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発言小町

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いい加減な仕事をする人たちをどうにかしたい

だるま
2018年6月1日 23:47

愚痴のようなトピになりますがよろしくお願いします。

経理の仕事をしている者ですが、周りのいい加減な仕事ぶりのしわ寄せが自分に来てしまう
という、理不尽な状態を何とかしたいです。

私は現場にいないので、各担当者から依頼を受けた内容(明細書)で請求書を発行するしかなく
各担当者が作成した明細書をベースに請求書を書くのですが、その明細書が間違いだらけです。

・会社名や顧客名が間違っている

・単価や個数が違う

・明細内容に計上漏れがある

・送付先住所や誰宛に送付するのかすら聞いていない

・お客様には「50%OFFにします」と言っていたのに、それを忘れてこちらには「30%
 OFFで請求書を発行してください」という依頼が来る

・何度も担当者が請求書を無くす、先方に持参するのを忘れる

など、です。

もちろんおかしな点に気づけば明細書の訂正をお願いし、正しい内容で請求書を発行するように
していますし、内容も宛先もちゃんと担当者に確認をしているにも関わらず、内容が違うとか、
請求書がまだ届かない等の連絡が私宛に来ます。

その都度請求書を再発行したり内容の再確認をする事となり、周りのいい加減な仕事のツケを
払わされているような日々ですが、先方や私に迷惑やお手数をおかけして申し訳ないとか
全然思ってなさそうな態度です。

ほとんどの人が上記のような感じなので毎日うんざりしています。
上司にも改善をお願いしたり自分でも注意をしたり、できる事はやって来たのですがあまり効果が
ありません。

「人を変えようと思うな、変えられるのは自分だけ」とよく耳にしますが、こういう場合も私が
意識を変えないとダメなのでしょうか?
請求書を発行する者は、こういう事も含めて仕事だと思わないといけない?

何年もこのような状態が続いていて、精神が病みそうです・・・。

ユーザーID:5722795597  


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タイトル 投稿者 更新時間
上司に業務の在り方を見直してもらう
のりん
2018年6月2日 12:13

トピを読んでの感想なので(トピ主さんの言い分からしか推測できない。他の人の意見を聞いてないので実際のところはわかりません)当たってるかわかりませんが、

そのような状態なら管理職にある上司にきちんと現状報告。周りのミスによってトピ主さんにふりかかる負担がどの程度になっているのか、それがどんなに負担になってるのか、管理職にきちんと認識してもらわなければいけません。

次に、ミスが起こらない為にはシステムの構築(仕事の流れ)の見直しが必要だと感じました。
『私は現場にいないので、各担当者から依頼を受けた内容(明細書)で請求書を発行するしかなく…』という点が盲点になっているように思いました。そこにミスを防ぐためのワンクッション、誰かが一人入るべきなのか、そこまで人材に余裕がないなら、あなたが現場も経理も両方把握可能で口がはさめる環境、あなたの権限を広くしてもらうよう変えてもらうしかないですよね。

今のあなたは周りの人たちから舐められてる印象です。
適当にやってもアイツが尻拭いしてくれるから大丈夫と思われてる(多分上司からも)印象です。
それを変えるには、今の仕事の流れを見直してトピ主さんが間違いだらけの仕事を受け取らなくて済むようワンクッション誰か入るか、もしくはトピ主さんの権限を広めてもらって現場も把握して口が出せるようにしてもらうしかないように思いました。

ユーザーID:9092560888
トピ主です
だるま(トピ主)
2018年6月4日 21:51

レスをくださったのりん様、エールぽちをしてくださった皆様、ありがとうございます。

のりん様のおっしゃる通りです。

私はあまり人を頼らず、自分で何とかしようとする方なのですが、今の状態はもう私一人で
どうにかできる状態ではなく、しかもこの状態は私がこの会社に就職するずっと以前から
続いて来たようなのです。

経理の前々任者が「あんまりきっちりしなくていいよ。 こっちで適当に処理をするから」と
言うような人だったそうで、前任者も苦労していたようですが特に改善のために何かをしようと
試みたり、上司に報告したりしなかった感じです。
そのためどこの課でも請求に関しては重要視しない、適当にする人たちばかりになっています。

「請求書なんてとりあえず作って渡しておいて、客が何か文句言ってきたらごめんなさいと
言えばいい」と平気で言う人もいますし、お客様の会社名や名前を間違う事を失礼だと思わないし
見直しや確認もせずに単価等違うデタラメな内容の明細書になった事を「なぜ?」と聞いても
「さぁどうしてでしょうね?」と言うだけです。

