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発言小町

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請求書を直接持ってくる理由とは(駄)

ともか
2017年10月6日 16:09

経理部で働いています。
まぁまぁ大きな会社で、オフィスビルの上層階(30〜40階)に
入っています。

基本的に請求書は月初に郵便で届くのですが、
一部の得意先は、わざわざ会社まで持ってきます。
これがとにかく面倒。
セキュリティの問題で、フロアの入口の外までしか外部の方は入れません。
そのため、都度内線で呼び出され、わざわざ入口まで出向いて受け取らなくてはいけません。
時間外になるとフロア入口までも来られなくなるので、
ビルの入口まで取りに行くはめになります。

これが営業のフロアなどに日々出入りしている相手先で、
弊社の営業担当者に直接渡す、というなら分かるのです。
請求書を持ってくるついでに仕事の話もできるし、
コミュニケーションも取れますから。
でも、経理宛に直接持ってきてもただ受け取るだけです。
名刺を渡すことも渡されることもありません。
受取印も求められません。

しかもたいていの得意先は月末締めなので、
月初に請求書が届くようになっています。
弊社も月末締めのため、月末月初は経理部全体が殺気立っています。
そんな中、一日に何度も内線が鳴り、フロアの入口まで取りに行く、
という作業に皆がイラッとしています。


昨今の流れで、弊社としては請求書の電子化を進めており、
取引先の方も徐々に電子化に対応していただいています。
直接持ってくる得意先の方には
「電子化のお願いがいっていますよね?電子化対応が無理なら郵送で結構です」と
やんわり言ったりもするのですが、翌月もまた直接持ってくるのです。
これって会社の方針なのでしょうか?

長くなりましたが、
皆さんのお勤めされている会社で
「請求書は直接渡すこと」みたいなルールがある会社はありますか?
そうだとして、相手先から「郵送で」と強く指定されれば、
それに対応しますか?

ご意見頂戴出来れば幸いです。

ユーザーID:1491076860  


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タイトル 投稿者 更新時間
伝え方を工夫する
麻実子
2017年10月6日 16:54

「請求書は直接渡すこと」みたいなルールがある会社に勤務したことはありませんが、おそらくその方が丁寧だと思ってのことなのでは?

>相手先から「郵送で」と強く指定されれば、それに対応しますか?

憶測ですが、そうするのではないでしょうか?
「郵送で結構です」ではなくて「郵送でお願いします」とか「郵送にしていただけると助かります」と言った方が良いかも。

それでもまだ持って来たら「次回から郵送に切り換えて下さい。私共としましてはその方が助かりますので、どうぞご理解ください」と。

ユーザーID:4780568473
うわー。ご愁傷さまです。
匿子
2017年10月6日 16:56

経理ではないけれど、月末〆の業務をやっているので、
月初の殺伐とした雰囲気、同じです。

うちには手持ちする文化はないし、
手持ちで持ってくる仕入れ先もないのですが、
何か特殊な業界なのでしょうか?

ユーザーID:4609296207
「いちいち持ってこないで!」を丁寧に言ってあげる
パキ
2017年10月6日 17:02

社長や上司が「請求書を持っていくのも営業の一つや」とか言っていて、
社員は逆らえないとか事情があるのではないですか?

「請求書はメールでお送りいただくことになりました。ご対応お願い致します(弊社ビルのセキュリティ強化の関係で、フロアでのご対応はできなくなりました)」とお願いしてみるのはどうですか?

ユーザーID:2720339751
提出締切日に間に合わないから?
nip
2017年10月6日 17:08

日々の経理業務おつかれさまです。

私も零細企業で経理をやっています
当社宛ての請求書を受け取りますし、当社からの請求書も作成します。

手渡しでもってきてくださる会社さん多いですよ
私は「わざわざ有難うございます」と思いますが
煩わしく感じるのは大きな企業さんならではの悩みですね

手渡しでもってくる理由として考えらるのが

1.郵便事故を防ぐため
2.提出締日に間に合わないため

が思い浮かびました

普通郵送の場合、集荷時間を過ぎてしまうと翌日集荷になりそれから配達ですから
請求書作成日から3日経過してしまうこともあるかもしれません。

速達や宅配便を使う方法もありますけど
それならば直接持って行ったほうが早いし確実ですよね。

「必ず郵送で」とするならば
【期限内の原本到着が難しいときは先にFAXで、その後原本を郵送】
としていただけると請求書を作成する側からすると助かります。

ユーザーID:7833518918
その会社のお金関係は経理に行けば見えるからね。
隣人
2017年10月6日 17:17

【駄】と言う事なので、

昔、聞いた話では、「請求書を経理に直接持っていくのは、その会社がのお金関係がちゃんと回っているのかを確認するため」です。

担当部署に持っていくのではお金関係はわからない。でも、経理に直接持っていく(直接対面する)と、その様子でわかるから。だそうです。

実際に、経理にもっていって、社員以外の人が殺気立って訪問されていて、これは、マズイと思ったとか。

ま、こんな都市伝説もありますよ。と言う事で。

ユーザーID:9681398264
大昔の会社でありました
しずく
2017年10月6日 17:29

毎月、経理の人が大騒ぎして請求書を持って行ってたんですが、
ある時わたしにその業務を引き継ぐと言われ付いていったことがあります。
郊外の大手の量販店の本社に、1時間かけて電車で行って、受付で名前を書いて入館証をもらって、高〜いところにある経理部のフロアまで行って、部屋の入り口のポストみたいなところにポンと入れるんです。

