庶務経験の方回覧方法について

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キャリア・職場

しろくま

私の職場では私と、A子さんの2名が派遣事務をしています。最近A子さんに細かい事を注意されます。本当に些細ですが、A子さんは経理伝票を回覧する際、添付書類を種類毎に向きを変えています。私は種類毎にまとめ、単純に重ねています。するとA子さんに「細かい事だけど、回覧する時は見やすくした方がいいです」と言われ「見ている人に言われたの?」と聞き返すと「そうじゃないけど・・・」と言われました。回覧物を種類毎に向きを変えるのは常識なのでしょうか?

先日A子さんが1週間海外旅行で休んでいる時に、男性社員に沢山の仕事を依頼され「こういう日を待っていた」「A子さんがいない日が定期的に欲しい」「彼女は数字に弱い」等言われました。管理職からは、私がA子さんの代わりに(一人でも)働く気があるのか確認されました。A子さんは事務処理間違いがよくあり、男性社員から信頼がなくなってきている様です。
ただ、私は上手くやっていきたいと思っていて、自分流を通そうとする彼女とストレスを溜めずに上手くやっていきたいです。良い方法があれば教えてください。

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  • たしかに

    たしかにA子さんは細かい割りに他の社員のニーズにはこたえられていないのかもしれません。

    でもね、A子さんの出した案(書類を見やすくそろえる)単純に業務の上から見て、たしかにそのとおりだと思いますか?それとも手間の割に効果のない、ダメな案だと思いますか?もし手間が多少で済むなら、いい案として取り入れましょう。見る人から言われなくても、自分でこうしたほうがいいなと思ったら実践すべきです。そんなことしなくてもいいかもしれませんが、した方がよりいいなら、しましょう。

    トピ主さんはA子さんのことを見下しているから、自分のやり方にケチをつけられてかちんと来ちゃうかもしれませんが、A子さんの案が全部ダメなのか、それとも中にはいい案があるのか、冷静に考えて、いいものは取り入れ、ダメなものは、「こうしたほうがもっといい」などと提案するのが社会人の付き合い方だと思いますよ。ビジネスライクにね。

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  • 確かに・・・

    向きを揃えてくれていたほうが見易いです。
    ご自分はいかがですか?

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  • 直接の答えではないですが

    もう上司の方はAさんを外すつもりをしておられると思います。それはそうとして、

    どちらにも決定権のない、同じ立場同士の従業員が仕事の方法で意見が合わず、ストレスがたまる場面はよくありますね。。

    A子さんの方法で仕事をするように上司が定めているのであれば、雇われているわけだからストレスではありますがその通りにすればよいのです。しかしA子さんが定めたか、以前からの習慣なのであれば、上司にもっと良い方法があるとして方法の変更を具申すればよいのですが、A子さんと気まずくなるでしょうから、男性社員の方に、A子さんに願い出てもらえばいかがでしょうか。

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  • 危険な兆候かも

    周り(管理職、男性社員)の様子を見ると、庶務業務の派遣を一人減らそうとしているようですね。
    2人は多いと総務に言われているのかもしれません。

    そうなると、せっかくA子さんともっとうまくやりたいなとお思いになっても、近いうちに彼女はいなくなってしまうかもしれません。

    それより、あなたの仕事が(給料据え置きのまま)増加する可能性もあります。
    A子さんのことはともかく、周囲や状況に多少注意を払った方がよいかと思います。

    また、書類の回覧方法についてとありましたが、会社や部署によってお作法は異なるでしょうから、絶対正解の答えは存在しないでしょう。あなたが特に不満に感じないのであれば、適当に相手の主張に合わせることで十分かと思います。

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  • 見やすく束ねるのは一般的

    回覧物を見やすいように整理して束ねるのは、見る側の立場になって配慮している「親切な行為」で、庶務担当として一般的なことですよ。

    それとA子さんが数字に弱く、自分流を押し通しがちで、職場の信頼が薄いこととは別だと思います。

    もちろん、回覧物が角度はバラバラだけどA4サイズにはきっちりおさまっている、という回覧方法でも、不親切ですが、それが職場で誰も違和感を感じないならどうしてもダメなことでもないかと思います。その程度のことです。

    職場にはいろんな人がいますが、回覧物の件に関してはトピ主さんがA子さんに合わせてあげたらいいことだと思います。その他のことでおかしい、と思うことを押し付けられたら、聞き忘れた振りをするとか、上位者に指示を仰ぐなどすればいいと思います。

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  • きまりは無い・・かな?