営業担当者は仕事を取って来て売上すればOKと思っていて、実際に請求がなされ売掛金の入金が
あるまでが大事という事を理解していません。

同じ会社の人間として、私がお客様に謝罪するのは全然構わないのですが、やらかした本人が
悪いとも思わず、人に迷惑をかけても平然としているのが腹が立ちます。

管理職の人たちには報告をしました。
ただ管理職の人たちもある程度この現状はわかっていて放置して来た所もあるので、改善される
のかな?と。
のりん様の言うように、私の権限を広げてもらうかポジションを上げてもらう等ない限り無理かも
しれません。

このままでは最終的には退職も考えないといけないかな?と思っています。

ユーザーID:5722795597
マトモな職場に転職するしかない!
常識人
2018年6月5日 13:35

 世の中にはいい加減な仕事しかできない人間が一定数はいます。
 そういう人間が多いということはトピ主の職場が失礼ながら、その程度の人間しか雇えない会社だということです。
 いい加減な人間にいくらちゃんとやれと言っても、おそらく無理です。元々その程度の能力しか無いんですから。
 根本的な解決法は、トピ主がもっとまともな人間が多い職場に転職するしかないと思います。

ユーザーID:2731655579
解決策が無いわけでもない
不乱軒
2018年6月5日 14:34

恐らくですが、「各担当者」はいい加減にしているわけでは無いのです。自分のメインの仕事をきっちりやるのに精一杯で、伝票処理の段階まで集中、緊張が持続しないのです。
なので、例えば、間違いや不備の部分を伝票に赤字で書き入れて作り直しとして差し戻す、のような過激な手段に出ると必ず揉めます。コッチは営業が本業なのにこんなことに神経使わされてはかなわない!と猛烈な反撃があり、結局遺恨残しで社内がギクシャクすることになるのです。

一つの手はできるだけ電子化することです。
請求書のフォーマットを作り、それに従って、担当者に入力させます。必要項目が埋まらないと登録、(トピ主宛に)送信ができないようにします。相手先社名は、予め登録してあるファイル内容に照会するようにしておき、登録していない相手(入力ミスも含めて)は受け付けない。
明細は都度合算し、最終的な合計が常にわかるようにしておくと、単価、数量の間違いやダブリ、抜けも発見しやすい。

市販の高額なアプリの必要は無く、デキル人ならEXCELで作れます。

これで全て解決ということには勿論ならないけれど、凡ミスはかなり防げる筈です。
但し。
これでも“担当者”にかかる負担(主に心理的)は相当なものですからブーイングは覚悟しましょう。

ユーザーID:6855193800
全く同じ状況です!
ちゃちゃまる
2018年6月5日 15:15

一字一句同感です。
特に「人を変えようと思うな・・・」のくだり。
その言葉を自分の状況にどう落とし込めば良いのか分かりません。
一緒にバカになるしかないですよね?
なりませんけど(笑)
もう私はストレス過ぎて蕁麻疹がでて、ここ2年以上薬を飲み続けています。
解決策ですが、そのミスで私が不利益を被ることは指摘しますが、そうでない場合は放置します。
社内の身内に指摘されるより、外部からクレーム受ける方がまだ真剣に受け止めてくれると思うからです。

ユーザーID:3998631459
誰かが改善しないといけないですね
はまつ
2018年6月5日 21:57

経理の仕事は経験がないので具体的な提案は難しいのですが。
ただ、私も職場の誰もが動かないという状況を経験したので、その立場からのアドバイスです。

「人を変えようと思うな、自分が変われ」というのは今回は適さないかもしれません。
うまい格言が思いつきませんが、トピ主さんの状況の場合、「わからないように底上げせよ」という感じでしょうか。

私は塾講師を長いことやっていたのですが、その塾には私が入る前から長いことカーテンがなかったんです。
夏場などは夕方の西日かきつくて、生徒がまぶしい思いをしているのに何年も全くの放置状態でした。
私が入社してまずはじめにそれがおかしいと思ったので、家から余っているカーテンを持参しました。
生徒にも保護者にも大変喜ばれまして、あれから10年近く経ち私が退職した今でも当時私が持って行ったカーテンは健在ですし(外から見えるのでわかります)会社でも新しいカーテンを買い足していました。

