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仕事でミスを防ぐ方法を伝授してください!

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キャリア・職場

ちゃこ

題名どおりです。

出版社で制作の仕事をしていますが、ちょっとした入力ミスを最近連発しています。
特に仕事が忙しいので雑になりがちといった状況ではないのですが、なぜかミス連発。
ちゃんと見ているつもりなんだけどなあ。とぼやきながら制作物を直しています。
DTP・Web制作などをしているみなさん、また契約書など書類を作成しているみなさん、どうやってミスを防いでいますか?

今後の仕事の参考にさせていただければと思います。
大抵の仕事に関係しているとは思いますが、適性の問題もあるのかなあとちょっと落ち込み気味です。

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  • ちゃんと見ているんだけどなあ・・・って。

    ミスを指摘されたとき、心臓バクバクしませんでしたか?しまったと思ったとき、自己嫌悪に落ちてショック受けませんでしたか?どんなミスをしたのか、また同じミスを繰り返したのか?一度、ヒヤッとした経験って悪いけれども、もっと注意して、仕事に望むと思うのですが・・・。自分のミスの傾向はわかっていますか?

    一度見直して、二度見直して・・・。もし、許されるのであれば、同僚なりにレビューしてもらったら如何でしょうか?自分の目で間違っていないと思っても、案外他人から見ると間違いがあったりすると思います。自分を過信してしまうと、大丈夫って思っても、意外と見落としあるのでは・・・。よっぽど、気を引き締めて。

    結局、幾ら忙しくて、早くこなしているようでも、ミスすればそれだけ時間を余計費やさないといけないでしょうから。ちゃんと見ているんだけどなあ・・・ってぼやくのもいいですが、ミスの箇所確かめて、自分のミスの癖なりを分析してみては如何でしょうか。仕事の分野が異なりますが、そう思いました。

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  • いろいろあるけど・・・

    あわてないことです。
    落ち着いてお仕事しましょう。

    できあがった仕事は見直ししましょう。
    他人に見てもらうのもいいでしょう。

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  • ご参考までに

    以前に投稿したものをご覧下さい。

    http://komachi.yomiuri.co.jp/t/2005/0724/050249.htm

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  • お仲間〜!!

    私も出版業で無茶苦茶ミスの多い人間です。
    とにかく、原稿を何度見直しても、他の人がチェックすると必ず見逃しが出る。大迷惑をかけるようなミスもやる。

    挙句の果てには先輩に「ミスをする人間には2種類ある。ひとつは直る見こみのある人。もうひとつは生涯治らない人。あんたは後の方!出版に関わる人間としては致命的!」と言われてしまいました。
    その後、社内では「コイツが書いた原稿は絶対に他の奴が厳重にチェックしてから納品するように!」とお達しが出てしまいました(後輩にまで)…屈辱です。

    しかし……しかし……しかし!
    「致命的だ」といわれて、ハイそうですかと他業種に移ることはどうしてもできないのです!
    まさに「わかっているが、わかるわけにはいかん!」の心境です!

    自分から文章を書く仕事を取ったらもう何も残らないから……!!

    ユーザーID:

  • 続きです

    そこで、注意力に関する本をかき集めて読みました。その中で「ミスをするごとにノートに書き、次回からはそれをチェックしてから作業をする」というのがありました。

    それをやってみると、例えば私が原稿確認のfaxを出す時は、次のどれかのミスを起こす可能性があると分かってきました。

    ●原稿をうらっかえしにセットしてしまった
    ●FAX番号でなく電話番号を押してしまった
    ●まちがえて別の会社のFAX番号を押してしまった
    ●まちがえて古い原稿を送ってしまった
    ●相手の会社が移転したことを忘れていた
    ●宛先の部署を間違って書いてしまった
    ●相手がFAXを持っていないことを忘れていた
    (この場合バイク便で原稿を出さなければならない)

    これをチェックするようになったおかげで、FAXはのミスは随分減りました。ただ問題は、日々項目にない新しいタイプのミスが次々発生することです(……汗)。

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  • 続きです

    他にも大きな問題に、原稿のミスがあります。
    きちんと全文チェックしているはずなのに、どうしてもミスが残る。先輩が伝授してくれた方法に、「原稿は全部プリントアウトして、1文字確認するごとに鉛筆でペケをつける」というのがありましたが、この方法だと、途中でふわ〜と意識が原稿からそれていき、夕食のミソ汁の具材のこととか全く関係ないことを考えてしまい、書面に焦点が合わなくなり、いつの間にか手が自動的にペケを打ってしまうのです。

