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発言小町

新しいトピを作成
本文です

マニュアルが無い職場。

花子ちゃん
2017年12月22日 15:34

最近仕事で悩むことがあります。
新人です。
新人という立場上、心苦しかったのですが
上司に相談しました。

ある程度予想はしていたのですが、予想どおりでした。
聞いたら誰でも知っている会社なのですが
マニュアルが無い職場でした。
一応聞けば教えてくれる職場です。

自分で考えたり臨機応変に対応するのも大切ですが
でもこういう事って、基礎を覚えてからですよね。

また調べていると、マニュアルを作らない人は本当に
作らないそうです。

上司も判らない時は聞いてと言ったのですが、なんか
違う気がします。

マニュアルが無いと、やるべき事をしなかったり
悪ければわざと手抜きをする人もいるかもしれません。

でもこれだと何の為に上司や先輩が教えたのか
判らないし、取引先やお客様に迷惑がかかるかもしれません。

とりあえず自分専用のマニュアルを作っていこうと思います。
まだ新人なので無理ですが、そのうち皆が解るような
共通のルールやマニュアルを作っていきたいと思います。

皆さんはアニュアルの無い職場で働いた経験はありますか?
どう対応しましたか?
マニュアルが無くて良かったことと悪かったことを
教えて頂けますでしょうか。

宜しくお願いします。
大手なのでマニュアルが無いとは結構驚きました。

ユーザーID:4363426349  


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タイトル 投稿者 更新時間
マニュアルを作ることが仕事じゃないからねぇ・・
年齢だけは大先輩
2017年12月22日 16:07

トピ主さんは新人として当たり前の疑問を持たれているし、志は立派だと思います。良いマニュアルを作れるといいですね。

言い訳にしか聞こえないかもしれないけれど、
マニュアルがないには理由がありませんか?
 ・会社のシステムは数年単位で変わる
 ・お客様の要望も年々変化する
 ・法律も変わる
 ・税率も変わる

そして、
 ・時間があったら実務にあてたい
 ・マニュアルを紙で保存するのは無駄
 ・電子媒体で作ったところで誰もみない
 ・更新を怠ったマニュアルは信用に値しない

簡単なところでいえば『電話応対マニュアル』
 「はい、○○会社です」
 「ありがとうございます、○○会社でございます」
 「はい、○○会社の△△でございます」
会社としての決まりがなければ、統一なんてできっこないです。
する必要性を感じないし。

>皆が解るような共通のルールやマニュアルを作っていきたい
マニュアルを作るのは結構ですが、ルールの押し付けを新人がするのは地雷ですのでお気を付けくださいね。

でも、マニュアルを作る作業はトピ主さんの力になると思います。
がんばってください。

ユーザーID:0198614881
マニュアルのない会社なんていくらでもある。
マニュアルいいよね
2017年12月22日 17:01

一度マニュアルを作っても次から次へと追加改正がくわえられ、終いには仕事の流れ全体が変わり完成マニュアルが無用の長物となることもある。
結果、引き継ごとに現状の作業を口頭で伝え、担当者個人の覚書のみがたよりとなる。
良くある話です。

ド素人が短いサイクルで入れ替わることを前提としたチェーン店のような懇切丁寧なマニュアルは期待するだけ無駄。
有ったらラッキーくらいの気構えでいたほうがいい。

>そのうち皆が解るような
>共通のルールやマニュアルを作っていきたいと思います。

とても良い心がけです。
多分あなたの前任者にもそういう心構えでいた人もいたでしょう。
けれども結局は日々の仕事に追われ、次の人のためより今の自分のために時間を使うしかなかったかもしれません。
マニュアルを作ってくれなかった前任者を責めないであげてね。

己の覚書ならメモで済むけど
他人を動かせるほどのマニュアルって作るのは結構手がかかるのです。

一度業務マニュアルを作るよう指示を受け作ったことがあります。
誰が見ても理解でき、作業できるようにとなるととてもとても手が掛りました。
イレギュラー対応なども一つ一つ記載しましたしね。
これは業務時間内にそれに取り掛かってもいいとされたからできたことでした。
頑張ってね。

