町内会役員への連絡方法

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旅行・国内外の地域情報

さとみ

私は今年の1月から地元自治会の班長になりました。

仕事がら月末月初は帰宅が遅くなるため、この時期に打ち合わせがあるとなかなか参加できず、後で議事録などが回ってくるのですが、1ヶ月後くらいになってようやくという状態です。

小町の皆さんの中にも自治会の役員などをされている方がいると思いますが、
回覧版や議事録などを早く回す方法を実践していらっしゃる方がおられましたら、
その方法を教えていただけないでしょうか。

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  • どれくらい

    トピ主さんの周りではどれくらい普及しているか
    わかりませんが、PCでメールで送るとか
    WEBを作ってパスワードをかけておくとかは
    どうでしょうか?
    PCが普及していなければ、回覧を2つに分けるとか
    インターフォンで回覧置いておきますと一言言えば
    すぐに回ると思います。
    うちの実家ではそうしてました。
    訃報回覧はインターフォンを鳴らし、ポストに入れた旨を
    伝えます。居なかった場合はその次の人に回します。
    そうすれば早く回ると思います。

    もそもそ回覧に期限書いてますか?

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  • 普通ですが

    表紙に日付と捺印をしてもらう欄を付けて回すだけで早くなると思います。

    緊急の回覧は2分割して回しています。

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  • わが地元では、

    回覧の表紙に期限を書いておき、見た人がいつ見たか日付を書いて貰う欄があります。

    それだけでも結構早く廻るようになったみたい。

    回す人が期限付きと期限無しと二つに分けて回すようにしてくれています。
    また、例えば40戸分の回覧ならば、2部を20戸ずつ同時に回して早く戻ってくるというように、工夫してくれてます。

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  • 回した日を書く

    見たという〇だけでなく それぞれが回した日にちを書くようにすると信じられない位早く回ります。

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  • ○日までに

    私は社宅で自治会費の集金などを担当しているのですが、いつも締切の半月近く平気で遅れる班がありました。

    こちらもその会費を持って振込みなどしなくてはいけないですし、小さい子供もいるので本当に毎月イライラしてました。

    それである時赤字で「○日までにお願いします」と書いたら、びっくりするほどちゃんと揃うようになりました。

    回覧板とは少し違うかもしれませんが、そういう感じで締切を作ってみられてはどうでしょうか。

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  • WEBを作るって?

    さとみです。
    皆さん色々と教えていただきありがとうございました。
    最終の回覧期限や確認日付を記入する欄を作るのがいいみたいですね。
    早速やってみます。

    ぶちゆーさんに質問があるのですが、
    『PCでメールで送るとかWEBを作ってパスワードをかけておく』
    というのは、自治会の各世帯のメールアドレスを集めておいて
    メールの添付にして一斉に送信するという方法でしょうか?
    また、自治会専用のホームページをパソコンの得意な人に頼んで作ってもらい、
    自治会の各世帯の人はパスワードを入力すれば見られるようにする
    ということでしょうか?

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  • 町内会用の掲示板サイト

    うちの町内会でも同じような問題が出て、誰もホームページを作れる人がいなかった為、
    〔町内会コムネット〕というところと契約しました。

    頼んで作ってもらうよりこちらの方が契約してすぐに使えるの便利です。
    1か月2000円で安いし、結構好評です。

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  • 町内会コムネットって?

    としさん紹介ありがとうございます。

    町内会コムネットというところとはどうやって契約したのですか?
    としさんが契約したのでしょうか?
    一ヶ月2000円は安いと書かれていましたが、ものすごく高くないですか?

    町内会コムネットというところ以外にも、同じようなサービスをやっているところをご存知であれば、
    教えていただけないでしょうか?

    質問ばかりですいません。よろしくお願いします。

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  • 横気味ですが

    パソコンを使っての連絡はやめたほうがいいような気がするのですが。

    パソコン持っててもいつ壊れるか分からないです。
    持っててもネットに接続して見る時間があるとは限りません。


    やっぱり期日とサインで回す方のが一番確実だと思います。

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  • 安いと思います

    1ヶ月で2000円は高くないかということですが、1町内会で2000円なので、
    1世帯あたりに割り算するととても安いです。
    うちの町内会は100世帯ちょっとあるので、1世帯あたり20円もかかりません。

    【町内会コムネット】は子供会役員の人がネットで見つけてきて契約したと聞いています。
    【町内会コムネット】というところ以外にも同じようなサービスをやっているところは
    あったそうですが、他と比較するとかなり安かったのでここにしたそうです。

    各戸には簡単な使い方を書いた説明書が回覧されました。
    詳しくはサイトに使い方が書かれています。よかったら参考にして下さい。

    http://aoacomnet.jp/chonaikai/

    ユーザーID:

  • [マンションコムネット]がトピックスに出てた

    マンションコムネットって聞いたことある。
    この前、新聞記者向けのトピックスに出てた。
    コムネットっていう名前が珍しいので調べてみたら、町内会コムネットは姉妹サイトだった。
    新聞記者が取り上げるくらいだから、おかしな会社ではないと思うし、それなりに利用されているサイトじゃないの?
    無料のお試し期間もあるようだし、しばらく使ってみたらどうかな。

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