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発言小町

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職場の幹事をすることになりました

幹事ビギナー
2017年6月16日 19:48

来月歓迎会を開きます。日時場所は既に決めてあり、月曜日に上司に日程の確認をして、挨拶等をお願いします。
相談は、宴会の集金は今までは宴会で回収していました。事前に回収したら楽ではないかと思いますが、どう思いますか?

「参加される方は前日の7月●日に料金をお支払い下さい」と回覧する時に記載しようかと思います。誰が支払ったかチェックもします。
上司からの志は事前に貰えるみたいです。なので参加者も事前に払って欲しいのですが、文句言われるのでしょうか?

ユーザーID:7061283348  


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タイトル 投稿者 更新時間
良いと思うよ
ぷ〜にゃーパン
2017年6月16日 21:32

先に支払えば、参加者は行くだけでいいですからね。
会場の出入り口や、席でお金を広げなくてもいいから
良いと思いますよ。

「今回は事前に集金いたします。○月○日まで●●●●円をお支払いいただきますようお願い申し上げます」と掲示しておけばいいかと。

文句言う人は心の狭い人だよ。文句言う人なんていないいない。

ユーザーID:8722142697
そりゃ、また…
優路スター。
2017年6月17日 7:55

ウチの部署は最初から先に集金してますよ。
部署なので余ったら次回に持ち越しです。

逆に当日の集金だと幹事さんが相当大変ですよね…

先に徴収するはお勧めですよ。

ただ、一度お金が合わなかった事があり結構面倒な騒ぎ
になりました
お互いの勘違いを無くす為にも一覧表を作ってサインを
貰うなりした方がいいと思います。

ユーザーID:4053581151
問題点は2つ
おじさん
2017年6月17日 9:25

1つめは、社内の歓迎会などが参加予定=参加決定となるものか。

当日にプライベートや病気などで欠席するというのは抜きとして、
仕事などで当日必ず参加できるような職場環境なのかというのがある。
残業や休日出勤などで行けるかわからない、遅刻するかもしれない…
といった場合には参加辞退者を増やすだけのことに成りかねませんよね。

もう1つは徴収方法ですね。
トピ文の文面のままだと、『どうしてわざわざ支払いにいかなきゃならないか』
と思われる人がいてもおかしくありませんね。

トピ主さんが回って徴収するのは大変だと思うなら、
逆にわざわざ持っていくのは面倒だもあり得ます。
前日までに回収できなきゃどうするのかの問題もある。
督促を参加表明者にそれぞれするのか、それとも徴収をもって申込確定とするのか。
(前日では人数変更でキャンセル料がかかる場合もあるからな〜)

そんなことを考えると、当日に徴収するというのも実は楽な場合もあるわけです。
計画というのは自分の理想で他人の意思を操作できるものではない。
その点は気を付けてどうするか決めてください。

ユーザーID:7689115001
先にが正解
ぼんみ
2017年6月17日 12:17

後払いにすると当日休んだりする方がいて、面倒なことになる場合があります。
額がきっちり決まっているなら、先に支払ってもらって問題ありません。

幹事は忙しいので、最も心配事である会計管理が事前に完了していると、余裕ができるでしょう。

ただ言い回しは、私にお金払いに来てください、では無く、それぞれの席に伺いますのでご用意ください、的な方が良いですね。

ユーザーID:2829661164
事前集金でもOkだけど
まや
2017年6月17日 12:46

あまり早すぎるのもね・・・
当日の朝とか昼休みとか、または前日にくらいにして欲しいな。
店に行ってから集めるとバタバタするから事前に集めたいよね。
幹事さん頑張って下さい。

ユーザーID:8281224878
職場に依る
cloud
2017年6月17日 12:53

 自分のところでは場所と日時が決まった時点で、案内に添えて「○日までに集金に廻りますので、お釣りの無いようにご用意をお願いいたします。」として、出席者に一斉メールしてその通りにするだけですよ。代々幹事が変わってもそのやり方が定着してます。

ユーザーID:1161429946
いつもそう
みつ
2017年6月18日 13:31

うちは毎回そうしてます。
むしろ職場の飲み会でその場で払った事などないです。
昔からの慣習なのでしょうが、
そういう所からもグダグダ感が伝わりますね。
主さんがきちんと仕切って変えていきましょう。

ユーザーID:0491444815
事前に集めよう携帯からの書き込み
じいさん
2017年6月18日 22:13

職場は何人?

例えばコースで追加料金が発生しないので有れば、予め集金しておけば楽だよ。
幹事の手伝いがいるので有れば当日の集金も楽だけど進行も1人でなら無理。

まあ、10人程度で皆早めに入店してくれて釣りの必要も無ければ当日可能かな。

男女の比率も不明だが私が幹事をした時には、例えば管理職五千円、主任四千円、担当男性三千円、女性二千円のような金額設定で集金をしていました。

費用が余ったら、職場の宴会用にプールします。
(職場のメンバーに賛同を得た上で)

ユーザーID:0369050493
預かった現金の管理は?
_
2017年6月19日 9:55

人数が多い場合、開場でもたつかないためにも
前日の集金はありだと思います、が、その場合、集めた現金の管理は?

職場に金庫などがあり、だれが見ても安全に管理できるのであれば良いと思います。
そういう環境がなく、幹事が個人で管理しなければらないような状況では、無しでしょう。

ユーザーID:1126696707
ありがとうございます
幹事ビギナー(トピ主)
2017年6月22日 19:31

集金は当日午前中にします。預かった後のお金は、鍵がある個人ロッカーに入れます。鞄の中に預かり金が入ったポーチを入れます。鍵を無くさないようにします。

「当日の午前中に集金に伺いに行きます」と案内に書きます。
人数は20名なので、必ずその時間にいるとも限りません。いない人は午後にして、ダメな人は会場集金します。

アドバイスありがとうございます。

ユーザーID:7061283348
 
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