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困ってます!会社の引っ越し、した事ありますか?

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キャリア・職場

次長課長事務長

30代既婚女性です。
家族経営の小さい会社へ事務で務めています。
今度、会社を移転することになり、引っ越しするにあたり必要な事を前もって書き出しておきたいと思ってトピをたてました。

そういう事は上司と相談するものだと言われそうですが、何しろ社長をはじめ全員あてにならないのです。
かといって放っておいたら、ギリギリになって私一人にいろんな雑用が全てまわって来るのは予想できますので、大変な思いをしないで済むようにしておきたいのです。

今のところ、
・新所在地の名刺、封筒の印刷
・取引会社へ送付する手紙
・段ボールの確保
くらいしか思いつきません。
倉庫のいらないものは少しずつ捨てるようにしています。
会社は保存書類も多く、各自パソコンがあります。

会社の引っ越しを経験したことのある方、どのような準備ですすめていったか、是非教えてください。
よろしくお願いします。

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  • ランダムですが

    会社の引越しは、夜逃げも含め経験があります。
    私も女性一人だったので、面倒なことは全部回ってきました。思いつくままに。
    ・区が変わるので、定款も変える必要があった
    (数万円かかる)
    ・NTTへ連絡、郵便局への転送届け
    ・会社の住所印の作り変え
    ・金融機関への住所変更届け
    ・ガムテープの確保
    ・リースだったので、コピー会社へ連絡
    とーっても重要なことが抜けていそうな気もしますが・・・。梱包から運搬まで自分たちでやり、とにかく大変でした。書類はけっこう紛失しました。

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  • 届出関係は?

    事務所の移転は、何度か経験があります。
    もっとも、私は総務担当ではないので、それほどいろいろやったわけではないのですが…。

    最も面倒なのは、届出関係です。電話や光熱など、一般家庭の移転と同じことはもちろん発生しますし、パソコンなどのリース物件がある場合は、そこへも知らせなくてはいけないでしょう。
    また、盗難保険などかけている場合も、連絡が必要です。登記関係でも変更が必要な場合があるでしょう。

    さらに、移転に伴って、オフィス家具などを新調したり廃棄する場合には、どれが資産でどれが消耗品かといったことも、帳簿上大きく影響してくると思います。

    あとは普通に、作業の依頼先を決めて、日程を見積もるくらいでしょうか。
    じゅうぶん準備していても、いろいろ思っても見なかったことが発生して大変です。「仕方ない」と思って最初からある程度あきらめてかかったほうが、気がらくだと思いますよ。

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  • 部署の引越しでしたが

    実務に関しては殆ど無知ですが、
    新しい事務所の間取りやコンセントの配置や数を把握することも大事かも。
    だいぶ前に所属部署(今は退社してます)が1フロア上(殆ど同じ間取り)へ引っ越すことになり日曜に有志で作業を行ない、机の中身を移したり書類を収納したりしたあと、パソコン等のOA機器や通信機器を置いてみて全員で「えーっ!」。
    同じ間取りなのにコンセントの位置が違ってたり備え付けの書棚が配線を邪魔したりでOA機器類の据付は翌日業者にお願いしました。
    うちの部長らと総務部がお互いに相手が確認してると思い込んだ結果でした。
    こんな間抜けな例もある、ということです。

    ユーザーID:

  • がんばってください

    規模は小さくても会社だと面倒ですよね。
    移転の日付が決定しているのでしたら、何でも前倒しにやってしまうのが正解です。

    ・「移転します(しました)」張り紙をドアに掲示
    ・新住所のゴム印作成
    ・郵便物の転送手続き
    ・最近来ている郵便物を見て、前もって移転の連絡

    あと
    ・移転当日の分担を大まかに決めておく
    ・地図を印刷して郵便局、銀行、コンビニなどをチェック
    などは?