    過去に、庶務を8年していました。

    まず回覧ですが、複数の書類があるときは
    種類ごとに付箋で見出しをつけて、めくらなくても
    各タイトルがわかるようにして回覧しました。
    向きはそろえて。
    また、比較的大事な内容の回覧と、軽めの内容の回覧は
    一緒くたにはしませんでした。
    これは先輩におそわったわけではなく「そんな回覧
    見てない」という苦情をうけ、じぶんなりに工夫を
    してみたもので、特に決まったやり方でなないです。

    Aさんの今後については・・トピ主さんが心配しなくても、
    まわりで自然に動いていくと思います。
    逆に言えば、派遣のトピ主さんには発言権はあまり
    あるとは思えません。
    ただ、現在の状況をトピ主さんからAさんには伝えないほうが
    良いと思います。
    辺に逆恨みされてもね・・(考えすぎ?)
    何も知らないふりで適当にあわせておきましょう。

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  • わりと常識かな?

    回覧の添付書類についてですが、向きを変える
    というのはわりと常識かもしれません。
    私も入社当時、向きは気にしないで回覧していたら、
    上司から「見易いように向きを揃えた方がいい」
    と注意された経験があります。
    でもその職場によってやり方は違うだろうし、
    一概には言えないと思うけど。
    Aさんは周りの方からウケが悪いようですね。。
    うまく辞めてくれれば助かるけど、辞めない場合は
    なんとか表面上はうまくつきあっていくしかないです
    ですね〜ストレス溜まりますけど。派遣なんだし、
    我慢できなくなったら、次行きましょう!

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  • 横になりますが

    トピ主さんがわざわざこのトピを立ててお聞きになりたいことは、「回覧方法」についてなのですよね?でしたら後半の、『A子さんは男性社員からの信頼の無いダメ社員だ』という内容は、回覧方法の良し悪しを判じる上で特に必要と思われる事柄でもないのでは。信頼の無い人のやることは全て非常識で不要なことなのですか?違いますよね。ただ悪口を言いたいだけのために回覧方法を持ち出したに過ぎないのではないですか?読んでいて、他人事ながら大変不快な思いがしました。

    また、人に言われていないから何も気遣い・工夫しなくても良いということにはなりません。常識云々ではなく、より良い方法を試みていく姿勢が大事だと思います。その点ではA子さんの姿勢の方が評価できるのではないでしょうか。もっと向上心をもってはいかが?

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  • 他の人はどうしてるかな?

     個人的には、全部向きを揃えて回しています。
    経理課のほかの方はどうしているか、見てみて、向きをいちいち変えてないようでしたら「不要な心遣い」なのだと思いますよ。「これはいいアイディアだね!」ということであれば、他の方もA子さんの案を採用して同じようにしている筈です。

     余談ですが、どうでもいい細かい事をすごーく気にする割りに、大局に目が行っていない人っていますよね。
    そんなことはどうでもいいからっ!と何度声を大きくしそうになったことか・・・。 

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  • 見やすいといえば見やすい

    あの・・・、トピ主さんは回覧方法について聞きたいのですよね。A子さんが仕事ができるかどうかではないですよね。後半部分、質問と全く関係ないと思えたので。

    回覧物を見る立場としてですが、私はたぶんどちらでもそんなに気にしません。揃えてあったら見やすくて嬉しいかも。でもそのために書類がタテヨコバラバラになるようなら揃えてくれなくていいです。

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  • 見やすいようで見やすくない。

    A子さんの回覧文書って、向きが縦だったり横だったりを一緒に止めてあるんでしょ。
    まず、持ちにくい、めくりにくい、ファイリングのとき折ったりしなくてはならなくて、よけいな時間がかかる。
    あんまりいい方法とは思えませんが。

