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発言小町

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入力のチェック業務をしている人

セシル
2018年6月4日 2:18

他の人が入力したものをチェックする業務をしています。

私が新入社員だった頃(今の職場とは違うのですが)、
自分が入力したものを先輩達にチェックして頂いていました。
その頃は、良くも悪くも怖くて意地悪な先輩がいて、
少しでもミスをすると、書類を投げつけられたり、
嫌味を言われたりした為、二度とミスはしないように、
自分でも入力したものを再度見直しをするようになった為、
ほぼミスをすることなく、周りの人達にも評価されるようになりました。

現在、立場が変わり、人が入力したものをチェックするようになりました。
するとびっくりするほど、ほぼ入力が間違っています。
時代的なものかどうかわかりませんが、私が新入社員だった頃の様に、
書類を投げつけたり、嫌味を言うと問題になりそうな雰囲気なので、
ミスを指摘する際は、嫌味は言わないようにしているのですが、
そうすると緊張感が無い為か、ミスが直りません。

それどころか、「パソコンの調子が悪かった。」、「入力途中に電話がかかってきたから。」、
「私が入力した後に、誰かが入れ替えた。」とか、あれこれ言い訳をされたり、
怖がられたり、面倒くさがられたり、細かいと思われ、非常に嫌な気持ちになります。
だからと言って、指摘せずに私が入れ直していると、本人たちはミスしている事に気が付かない為、
いつまでもミスをしたままです。

後輩だけではなく、先輩の分もチェックしなければならず、ミスが多い割にはプライドが高い人の為、
困っています。(先輩ですが、今まで入力業務をした事がなく、上司が急に先輩にも入力をさせるようになった為、私がチェックしています。)

そこで、チェック業務をしている人に質問ですが、ミスを指摘する際、どのようにしていますか?
それとも諦めて自分で入れ直していますか?

ユーザーID:6275525313  


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タイトル 投稿者 更新時間
事務的に
元校閲ガール
2018年6月4日 12:17

校正・校閲を約20年してます。

たまたまこの1か月、
IT系企業でチェック業務をしていました。

ミスの指摘?
仕事ですから、業務報告として淡々と話す。
それだけです。

私は長らく派遣社員で校正・校閲業務だったので
朱書きを入れて、次の工程に回す。でした。

今回のIT系企業では、
指揮命令者の方が「エクセルで修正してねー」
とのことなので、
チェックプラス修正作業まで私がしました。


なので、トピ主さんは上司に、
「私はチェックしかしなくていいのか?
直すのは別の人がしてくれるのか?」
と確認する必要があるのではないでしょうか?

その時に、入力者がよくミスし、
指摘したらいいわけすることも報告しましょうか。
個人的には、別の人に入力作業をしてもらったら?
と考えますね。

ユーザーID:9391049801
あまりに直らないなら、上司に報告する旨伝える。
片倉
2018年6月4日 13:45

複数回注意しても直らないときは、上司に報告。上司から注意してもらう。
一人で悩まず、抱えないでくださいね。

ユーザーID:3797727079
どこでもある厄介ごと
低品質奨励
2018年6月4日 13:59

管理職です。
我社でも、データ入力のミスをチェックするベテラン社員を置いていますが、間違いを指摘すると同様の反応があり、私に相談されました。
我社ではシステムを変更し、入力完了と担当者がマークしたものは一旦サーバーにアップするとロックされ自動的にコピーが作成されます。
チェック係は、チェック作業のときコピーの方をチェック、訂正があればチェック係が自分で直します。
最初に入力した人へのフィードバックはなし。
これで、最初の入力担当は言い訳ができません。
そして、訂正作業をした人の作業量はファイルの前後を自動的に比較して積算します。
我社の場合、訂正作業頻度が2.5%を超えるとじきゅう給与のランクが下がり、5%を超える人は基本的に入力作業から外され再教育で一定の技能に達しなければ更迭となります。
基準が明快でごまかしが効かないので、導入して5年目ですがそろそろチェック係の廃止が検討できるレベルになってきました。
ミスを無くすには、言い訳が出来ず公平で「見える化」された仕組みが必須です。間違ってもハラスメントがあったほうがましだったなんて考えないように。

ユーザーID:2561535571
淡々と指摘する
あらふぃふ
2018年6月4日 14:29

チェックするのが仕事なわけです。
なので間違いを見つけたら、間違っていることを指摘します。

それ以上でもそれ以下でもありません。
嫌味を言う必要はありません。

間違いをなくすよう努力するかどうかは本人次第です。
間違いが続くならそれがその人の評価という事です。

ユーザーID:2106594237
チェックの方が大変
匿名
2018年6月4日 17:52

私はチェックしてもらう側です。
自分が入れたものを人に見てもらうのって結構気を使います。
なので私もトピ主さんのように自分でも見直したりしてます。
ミスが多いのは緊張感がないからです。チェックする人の負担を考えたら
緊張感を持つのは当然なんですが・・
ちなみにミスは指摘されますし修正も自分でやりますよ。
「修正分です」といって普通に修正依頼したらいいと思います。
トピ主さんが修正してたら絶対ミス減りませんよ。