    ユーザーID:

  • 場所割り

    夫が事務所の引越しの時の話をちょうどしてくれました。個人の家の引越しでも同じだと思いますが、引越しをスムースに進めるポイントは、今ある荷物を引越し先のどこに置くかを事前に決めることだそうです。

    新事務所の各自の机の場所をまずきっちりと割り振ります。自分の荷物は自分専用の段ボールに入れ、自分の新しい机に置きます。箱に余裕があるからと言って、人の物を一緒に詰めるとかえってどこに入れたかが判らなくなります。引越し業者を頼むのなら、机の場所を書いた紙を渡して、「**さんの荷物はここ!」と指示して置いてもらいます。

    誰の物か判らないけどただずっと取ってある物や収まりきらない物はこの際、処分してもらい、部屋の隅にあいまいに積んだままにさせないなどです。

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  • 普通の引越と変わらないけど

    ざっと思い浮かぶところを。
    ・運送屋さんの手配
    大手だと、オフィスの引越サービスがあります。

    http://www.nittsu.co.jp/hikkoshi/nks500.html

    ・電気、ガス、水道、電話、郵便などのインフラ移転手配
    特に電話に要注意。交換機などを使うビジネスホンだと設定変更が必要な場合も。また、移転による番号変更のアナウンス依頼など。郵便は住所変更に伴う転送依頼を。

    ・インターネット(プロバイダとの契約)
    こちらも移転に伴い利用できるものが変わるとか、移転を機に変えるかどうか、とか。そのままでも機器の設定変更が必要な場合も。
    また会員契約の住所変更も。LAN配線はモノを入れる前にある程度済ませておくと良いかも。

    ・銀行各口座
    こちらは各銀行に必要の有無を確認してください。
    振込の有無をFAXなどで通知してもらっている場合にはその変更の有無など。

    ・会社の登記
    本社所在地移転等で変更する場合は変更手続き。

    ・住所入り印鑑
    社名、住所入り印鑑の場合は、作り直し、など。

    ・労務関係をはじめ各種諸契約、諸届け
    特に官公庁系などに届けて出ているものの住所変更など。その他、通常取引でも住所を含んでいるものは念のため確認。

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  • 思い出す限りでは

    引っ越し大変ですね。

    私も以前100人規模の引越しの担当をしました。

    引越し自体は業者さんがやってくれましたが、共用棚の荷物、個人机の荷物に色分けして、新しい事務所のレイアウト表に番号を振り、その番号を段ボールに貼ってもらい、業者さんにその場所に置いてもらいました。これであれがないこれがないっていう事態が最小限に押さえられます。

    そのほか法人登記や光熱水電話関係の住所変更の連絡でしょうか。

    私の場合レイアウトを決めるのと共用部分の棚の奪い合いがすさまじくて間に入って本当に大変でした。

    トピ主さんもがんばってくださいね。

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  • 公的機関

    まずは移転登記。

    会社謄本がないと、税務署・社会保険庁等の各公的機関への手続きができません。

    会社謄本は、たくさん取り寄せておきましょう。

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  • 線!

    上の方も書かれていたようにコンセント、それに電話やインターネット、パソコンに関わる配線関係は面倒なものです。

    会社ではPCをご利用なんですよね。社内に詳しい人(ネットワークエンジニアとか)がいれば率先してやってくれると思いますが・・・

    移転したはいいけど何も繋がらない、業務にならない!という話、結構聞きます。
    電話だけでなく、通信専用線、社内のLAN回線、etc。

    もしわかる人が社内にいなければ業者さんも、どうぞご手配をお忘れなく〜。

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  • 登記関係

    管轄法務局へ、法人登記と印鑑証明用に登録している住所変更の届けもお忘れなく

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  • 届け出はいろいろあったような

    毎月の会計はどうしてますか?
    税理士に毎月頼んでいるなら指摘されてるかもしれませんが

    税務署、県、市への届け出が必要です。

    国税庁、県、市のサイトに案内があると思います。
    わからないときや遠い時は電話するといいですよ。

    「会社引っ越すんですけど、なんか届け出がいるとか聞いたのですが、何か必要ですか?」

    と電話すると懇切丁寧に教えてくれる場合があります。
    担当にもよりますけど。

    市や県が変わった時は、県税市税も月割りで
    引越前と後のそれぞれの自治体に納めることになるんで、決算の時に申告書が増えた…と思います。

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  • 通勤費の精算等は?