ユーザーID:1814914592
いや逆に
はてな
2017年12月22日 17:04

マニュアル(?)のある会社で働いたことがないです。
業種にもよるのでしょうけど…
マニュアルがないなんて珍しいことではないですよ。

ユーザーID:6466350891
マニュアルがない会社はけっこうある
rockypom
2017年12月22日 17:09

今までいろんな職種で大手から中小まで勤務したことがありますが、
言われてみれば、きちんとしたマニュアルがあった会社というのはほとんど
なかった気がします。
出版社や新聞社は、取材先からカメラ操作まで自分で開拓していく感じでした。
職種的には事務系の仕事ならマニュアルはあってほしいところですが、前任者がPCが不得意ということで、すべて口頭で伝えられた経験があります。
今までの作業も手書きやらFAXやら、やたらとアナログで、そんなものそのまま引き継がれてもな・・・ということもありました。
中小企業ではそんなとこよくあります。
だいたいそういう会社では一通り前任者の言うことを聞き、引き継ぎ終了後、すべて効率よく作業できるように変更してきました。
で、たいがい仕事がヒマになるので、そうなったころマニュアル作成をしてます。
マニュアルがないと大変なこともありますが、自分のやりやすいように仕事を進められるという利点がありますよ。クリエイティブな仕事でも事務的な仕事でも実際必要なのは臨機応変に対応する力だと思いますので、あまりマニュアルにこだわらないほうがいい気がします。

ユーザーID:5167201138
ゆるーい会社なんでしょうね
なずな
2017年12月22日 18:58

私もマニュアルのない職場に勤めたことがあります。
転出する人も転入する人も段ボール箱2,3個持ってきます。
なんで仕事変わるのに書類そんなに持ってくんの?って思いました。
もちろん前任者との引き継ぎもなし。
ま、それでやっていける仕事だったんでしょうね。
私は事務パートでしたが、正社員より仕事してましたね。
取引先の言い値を文句も言わず支払っている甘い会社でしたので、
私が他社と相見積もりを取り価格交渉をして、かなりコストを削減しました。
けど給料変わらず・・・。
マニュアルがないってことは誰でもできる簡単な仕事だったんでしょう。
気楽に働けてよかったです。
CMもバンバン流れている有名な企業ですけどね。

ユーザーID:4177448656
マニュアルなしでも良い携帯からの書き込み
エリ
2017年12月22日 20:43

失敗するかもと心配かも知れませんが、それは想定の範囲内でしょう。
まず自分で自分なりのマニュアルなりテキストを作成し、先輩方に聞きながら充実させていけば良い。そこから業務が見えてくる。見えてきたら改善案を出す事が出来る。
マニュアルがあれば楽でしょうけど、それでは自分の頭で物を考えなくなる可能性は高くなります。
また、マニュアル外の事態がおきた時に動けなくなります。
マニュアルがあれば仕事を教える方も教わる方も楽でしょうけど、変化に対応するのは遅くなりがちです。

トピ主は働かない人が出てくるのでは、と気になるかも知れませんが、そういう人は評価されませんから居づらくなりますよ。周りは見ているものです。
マニュアルを否定はしませんが、自分の頭で考えて動く事が出来る仕事の方が楽しいし、遣り甲斐がありますよ。

ユーザーID:5611145151
マニュアルナシナ〜シ携帯からの書き込み
レモン
2017年12月22日 20:54

私が今現在、働いているマニュアル無し会社がそうです。
勤め始めてまだ1年未満ですが、初日から驚きの連発でした。
前の職場はマニュアルがしっかりしていたので良かったです。

今の職場は教えてくれる人によって内容も教え方も違う。
教えてもらった通りにしていても、違う人が見ると『それは違う』と言われ、また初めから教えてもらう。
そして、また違う人が見ると『それは違う』
それは違うループへ突入です。

分からない事があり先輩、社員に聞いても『知らない』『分からない』
上司に聞くと教えてもらえましたが、社員が知らないって・・・と思ってしまいました。

来春、辞めようと思っています。

ユーザーID:6097851110
マニュアルは良し悪しです
BBq
2017年12月22日 22:07

トピ主さんが何の業界にいるかは分かりませんが、マニュアルのある会社の方が少ないと思います。
私は、トピ主さんと同じように大手に入り、2社程転職もしましたが、マニュアルのある会社はありませんでした。
アルバイトであれば、能力の平均化をする必要がある為、マニュアル通りの作業を求めますが、正社員であればマニュアル通りにしか動けない人はアルバイトと一緒のため、正社員として雇う必要なくなってしまいます。
上司が質問しても良いというのであれば、トピ主さんは業務遂行の為に色々聞いた方が良いです。
質問ができる人は、できない人より優秀な結果を得られるし、的を射た質問であれば、個人成績も上がると思います。