他にも、場の改善のために提案したいくつものことが採用され、その塾のスタンダードになっています。
私からすればこんな簡単なことを誰も思いつかなかったのか?不思議でなりませんでした。
結局みんな、仕事に対する意識が低いんですよね。
9年ほど勤めましたが意識の低い集団に属するのがいい加減嫌になったので(仕事自体は非常に楽しかったのですが…)今は辞めてフリーランスになっています。

トピ主さんも、立場的に色々あるとは思いますが何か改善できることはないでしょうか。
大きなことではなくていいんです。
例えば明細書の仕様をちょっと変えるだけで記入しやすくなったり、ミスが起こりづらくなることってあると思うんです。
面倒だと思われないように、こっそり土台を作ってみてはどうでしょうか。

頑張って下さい。

ユーザーID:5901617170
相互理解
りな
2018年6月6日 22:42

管理部門全般、営業の事務経験者です。
どうして相互理解をしないのかと常々思います。

経理でない視点から言うと、
正直経理の存在など日常意識していません。
売上が第一。そういう仕事してますから。
請求書や回収は経理が見ている。
そういう仕事でしょう?
今いるところの営業は各担当が数字に責任をもつことが
徹底しているので、明細きっちり、
経理はモニター役、
直接顧客対応はさせないですけど。

それでも来るダメ出しに関しては、
なんかまた言われたね〜って感じです。
で、どう書けばいいのかね?
わかんないや、まあいいんじゃない?
違ってたら謝れば。
終了です。

フォーマットないんですか?
単価、相手先、
一度登録してあとは自動入力にすれば
そうそう間違わないと思いますが…

それ以外も、
こういうのが必要項目だと書式で認識すれば、
少しはマシになるのでは。

私、経理でもそれ以外でも作りましたよ。
経理はまともなガイドラインを作らないで文句を言い、
営業は自己流で必要項目埋めたつもりが不備だらけ、
結局質問攻めになる過程が無駄な気がしたので。

明細が請求書につながってるなら、
間違わせないフォーマット作り、
経理でやってもいいと思います。
長期的には仕事減るし。
経理の域じゃないと言われそうですが、
現状必要項目がまともにわかるのは経理だけですよね?

権限もらっても良いですけど、
営業も使いやすく
経理の情報も無理なく入る仕組みを
考える気がないなら意味がないし、
今の位置でもできることはあると思います。

今の関係性で説得すると、じゃあ明細もあなたで。
ってなりそう。

あなたが会社として謝罪して構わないというのもどうなんでしょう。
担当起因の問題なら自身に処理させないと。
本当は相手が悪いかもしれないし。

もう少し会社全体の視点から見た方がいい気がします。

ユーザーID:8633984335
トピ主です
だるま(トピ主)
2018年6月8日 23:34

たくさんの方にレスをいただき感謝しています。
ありがとうございます。
まとめてのレスになります事、また業務内容を詳しく書けないため、○○的とか
ぼかした表現になりますことご了承ください。

色々なご意見を頂戴し、なるほど営業担当者の心の内はそういうものなのか、と
参考になりました。
確かに売上第一で請求書の事なんか頭にないですね(苦笑)

営業の人はまぁいいとしても、問題は営業事務的な、明細書作成をしている担当者
たちです。
もちろんフォーマットはあって、登録済みで自動入力できる部分もありますが、
手入力しないといけない部分があって、自動入力部分は選択ミスをする、手入力
部分は誤字脱字、入力漏れがあるという感じです。

営業と営業事務的な人たちが情報の共有や確認作業をしないので、不明瞭な事を
そのままで間違った内容の明細書を発行して来ます。

経理で明細書も作れれば良いのでしょうけど、各課に専用の人が雇われていて
それに私は請求書の発行だけしているわけではなく他の仕事も色々していますし
迷惑を被るので注意はしますが、もっと真面目に責任感を持ってして!!が本音です。

要は作業の見直しをする、営業事務が営業担当者にちゃんと確認をすれば解決する
問題なのに、何度それをお願いしても誰かのせいにしたり言い訳ばかりです。

単なる経理なのに上からは他の課の指導もやって欲しいと言われ、でもそれなら
そういうポストと手当を与えて欲しいと思うのは当然かと。
その方が遠慮なくあれこれ言えますし。

はまつ様のカーテン的な事もして来たので改善された部分はありますが、仕事に対する
意識がそもそも低過ぎて電話応対や挨拶など基本的な事もできないので嫌になります。

最近毎日転職先をネットで探していますが、年齢が年齢なのでそれすら難しく・・・

ユーザーID:5722795597
 
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