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消費者から企業へ。手紙なしで書類を送るのは失礼?

ぴよっこ
2018年4月11日 14:09

申込みや解約・住所変更など、手続きに関する書類を企業に郵送する際、必ず付箋を張り付けています。
内容は以下のような簡易なものです。

「お世話になっております。新しいサービスを利用するのが楽しみです。お手続きよろしくお願いします」
「恐れ入りますが解約の手続きをお願いします。入会時から便利なサービスを利用させて頂き、ありがとうございました。またお世話になる機会がありましたら、よろしくお願いします」

担当者がわかっている場合やお礼を伝える必要がある場合は、便箋に書いた手紙を同封しています。
でも妹から「迷惑!」と言われました。書類に付箋を張るのはトラブルの元だし、誰がいつ手紙を処分するか考えるような手間を増やすだけだと言うのです。

私は書類だけ送るのは、どちらかと言うと失礼だと思っていました。でも迷惑に思う人が多いのなら、考えものです。

皆さんは企業へ書類を送る際はどうしていますか?
また付箋や手紙を添えることをどう思いますか?

ユーザーID:1965699272  


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タイトル 投稿者 更新時間
私はつけます。笑
たまこ
2018年4月11日 17:09

若いときはしていませんでしたが、
アラサーあたりから気持ちを伝えることを大事にしたくて小さい付箋で言葉を添えるようにしています。

>書類に付箋を張るのはトラブルの元
どういったトラブルがあるのか気になりますね。
内容によっては私も考えたいと思います。

ユーザーID:8124747499
担当者宛なら書く
バン
2018年4月11日 17:27

すごく丁寧ですね。

私は基本的に「○○株式会社御中」のように「御中」で出す場合は何も付けませんが、「○○株式会社△△様」のように、担当者個人名に出す時は「書類を同封いたします。よろしくお願いいたします」程度の付箋か一筆箋は付けます。
特にその担当者と電話で会話したならなおさら。

そこまで丁寧な「楽しみにしています」みたいなメッセージまでは書かないです。

トピ主さんの内容はあくまでも丁寧なあいさつだけなので誰が処分するかとか何も迷わないと思いますよ。向こうは書類しか用はありませんので、受け取って開封した人が捨てるでしょう。

もしそこに「御社のサービスでこれこれこういう所が不便だったので解約します。こうなっている方が私には良かったのに残念です。」のような何かしらの情報が入っていたり、「書類の○○の項目については△△です」のような補足事項を貼っているなら、万一取れたら困るとか棄てていいか迷う可能性はあると思います。でも情報が必要だと思えばしかるべき手続きをするでしょう。

例え解約でもそこまで丁寧な一筆が付いていたら処理する方も心が和むかもしれませんね。

私はいいと思います。
正直、そのメッセージの何がトラブルなのか良く理解できません。
「付箋」がダメなのですか?古紙回収に回せないからとか。

妹さんにただの挨拶文が具体的にどうトラブルになるのか聞いてみてもらえないでしょうか。

ユーザーID:2629748984
妹さん派
hei poa
2018年4月11日 17:29

私は以前受け取る側の仕事をしていたことがあります。
郵送されてきた書類の内容をパソコンに入力するという仕事です。

丁寧な方はいろいろ付箋やお手紙に一言書いて
書類に付けて郵送してくださるのですが…
受け取る側としては「邪魔」以外の何物でもなかったです。

というのも、(私のいた職場では)書類以外の物が同封されていた場合
書かれている内容で処分の仕方が違ったからです。
付箋に「お願いします」くらいだったら簡単に処分できますが
下手に名前が書かれていたりすると
「個人情報の取り扱い」のマニュアル通りに
処分しないといけないのですごく面倒でした。
手紙など付いていたら、内容によっては
一定期間保存しなくてはいけなかったのでさらに面倒でした。