ユーザーID:2090639465
頑張って下さい(1)
チュン夫
2017年12月22日 22:18

私は中小企業を2ヶ所勤めたので、マニュアルはほとんどありませんでした。

なので、大企業なら「マニュアルはある」と思ってましたが、実際に自分がマニュアルを作る立場になると、「誰にでもわかるマニュアル」はそう簡単には作れないとわかりました。

お客様が来社されれば「いらっしゃいませ」と挨拶する。といった礼儀マニュアルなら、100年以上は通用すると思います。

でも、「この業務を頼まれたら、こんな作業をする」「システムのこの画面に入力する」といった業務フローは年単位で変わっていきます。マニュアルは常にメンテしないと使えなくなります。

現場の実作業だと「A業務ではBの作業とCのパソコン入力をする」といった詳細な記述が必要です。でも、それで作業自体は行えても「何のためにその作業をするのか」という基本的なことが見落とされてしまいがちです。

そうなると機械的な作業はできても、イレギュラー時に対応できなくなったり、業務フローの変更やシステムの更新があると行き詰まってしまいます。

なので、マニュアルというものは
1)各会社業務での基本的な流れを説明する。
2)業務がなぜその流れになっているのか、わかりにくい場合は説明する。

3)業務の中での個々の作業がどんなブロックに分かれているかを説明する。
4)その作業が必要な理由があれば説明する。(自明でない作業の場合)

5)個々のブロックの作業の中の詳細手順を説明する。
6)必要なら、なぜその手順が必要なのかも説明する。

※5)の詳細手順も主要手順を記述し、パソコン入力方法や書類や伝票の書き方のような詳細手順は補足資料に分けて説明する。(変更になっても補足資料の変更で済む場合が多い)

これがうまく表されていれば、変更もしやすく、会社に入ったばかりの人もそれなりにわかるものになると思っています。

続く

ユーザーID:1387361978
頑張って下さい(2)
チュン夫
2017年12月22日 22:24

ただ、全体が分かっていても複雑にならないよう、初めて見てもわかるように書くのはとっても難しいです。

今、トピ主さんは5)を作成しようとしていると思います。それでも十分面倒ですが、当面の間は役立つものができます。

ただ、本来は1)を把握した上で、3)や5)を把握するのが最強です。

そして、2)4)6)の「なぜそうなっているのか」を理解すれば、応用もできるし無駄な部分も見えてきて、新しい業務フローの提案にもつながります。

たとえば、新車の営業業務だと、
顧客を見つける→カタログや試乗などで興味を持ってもらう→(顧客が買う気になれば)自動車の仕様を決めて見積もりを出す→仕様変更や金額のネゴをおこなう→注文書を書いてもらい契約する→工場に新車の発注をする→顧客に車庫証明などの必要な書類を提出してもらう→支払をしてもらう→新車が工場から営業所にくる→営業所での点検や装備、ナンバー手続きなどをする→顧客に納車する。

といったフローがあり、その手順の中で顧客への営業活動や社内コンピュータ入力や社内業務、社外処理がついてまわります。

このフローはお店に展示してある車から選んで、そのまま当日に買って乗って帰るような革命的な販売業態などができない限り、小さな修正はあっても、大幅には崩れません。

こういった会社の根幹のフローはどの会社にも存在し、その中で個々の業務が成り立っています。

このことを理解した上で、個々の業務の詳細手順のマニュアルを作れば、個々の業務に変更があっても、部分的な修正で使えるマニュアルを作れる場合が多いです。

続く

ユーザーID:1387361978
頑張って下さい(3)
チュン夫
2017年12月22日 22:25

とはいえ、全体を把握するのは大変なので、今の自分の作業をマニュアル化していき、だんだんつなぎ合わせて全体を理解する方法も(時間はかかりますが)可能です。

そして、単なる作業手順だけを書くのではなく、適切な箇所に「なぜこんな面倒な作業をしなければいけないのか」まで書けるようになれば、あなたの能力も向上し「誰にでも分かるマニュアル」に近づくことができます。

ちなみに退職前に私の書いたマニュアルはこれを目指しましたが、理想にはほど遠いものができました(笑)。そして、後のメンテもできそうな人にお願いしています。

頑張ってください。

ユーザーID:1387361978
レス
匿名
2017年12月23日 1:21

私はマニュアルを作るのが好きで・・・新人のためにたくさん作成します。個別作成もします。注意点・改善点、詳細に記載します・・・。その結果どうなったか?

