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大切なお客様へのお茶出し業務について

都合のよいお局
2018年10月9日 23:27

今どきのお茶出しについてご教示下さい。

弊社は社員が約15人、その半数超が女性事務職で、残りの約半分が管理職・総合職が数人ずつ(男女)という構成です。
仕事の打合せは、先方に伺うこともありますが、お客様(発注元)が来社されることもあり(週1〜2日)、来客時には約2時間で約2回のお茶出しをします(会話量が多いです)。お茶出し業務は、お茶やコーヒーをカップに入れ、お盆で運んで出します。

事務社員は、業界的に新卒で入社する人は皆無で、全員が紹介予定派遣等→社員となった人達です。派遣社員時にはお茶出しはしませんので、全員が社員になってからお茶出しします。ここで、
1社長が業務内容(雑務)についてあやふやのまま半自動的に社員登用したこと、
2事務職の長がお茶出しを特定の人に指名していたこと、
から事務職員の中で不公平感があり、この度、お茶出し業務を見直すことになりました。しかし、事務員はお茶出しをやりたがらず、簡易化してパックやペットボトルの飲料を出すという提案がなされましたが、大切なお客様に全てペットボトル飲料等をお出しすることにやや抵抗があります(1/2回なら可?)。
また総合職女性からお茶出しをしてもよいとの提案がありましたが、総合職が打合せに出席することや、給与体系が異なるため、妥当でないと判断しています。

最近はお茶入れ機やコーヒ−マシーン等を利用している会社も多いと思いますが、ベンダーでおいしい飲料を飲んだことがなく、弊社のお客様にお出しして良いものか悩んでいます(客先で出される分には問題ないようです)。
一昔前ならお茶淹れは当然の事務職務かと思っておりましたが、昨今は違うようで。世間の会社がどのような対応をされているか是非知りたいと思います。
皆さまの会社のお茶出し業務(特に大切なお客様向け)について、ぜひお聞かせください。

ユーザーID:7666303932  


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タイトル 投稿者 更新時間
専門職ですが・・
とーと
2018年10月10日 11:20

一応、総合職(専門職)ですが。お茶出し大好きです。
喜んでさせていただきます。お茶のおいしい淹れ方を研究したいですし。
私なら、喜んでお茶出し⇒そのまま打ち合わせに参加、でOKです。
雇用形態なんてどうでもいいというか・・・
派遣の時もお茶出し業務は言われていませんでしたが、喜んでお茶出ししてました。

何か問題あるんですか?お茶出しってそんなに複雑な業務なんですかね?

ユーザーID:6893706820
何で淹れてるかは分かりませんが。
通りすがり
2018年10月10日 11:40

偉くはないし大切なお客様でもないでしょうが、
仕事でいろんな会社に行ってお茶をいただきます。
何で淹れてるか現場は見ませんが、スーパー銭湯のお茶淹れ機みたいな味のお茶が
出てくることはありません。

というか、来ていただいてる方と取引の話してるわけですよね。
自分の業務に関係ないようで給料や会社の存続に直結してます。

お茶一つで売上や取引が変わるかもしれないわけで…
夏なら冷たいペットボトルもあるかもしれないけど、
これからの季節…
大企業でもないなら、ちゃんとしたいい茶葉で
ちゃんとした器でおいしいお茶を淹れましょうよ。

わざわざ来ていただいてるお客様に
天気の話でもして「寒い中ありがとうございます」くらい言える
若いもんはいないのか?と相手は思うかもしれません。

ユーザーID:9978064100
自分のお客様は自分で
ワンダふる
2018年10月10日 12:13

ペットボトルのお茶で失礼と感じたことはないです。自分が会社に訪問して若い制服着た女性にお茶出されると内心「この会社まだ古い体質なんだろうな」と思います。
うちの会社は自分の担当のお客様には自分で対応しています。