    そこで、注意力の本にあった「落書きでも何でも、何か手を動かす作業をしていれば意識がそれにくい」を活かし、チェック中にふわーと意識がそれそうになったらメモ帳に「心の叫び」を書いて意識を現実に留めるようにしました。これが結構効きました。

    最初は「あぶねーあぶねー!あっちの世界に行くところだった」とか、「集中集中!」とか書いていたのですが、最近はなぜか「ノーノーノーノーノー!」と書いていることが多いです(笑)。

    ユーザーID:

  • 続きです

    あと、自分の注意力や集中力をためすために「集中力がぐーんとあがるマンガ」(徳間書店)のテストをやってみました。一面の数字の羅列の中で、隣り合った数字の和が10になるものを見つけてペンでチェックを入れるというものなので、自分の仕事に似ているテストだと思いました。

    ……で、結果は最低ランク!制限時間内に全体に目を通すことさえできていないのです。トピ主さんも、もしこの本を古書店でみかけたら、ぜひ試してみて下さい。

    このままじゃイカン、ということで、オランダ空軍式トレーニングを始めました。これは書面にプリントされたアルファベットをチェックするものなので、出版業の人に向いていると思います。このトレーニングは「ここ一番!の集中力を高める法」という本に載っています。

    ユーザーID:

  • 続きです

    他には、脳にいい!と言われる民間?療法をかたっぱしからやりました。

    イチョウ葉、ホスファチジルセリン、ギャバ、DHA、EPA、チロシン、ete……ですが目だった効果はなく、懐の方がキビシク……。アロマテラピー、やりました。ローズマリーとペパーミントとユーカリとバジルとフランキンセンス、やりました。でもやっぱり目だって効果なし。ローズマリーとベルガモットがちょっといいかな?という程度です。

    ……ですが!
    「有酸素運動」、これは効きました!
    「有酸素運動は注意力をつかさどる前頭葉の働きをよくする」と聞き、エアロビのDVDを見て40分運動してから通勤したところ、注意力が続く時間がググッと伸びたのです!
     
    いつもなら、いつの間にか原稿の字面を追ってしまうところ、ちゃんと注視できる時間が長くなりました。いつもならパソコン画面を注視していたはずが画面の奥を見てしまっていたところ、ちゃんと焦点を画面に合わせることができるようになりました。

    個人差はあると思いますが、これはオススメです!

    ユーザーID:

  • 続きです

    長々と失礼いたしました。ほとんどアドバイスになってなくてすみません。
    私はいまだミスをしてばかりですが、それでも努力によって、少しずつ改善しています。

    私は「生涯治らない」と言われましたが、いつか努力でミスはなくなると信じたいですね。

    職業適性、それもあるかもしれませんが、やっぱりミスが多い人間はどんな職についてもミスが多いように思うし、どんな職場でも、まーぼーどーふさんのいうように、そういう人間を生理的にうけつけない人がほとんどだと思うのです。つまり努力で改善しないことには、誰からも必要とされないと思うのです(そもそも会社でお給料をもらう以上、ミスが多い人間=仕事ができない人間=いらない人間ですし)。それはやっぱりツラいです。

    最後にひとつ。
    具体的な目標がある人は、順序だてて物事をこなすのでミスが起こりにくいと聞きました。何か目標をひとつ決めるといいのかもしれません。

    ちなみに私の目標は、
    まーぼーどーふさんのような、ミスのない尊敬すべき人(社内にいます。迷惑かけてます)に、
    一度でいいから「あなたがいてくれてよかった」といってもらえるような人間になることです。

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  • 蛍光ペン

    黄色の蛍光ペンで全部なぞりながら校正し、直す所は赤ボールペン・確認したり疑問だったりするところは青or緑ボールペンで枠外に書き込み。

    黄色の蛍光ペンだとコピーやファクスもできるのでいいです。最近はカートリッジインクのペンも有りますから、カスカスーっとするストレスもなくていいですよね。もうやってたらごめんなさい。

    あとは、ずらずら校正をしない。1行、1段ぐらいずつに区切って精神統一してやって、そこまでやったら深呼吸そして目の体操(笑)。「ちゃんと見てるのになあ」という気持ちがダメです!見えてないから間違いがあるのです!