    通勤費の精算が遅れて、ちょっともめた経験があります。

    トビ主さんの会社の場合は大丈夫でしようが、やはりお金のことだし、通勤経路が変わるとかなり金額変更となる人もあるので、事前に準備された方が良いと思います。

    後になったら、前から分かってたことだろうって言う人もいますよ。

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  • 大変ですよね・・・

    会社の登記の変更が第一だと思います。

    新しい登記簿謄本が出来たら社会保険・健康保険組合の変更手続き。
    銀行の口座関係も登記簿がないと変更できません
    (小切手・手形発行するなら住所変更が必要)

    近い銀行に新規で当座の銀行口座開設解説するならなおさら早くやった方がいいと思います。

    あと電話・FAXも仕事に差し支えないように早めにすればいいと思います。
    PCなど設置するなら引越しした最初の段階でLAN回線とかしといたら後々楽ですよ。
    郵便局へ転居届け・ガス・水道などは直前でもどうにかなると思います。

    ・封筒・領収書・判子の作成はアスクルですると1・2日で仕上がりますよ。
    経理・総務書類等は大抵8年保管なので捨てないようにして下さいね(ものによっては2.3年保管だけど)

    他の人があてに出来ないと思うと尚更大変でしょうが、がんばって下さいね。

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  • 電話回線

    単独電話ですか?
    複数回線で、ビジネスホンをお使いなら
    こちらの工事も必要です。
    NT○の端末か 他業者の端末かで 屋内配線の
    依頼先が変わってきます。
    いずれにしても旧場新場で派遣工事が必要です。
    営業に支障が出ないように、土日の工事希望でしたら
    早目に依頼をされたほうがいいですよ。

    また最近は光回線をお使いの企業さんも多いですが
    こちらの廃止新設も派遣工事が必要です、
    早目の予約をお願いします。

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  • レイアウトも

    事務所の移転、私も経験がありますが、大変ですね。
    うちも小人数の事務所だったので、ほとんど一人で準備を行ったと記憶しています。
    各種届出も大切ですが、新しい事務所に移ってからのレイアウトも早めに考えておいた方がよいでしょう。
    まずは引越し先の正確な広さ、窓やコンセントの位置が判る図面を入手しましょう。
    その図面を元に、現在使用しているオフィス家具やOA機器をどのように配置するかを決めてゆきます。
    デスクの配置については、社員の皆さんとよくご相談を。
    引越しの際は、家具とOA全てに番号札を貼り、図面にも配置場所と番号を記入しておくと、引越し業者への指示がスムースに進みます。

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  • パソコン関係

    はじめのほうのレスしか見ていませんので、重複したらすいません。

    パソコンが複数台あるなら

    1 電源関係の確認
    コンセントの口数は足りるか?
    コンセントの場所は適切か?
    電気容量は問題ないか?

    2 ネットワーク関係
    現在のプロバイダに連絡して、移転先でも問題ないか確認。
    回線の開設の問題もあるので、そのあたりのスケジューリング。

    社内でネットをつなぐ(LAN)のならば、ケーブルの引き回しは問題ないか? 事前の机の配置などとあわせて考えたほうが良いかも。

    3 データのバックアップ
    直前まで仕事で使うかも知れないけれども、ある程度大事なデータは前もってバックアップを取ること。

    4 備品の用意
    新たに買わなければいけない機器があるなら、それを想定して置きましょう。配置の問題、電気容量の問題。

    5 廃棄機器の問題
    事務所移転で産業廃棄物にあたるものが出るでしょうから、そのあたりの廃棄について役所に確認。
    パソコン関係は場合によってはお金がかかる。

    とりあえずこんなところで。
    がんばりましょうね。

    ユーザーID:

  • 私も最近しました。

    引越し、大変ですよね。ついついうっかりしてしまう手続きありますよね。
    司法書士さんの手配。移転の知らせ。細かい書類の住所変更。新聞等の連絡。なかなか。。。
    でも、私の勤める会社は引越し自体は全て業者に依頼しました。10件くらい見積りをとって。梱包から開包まで。パソコンやコピー機なども専門の業者さんに。ですから重い荷物を運んだり、面倒くさい事は助かりました。が、電気の容量が足りなくて。。。大変でした×××
    そこまで思わなくて。。。
    それから、書類等、やはり行方不明になったものもでました。あるのは分かっているから、気長に探しましょう!!です。
    頑張ってくださいねん!!