ユーザーID:9020459539
ミスの指摘だけの問題ではない
ピピ
2018年6月4日 18:20

作法はそれぞれなので一概には言えませんが、
その都度、現物を見せるかどうかはともかく、
問題があった旨を伝え改善を促す、つまりフィードバックをする必要はあります。
例えば同じ作業をしている人たちのミスの発生頻度を
晒し者にするのではなく(ハラスメントと騒がれますから)
データとして事実として示しながら解決する術を探すとか。

入力に限らず、人間がする作業であればミスは必ず、100%出ます。
ミスのリスク(性格の傾向や疲労の蓄積など)を探し、
それを少なくするための手順を作り実行、成績を振り返り手順の見直し。
そうやってミスを極限まで少なくする工程を保つのが品質管理の主流です。
工場で製品を作るのでも、発注管理でも、労務管理でも、何でもです。
工場から出荷される製品の欠陥をゼロにするには、
出荷検査をして完璧なものだけを出せばいいと思いませんか?
でも人間がからむ以上、欠陥ゼロには絶対になりません。絶対にです。
ミスはゼロにできないけど、できる限りゼロに近づける努力をする、
そのために手順を見直し工夫をし続けるのです。

トピ主が管理者なのであれば、やるべき仕事は
ミスを指摘して高いプライドを刺激しお互いに嫌な思いをすることではなく
ミスを少なくする方策を考え共有することです。
誰のために何のために仕事をしているのかを考えることです。

ユーザーID:6377830617
とにかくフレンドリーを演出してた
ニベア銀缶
2018年6月5日 13:43

やってたのはだいぶ昔のことですが、とにかくフレンドリーに指摘してました。
「すみません、修正しないといけないところがありました(ニコニコ)」と下出に出るのは当たり前。
敬語が冷たい響きになってしまう場合は、年上でもその時だけため口で話してました。
「う〜んとね、ココとココとココ修正で〜す(ニコニコ)」とか、「ごめんね〜、見つけちゃいました〜(ニコニコ)」とか。
嫌な顔されても気にしない。図太くニコニコ。

ただ、入力ミスの減少につなげるためのやり方は申し訳ありませんが分かりません。当時、当たり前程度の数しかミスはなかったし、チェックした人間が修正することは許されていなくて、必ず入力した人にミスしたところを戻して、修正も入力した人がやらなければいけないことになってました。
修正を自分で入れて良いかどうかは、上司と相談したほうが今後のためにも良いと思います。

ユーザーID:9115405773
余計な事はしなくていい
らら0号
2018年6月6日 10:16

かつての先輩は論外ですが、あなたも業務以上の事はしなくていい。

>ミスを指摘する際は、嫌味は言わないようにしているのですが、
そうすると緊張感が無い為か、ミスが直りません。

いやー、その先輩は論外でその先輩の元で育ったトピ主さんには申し訳ないですが
嫌味で緊張感が、というハラスメント万歳のその発想が出てくる事自体がおかしいです。

修正がどの過程で誰がしている、誰がするべき職場なのかわかりませんが、
淡々とフィードバックと修正だけを続ければいいです。

ユーザーID:8231702801
職場による
panda
2018年6月6日 12:53

逆にミスをする人がいて、そのミスが許されないからこそ、トピ主さんの職があるんですよね。
トピ主さんの仕事は、ミスを見つけることだけですか?それを修正する仕事ですか?それともミスを当人に指摘することも職務に含まれていますか?そこを上司に確認するほうがいいです。

もしもミスの指摘も業務に含まれるのであれば、書面方法に変えたらどうでしょうか。例えばエクセルなどに、日付やケース・入力者名などを記載していき、月末になったら入力ミスの‘少ない人‘を掲示していく方式にする。
あるいは、入力ミスが一定以上発生する人にはペナルティ(時給制のお仕事ならば当然昇給・減給対象になるかと思います)が課されるシステムを上司に構築してもらう。全員に平等な、見えるルールを作る。個人的な嫌味なんて不要です。

まあ、そこまで現時点でシステムになっていないということは、トピ主さんの仕事は‘ミスがあったら訂正する‘ところまでなのではないですか?
フィードバック業務って通常は上司の仕事じゃないのかなと思います。
チーム全体のミスを減らし、作業効率を高めるのがフィードバックなので。

ユーザーID:1942054957
お疲れ様です。
紫陽花
2018年6月6日 13:55

私も、他人が入力したのをチェックする業務についています。

チェックでミスが発覚した場合、付箋にミス内容を記載し
入力担当者に戻し、本人に訂正してもらい再度チェックをしています。

感じの良い方ですと、その付箋に、『いつもありがとう!』とか
『助かりました』とか一筆入れてくれ、仕事の励みになります。

万が一、間違いに気付かず伝票が流れていくと、間違った商品や数量が
お客様の元に届いてしまい多大な迷惑と信用に関わる為、チェック業務は
地味ですけど最後の砦的な感じに思って日々仕事に向き合っています。

お互いに頑張りましょう!

