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発言小町

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システムの運用と維持

参ったなぁ
2018年11月9日 17:05

 トピをお開き頂き、ありがとうございます。
 とある大学で技術職員をしているものです。
 半分愚痴になってしまいますが、ご容赦ください。
 本学では少量多品種の化学物質を数百以上の様々な研究室が使用しており、化学物質の種類・所持量・保管場所などをシステムで一元管理しております。
 このシステムの運用と維持には、実際に化学物質を使用される現場で随時情報の入力が必要になります。
 この入力を先生や学生さんにやって頂いているのですが、、やはり本来の研究活動に乗っかってくる面倒事ですので、マメに更新してくれるところは全体の2割に留まります。。
 入力自体、職員がサポートすれば良いのですが、問題は私と同じ部署(安全衛生関連)のこのシステム担当者がとてもヤル気の無い方で困っております。年一で行政への報告にも利用するシステムなので、可能な限り正確な情報が入っていることが大事なのですが、現状を打開するためのサポートをもう何年もしていないようです。
 私が手伝おうにも、基本、縦割り担当の文化なので、直接手伝えない状態です。担当外だから気にしなくていいのではとの見方もできると思いますが、あまりに杜撰なままだと回りまわって、大学全体で困ったことになりそうで心配です。
 同様な管理システムの運用に、皆さんならどう対処されてますか?あるいは、されますか?
 ご一読頂き、ありがとうございました。ご意見頂けると幸いです。

ユーザーID:3694293757  


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タイトル 投稿者 更新時間
システムは目的ではなくて手段
のとてす
2018年11月9日 22:16

システム運用(使いたい時にシステムが稼働して
るように維持する)ではなくて、日々のデータ更新
の方の運用と維持の話なのかと思います。

もともとそのシステムを稼働させている目的は
何なのでしょうか。そしてシステム導入前より
その目的は達成できているのでしょうか。

説明を読んだ限りでは、図書館の本は誰でも持ち出して
よいけれど自発的に貸し出し記録の入力をしなければ
ならない、のようなシステムだと解釈しました。
ちなみにシステム導入前は貸し出し記録はつけずに
持ち出せたものと想定します。

トピックから読み取れるシステム導入の目的は
「年一で行政への報告にも利用する」のようですが、
実際に毎日使用するユーザーの利便はユーザーに
かける手間を上回っているのでしょうか。
ユーザーにはリターンがないから誰も(2割しか)
使わないだけのように思いますが…。

昭和の終わり頃からなんでもシステム化が進みましたが、
進化しすぎて陳腐化しているように思い、
「休暇中はメールを使用しない」などのルールで
対策しなければならない時代になりました。

もし「年一行政に報告する」ことが目的であれば、
毎日毎日の利用でみんなの手間を取るのではなく、
(システムなんてない過去にもみんな化学物質を
 利用できていたのですから)
毎年1回棚卸で数字を出すという原始的な方法もあるでしょう。

もしくはどうしてもシステムを使わなくてはならないなら、
巨額の投資になるとは思いますが
それぞれの化学物質(?)にGPSをつけて場所がわかるように
するとか、貸し出し手続をしないと持ち出せないように
するとかがあると思います(人件費がかかるけれど
ISO等「しなければならない」が先であれば)

「一方ロシアは鉛筆を使った」ではないですが、
ここまできてあらためてシステムが本当に必要なのかを
考える必要があるのでは。

ユーザーID:9357579964
上司に
tete
2018年11月10日 11:54

確かに、危険な薬品が持ち出されて事件となれば
杜撰な管理体制が糾弾されそうですし、リスクと考えられますね


縦割り担当の文化なのですね
まぁ、それは指揮命令系統の種類でしかありませんから
それ自体は別に悪い事ではありません、そのルールに従って行動すればよい

とすると、その管理の杜撰さを改善するよう指示を出すべきは上司
上司から指示が出るよう仕向けるのがよい
でも、トピ主が告げ口したせいで面倒な仕事が増えたと逆恨みされるのも嫌でしょうし
なるべくソフトに、気になっている事があるんですがと上司に相談できるとよいですね

上司が別に改善する必要なし、と判断するならそれまで
トピ主には分を超える判断なので基本的には従うほかないでしょう


研究室により、使用する薬品の種類や量、使い方はまちまちだと思います
入力タイミングや運用の仕方はケースバイケースになってしまうでしょう
その都度入力をしない研究室もあるのでしょうが
ただ怠けてやらないわけではないと思います
その研究室の薬品の使用のしかたとシステムが合っていないので
運用しにくいというのもあるんじゃないでしょうか

毎日担当が各研究室を回って、きちんとシステムが運用されているかチェックすべきなのか
それとも週一でいいのか、月一でいいのか、3カ月に1回でいいのか
なかなか判断は難しいと思うので
必ずしもトピ主が思っている方法がベストとも限らないかもしれませんね
大変だとは思いますが頑張って下さい

ユーザーID:9737304831
担当者はその人なんだろうか。
弥生
2018年11月11日 2:59

あなたは何担当なんですか?
安全衛生の何かはしているなら、
担当外ではないのかもしれない。
まずそこからです。

手段と目的と担当者が
ごちゃごちゃになっている気がします。
整理しませんか?