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  • 元庶務係ですが...(その1)

    読んでいて、正直A子さんが気の毒になりました。

    かなり、ストレスをためていらっしゃるのではないでしょうか。
    仕事には、誰に言われたからでなく、気配りをするのが当然だと思います。ここでは、A子さんのように書類を種類ごとにそろえて見やすくすることです。「自分流」ではなく「気配り」です。

    トピ主さんのように、単純に重ねるだけと、見落としたりする恐れがあるでしょう。 
    仕事を円滑に、ミスなく進めるために、気配りをするのがどうしていけないのでしょう。A子さんはトピ主さんにちゃんと「細かい事だけど...」と話し合おうとしてますよね。でも、「見ている人に言われたの?」というトピ主さんの答え。
    もう、この言葉を聞いただけで、私だったら話してもムダだなと思ってしまいます。トピ主さんの仕事の基準は「人に言われたか、言われないか」なのですか?言われてからやるようではだめでしょう。

    私は庶務係を長年やっていましたが、当然のように回覧文書は付せんをつけたり、向きをかえたり工夫していましたよ。誰にいわれたからではありません。

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  • 元庶務係ですが...(その2)

    それに、許せないのはA子さんがいない間に悪口をいう「男性社員」。こういう卑怯な人の評価などあてになりません。トピ主さんがいない時は、トピ主さんの悪口を言っているのではないですか。
    「管理職からは、私がA子さんの代わりに(一人でも)働く気があるのか確認されました。」とありますが、これは、別にA子さんが仕事ができない、信頼されていないという証明にはならないと思います。
    A子さんは、もっと待遇の良い職場を見つけられたのかもしれません。
    トピ主さんは周りから評価を受けていて、A子さんより優位で正しい(ハズ)なのに、些細な事で注意を受けてしまった事にプライドを傷つけられてそれがストレスなのですか。
    「彼女とストレスを溜めずに上手くやっていきたいです。」とありますが、トピ主さんのストレスは、トピ主さんの内面に原因があると思いますよ。
    A子さんのことを気にする労力を、
    どうか仕事をよくするために使ってください。

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  • 向きについて

    一般事務を12年した者ですが、
    回覧の向きや伝票の冊子を作る時の向きなどは、
    見る時に同じ向きに揃っていた方が見やすいと思います。

    また伝票の冊子は後から確認する時に見やすいように
    必ず向きを揃えて綴じます。

    私が入社する以前からそのようにしてあって、
    例えば『どうしてこんな面倒なことをするのかな?』と
    思っていることでも、
    後々『こういうことだったのか』と納得することがありました。

    A子さんは、そういう細かい事には気が付く方なんでしょう。
    他の業務は、あまり芳しくないようですが
    A子さんのプライドを刺激しないように、距離を置いて
    お付き合いしたら良いと思います。

    昔、仕事も出来ない上に性格にも問題のある人と衝突をしたことがありますが、
    今思えば、もっと大人になって、適当にやれば良かったと思いました。

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  • 常識かどうかは

    そっちのほうが見やすいから親切だと思います。
    自分流を押し通そうとしてるのはトピ主さんも一緒かと。

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  • 常識だと思うけど。

    普通にやってました、新人の頃から。トピ主様はそう思いませんか?それに揃えるのなんてたいして時間かかる作業じゃないですから、揃えても揃えなくても一緒なら、揃えてあげたほうがいいんじゃないですか(私は毎日相当膨大な書類の整理などありますが、それでもそんなに時間かからないんですけどね)?

    庶務のお仕事ってそういう女の子ならではの気配りが大事な仕事だと思うのですけど。私にはトピ主さまのほうが意地悪なおつぼねにみえました。だってせっかくの意見に「回覧する人からそういわれたの?」だなんて・・・。いわれたからそうする、では遅くないですか?いわれなかったらやらなくていい、っスタンスでは困ると思うのですが。

    それに庶務の書類回覧のこととA子さんが周囲から嫌われてることは別次元じゃないかなあと思うんですけど・・・。もうちょっと素直な気持ちで仕事されたらきっと楽しいと思いますよ!