それだけ。

もうすっごくビックリしました!
まだ社会人2年目ぐらいの小娘でしたが「え?これだけ?」
「これだけのために往復2時間以上かけて?」
「さも大変な仕事を仰せつかったように、毎月大騒ぎして請求書持って出かけてたこの人って(何年か先輩の人でした)何なの?」

頭の中が???マークでいっぱいでした。

たぶん未だに「請求書は手渡し」というところは、切手代がもったいないと思ってるか、前任者がそうやってたから。自分も出かけるついでに息抜きできるし。とか、なんにも考えてないんだと思います。

わたしの大昔の会社の先輩も、大騒ぎして10時過ぎに出かけて夕方4時頃しか帰ってきませんでしたもん。
ただフロアのポストに入れるだけなのに。きっとサボってたんです。

トピ主さんの会社もフロアの入り口にポストみたいなの置いてもらったらどうでしょう。
誰かがトイレにいくついでにポストの中身は取ってくるとか。
たぶん、相手の会社は変わらないと思うので、こちらが工夫するしかないですよ。

ユーザーID:6573702720
じゃ取引辞めよう
小心者
2017年10月6日 17:32

一社員が外部の人にそういう態度をとるんじゃない!!
商売はあくまでも人と人なんです。
あなたのような社員が営業の足を引っ張るんだよ。バカモノが。

ユーザーID:0668054652
郵便室?に行ってもらう
ほぇ
2017年10月6日 18:21

こちらにも請求書を届けに来られる業者さんはいますが、それは打ち合わせなどの用があるから、ですね。

用もないのにわざわざ請求書を持ってこられるって、どうしてそんな無駄なことをするんでしょう??不思議ですね。
エレベーターの電気代ももったいないですし、内線が鳴ったら郵便室か入口の受付に渡すように手配はできませんか?
ともかさんの会社にしても、どうしてそんな無駄が見逃されてるのか不思議でなりません。

ユーザーID:3727373076
別世界の人間からすると・・・
みの
2017年10月6日 19:21

ある一つの特殊な業界でしか働いたことがないので、
世間一般のことはよくわかりませんが、
そんな完全別世界の私から言わせると、

「電子化の対応が無理なら郵送で結構です」ではなく、
「電子化の対応が無理なら、直接お持ちになるのではなく、
郵送にしていただいたほうが、こちらとしては非常に助かります」
くらいはっきり言ったほうがいいのでは?

ビジネス上、失礼のない日本語がどのようなものか知らないので、
とりあえず上記のように書きましたが、
言いたいこと(内容)としては「郵送でもいいです」ではなく、
「郵送にしてください」にしたほうがいいのでは?ということです。

「郵送でも良いです」だと、(屁理屈みたいだけど)
郵送してもいいし、直接持って来ても良いことになりますよね。

ユーザーID:7954953189
推測
チュン夫
2017年10月6日 19:44

(1)請求書の作成が遅いので、郵送すると間に合わない恐れがある。
なぜか、請求書の作成が遅い会社もあります。
請求書にはハッキリした期限はありませんが、月初5日〜遅くても10日以内に必要です。

でも、なかなか送ってこない会社もあり、郵送では間に合わず一旦FAXで仮受し、後日に郵送された請求書を正式に添付しなおす場合もあります。

ひょっとしたら、郵送で間に合わない恐れがあるから手渡しかもしれません。
ちなみに、請求書は何日までに持ってきて欲しいと常に連絡しているでしょうか。相手がそれを知らない場合は、「請求書作成後」速やかに持ってきているのかもしれません。

(2)郵送料を節約している。
わざわざ来るのだと節約になりませんが、いつも営業さんが前の道路を通るような状態だと、手渡ししたほうが郵送料の節約になります。切手代もバカになりませんので。

郵送で、万一届かないってことも手渡しだと防げます。直接経理に手渡すのなら、受領印までは必要ないでしょう。

ユーザーID:1073155240
ないない
ギブすん
2017年10月6日 20:54

え、わざわざ手渡し?あり得ない。

トピ主さんか請求書を受け取る方が恐らく美人さんではないですか?顔を見たくてわざわざ来ているのかも。
うちの会社の最近入った経理の担当がかわいい人で、メールで今までは問い合わせていたのに直接男性陣が聞きにきます。
本人は何でわざわざフロア違うのに来るのか不思議がっていました。

対策としてコワモテの男性が請求書受け取るようにしてはどうでしょう。

ユーザーID:8261088574
ルールならルールに従う
独り事務
2017年10月6日 21:01

請求書を直接渡しに行く事はありませんが、
仮に「請求書は直接渡すこと」というルールがあったなら、
相手からいくら「郵送で」と強く指定されたところで郵送にはしません。