ユーザーID:5963657802
長丁場ならペットボトル
独り事務
2018年10月11日 0:20

時間がかかる事が分かっている打ち合わせなら、
500mlのペットボトル飲料を1人1本配り、
お茶の差し替えの必要が無いようにしています。

お茶出しの手間の軽減にもなりますが、
最も大きな理由は、会議の進行を妨げないためです。
話が盛り上がっている最中に、
お茶の差し替え程度の事で、
会議の集中を乱す必要は無いと考えます。


当社に一般職/総合職の別はありませんが、
お茶出し自体は、基本的には私がやっています。
私が忙しい時は、他に事務はいないので、
営業でも技術でも、管理職でも代表でも、
誰でもお茶を出します。

さすがに代表がお茶を出す時は、
ペットボトル飲料を振る舞うだけですが。

ユーザーID:0938611203
依頼人が持参します
2018年10月11日 10:03

うちの場合は特殊な専門職が生業で、依頼人は自ら持参のため、お茶だししない。こちらがお願いする場合は上司が自ら入れます。

担当が自らお客様用の好みの飲み物、お茶請けを把握し、準備している場合もあります。
上司がいない場合は総務担当のベテランさんが対応し、簡単に新人にはお茶だしをさせません。

1回のお茶出しで数百万の品を無償でいただく場合もあります。

ユーザーID:2021074392
おいしいお茶を飲むために伺うのではない。
しずく
2018年10月11日 16:19

昔ながらの、タイトスカートの女性事務員さんが、茶托に乗せた蓋付きお茶碗でお茶を出してくれるところもありますが、配膳が終わるまで何となく会話も止まってしまうので、ペットボトルでも何でもパパッと終わるのがいいな。と個人的には思います。

以前伺った会社は、会議室に通されたあと応対する担当の男性が、来るときに紙コップのコーヒーを人数分持ってきてくれました。
手早くて簡素で良いなと思いました。

その会社で出されるお茶にこだわる年配の人って、まだいますもんね〜。
どうでもいいだろって思うんですが。

ユーザーID:6000096839
トピ主です。
都合のよいお局(トピ主)
2018年10月11日 22:41

皆さま、ご回答くださりありがとうございました。

色々な対応を拝見し、お茶出しについてもっと柔軟に考えてよいことが解りました。
ただ、弊社の業務の特殊性から、虎様程ではないのですが、お客様には世界有数の企業の部門長や、弁護士、著名な大学教授等が含まれることがあります。そのような場合でも、皆さまの会社ではペットボトルの飲料を出されますでしょうか?その点が最も気になりますし、ペットボトルとカップでの提供との分別も難しい場面がありそうで、要検討です。

また、弊社の別の悪い側面も気になるようになりました。
総合職女性達は、とーと様や通りすがり様のように、常日頃からお客さまに対する感謝の気持ちがあり、多分、お茶出し自体を仕事を上手く進めるためのツールにもしてしまえると思います。正直にいえば、総合職女性達は、何をやるにしても(たとえ事務業務でも)、事務職員よりも上手にこなしてしまうことが試すまでもなく目に見えます。かといって、総合職は2回目のお茶を出しづらいですし、彼女達になんでも任せてしまうのは、彼女達の絶対的な仕事量が多いために避けたいです。各職の構成人数から解るかもしれませんが、弊社では事務職員は割とゆったりと働いてもらっていますが、総合職は慢性的な人不足で、半数以上の人が激務状態(歩合制)であり、お茶出しであっても今より仕事を増やしたり更なる残業を強いるのは忍びない状況です。

一般職員には、どのような業務でもお客様のことを考えるように話しているものの、何かと実感が伴わないようです。
私は以前、都心の同業他社に勤めていましたが、このような派遣さんも一般職員も皆無でしたので、地域性の違いなのか、時代の違いなのか判断が付かず、指導がしづらいです。
総務担当のベテランさんですとお茶出しも任せられますが、近く退職されることもあり、今後を見据えて困っています。