個人的にはありがたく読ませていただくのですが、
いざ「仕事」となると本当に邪魔でした。

ユーザーID:2045224734
たしかに
くものす
2018年4月11日 19:29

トピ主さんのように一筆書いたものを入れるのは、感じはいいと思いますが、確かに妹さんのおっしゃることも一理あります。

というのも、最近はどの企業も個人情報保護に敏感になっているためです。
用件のみの付箋程度なら、おそらく問題はないでしょうが、別途の手紙の中にもし個人情報に含まれる内容が記載されていた場合、もうそこから文書の処理ルートが違ってきて、付属書類にするか保管書類にするかとか、処分期限をどうするかとか、いろいろ制約の多い管理をしている企業もあります。
そういう企業では、それほど必要のない手紙で個人情報が掲載されたものを、別途つけられると、面倒と思う人もいるかもしれません。

また、担当者によっては、内容にとくに個人情報や手続きに必要な内容は含まれていないけど、あとから問い合わせがあった場合に必要かもと思って、他の書類といっしょに回すように処理する人もいるでしょう。

そういうわけで、単純な手続き書類のみの場合は、何も同封しないほうが親切という場合もあるかと思います。

ユーザーID:1403038764
忙しいのに迷惑な!
ビジネスライク
2018年4月11日 21:07

>「お世話になっております。新しいサービスを利用するのが楽しみです。お手続きよろしくお願いします」

>「恐れ入りますが解約の手続きをお願いします。入会時から便利なサービスを利用させて頂き、ありがとうございました。またお世話になる機会がありましたら、よろしくお願いします」

送ったのは「○○届」の類ですよね。
でしたら、追加の手紙は、無意味な言葉の羅列に過ぎないです。社交辞令的な言葉は読むためにムダな時間を取られて迷惑ですよ。

ユーザーID:5916201421
封書の表に
夏日
2018年4月12日 8:51

住所変更届在中 とか 解約申込書在中、
または、○○係御中、と明記すれば、担当部署に行き問題なく処理されるはずです。
先に電話やメールで問い合わせをした場合は、
その旨またメールで、送りましたのでよろしく等、知らせます。
その時にひとことコメントを添えればいいのではありませんか。

私は、むしろ印象を残したくないほうなので、余計な事はしません。

相手側には、トピ主さんだけでなく膨大な書類が送られてくると思うので、
ひとつひとつをじっくり見る時間は持ちたくないと思うのですが。

ユーザーID:3199980434
タイトルは主張と逆なのね?
さくや
2018年4月12日 9:09

私は書類だけ送ります。
それが失礼だとは思わないです。

付箋のメモや手紙を同封すると迷惑なのか嬉しいのか、それは一概には言えないと思います。
ケースバイケースでしょう。

ユーザーID:1060679569
書類だけで
minon
2018年4月12日 10:59

付箋があろうが手紙があろうがポイって捨てるだけなので。書類だけで十分なんですけど。それを処理するのが仕事ですし。自分の時もしません。めんどくさいだけですし。何か便宜を図ってもらおうというのでもないし、書類を淡々と処理してくれれば何も要望もないですから。

ユーザーID:4057748719
どちらかというと迷惑ですね
50代主婦
2018年4月12日 20:39

職場にもよるかと思いますが、送ってこられたものは捨てられないんですよ。定められた保存年限は置いておくことになります。
定形外の物は小さいなら小さいなりにホチキスで止め直さないといけなかったり処置に手間がかかりますね。
それに申込書や解約届けなんてものは、ここに住所、ここに氏名、ここに契約コース、、、と、効率よく間違いなく処理できるように、書くことが決まってるんです。
なのに付箋などの定形外の情報を読んで内容を理解して必要に応じて必要な処理をしてっていうのは、大量にあると勘弁して、です。
「お世話になります」なんて、申し込みにも解約にもほんとうに要らない情報ですが、「緊急の電話はこちらにしてください」などの重要な情報もあるかもしれない。だから適当に流し読みもできないでしょ。
昔ののんびりした職場なら、顧客からのお手紙にほっこりしたこともあるかと思いますが、今はねえ、、
その手紙、処理するのは事務センターの派遣さんですよ。
妹さんのおっしゃることのほうが現実だと思います。