新人、一回流し見して終了です。

仕事はマニュアルを見ればできるようにしてあります。でも「わからない」ときいてきます。そしてだんだんわからないけど聞くのが面倒になるのか、適当にやり始めます。
誰かに迷惑かけても平気なようです。人間性の問題です。

マニュアルがないのは、作っても無駄だと思っているからかもしれませんね。

私、マニュアルに事細かに詳細手順を書いてあるのに、どうして間違えるのか、マニュアル見ればわかることをどうして聞くのか疑問だったんですけど、やる気ない人にマニュアルって、豚に真珠と同じようなものだと実感しました・・・。

ユーザーID:9813508961
ありませんでした
師走
2017年12月23日 1:56

あなたと同じ、誰でも知っている大手で働いていました。
と言ってももう20年ほど前の話なんですけど、マニュアルはなかったですよ。
仕事はまず研修期間があり(基本的な専門用語の冊子はもらいました)、自分なりの覚書を作って、現場に出ると新人一人に教育係が1か月つき、その際にみんな自分専用のいわゆるマニュアル的なものを作ってました。それが普通の光景。

勘違いしていたり間違ったり失敗したり。そのたびにそのマニュアルを書き換えていく。
月日が経って一人前になり新たな新入社員が入ってきても、また彼ら自身に仕事の流れや内容は勉強し、やらせる、そんな感じでした。

マニュアルがあればいいと思ったこと、、、ないですね、特に。
わからなければ先輩に聞けましたし、彼らの仕事を見ていれば学べましたし。
こういう時はこう、と決まっていると臨機応変な対処ができなくなる可能性もありませんかね。まあ一概には言えませんけど社員の質によっては。
あと業種にもよりますけどね。

あなたは自分で作るのでいいと思いますよ。でもそれを後継者の為にというのはどうなのかなあ。それって予めあると、自分の頭で考える力が弱まりませんか?

ユーザーID:4249129840
マニュアル作成携帯からの書き込み
太郎くん
2017年12月23日 9:15

一所懸命作成する社員はいましたが、独自のもので、誰も受け入れてくれず、と言った現状でしたよ。自己満足と言った感じでした。

会社は、何か不具合や不祥事があった時だけ動く、と言う感じでした。また、以前作成されたマニュアルは
形骸化され、社員のやる気は下がるばかりでした。

マニュアルは、御客様とのすり合わせも必要になってくるので、一人では難しいと思います。それはマニュアルではなく、マイルールにしかならないです。けど、自分の身を守る為には作る必要があると思います。

色々な観点から見て、誰にでも伝わるものでないと、逆効果になると私は思います。まずは、これから知識を深めて、一緒に仕事をする仲間とよく話をして、俯瞰して見る為の訓練だと思うことも大事だと私は思います。

ユーザーID:0534026121
マニュアルありきは危険携帯からの書き込み
ナナ
2017年12月23日 9:45

マニュアルがあれば良いというものではないですが、無いと困る業務もありますし、属人的になるのも問題があります。
ただ、マニュアルは作った後のメンテナンスが重要です。
それに人や時間を割り当てられなかったりメンテナンスの重要性を理解していないと陳腐化します。
マニュアルを作るのであればその事も考慮してください。

普段の業務はマニュアルは無いですけど個別の手順書や参考資料は使います。
分かり難かったり記載が間違っているものも多いですけどね。

ユーザーID:1509197025
10年ほど前のこと
心配性
2017年12月23日 10:34

人事異動で、全く畑違いのところに配属になりました。

やっぱりマニュアルありませんでした。
とにかく徒弟制度のように見て覚えました。

しばらくして、自分より前に配属になった人がマニュアルを自分でつくって仕事をしていることに気がつきました。
その人は仕事のたびにマニュアルを見ているので、仕事が遅く、全く仕事の内容が頭に入っていないようでした。

マニュアルにも、よい面と悪い面があります。
基本的なことをおさえる教科書と考えれば、みんなが同じ仕事をするのなら必要です。
でも、逆にいえば誰でもできることしか書いてないのでは?
大手なのに、とのこと。
だったら集合研修のテキストでよくない?