ユーザーID:7666303932
わが社の場合
春子
2018年10月13日 12:18

うちの会社は大きいので普通の商談程度ならお茶だし専門の喫茶担当員が紙コップでドリンクを出します。種類もたくさんあります。
重要なお客さまの場合は絨毯引きのVIP 応接室にお通し、お茶は応対部署の秘書がお茶碗でお出しします。秘書は事前準備(先方秘書とのアポ確認、社内関係者の出欠確認、機密資料作成、人数に合わせた部屋セッティング、お出迎え)から関わるため、お茶だしもその一貫として自然に受け入れてるようです。

トピ主さんのところは、事務員さんたちがその来客の重要性を認識する環境になく、お茶だしが単に作業になってるので、他に仕事もいっぱいあるなか面倒だと感じてしまうのでしょう。
誰かを専任にして、お茶だしだけでなく顧客対応全般の采配(慶弔対応や季節贈答)を任せ他の事務員にない責任を与えて気持ち良くお茶だししてもらうか、
もう単純作業と割りきって、事務員全員で当番制にして平等に負担してもらうか、じゃないでしょうか。
あと個人的にはVIP にペットボトルや紙コップは無いと思います。

ユーザーID:5786537476
お茶出しを業務として定義する
独り事務
2018年10月13日 14:23

お茶出しを誰にさせるかから考えるのではなく、
お茶出しを業務として明確に定義してから、
誰が行う事が妥当かを検討してはいかがでしょうか。

例えば当社では、
お茶出しをそれほど重要な業務とは考えておりません。
実りある打ち合わせを行う事こそが重要であり、
お茶出しはその為の補助業務という位置づけです。
よって、美味しさよりも効率を重視します。

トピ主の会社でも同じ位置づけなら、
補助的な業務ですから一般職の仕事という事になるでしょう。

しかしトピ主の会社では、
お客様に美味しいお茶を提供する事を重視しています。
であれば、お茶出しは補助業務ではなく、メイン業務の一つです。
メイン業務であれば、総合職が行う事が妥当でしょう。
一般職は、補助業務を行う為の人員ですから。

なお、総合職と一般職の人数比は、採用や人事において調整するものです。
総合職と一般職は、給与体系からして異なりますので、
総合職と一般職との間で業務が行き来してはいけません。
そんな事をすれば、総合職と一般職との区分が、
意味の無いものになってしまいます。

お茶出しを誰が行うかは、
人数に余裕があるかどうかではなく、
業務そのものの重要性から判断する事だと考えます。

ユーザーID:0938611203
今はPETボトルです
チュン夫
2018年10月13日 17:10

昔はお客様に女性社員がお茶を出していました。

あるときから、手間を減らすために飲料メーカー製のガラスケース(冷蔵温蔵)を購入(借り物?)にPETボトルを入れて、複数ある会議室(応接室)の前に置いています。ボトルの補充は1日1回事務員が行います。

主に営業マンがそこから取り出してお客様に渡し、どの部署が何本使ったと記入します。
(お客様が飲料を飲んでしまったら、営業マンがすぐに部屋の外に出て、新しいボトルを持ってこれます)

社内会議でも必要なら、そのPET飲料を使うことが認められます。

当社は200人規模の小企業ですが、顧客の製品はテレビで宣伝したり、スーパーなどで普通に購入する物なので、日本人なら誰でも知っている大企業やその系列企業の顧客が多いです。

営業マンが訪問を繰り返し、来社も数回してもらい、数ヶ月かけて打ち合わせを行い、数千万〜1億の設備を購入してもらっています。

時々、大学教授や外国企業もいらっしゃいますが、同じような接客です。

ただし、営業活動としては夕食の接待や来社時のお土産は別途用意します。(お土産は各地営業の申請により本社の事務職が用意します)

社長の大切なお客様や、大切な取引先の場合はこちらが顧客側でも、その部署にて食事に招待して懇親会を行います。

ユーザーID:9426964701
大切なお客様には
2018年10月13日 18:52

>世界有数の企業の部門長や、弁護士、著名な大学教授等が含まれる
弊社では出前コーヒーをとります。配膳もお店の方がやってくれます。オフィス街の老舗喫茶店なので味もサービスも安心です。
二杯目のお茶は秘書課にお願いします。多忙な事務の片手間にちゃちゃと出す事務社員よりも、お茶煎れもマナーも専門の訓練をしている社員に任せたいです。