ユーザーID:7956141494
冷静に淡々とを心がける
虹の花
2018年6月6日 16:27

なかなか辛い立場ですね。チェックされる側だったことはありますが、する側だったことはありません。しかしミスを指摘するのは心苦しいと思います。
いつもミスを指摘させて申し訳ないという気持ちになっていました。でも同時にイラっとすることもありました。
ミスがあるということは、指摘する側もされる側もお互い良い気持ちにはなれないと思います。ミスを指摘するときは感情的にならず、淡々と事務的がいいと思います。
嫌味とか書類を投げつけるなんて、もってのほかです。

同時にチェックする側が修正するのはダメです。ミスが改善する日が来なくなるので、どんなささやかなものでも都度指摘して修正してもらうのがいいと思います。
いろいろ言い訳されてもスルーがいいと思います。くだらない言い訳は相手にしない。

今後のためには、いかにミスを減らせるか改善していくのがいいと思います。
人間ですからミスが100%なくなることは絶対にないです。

まずは提出前の見直しチェックを徹底するあたりからどうでしょうか。
チェック前に入力者に見直をしたか確認できませんか?
チェック前に確認できない場合は、ミスが明らかに多い日に「次からは丁寧な見直しをお願いします」と事務的に冷静に伝えてみるのはどうでしょうか。
ミスがない日は「ミスがなくて助かりました。ありがとうございます」と褒めて感謝もセットで。このときは嬉しそうに笑顔がいいかと。

それでも相手が見直しもせずミスが多いのなら、なぜミスが多いのか見直しができないのか改善が必要だと思います。上司に相談してもいいと思います。

ユーザーID:4198861486
伝え方の問題
みよぽん
2018年6月6日 16:52

体罰は時代的にもそもそも倫理的にもまずいと思いますが、
トピ文そのままを伝えるべきかなとは思います。

言い方次第ではありますが、これは仕事ですし、
仕事ができていない指摘なんて誰もしたくないとは思いますが、
言い訳や無視で済む問題ではありません。
そこは毅然とした態度で。

会社全体の生産性に関わる問題を改善しなければ、
それは職務怠慢です。

仕事に良い緊張感を持って欲しいことと、
直らない・直さない度重なる間違いは結果として
トピ主さん個人ではなく会社に迷惑をかけていることを認識して欲しい
ときっぱり言うべきです。

ユーザーID:5808506929
ビジネスライクに
げろ
2018年6月6日 22:36

間違いがあったら、指摘し、本人に直させる。あなたが直すから、ミスが直らないです。
入力者に直さないと、同じミスしますし、どこが間違っていたかわかりません。
何度も言っても直らないなら上司に報告。それなりの評価されます。

嫌みや物を投げる必要ない。黙々とするだけ。
ヒステリーになれば、あなたの評価下がります。

ユーザーID:9926647228
赤ペン携帯からの書き込み
プケ子
2018年6月8日 20:38

間違いの指摘箇所を付箋で示し、間違えた本人に直させるのはどうでしょうか。
その際、付箋に間違いの内容を赤ペンで記入。

赤で書くとわかりやすいし、黒よりも威圧感があると思います。

ユーザーID:9413663443
跡は残していますか
ウイ
2018年6月14日 1:46

私の経験からです。

チェック作業の跡を残すと良いかもしれません。

トピ主さんは打ち出しをチェックする際、ペンなどで文字を抑えながら確認したりはしませんか?
そうすると、一文字ずつに小さい点が付いていくのですが、私は最初の頃、チェック後に戻ってきた書類を見てゾッとした記憶があります。
それ以来、打ち出して最低でも1回、余裕があれば2、3回+モニターで確認するようになりました。(もちろん納期内です)

>いつまでもミスをしたままです。
これは凄く同意します。
何度も見直していると、自分はどこが間違いやすいのか分かるようになりますし、ミスが減り作業スピードも早くなりますからね。

自分でチェックが出来る出来ないは、プロ意識よりも、もしかしたらその人の性格が大きく関係しているのかもしれませんね。

ユーザーID:1297007882
 


現在位置は
です