事務員としての心がけを教えてください

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キャリア・職場

初勤務

恥ずかしながら、初めて会社勤めすることになりました。
事務員として心がけすることが、ありましたら教えて下さい。
面接時「今いてる女の子は気が利かなくて、お茶を出すタイミングが悪い」と洩らしてられました。
どんなタイミングが良いか教えて下さい。
また・・・インスタントコーヒーを入れたことがありません。
ティースプーン1杯でOKでしょうか?

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  • 気が利く利かない

    まずは就職おめでとうございます。

    お茶のタイミングですが、お客様をお通ししたと聞いたら、さっと席を立ってお茶を出す準備をした方がいいと思います。
    ぐずぐずしていると「尻が重い」などと言われます。
    インスタント・コーヒーは大体ティースプーン2杯くらいだと思いますよ。
    (好みもあると思います)

    それよりも、気になるのは「気が利く利かない」の判断です。
    お茶を出すタイミング云々は、単なる例えではないでしょうか?
    私見で恐縮ですが、気が利く人は「私には関係ないわ。誰かがしてくれるわ」という顔をして、雑務から逃げたりは決してしません。

    自分の担当ではなくても、社内全体のことに関わることならば、進んでその仕事をしたりしてます。
    要するに自ら進んで仕事や会社に関わろうとする気持ちがあるかどうか。です。

    色々と大変なこともありますが、努力している人は必ず誰かが見てくれています。
    頑張って下さいね。

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  • そうですね

    お客さんが来たらすぐに動けばいいのではないですか。慣れてくればわかってくると思いますよ。
    インスタントコーヒーのくだりではわからないのならまず自分で入れてみてはいかがでしょうか。

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  • インスタントコーヒー!

    私も今の事務所で、子供の頃以来インスタントコーヒーを入れるようになりました。
    朝一番に事務所の男性が飲むのです。
    あとお客さんにも出します。
    でも自分は飲みませんが・・・
    なもんで、よく量がわからないのですよね…。
    今では、もういいやって感じで適当に入れてます。
    会社、バイト経験は4社目ですけど
    それぞれに、違います。
    最初のうちの恥は、恥には入らないと思って
    頑張って下さいね!

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  • おめでとうございます♪

    お茶を出すタイミングは、状況によりけりですが、
    ・お客様をお通ししたらすぐに出席者全員分出す(後から入る身内がいたとしてもこの時に出す。身内の分は冷えてても構わないので。後から来るお客様の分はお見えになった時に追加で出します。)
    ・名刺交換が終わって着席した頃を見計らって出す(でないと出席者が席を立つので、ぶつかりそうになり危ない)
    会議が始まってからお茶を出すことになったら、ドアの前で少し様子を伺ってから入室します。一呼吸置くことで落ち着いてお茶出し出来ますよ。
    秘書検定の本とかざっと読んでおくといいかもしれませんね♪お茶の出し方など載ってますよ(私が学んだ頃と変わってなければ)。
    コーヒーの味は上司にお茶出した時などに「こんな感じでどうですかね?」って聞いてみたらどうですか?
    私は事務職9年目・・私も初心に返って頑張ります♪

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  • 就職おめでとう

    簡単にいって、あなたのボスになる方は、ご自分の仕事を能率よくスム−ズにこなすために、あなたという人がいる、とお思いでしょう。
    「気が利く人」っていうのは、そういうボスの心理を汲み取れる人かな、と思います。

    文面から、一生懸命に取り組もうとするあなたの気持ちが伝わってきます。
    あなたなら、きっと大丈夫!

    おいしいコ−ヒ−が淹れられるようになったらいいですね。

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  • ビジネスマナーの本

    まずはビジネスマナーの本を読みましょう
    秘書検定用の本が一番いいかもしれません。

    あと、人の癖というか仕事の流れを
    覚えればいいのかな?
    ○○の次は××してたな〜って

    インスタントコーヒーは
    一度自分で作って試してみましょうね

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  • 事務職10年目です

    ご就職おめでとうございます。

    慣れるまで大変だと思いますがマイペースに頑張って下さいね。無理は禁物です。

    職場に女性の方はいらっしゃるのですか?いらっしゃるのならば行動をじ〜っと観察し良い所をマネして下さい。(悪いところはマネしちゃ駄目ですよ)

    初めはわからない事ばかりです。恥ずかしがらず周りに聞きまくりましょう。徐々に覚えられます。

    来客時や電話応対、初めはドキドキしてしますが相手を待たせないように対応して下さいね。

    なんといっても一番は笑顔。
    仕事がきつくても人間関係が良ければ乗り越えられます。逆に、仕事が順調でも人間関係が悪ければ精神的にまいり身体にも影響する事も。

    仕事も大切ですが人間関係も良好に保てるようにしてくださいね。

    楽しく充実した社会人生活がおくれますように・・・。

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  • とにかくメモ

    仕事を教えてもらう時は、必ずメモを取り(メモを取らずに、何度も同じことを聞く新人は嫌われます)、わからなかったり不安な時は必ず先輩に聞いてください(自信がないのに勝手にやってミスすると、顰蹙を買います)。

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  • 新入りOLサバイバルマニュアル

    事務員としてのこころがけ、というより
    そこの事務所のニーズに応えることを考えて
    1 対先輩
    「あなたを決して軽んじてはいませんよ」というメッセージを試用期間中は発しておく。
    (お昼は半強制的に一緒、とかいうことも含めて)
    先輩を立てる(最初は目立たないほうが余計な嫉妬を買わずにすむから)
    2 対上司
    上司が間違った指示を出したり、要領の得ない命令をしたことが原因で結果が思わしくなく、上司に「君、間違っているよ」と言われても「すみませぇん」と、口先だけでも謝って機嫌を損ねないようにする。当然、暖かい対応で。
    3 あとは基本的な技術の問題
    会社の電話番号、あれば内線番号表と白紙メモは常に手元に。書類は完成したら、ミスの目立つ場所(会社名の間違い、記入欄の間違い)はもう一度チェック。

    こんなんで良いと思います。
    要は元からいる人たちが気分良く仕事できればいいんですから。

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