お茶だしに悩んだり揉めたりしているところをみると、トピ主さんの会社では秘書部門がないのですか?それならば尚更外注(出前)をおすすめします。そこまでお茶出しを重要視しているなら経費をかけることに反対されないはず。
二杯目は出前のコーヒーと一緒にお店でだすお水も持ってきて貰えば良いです。ポットからグラスに注ぐくらいなら打ち合わせ出席中の誰が行っても不自然ではありません。

ユーザーID:0328815732
担当を決める
暑いよ
2018年10月13日 19:06

担当を決めればいいのではないでしょうか。

事務員全員もちまわり。順番を決めて、目印を用意。業務終了時に、次の人に渡す。例えば、大きめの目立つじゃらじゃらのキーホルダーでもいいのです。朝来て、自分の机の上にこれがおいてあれば「あ、今日は私が当番なのね」とわかる。私の次は花子さんと決まっているので、帰り際に花子さんの机の上においていく。机の順にするといいですよ。隣から隣へ。

あるいは新人社員の仕事と決める。でも、入ってくる人が少ない会社だと、厳しいですね・・・。

私がいた会社はちょっと特殊な業界なので、会社の1階に打ち合わせスペース兼カフェがありました。でも経費削減で、カフェを出す自動販売機に変わりました(やや高級感がある自販機)。社員が好みの飲み物を相手に聞いて、自分でお金を入れて買います。のちほど経費として、月末にまとめて請求しました。

ただ、上の階にあがってきて、会議室みたいなところで応対するお客様もいました。そのときは、接客する人が自分でいれることもありましたし、「ちょっとお茶お願い」と他の人に頼むこともありました。手が空いている人が入れていました。

このトピを見て、事務職・総合職と、女性だけ分かれているのは身分制度みたいで良くないのかな・・・と思いました。私がいた会社はなかったので。男性も分かれていれば、また違うのかもしれません。

ただ個人的には、ひっきりなしに来客があるならともかく、お茶くらい、男でも女でも気持ち良く入れればいいじゃないの、とは思います。会議でペットボトルならわかりますが、ちょっとの来客に使い捨てばかり使って、本当にエコ意識が低いなあと思います。

ユーザーID:5173064140
ペットボトルの水
ハナ
2018年10月13日 23:54

役所に勤務しています。

姉妹都市からの賓客(外国人)、大学教授ならば、
ペットボトルのお水です。
何度か大学へ赴いてますが、たいていペットボトルの水をいただきます。
お茶は日本独自の文化ですし、水が一番無難です。

秘書課ではお茶を作って用意しますが、
首長への表敬訪問で、日本人のお客をもてなすときに提供してます。
挨拶だけで短い時間で帰る人がお茶、会議はペットボトルのお茶がスタンダードです。

個人的にはペットボトルの方が印象がいいです。
事務女性に提供させるのは、古い体質の残念な企業に見えます。

ユーザーID:1014746183
トピ主です。
都合のよいお局(トピ主)
2018年10月14日 0:02

引き続きご意見、ありがとうございます。

事務職の長(独り総務です)がお茶出しを特定の人に指名していた理由がわかりました。
弊社では、春子様のご指摘通り、まさに一般職の殆どが、

>事務員さんたちがその来客の重要性を認識する環境になく、お茶だしが単に作業になってるので、他に仕事もいっぱいあるなか面倒だと感じてしまう

という状態です。実は、お茶出しに限らず、他の書類送付等の業務でもみな同じ調子です。中でも「お茶出し」はランクの低い作業のようです。そのため、総務は、一般職の中で自分の意見を言える人には頼みづらく、文句を言われたくない(心の中で思われたくもない)ために、言うことを聞いてくれそうな人に頼んでいた、ということでした。薄々は予想していましたが。。。
また社長も雇用について疎く、意見を言える人に対しては「派遣時に契約に含まれないことをやらせるのはダメ」という意識が(なぜか)働くのに対し、弱い一部の人にのみ押し付けていることは見ぬふり、という都合のよいスタンスでした。情けないですが。。。
そしてお茶出しを頼まれない他の一般職員は、他人事なので見て見ぬふりで、今さらやりたくないというのが本音のようです。