    師匠が昔仰ってました。
    『間違った字を書いてお金をもらってはいけません。』『仕事は必死でやりなさい。実力は後からついてくる』。

    ユーザーID:

  • ミス、ねぇ。。。

    「ミスが治らない」

    なんだか、見当違いの努力してますね。。。

    見直しをするとき、
    そういう人は必ずと言って良いほど
    「合ってるはず」という目で見ていますね。

    見直しは、
    「他人のあら捜し」をするつもりでやりましょう。
    これが一番厳しい確認方法ですよ。

    「追認」ではなくという意見は同感です。
    「まーぼーどーふ」さんに一票です。

    ユーザーID:

  • ゆっくり・落ち着いて・あわてない。

    速い・遅いよりも、正確さの方がずっと重要だと思います。
    これは、どの仕事にも共通して言えることです。
    余り速さに捕われずに、正確さを重要視する方がいいように思います。
    慌てているからミスをしてしまうのだと思います。
    別に、誰かに遅いって言われたわけでもないのですよね。
    私としては、ゆっくりでも正確な方がいいと思います。
    たとえば、例を挙げると、
    速くて処理件数が一見多く見えるのですが、慌てていて何度もミスをする。
    納期に間に合わせるように入力がされていても、この入力が全て間違えていたら、また初めから1件1件、処理をやりなおさないといけなくなります。納期どころではない話です。クレームの嵐です。
    間違えたままやられて、速さばかり速くても、はじめからゆっくりやっていた人よりも、ずっと手間が掛かります。
    それだったら、何も処理をしていない状態の方がずっと増しだと思います。
    その反対で、多少遅いけれども、落ち着いていて処理が正確で、絶対にミスをしない。
    私は、後者の方がずっといいと思います。

    ユーザーID:7434190176

  • 校正のコツを伝授

    私は校正が得意です。出版の仕事も長くやっていましたが、日本語で仕事をする限り校正が完璧だと何かとお得です。
    大手の新聞や雑誌を読んでいても誤植を発見してしまうほどです。

    自分のものはもちろん、回覧される書類から、人が書いたメールまでありとあらゆるものの誤字脱字変換ミスを見つけてます。

    校正のコツは、まず文章を吟味して読み内容チェックや文法チェック、その後文字だけを追いかけます。この時文章の意図することを読み込まず、文字を形でとらえることが肝心です。形で見られるようになると「正しくない形の文字」が浮き出るように目に止まります。

    あとは、一つの書類の中に同じ表示が何回か出てきたらあっているかどうかをチェックします。電話番号が2ヶ所出てきたら同じかどうか確認、金額も住所もあて先も同様です。
    WEB作成もやっていますが、人が作った原稿は誤字脱字誤変換だらけなので、メモ帳に貼りフォントや文字サイズをいつもの自分用に変えて改めて校正しています。

    今までの経験上、その手のミスが多い人は永遠に直らなかったです。落ち込ませるような事を書いてごめんなさい。適性ってあるんですよ、きっと。

    ユーザーID:6288980017

  • 注意力=前頭葉

    わたしも注意力がありません。誤字脱字はひどいものですが、幸い研究職なので、プレゼンのときに頭をかきながら訂正すればすみます。しかし、うっかり使う薬品を間違えれば天国に直行です。

    血涙さんのレスで気がついたのですが、私の注意力も前頭葉が弱いのが原因みたいです。短期記憶が弱くて、「しなくちゃ」と思ったことを2秒で忘れます。「視覚情報を認知する能力」が弱いみたいで、誤字脱字はもとより、足元の息子が視野に入っていても、踏んづけてしまったり、音読、板書ができないなど色々困ることがあります。

    トピ主さんも当てはまりませんか?前頭葉と注意力で検索したら音読などトレーニング法がいろいろ出てきます。私は、息子に絵本の読語りをするようになってから、なんだか調子がいいのです。お仕事に関しては、まずは原稿を音読(つぶやく)した上で入力し、出力を再度音読されてはどうでしょうか?平行して脳トレすれば力が上がってくるのではないでしょうか?

    ユーザーID:0620248218

  • 視覚機能

    自分の事ばかりでなんですが。
    視覚情報の認知、板書ができないなどで検索していたら、視覚機能(視力ではなく)自体が問題の原因な場合もあるようです。学習障害や成績不振の原因にもなっているようです。本(題名;「見る」ことは「理解する」こと) も出ているようなので調べてみたらどうでしょう?

    ユーザーID:0620248218

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