20

私が送別される人の立場であれば、送別会は固辞します。
辱めを受けたと感じるからです。

日時、場所を伝えたその場で出欠を取ったという事は、
確実にその日は空いていると即答できる人だけお集まりください、
この送別会の為にスケジュールの調整などしなくて結構です、
というメッセージを全員に発信したという事です。

しかも、本人の目の前で。

社会で活躍されている方もいらっしゃるような会なのに、
その場で出席を即答できる人が多いとは思えません。
欠席と答えた人たちの中には、
スケジュールを調整する猶予があれば
出席できた可能性があります。

しかしトピ主は、スケジュールを調整する時間さえ、
メンバーに与えなかったのです。

今まで通り、メールで確認していれば、
スケジュールを調整して出席してくれるメンバーもいたでしょうし、
送別会をされる本人も、辞退を申し出る事は無かったでしょう。

でも、もう取り返しのつかない事です。

送別会を開催できなくても、相手は会を去る人ですし、
過ぎた事は仕方が無いと開き直るしかないのでは?
それだけの事をしてしまったのですから、仕方ありません。

ユーザーID:3198137686
ありえない!!
らまんぼう
2017年6月16日 12:00

なんとも配慮に欠ける行動ですね。

どのように出欠を取れば?
いつもは確認のメールが来るんでしょ?
なんでそれに倣わなかったの?

説得ねぇ。
あなたが幹事を降りて別の人に代わってもらって、また別日でセッティングし直してもらうとかは?
当然のことながらあなたは欠席でね。

ユーザーID:3912806611
私なら、ですが、
今日は晴れ
2017年6月16日 17:18

まず、主役の人に日にち、場所の意向を確認します。

その上で、他の皆さんに何日か日にちを提示し、都合が悪い日を教えてもらい、なるべく全員が参加できる日を設定し、主役、参加者におしらせします。

幹事の意向のみで日にちを決めることはありません。主役に前で他の人の出欠を確認することもしません。

ユーザーID:4949938030
やっちゃったね携帯からの書き込み
りんご
2017年6月16日 17:39

冒頭でみなさん、博識で〜とかありますが、そんなの関係ないですよ。普通のことじゃない?
本人が恐縮するに決まってるでしょう。本人の辞退はあなたが原因なのは自覚されてます?

うーん、注意されても気付かないのはヤバイです。本人には謝って出席してもらいましょう。

ユーザーID:0215430047
やっちゃいましたね。
タマ
2017年6月16日 20:12

こんにちは。
本人の前で参加の確認はしないでしょ。
不参加の人も何か言いにくいし、半数が不参加の場合、ご本人に気を使わせますからね。
で、実際辞退されてるのでしょう?

もう一度本人と話し合って送別会を開くかどうか希望を聞いて決めましょう。
次回から気を付けましょう。

ユーザーID:9774098874
あらぁ…
りる
2017年6月16日 23:29

やってしまいましたね。
ご本人が辞退した…
これこそ失礼なことをした証ではないでしょうか?
本人の前で出欠をとるなんて、自分だったらどうですか?
嫌な気持ちにならないですか?
最後なのにその方お気の毒です…

ユーザーID:7538349606
出欠を目の前でとられて少なかったら辞退するよ
ああ無情
2017年6月17日 9:53

>今更ですがどのように出欠を取れば良かったのでしょうか?
>また送別会を辞退したい本人をどうやったら説得できますか?

そんな能天気なトピを立てる前に、本人に謝罪はしたの?

出欠は、本人にわからないような手段でとるべきだ。


>確かにいつもはメールで先に日にちと出欠を確認して後ほど詳細が送られてきていました。

いつもそれでうまくいっていたのだから、それでいいじゃないか。うまくいっているモノを変更するには、それなりのメリットが必要だ(幹事の手抜きのためはダメ)。


>どうしてもその日にある程度の人数を知りたかったので(お店の予約の為)全員が集まるし、と思ったのですが…。

推定で少し多め(全員でもいい)に予約しておいて、決まったら予約を訂正すればいいだけ。その程度のことも考えつかないの?

ユーザーID:7328397733
言われたとおりです
mai
2017年6月17日 11:46

送別会は本人ありきなので、
1、本人の日程の都合を聞く。
2、おおむねの人数でその日予約が可能か店に電話。
3、他の方に日程をメールし、出欠を取る。
4、人数確定後、店に確定予約。

にしています。

本人の前では聞きません。
考えればわかると思いますが、欠席の方が本人の前で
欠席とは返事しづらいからです。
本人も気まずいですし。

説得の方法は、
1、まず失礼なことをしたお詫びをする。
2、みなさんが○○さんと是非お食事したいと望まれていますので
ご参加いただけませんか?とお願いする。  

トピ主さん自身も博識だと自負しているのかもしれませんが、
少しズレた方のようなので、こういう「あなたおかしいですよ。」
という指摘を受けた際は、素直に受け入れた方が良いと思います。

ユーザーID:0608835480
ホントに解らないの?
けちゃっぷ
2017年6月17日 12:30

 まず、申し訳ないと思うポイントがズレてます。普通に成長したら身につくはずの感性が感じられない。

 当人がどれ程消えたい位に気まずかったかとか解らないんですよね。

ユーザーID:9922991613
 
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