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発言小町

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飲み会の日程調整

KK
2018年6月11日 13:44

初めまして。初の投稿となりますので、いささか見にくい文章かも知れませんがご了承ください。

同期の歓送迎会の幹事をすることになり、同期の友達を30人くらい誘いました。
メールの内容は簡潔に書くと「同期で歓送迎会をやります。時間は○○、場所は○○です。参加できますか?」です。開催する予定の3ヶ月前にそれぞれ個別に送っています。

このメールに対する返信を分類してみました。
1、参加できるできないと数日以内に返信が来る 約20人
2、予定を確認するから後で連絡すると言いながら連絡ない 約5人
3、既読無視する 約5人

1の方の対応は非常に幹事としてはありがたい限りです。何も言うことはありません。
2と3の方に関してですが、個人的には理解できません。
2の方の思考は、3ヶ月前から連絡しているにもかかわらず、今回の飲み会を予定として扱ってくれていません。何か別の友達とかデートとか予定が何も無かったら行こうかなってくらいの気持ちだとわかりました。いわゆる飲み会に対する優先順位が非常に低い人です。
また、既読無視は単に忘れている可能性も十分考えられますが、人からのメールに対して返信しないのはどうかなと思います。

このような2や3のような対応をされる方は女性しかいません。自分の事を第一優先で、何で他人の気持ちを考えられずに行動できるのか不思議でしょうがないです。
対処法がわからないので友達ではなく知り合いのような関係だと勝手に解釈しています。

このような場合、皆さんはどうされますでしょうか?ご意見いただければ嬉しいです。

ユーザーID:2326926587  


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タイトル 投稿者 更新時間
カリカリしてはダメ
neko
2018年6月11日 15:48

こんな事でカリカリしてはダメですよ。
あなたがどんなに理解できようができまいが、こういう人は必ずいます。

私のイメージでは30人程度の同期会で3か月前に予定を押されられるのは
ちょっと違和感を感じます。今、聞かれても…と思います。
その時に仕事が忙しいかどうかも見当つかないですしね。

ですから私から見れば『2や3のような対応』はそんなに不思議ではありません。
私も予定を立てるのは早すぎるだろうと思っているからです。

ですので『2や3』の対応策としては、まず期限を切る。
例えば一か月前に返事をくれるように一緒に通知します。

期限の数日前に期限の再通知をします。
きっとこれで半減すると思います。

後の半分をどうするか。
再々通知の際に二日後に期限を延ばして、
「その後でご連絡いただいても、
予約が取れない恐れがあるのでご了承ください」と
明記してそれでも来ない場合はもう放置です。

比較的期限に近い内に連絡してくれば、可能であれば調整します。
当日に近ければ近い程、連絡してきても無理して調整しません。

ユーザーID:4914041604
ぜひ文明の利器の併用で!
とくめい一丁!
2018年6月11日 16:17

フリーのスケジュール調整サイトがあります。

全員の調整は難しいかも知れませんが、グレー予定を△で表記できる機能も持っているので、チェックもしやすいと思います。

メールとの併用で、より有意義に活用できると思いますので、ご参考までに。

ユーザーID:7298411324
1と参加必須の方を優先
LUT
2018年6月11日 16:27

そもそも3か月前に案内を出すのが早いかなと思います。3か月先の予定なんてわかりませんという方もいるのではないでしょうか。私なら1ヶ月前に出します。

1のうち、参加が必須の方を最優先。
1のうち、参加者が多い日で決めてしまう。

2、3に参加必須が含まれれば、直接話を聞いてください。

それ以外の2、3は来たければ来るのではないですか。
歓送迎会だとしても、業務時間外の飲み会は業務ではないので、強制はできないでしょう。幹事が苦労するでしょうが、余り考えすぎないことです。


以上で終わりです。

ユーザーID:6160159219
どんな会でそういう人がいるものです
夏子
2018年6月11日 17:27

ですから開催メールをする時、以下の事項を明示

 ・出欠の返事は何日まで厳守 それ以降は欠とする

 ・キャセルの返事は開催2日前まで、それ以降は会費徴収

 ・開催メールの発信は2週間位前、3カ月前では間延びしてしまう 

対象が30人位なら20人以上集まれば良しとしましょう。

ユーザーID:9453754058
期限
ささ
2018年6月11日 17:54

期限切らないから。

リマインドメールとして期限つきで再送。
「回答くれた方々ありがとうございました、まだの方はいつまでにお願いします。人数の関係上、再調整しないで済むように、期限に回答なしは欠席として進めさせていただきます」