管理や報告に必要だから、
物質の動きの情報を集約するのが目的。

手段としてシステムがある。

情報が足りないというのが打破すべき問題で、
必要情報収集にシステムの使用が不可欠なんだったら、
システムに情報を入れないと
物質が出せない仕組みにする
しかないと思います。

事情が分からない人の
入力サポートなんて不要です。
こう入れてと伝える手数が増えるだけだし、
正しく反映するという根本目的が果たせない。

ここで研究するにはすべきことをしろ
という中に組み入れる。
面倒なら結構。ここで研究はさせない。
それだけの話です。

そこで打破に動くためには
誰が何をすべきなのかを考えてみます。

物質管理のためのシステムに関与する担当というのを
厳密にとらえると、
目的の 物質情報の管理担当 と、
手段の システムの管理担当 に分かれるでしょう。
システムの管理担当は更に、
システムを動作させる担当と
適切な運用をさせる担当に分かれますね。
全部同じ人なのかもしれませんが。

問題視されているシステム担当というのは
そのシステムの何をする人なんです?
動作させる担当なら、
その人に期待する話ではない気がする。
システムが動いているなら、仕事果たしてますよね。
使われていないだけで。

動くべきは
物質情報の管理担当と
システムを運用させる担当かと。

その人たちが
管理庫の番をするなり、
マニュアル作るなり、巡回して啓発するなり、
システム作り替えの提案するなり…。

誰ですか?

あなたではなく、
組織として縦割りなら
上に相談しかないでしょう。

ユーザーID:2692070556
何だろう?
けちゃっぷ
2018年11月11日 10:56

 お金を掛けても良いなら購入時にコードでもつけて、使用時にはそれを通さないと使用できないようにするとか。

 何か一連の作業の中で知らずに管理できるシステムなら良いでしょうが。環境や人体に害を及ぼすモノに絞るとか。

ユーザーID:0205163323
本末転倒にならないよう
アラカン
2018年11月12日 15:29

お疲れ様です。
研究室付の事務職員をしています。

>化学物質の種類・所持量・保管場所などをシステムで一元管理しております。



>マメに更新してくれるところは全体の2割に留まります

まぁそうでしょうね。

で本来の目的は毒劇物などの在庫管理ですよね。
で、その在庫管理の目的はなんかあった時のつまり盗難など事件があった時に問題にならないためですよね。
嫌な言い方ですが、誰かが持ち出して毒を盛ったとか。横流ししたとか。

だとするとシステムに入力して一元管理しなければならない目的は?
いざという時に実際の在庫との違いが一目瞭然となるから??

実際のところそれは建前ですよね。

実際の管理としてはきちんと鍵のかかる場所に保管してあること
使う人は必ず使用した履歴を残すことです。
だとすると必ずしもそれはシステムにこだわる必要はないわけです。
実際現場で実験をしながら数ミリ単位のものを入力していくのは非常に煩雑です

それより帳簿などに購入時にきちんと納品日を記載すること。実験をした日をきちんと記載すること
そのうえで定期的にその情報を中央に集めるということです

うちはそうなっています。
つまり現場では購入日(納品書で後でも確認できる)
その研究室毎(保管場所ごと)に使った毒劇物の日付を記載する
これだは必ず守ってもらう(実験の記録で後からでも確認できる)

で、中央事務から定期的に使用の状況をエクセルシートが送られてきて入力する。
前回の在庫と現状の在庫がつながればいいわけです。

最終的な一元化は中央事務で取りまとめています。

ちなみに帳簿と保管状況は定期的に監査があります。

学生、研究者、現場の技官それぞれにすべて任せて一元化しようとするといつまでたっても無理ではないかと思います。
システム担当者でどうこうできる話ではないと思いますよ。

ユーザーID:9219327509
監査ないんだったら
MFT
2018年11月12日 19:17

いまのまま、適当に運用してたらいい。
行政側は報告を受ける事が目的のはずだから。

つまり、無駄な事に気をつかわない!って事

ユーザーID:4278267418
システムは手段であって問題は運用
アラカン
2018年11月15日 11:41

入力しないと使えない様にすればいいという意見もあるようですが、保管庫に戻せば自動で測ってくれて自動で記録してくれるなんてハード、ソフトが出来るのであればいいですが、ただでさえ少ない研究費をそんなことに費やすことはできないでしょうし、研究のための実験であり、そのための試薬を使うのに、研究目的でない記録の入力がおざなりになるというのは現場としては至極当然だと思います。

それが出来ないなら研究させないというのも、じゃあ何のための研究施設かということになります。報告提出義務を課すお役所だってそれを望んでいるわけではないでしょう。
先にも言った通り、何もなければたいして必要があるわけでなはいデータです。

あくまで何かあった時にすぐに保管状況をチェックできる。きちんと管理されていたという事実報告が出来る状況を作っておくと為のものでしかありません。

今まで特に2割の運用で問題にならなかったという事は、とりたてたトラブルが無かったというだけの事です。データがいい加減でもちゃんと運用システムは導入しているよと言うことです。

帳簿なんていう時代錯誤のものではなく最初の管理の時点からシステムで運用したいという気持ちはわかりますが、そのためには最初に書いたようなハード面から準備しなければならないという事です。

本当に何とかしたいと思うなら、まず研究室の現場を見て、話を聞いてどうしたらきちんと報告してもらえるのかという事を一から考え直すということです。

まぁ多分誰もその報告自体それほど重要でないと思っているから現状なんでしょう。実際になにか事件がおこるか中央から監査でも入って正式な指導でも受けない限り本気になる人はいないということです。担当者もそのあたりがわかっているからほったらかしということです。

ユーザーID:9219327509
 


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