だって、直接渡しに行く事がルールなのですから。

ルールを破って内規違反で処分されても、トピ主は助けられないでしょ。

ユーザーID:6594706917
不思議ですね
野良猫グレ
2017年10月6日 22:38

トピ主さんの会社と言うか、部門の対応、対処がです。
確かに、直接持参されては迷惑でしょうね。

であれば、尚更「郵便」or「電送」でお送り下さい、
とお願い、指示なされば宜しいことでしょう。

何か、そのようにお願いできない特別の事情がある
のでしょうか。

それでも云々されるなら、ロビーに「請求書ポスト」を
置かれたらと思いますけど。

ユーザーID:3127007389
とっとと支払い処理をしてくれよ。携帯からの書き込み
ウォークマン
2017年10月6日 23:11

担当者に請求書を手渡ししたら、わが社の債権(貴社の債務)を他社に先駆けて支払ってもらえるかもしれないという、淡い期待が取引先の経理担当にあるかもしれません。

万が一、貴社が経営破綻して会社更生法なり民事再生法なりの適用を受けるとするなら、貴社に対する債権の確保は取引先にとって最優先事項でしょう。

ユーザーID:8946133686
読んで一言
かりんこじ
2017年10月7日 1:00

”すんげぇ嫌な経理担当者”

ですね。
”やんわり言ってる”ってぇ??
>> 「電子化のお願いがいっていますよね?電子化対応が無理なら郵送で結構です」

全然やんわりじゃないです。

こういう時は”御足労をおかけして申し訳ありませんが今後はメール添付または郵送でお願いします”って言うんだよ。

主様の言い方って”手渡しは面倒。メールも知らないの?だったら郵便で”って言ってるんだよ。

って言うか、直接持ってきた人に対してとぉ〜っても失礼!

そんなに困ってるなら会社の上を通して先方へ伝えるのが筋。

あと、そんなに何件も手渡しで持って来るって、電子化対応になってないから、それって相手より主様の会社の対応に問題が有ると思うけど。

さも無きゃ、その取引先へ”直接持ってくるように”と言ってるとしか思えないけど。

自分都合でいろいろ言ってるけど、持って来る方にだって負担掛けてるんだよ。

それを現場が勝手に”手で持って来るな”って言っても、取引先にとっては”そんな事言われてもなぁ〜”ですよ。

ユーザーID:6265783242
事務員の
よし
2017年10月7日 7:24

あなたより会社と長いお付き合いのある会社なら、にこにこして受け取った方が賢いのでないかしら?

ユーザーID:6374964398
先方社長の方針携帯からの書き込み
にわか経理
2017年10月7日 7:34

末端に何を言っても無駄です。
おそらく先方の社長の方針か、経理部門の偉い人の方針なのです。
「郵便で処理が遅れるくらいなら、持って行った方が早い」と本気で思っているか「郵便代がもったいないから、外回りついでに持っていけ」なのです。後者のケースは当然のように「電子化?!パソコン買うなんて勿体無い、XPで充分(前の勤務先がそうでした。ただのワープロ状態)だから、新しいパソコンなんて要らん!」もあり得ます。

持参してきた担当者に言っても無駄です。偉い人から偉い人に直々に話でもしない限り、延々と続きます。

…まあ、前の勤務先では請求書は郵送されてきてました。今の勤務先は日参してくる取引先1件だけ、請求書持参です。

セキュリティの厳しいビルも増えて打ち合わせに行くだけでも、大変な時代になりましたよね。

部署全体から、上に掛け合ってみては?取引担当者の上部からお願いすると、例えば取引担当者が請求書を受け取りに行く形になるとか、ある程度は変わるかもしれません。

ユーザーID:0279152223
「持参」が本来のやりかた携帯からの書き込み
そうか
2017年10月7日 8:33

請求者に限らず、書状や書類は、持参するのが本来の渡し方です。
郵送は略式、電子化は更に略式です。

相手方は持参するほうが失礼がないと思っているのでしょう。
いちいち呼び出されて迷惑と感じているなら、はっきりそう伝えないとわからないと思います。

しかし、会社によっては、請求書は持参することになっており、郵送するのは担当者の怠慢ととられる場合もあるかもしれません。その場合は、郵送に変えてもらうのは難しいかもです。

セキュリティエリアの外に郵便受取箱のようなものを設置するのは難しいでしょうか。

ユーザーID:8637177161
値踏みする
カエルくん
2017年10月7日 9:03

 >>作業に皆がイラッとしています

 先方もそれは感じ取っているでしょう。

 結論としては伸びしろのない会社という判断材料。

 どんなに立派なビルでも中身はこの程度と思っていることでしょう。

ユーザーID:4616679263
受け取らない
天動説
2017年10月7日 9:59

そういうシステムの会社でしたら
請求書を直接持ってこられても受け取れないというのがいいと思います。
当然、受けたらなかった請求書の支払いはありません。

郵送をお願いしているのになぜわざわざ直接持ってくるのか
聞いたことはないんですか。
以前に郵送での手違いなどあなたの会社側にあったかもしれません。

ユーザーID:9572997087
 
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