で終わり。

ユーザーID:6984988505
再度メールを送る携帯からの書き込み
のどあめ
2018年6月11日 18:46

店を予約しなければならないので〇日までに返事を下さい、返事がなければ欠席とみなします、と、再度メールを送ります。

指定する〇日は、あまりギリギリではなく、「まだ返事がありませんが欠席という事にしてもいいでしょうか」と3度目のメールができるくらいの余裕を持たせて設定します。

それでも返事がなければ、2度目のメールで伝えた通りに欠席扱いにします。

ユーザーID:8066664172
締切を決める
たか
2018年6月11日 21:11

前にも似たような質問がありましたが、

「参加希望の場合はXX日までに連絡してください。」

って送るだけです。
返事がなかったら不参加です。
直前に参加したいといってきたら、お店に確認して人数を増やせるようなら増やします。

どこに悩む余地があるのか全くわかりません。

ユーザーID:2588349026
申込締切日を決めれば良いのでは?携帯からの書き込み
むゆ
2018年6月11日 21:26

タイトルの通りです。

申込締切日を決めれば良いのではないでしょうか。

締切日までに連絡が無い人は自然と不参加になりますし。

ユーザーID:3603284755
締め切りは?携帯からの書き込み
かなみ
2018年6月11日 21:35

返事がない人向けにもう一度連絡する
その際、期限日を伝え、返事がないものについては不参加とカウントする。
でいいのでは?

というか、最初の連絡にこれをいれておけばべつにモヤモヤしないでしょうに

もしかして幹事やるのはじめてですか?
ならば次回からやることがあるならば、
最初の連絡に か な ら ず 締め切り期限をいれ忘れないようにきをつけて下さい
でちょっとまってと連絡きた人に注意すればいだけ

ユーザーID:4783371878
気持ちは分かりますが
花楽
2018年6月12日 1:06

基本的には、そのようなメールが来たら数日以内に返事をしています。

ただ正直、結婚式等ならともかく、飲み会の打診を3ヶ月前からされてもな…という気持ちもあります。

仕事等や家族の予定など、自分の中で飲み会よりも優先順位の高い予定が同じ日に入るかもしれませんし、出席で返事をしたのに近くなって断るのも申し訳ないしと、結構、葛藤を要する期間だと思いますよ、3ヶ月って。

それに、同期といっても何十人もいれば、親しく付き合っている人もいれば、そんなでもないという人もいますよね。
親しい人が退職するなら何が何でも送別会に出席するかも知れませんが、あまり関わりのなかった人の送別会だと、出欠を考えることもあるのではありませんか。

物事の優先順位も人それぞれですし、付き合いの深さにもよりますし、3ヶ月も先のことをすぐには返事出来ないという人もいると思いますし、何十人もいれば色んな人がいるのですよ。

まあ、自分が幹事の立場なら通知は1ヶ月前、回答期限も忘れずに入れます。
回答期限が来ても連絡のない人には、再度連絡を入れます。

それが幹事の役目だと思いますから。

ユーザーID:1170129243
そんなもん
じいさん
2018年6月12日 16:29

細かい状況が不明なので客観的に・・・。

同期の歓送迎会 30人が仲良しこよしなんて有りえない。

まあ、同期との付き合いより今の暮らしの中で接点が多い人との付き合いが
大事ってなるのは必然だと思う。

まあ、同期と言っても一部の人間が盛り上げているだけの場合が多いし、
付き合いが有っても少数の個別な付き合い。

30人で盛り上がるなんて余程の事が無い限り有り得ないので、参加してくれる
人達、参加したいけど参加出来なかった人達だけで纏っていけばよろしいかと。

残りのフォロー無し、反応無しの人達は同期でも縁が無かったと言う事で。

まあ、そう言う人達から見たら主さんが鬱陶しい人間に感じるかもね。

人としては間違っていないけど。

色々な人がいると言う事で気にする事すらやめましょう。

ユーザーID:3535102013
初期の対応が
よしっ!
2018年6月14日 14:11

30人もいたら結果はわかりきっているので
「締切りを区切って、<期限までに返信が無い場合は欠席とします>と明記する」。
以上!

ユーザーID:8978970846
 


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