独り事務様に整理して戴きクリアになりましたが、弊社の打ち合わせ時のお茶出しは、決してメインではありません(大切ですが)。
また、今でも、一般職の方が、VIPを含むお客様にカップでお茶出しすることが、非難されるべきことではないことも解りました。
さらに、弊社の社員は、打ち合わせで客先に伺うと、お茶碗茶、ベンダーの紙コップ茶、PETボトル茶等を戴くようですが、それぞれの利点をきちんと理解しており、その上で、総合職社員の全員が、弊社に足を運んでいただく大切なお客様に対しては、PETボトルや紙コップのお茶はNGと考えているようです。

ユーザーID:7666303932
トピ主です。
都合のよいお局(トピ主)
2018年10月14日 0:34

ただ、お茶碗でのお茶出しの担当については、やや考えさせられました。
社長や総務の長のスタンスは言語道断で、当初は、お茶出しくらい誰でも悩むことなくできるし、基本は一般職の全員で持ち回りするのがベストかと思っていました。

しかし弊社に就業する一般職員は、どうやら、企業でのお茶碗でのお茶出しを担当したり、教えてもらったことがなかったり、果ては、見たことさえない人の割合が高いようです。今後も人員入れ替えの度に同じような子が来るのであれば、気のない社員全員にお茶出しをいちいち教えることは、弊社のような小さな会社にとっては不効率とも考えられます。

当面は、一部の担当者に説明してお茶出しを業務として納得して担当してもらい、今後社員として採用する一般職には業務としてお茶出し等の雑務を含めること、そして採用時にきちんと説明すること等を、社長に提案するようにします。

以前の同業の勤務先では、事務は派遣さんが多く(法改正前だったため)、そのときの事務のトップが、事務職の採用には、新卒で入社した会社を重視して判断していました。そのことの真意が、今になって本当によく解るようになりました。

それでも今どきは、一般職の新入社員研修にお茶出しは含まれないのですね。時代を考えると当たり前なのですが、今回、始めて認識した次第です。そして、大企業でもない小人数企業では、総務と一般事務とを区切ることさえ結構大変なのですね。何気ないことかと思っていましたが、非常に勉強になりました。

ユーザーID:7666303932
良いお茶、飲みたいのかな…
まいまい
2018年10月14日 13:19

出される人はどう思ってるんですか?
接遇するこちらの担当者。
女性は出ているから、社長と総合職男性。

美味しいお茶がほしいと?

相手は分単位で動いている効率重視の人で
話が止まるお茶出しは怪訝な顔をされるから、
事前に飲み物は置いておきたいとか、

お茶にこだわる人だからちゃんとしたいとか、

良いお茶は飲み飽きていて、
某ペットのお茶が大好きだとか。

お客様を迎えるために考えるって、そういうことでは。

礼儀作法が嫌いな人を、礼儀作法が光る場所で
もてなしても不快感しか与えないでしょう。

相手の好みを把握しているのは彼らなのだから、
あなたが悶々とするより確実に方向性は
定まりますよね。

何から何まで合わせていると大変なので、
一定のラインは設けるとして、
週1回2回なら楽するところはして、
ちゃんとするところはして、
というのが可能かと思うのですが。

お茶出しが不可欠で
それが一般職でなくてはならないなら、
その時間はお茶出し第一優先でいいから
やってくれと言えば良いのでは。

淹れて、出して、茶葉捨てて、洗って、
二回目の時間気にして、また淹れて…。
地味に手が止まりますから。
それで「なんで仕上がってないの?
お茶なんかに時間とられてたわけ?」
なんて来られた日には本当に腹立たしい。

簡略化しましょうというのと
ちゃんと出しましょうの
振り幅が大きすぎる気がします。
しかもこちらの自己満足で。

お茶出しがツールとして成立するなら、
それこそ歩合に反映される人がすれば
いいんじゃないですかね…。
同じことしても一般職の給料は変わらない。
ダメなんですか?