いままで仕事を覚えるのに自分のノートで十分な人ばかりだったのかも知れません。
あるいはスピードが早いからあっという間にマニュアルが古くなる業界か。
どちらでもないのなら、勉強になるから作ってみてはいかがでしょう。

数年後、なつかしい思い出になるか、後輩のバイブルになるか、職場とあなたしだいです。

ユーザーID:6787853868
今の職場がそうです。携帯からの書き込み
ただの主婦
2017年12月23日 14:33

職種は事務ですが、会社のイメージとしてはブルーカラー色が強い誰でも知ってる会社ですがマニュアルがなくて驚きました。

業務内容を全て口頭で説明され、メモを取りながら必死で覚えました。
マニュアルがない理由は直ぐに変わるし意味がないからだそうです…

逆に新卒で入ったやはり有名なメーカー(ホワイトカラー)でしたがマニュアル管理が徹底され、更新された最新のマニュアルが直ぐに閲覧できました。

職種は事務だし、ホワイトカラー・ブルーカラーにあまり違いはないかと思っていましたが、会社の気質というか末端で働く人達の意識が違いました。

今の職場は人によってやり方や解釈が違うし、新しい情報を知ってる人と知らない人が混在して情報共有がされていません。

なので自分の業務分だけですが、引き継ぐ時に困らないように既にマニュアルを作ってあります。

ユーザーID:1781715045
人の入れ替わりが多いところとかはある
あまね
2017年12月23日 18:00

大手や大量に採用するところとか、人がすぐ辞めてしまうとことかはマニュアルがありますね。

新人が入っても大まかなことを理解してほしい時は便利ですね。
業務時間に影響ないように自分のマニュアルを作成するのはいいと思いますよ。
業務を変わるときとか、何かあって辞める事態となったときはスムーズにいくと思いますので。

私もマイマニュアルがあります笑
他所の支店では2人態勢の事務だけど、今いるところはいままで一人の人がずっとやっていたので他の人と業務をする習慣がなかったので、その方がやっている感覚で覚えなきゃいけないのと、私が期間がくれば業務終了となるので次来る人に引き継げたらと思っているので私の言葉になってるけれど楽しくわかりやすいマニュアルを作成中
です。
前にいた職場は入れ替わりが激しかったので誰がみても理解しやすいマニュアルプロジェクトに参加していたこともあるので。

深く考えずに作ってもいいと思うし、作ったら他の人の意見も聞いてみたらいいと思いますよ。

ユーザーID:6872569143
マニュアルなんてなくて当たり前
若頭
2017年12月23日 22:02

正社員なら前任者が作成した引き継ぎ資料はあるにしても、
マニュアルなんて普通ありませんよ。
なくて当たり前。

そんなものがあるのはキチンとシステム化された
アルバイトやパート、派遣業務ぐらいなものです。

常に変化を求められますから。
続ける業務、効率化を図る業務、止める業務、新しく作る業務、始める業務などなど。
誰かもレスしてますが、マニュアルを作ることが仕事ではありませんから。

一般的には効率よく損益を上げることが求められるのですよ。

ユーザーID:4038688731
経営者です
ちびとり
2017年12月24日 17:34

会社経営してます。私の職種はマニュアルが必要な職種ではないのですが、
無いってことは「必要ない」職場なんじゃないですか?
普通に教えてもらって自分なりに覚えていく事で充分だし、
マニュアルがあると臨機応変に対応するという意識も削がれる場合がありますから。

マニュアル通りに動くだけの人材より、臨機応変に動ける人間を求めてるんじゃないかな。

あと、若い子って何か勘違いしてる場合がありますが、
全員を均等に使えるよう教育するのが会社や上司の仕事ではないですよ。(職種にもよりますが)
能力差というものはどうしても存在します。能力を見て適材適所に割り振るのも上の仕事なんです。
マニュアルがない、教え方が悪いと思っていても同条件で出来る人間もいるって事です。
一歩間違えると「使えない人間」として適材適所に割り振られますからね。

ユーザーID:7382763101
 
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