    ユーザーID:

  • がんばってください…

    会社の引越しなんて、考えただけで大変そうです。

    最近事務所の引越しをされた方から聞いた話ですが、「不要書類をシュレッダーにかけるのが一番大変だった!」そうですよ。

    個人情報保護法の関係もあり、そのまま捨てることができない書類が山ほどあったとのこと。
    社員総出で延々シュレッダーにかけ続けたそうです。

    トピ主さんの会社にもそういう書類があれば、今のうちから少しずつでも廃棄作業を始めるといいかもしれませんね。

    ユーザーID:

  • 荷物を

    荷物を運び入れる前にやる事って意外にたくさんありますよ。
    会社ごとの引越しはしたことありませんが、よくフロア移動などがありました。
    そのときのことを書くと、電源の確保、電話線の移動など、荷物を置いてからでは難しいこともありますので、床や壁工事はお早めに。

    ユーザーID:

  • まずは

    届出関係で会社を登記しているなら、それを変えないとね。
    監督官庁があるなら、そこにも。
    会社の荷物と個人の荷物は区別して、個人の分を会社負担で移動するのか、個人が持って帰るのかは社長に決めてもらいましょう。
    会社の荷物は、(小さい会社とはいえ)部署ごとの担当が決まっているなら、各担当にリストと番号シールを渡して、ひと箱に一枚シールを貼り、リストの該当番号のところに何が入っているか、責任者は誰かをかいてもらう。
    リストは引越し前にトピ主さんが集めましょう。
    新しい事務所で荷解きをする前に(これ重要です)、リストにある箱がちゃんと来ているか確認してください。
    (これはトピ主さんでも責任者でもどちらでもいいと思います。)

    ユーザーID:

  • それから

    パソコン関係は、ネット接続があるのなら、プロバイダーの契約も変えないといけないかもしれませんね。
    設置は業者に頼むのでしょうか、それとも社員各自でやるのでしょうか?
    パソコンの場合は、引越し業者に頼めば専用の箱があります。(ちょっと高い?)
    封筒は、ちょっとみっともないかもしれませんが、とりあえず、シールで凌ぐこともできます。
    名刺は無理かな。再印刷ですね。

    ユーザーID:

  • おお〜、トピ主です

    さっそくレスがついていてありがたく思いました。
    皆様ありがとうございます。
    どなたのレスも参考になる内容ばかりです。

    とりあえず夜逃げではありませんが、(それも又貴重な体験ですね。)たぶん梱包から運送まで全て自分たちで行う事になると思います。

    そうですね、新しい社印などもすぐ作らないと困りますね。
    公共料金の手続きも、複数回線があるので簡単ではなさそうだし、配線のことは私にもさっぱり分かりません・・・!

    ああ、トピをたてて良かった・・・。(感謝)

    大まかな事から細かい事までたくさんありそうです。
    引き続き引っ越し準備について、ありましたら教えて下さい。どうぞよろしくお願いします。

    ユーザーID:

  • ひとつ提案!

    もし、旧住所の会社の封筒がたくさん余っていたら、捨てないで下さいね。
    新しい住所を書いたシールを旧住所の上に貼れば、そのまま使えます。そうすれば、今ある封筒も最後まで無駄なく使えます。

    シールは自分で作ってもいいけど、私の場合は面倒なので封筒を発注している印刷屋さんに枚数分注文しました。

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  • 時間短縮のために

    私が使う方法は、本棚や引出しの中等をパート毎にデジカメで撮影しておくこと。こうすると元に戻す時に悩まずに済むので、作業が非常に楽です。
    プリントアウトして対応する内容物を入れたダンボールの一番上に入れて蓋を閉めます。
    棚や引出しなら、上から1,2,3と番号を振っておくこと。どの家具のどの引き出しや棚に対応するのか、ひとめで分かるようにするのがコツです。
    また、細かい事務用品等は、手間をかけず不要になる旧住所の封筒にザーっと放り混んでセロテープ。

    キャビネットや机の配置は事前にサイズ・動線等を考慮して事前に置き場所を決めておきます。必ず新しい配置のレイアウト表を作ること。

    ストレージや机等には番号を振って(棚A,B,C・・)
    内容物のダンボールにも対応する番号(机A-1,2,3・・)を書き、業者さんになるべく同じグループ付近に置くように指示する。PCや周辺物にも同様に対応する机のナンバーを貼っておく。(ポストイットでは作業中剥がれるので、セロテープかガムテープで)

    部屋の入り口と各机に配置図を貼りつけておき、トピ主さんが采配を振るって、使えない人達(笑)を働かせましょう。
    頑張って下さいね!!