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  • 常識ではありません

    法的に保存義務があるなどの理由で、やむなく機械的に作成しているが、誰も真面目に見ず、回覧が終わったら速攻書庫行きで、まず省みられない、割と邪魔臭い書類なら、見易さより、回覧物を作成し、回覧後綴り込むスピード、回覧中の「物」としての安定感が重要です。向きを一枚一枚そろえるだけで厚みはガタガタ、時間もかかり、何もかも台無しです。

    A子さんは、回覧物はじっくり回覧されると解釈して作っているのでしょうね。
    でも、その会社の正解かは、不明です。

    書類の向きは、一般的な回答のある件と思わず、すぐ前任者の過去件を確認するか、上司か近い正社員に確認して、A子さんと共に方法を統一したらいかがですか。前例、社則、上司、そして回覧する人々に決めてもらえば、契約社員二人ともストレスはありませんし、ほかの社員からも苦情は出ません。

    というか、同じ仕事をする担当者二人が、違う形式で回覧物を作成し続けている状態が、回覧者にとってはストレスフルですよ…担当一人にしたら形式統一されるし人件費浮いて一石二鳥、とか、思われもしますって…

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  • ゆゆさんに同感

    再レスです。
    ゆゆさんのおっしゃることにまさに同感です。

    A子さんのいないところでA子さんの悪口を言う男性社員は、トピ主さんのいないところでおそらくトピ主さんの悪口を言っていると思っていいでしょう。人の悪口を公然と言う人ってそんなもんですよ。

    また、A子さんに指摘されたときに、トピ主さんが即「反論」してしまったことは、ちょっと非協調的だったかと見受けます。

    回覧の件はA子さんに1票ですが、一方で、職場にはやたら気が利いてしまう人っているものです。私は自分がどっちかというと大雑把な方なので、そういう人にいちいち合わせるのは正直なところ面倒で、その意味で、トピ主さんのお気持ちも理解できます。

    でも、反論してまで自分の意見を述べて対立を招くのでなく、適当に合わせながらも、やはり職場においては自分も気が利く人になれるよう、謙虚に相手に学ぶ気持ちも大切です。
    ほどほどにうまくやっていかれたらいいと思います。

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  • 私のいた部署では

    単純に回覧の方法についてのみレスします。

    派遣社員として庶務の業務を1年ほど経験したことがあります。
    私のいた部署では回覧のヘッドシートを作り、表題を記入して
    回覧資料の1番上に添付していました。
    ヘッドシートには職員の名前が記入されていて、
    回覧をチェックした人はそこに押印したり、レ点チェックをしたりしてました。
    ヘッドシートの下部に「回覧終了後は○○(発信者)に
    戻してください」としていました。
    結果、ほぼ回覧で連絡は行き届いていた様です。

    複数の回覧を回す際は、ヘッドシートの余白に赤ペンで
    「今回の回覧は〇件です」とか「重要」などと書いて回していました。
    資料をそろえるか否かですが、ほとんどの資料はA4版ですが
    たまに大きさが揃わない資料もあるので、そういったものは
    臨機応変に折ったりして対応してました。

    このような感じではいかがでしょうか?

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  • そういう意味なの?

    書類のまとめ方、トピ主さんの書いたのって皆さんの解釈と違いません?

    例えば、A・B・Cの3種類の書類(全てA4サイズ)があったとして、A子さんはAを縦に置いたら、Aと混ざらないようにBは横に、同じ理由でCは縦に、と重ねていくっていう意味なんじゃないんですか。
    対して、トピ主さんはABCとも縦に揃える。
    もし、そうなら一長一短で、書類によって向き不向きが出るなと思ったんですが。

    私の読み方が違うのかしら。
    でも、ちゃんと伝わってなくてトピ主さんのやり方が悪いみたいな意見が続くと、トピ主さんが事務に関して自信をなくしちゃうかな、と思いまして。

    ちょっと横気味でしたかしら。
    お気に障ったらごめんなさい。

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