ユーザーID:2121338244
小さな会社は大変ですね
通ります
2018年10月14日 20:20

大きな会社は、今はほとんどペットボトルです
事前に打ち合わせを行うメンバーがペットボトルと紙コップを参加人数分用意しておくだけです

打ち合わせ室が用意されていますので
誰でもそこを使用します


お茶入れはすでに過去の産物となっていますが
いまだに田舎や小さな会社では「良いお茶をいれないと、仕事がとれない」
状態なんですね

不思議なんですよ
その小さな会社より稼いでる会社は
ペットボトルを使い簡素化を図って
無駄な時間はかけないようにしている
一方で稼いでない会社は、お茶入れだとかつまらないものに時間をかける
しかも女性限定だったりとか完全に時代遅れなことを行っている
それにしても発注元がしょっちゅうやってくる時点でなんだか不思議ですね
普通は逆ですけどね・・・

ユーザーID:7741184221
お茶出しも大事な仕事携帯からの書き込み
peace
2018年10月15日 8:03

はじめまして。

お茶出しって、そんなに嫌ですか?
むしろ、率先してやる派です。
何でかと言えば、会議に出席する訳でもない私の事も、お客様が覚えてくださるから。
名刺交換を直でしなくとも、気持ちが伝わればそれ以上の効果を成しますよ。

給茶機の味はイマヒトツなのも分かりますが、気持ちを込めた「おもてなし」をしたら、「美味しいねぇ、ありがとう」と言っていただくこともありました。
職場のスペースの都合で、給茶機はお客様から丸見えだったから、お客様も手入れでない事はわかってます。
「大事なお客様に」は、会社にお中元やお歳暮で頂いたコーヒーや紅茶をいれてお出ししてました。

また、不平等感が否めないなら、当番制にしたらどうですか?
総合職の方も拒まないと言ってくださったなら、手が足りない時はお願いしても良いですか?と頼んでおけば、皆が協力的という形になるんではないかな?って思います。

ユーザーID:3450182298
秘書さんが出しています
けるん
2018年10月15日 21:56

大事なお客様って、、、相手の会社の社長さんとかでしょうか?その場合は、こちらも社長が対応しますので、社長秘書が出します。部長なら部長の秘書さんです。営業なら、グループ秘書がいます。他の部署は自分のお客様には自分で出します。どうしても自分で出せないときは、同じ部署の人にお願いすることもなくはないですが、それは助け合いで、次は自分が相手のお客様に出すとかで、貸し借りはなしです。基本は自分でやります。

仕事の打ち合わせ程度なら、マシーンです。発注元が大切なお客様とか、大げさ過ぎませんか?それなら、こちらから出向いて、接待はあるでしょうが、打ち合わせでマシーンだからといって、何も変わらないですよ。打ち合わせにくるのは、実務レベルの人なので、そんなに偉い人は通常いないです。わざわざ、陶器の茶碗を出されたら、暇で時代錯誤の会社だなって好感度下がると思います。それより料金引き下げしてもらいたいでしょう。無駄なところに経費と人件費使っているよりお客様に還元したらどうでしょうか。

ユーザーID:3460833888
こういう方法もあります
yuki
2018年10月16日 23:01

以前都内のとある会社に訪問した時にコーヒーをいただきました。

ビル内の喫茶店の出前でした。きちんとしたカップとソーサーで来ましたよ。飲み終わったら洗わずにそのまま返すのでしょう。

東京は人件費も高いし、社員にお茶や飲み物は出させないんだなとその時思いました。

一度目はそのようにして、二度目は給茶機や季節によってはペットボトルと紙コップでもいいと思います。

一番いいのは、一般事務さんもきちんと選んでそれなりの給料を出して教育することです。とはいえ、一度に全部は入れ替えられないので難しいですよね。

ユーザーID:2480003746
 
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