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  • 通信・配線関係が一番重要

    経験としては、フロアを数回降りただけで、もう大騒ぎでした(笑)。

    一番重要なのは、やはり通信・配線関係だと思います。
    これだけは、即日というか現在の場所で最後まで使えて、新しい場所では一番先に使えるようにしないと仕事になりませんから・・・。

    特に、銀行とのオンラインが入っている場合は要注意です。支払日(振込み日・精算日)と引越しの日が間近だと、オンラインが使えず全て銀行に行って支払先への振込みや、入金の確認、給与振り替えも銀行に行ってやる羽目になります。

    後のことは少しずつやってもそうそう業務に支障はありませんが、通信・配線は即業務に支障をきたします。

    引越しの前後一月はそれに付随する業務で手一杯で、通常業務はほとんど手付かずなことになると思います。通常業務を手伝ってくれる方も見つけておいた方がいいです。

    ユーザーID:

  • ご自分たちでやられるんですか

    2度目です。梱包も運搬もやられるんですか。
    そりゃ大変ですね。
    ・ダンボールに内容を書くマジック
    (使用頻度が高く、失くすので人数分は欲しい)
    ・軍手
    ・ゴミ袋  は必要でしょうね。
    ・ドライバー類
    ・麦茶などの飲み物 もあれば便利です。

    あまりにガラクタが多いので勝手に捨てたら、社長が激怒してました。「すんません」と言っといて、後からまたこっそり捨てまくりました。

    ユーザーID:

  • 全員に徹底したいこと

    それは、
    「私物は引越し当日までに持って帰れ」
    どんなに業者さんと打ち合わせしても
    荷物がいれちがっちゃったり
    トラブルが皆無とは限りません。
    なくなって嫌なもの
    他の人のところに渡ったら嫌なものなら
    絶対に置いておくな!
    は言っておいた方がいいです。
    後でモメないために。

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  • 頑張りすぎないことが大切。

    8年間で7回会社の引越しを経験しました。
    転職先も引越しの少なそうなところを選んだはずだったのに、なぜか??7回も引っ越しました。

    その経験から分かったことは、「今の事務所で最後まで使うもの」イコール「新事務所で一番に必要なもの」です。

    最後まで旧事務所でFAXや電話は使うし、新事務所でも最初にFAXや電話が必要になります。両方に電話当番を置きましょう。梱包の箱も最後に梱包した箱から開ければ、スムーズに業務に戻れます。

    レイアウトもきちんと手持ちのオフィス家具の寸法をおとしてもらっておかないと、「入らない!」ってこともよくあります。

    それから一番大切なのは、自分だけ頑張りすぎないこと!!自分でしたほうが早いと思っても、引越し作業を人に割り振っておかないと、引越しが済むまで体が持ちません。指揮官になったつもりで、どんどん仕事を割り振りましょう。

    ユーザーID:

  • 業者の見積りとサービス内容の確認

    他の人があてにならないなら 自分だけで背負うには引越は大変過ぎます。以前友達の会社が引越をした時 業者さんが机の引き出しに入れたまま運んでくれたとのことです。今はいろいろ業者さんもサービスを充実させていると思うので そういうのをうまく使って疲労度がアップしないように頑張って下さいね〜!あと他の方も言ってることと重なりますが 移転先のレイアウトは早めに考えておくと 梱包の時段ボールに番号を書いたりして段取りがよくなりますよー。

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  • 2月引越ししました

    同じく小さな会社経営ですが、ほとんど夫である社長と私とで準備しました。
    というのはお金出すのは社長、代表取締役印、サインするものが多いですよ。
    お金を出すから、高い安いも社長の判断。
     
    そしてお金で済むなら専門家に頼むのが一番です。
    司法書士、社会保険労務士など。
    地元のオフィス事務用品専門店他、業種による専門分野の業者に依頼。
    ビジネスホンもオフィス専門会社にお願い(そこから手配)
    前日に電話工事、当日電話移設工事を頼みました。
    コピー機はコピー機メーカーに別に移動費用を払いました。
     
    窓に縦型ブラインド、エアコンクリーニング、電気設備など総点検。
    追加工事、追加購入が必要かどうかを見ます。 
    ここまでは手続きというより、社長が引越しのためのお金を惜しまずに出せるかどうかです。
     
    まず、会社として業務が出来るようにする準備と、引越しに伴う事務手続きの準備が必要です。
    取引銀行は行員が出向いてくれます。社長の仕事です。
    社長は何をして、自分は何を手伝うのか相談する。
    そこからスタートしてほしいと思います。

    ユーザーID:

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