ユーザーID:7006915591
しない
筆マメ?
2018年4月13日 11:06

ゴミが増えるだけだと思う。
まあ、もしかするとそのような手紙を「お客様の声」として喜ばしく受け取ってくれている企業もあるのかも知れませんし、個人経営の店程度の規模なら「消費者と繋がってうれしい」みたいな考えもあるかも知れません。
でも基本的に、商売(経営)で嬉しいのは「お客さんを続けてくれる事(契約し続ける事)」だと思いますので、小手先の(失礼)お礼やらはあまり意味がないと思っています。
電話で解約や変更を告げると、驚くくらいあっさりと対応されますよね(多分ただのコールセンターで受けているからだと思いますが)。

ユーザーID:5163431702
このような手続きならば
72歳
2018年4月13日 11:11

返信用封筒の裏に、

封をする前に、記入漏れがないか確かめ、
1.2.3の3枚をご返送ください等
印刷されたものが多いと思います。

事務的な物であれば一筆つけません。

ユーザーID:2136731299
やり過ぎ
50男
2018年4月13日 14:49

私も,書類だけを送るのはぶっきらぼうのように思い,
付箋を貼りつけるほうですが,トピ主さんのはやり過ぎです。

最初の例だったら,「お世話になっております。お手続きよろしくお願いします」
で十分です。2番目のは,「解約の手続きをお願いします。よろしくお願いします」
で十分です。多くの場合,書類を受け取る人は受け取って処理するのが仕事で,
実際にサービスを提供する人とは別なので,そこまで丁寧にお礼を言われたり,
リップサービスをされても困るのではないでしょうか。

お礼を伝える必要がある場合に,便箋に書いた手紙を同封するのはいいと思いますが,
担当者がわかっているというだけの理由で,そこまでやる必要はないと思います。

ユーザーID:9340879707
ゴミなので・・・
真r
2018年4月13日 18:04

以前企業で書類を処理する仕事をしていたことがありますが、手続き上必要のない「ふせん」「メモ」は邪魔で処理に代物でした。
ふせんなりメモなりに名前やサービス名が書いてあればゴミ箱には捨てられませんし(お客様の個人情報や企業側の個人情報の保護のため)、しかしふせんを貼っておくというのもイレギュラーな行為だからです。
それに何か書いてあれば一応読まなければいけません。あなた一人ならたいした手間ではなくても、それが毎日膨大に送られてくる○○届のたぐいだったらどうですか。
それとふせん、いらなければはがせば良いと思われるかも知れませんが、案外とノリが残っていて紙の劣化が早まります。
そういった観点からも、挨拶文は不要と考えます。

ユーザーID:0906798644
迷惑です
ハイジ
2018年4月14日 17:52

私は企業の人を思い遣って何も添えません。
働いたことがない人なのかな?
自分が受け取る側だったらと考えてみて下さい。
そんなどうでもいいものが添えられていたらめんどくさいと思いませんか?

ユーザーID:1579248975
なるほどー
バン
2018年4月16日 10:46

なるほど、個人情報ですね。
そこまでは考えていませんでした。書いたとしても苗字程度だったので。

また付箋のノリで紙が劣化すると言うのもその通りかも。

仕事の書類送付票的なものと同じ感覚でいたのですが、確かに迷惑かもしれません。

個人的に知っている人でない限りは今後止めておくことにします。
と言うことをこのトピで学びました。

トピ主さんトピ立てしてくれてありがとうございました。

ユーザーID:2629748984
レスありがとうございます。
ぴよっこ(トピ主)
2018年4月18日 14:05

私が働いていた時は、お客様に対して邪魔などと感じた事はありませんでした。「お世話になっています」をじっくり読むこともないし、例え手間がかかっても、それも仕事だと思っていました。

マナーよりも楽を取るべきか、悩んでしまいますね。色々なご意見ありがとうございました。

ユーザーID:1965699272
トピレスを読んで
りか
2018年4月20日 11:19

>「お世話になっています」をじっくり読むこともないし、例え手間がかかっても、それも仕事だと思っていました。

じっくり読まないの?読むのに手間がかかるの?
そして、じっくり読まないのに「これが仕事」として、会社は給料払ってんのかしら。
そんな無駄な人件費は削減して、もっと商品を安くしてほしいなあ。
これが消費者の願いです。

ユーザーID:5027389361
 
現在位置は
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