大学教授秘書から企業の秘書への転職

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ルル

大学教授秘書を8年くらいしております。教授にも信頼していただけて仕事にはとても満足しているのですが、有期の契約社員のため、あと2年しか契約更新することができません。。。 残念です。 秘書以外の職種も経験したことはありますが、やはり私はこの仕事が好きなので、次も秘書がいいなと思っています。

転職するのなら、次は正社員での企業の秘書がいいなと考えているのですが、大学教授の秘書と企業の秘書とでは仕事内容が少し違うようです。大学の秘書では、スケジュール管理、予算管理(物品や旅費精算など)、いろいろな書類を作成したりというのはありますが、慶弔関係やパワーポイントを作成したりというのはほとんどありません。そういった経験不足を補えるようにただいま秘書検定1級の勉強をしたりと準備を始めているのですが、経験者の方がいらっしゃいましたら、企業の秘書になってこういうところが大変だったとかの経験談をぜひお聞かせいただきたいです。よろしくお願いします。

ユーザーID:2069733947

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  • 大手企業の秘書は秘書業務だけやってる人は稀

    正社員および派遣で大手企業は何社か経験しましたが、大手企業の秘書は、秘書業務だけをやっている人はいませんでした。
    みなさん、経理の片手間に秘書、総務の片手間に秘書、といった感じで、秘書業務だけをやっている人はいませんでしたよ。
    大手企業の秘書は、業務スタッフの中から選任するのがほとんどだと思います。
    場合によっては、極秘情報を知ることもあるのでわざわざ秘書業務のために外部の人間を採用しないというのも理由のひとつだと思います。
    もし秘書だけ募集する場合があるとしたら、社長と一緒に世界中を旅して通訳をかねるぐらいの秘書じゃないと大手企業ではありえないと思います。

    むしろ、「秘書をつけていれば偉くなった」と勘違いしている中小ほど、秘書業務だけをやっているスタッフを雇っていると思われます。
    派遣の案件でも「秘書募集」としておけば、食いつく人がいるので単なる一般事務なのに、なんでも「秘書」としている中小企業も多いですね。

    ユーザーID:7882089077

  • 秘書の仕事って・・・?

    大手企業総合職→中小企業の秘書 をしている者です。

    梅雨いりさんのおっしゃることは的を射てると思います。

    「大学教授の秘書10年」はどれぐらいのマーケットバリューがあるのですか? また、秘書として仕事をするなら、慶弔関係、パワーポイント作成は必須です。

    わたしは今、大学に負けず劣らず保守的(堅実)な職場で働いておりますが、わたしは 企業→現職 だからやっていけますが、これが逆だったら絶対無理、と思ってしまいます。

    仕事がら、教授秘書を何人か知っていますが、みなさん民間企業ではやっていけるのかな?という人が多いです。

    教授っていう人は企業の冷たい風に比べればまだ、ぬくぬくした場所にいる人だとわたしは思っています。そういうぬくぬくした場所で秘書を10年も勤めた人(30代半ばぐらいですか?)が、今から世間の荒波(営利目的の企業)でやっていけますか?
    そちらのほうが心配です。

    10年も同じ教授に仕えたのなら、その先生に別の職場の紹介をお願いしてみられてはいかがですか。先生も10年ものつきあいがあるあなたの行く末をご心配されているのではないでしょうか。

    ユーザーID:1597015056

  • トピ主です

    梅雨入りさん、レスありがとうございます。大手企業の秘書の方は、秘書業務に専念されているのかと思っていましたが、そうでもないのですね。

    私は大手企業をねらっているわけではないのです。。今の職場では、ホームページを制作したり、ポスターをデザインしたり、教授の要望に応じて何でもしているので、むしろ、中小企業のほうが経験を生かせるかなと考えています。ただ、年齢のこともあり(30代半ば)、企業の秘書に応募したときに、今の経験が役立つのかどうかというのが気になります。それに、もし採用していただいたとしても、大学での仕事とあまりに違っていたらやっていけないのではないかと心配です。

    引き続き、みなさまからのレスをいただけるとありがたいです。どうぞよろしくお願いします。

    ユーザーID:2069733947

  • トピ主のコメント(3件)全て見る
  • 1部上場企業の役員秘書です

    一般に大企業といわれる会社で役員秘書を10年以上やっています。
    当社の場合ですと、秘書職としての募集や採用はありません。事務職の中から秘書に向いていると思われる人を秘書にするという方式です。
    また上の方がおっしゃっている通り、秘書業務だけをやっているのは本社の秘書室に勤務する最上級幹部の秘書だけで、秘書室長は男性の部長です。

    役員の多くは各本部の責任者なので、本社ではなく本部の所在地に勤務しています。私の上司もそうです。
    私自身はもともと技術系の専門職でしたが、所属部門の本部長が役員になられるとき請われて秘書になりました。以来ずっとこの部門の長の秘書を続けています。現在の上司は3人目です。私のような部門役員の秘書は部門の業務に詳しくなければ仕事ができないので、上司は代わられても秘書は変わりません。
    私の肩書きは秘書ではなく、部門内の管理部門の所属となりますので、秘書以外の業務も行っています。

    当社もですが、大企業では秘書を含む事務職の中途採用はほとんどないと思われます。中途採用は技術系または専門職に限られ、事務系の人手不足は派遣などで補われているのが現状です。

    ユーザーID:2061510502

  • 経験者です

    大学教授秘書暦5年のち、今は企業の秘書室に3年おります。

    大手企業には秘書室(社長室)がある企業が多く、
    大学教授秘書と違うことのひとつに
    個人秘書かグループ内秘書の違いがあると思います。

    もちろん秘書の担当役員が決まっている企業も多いと思いますが
    基本的に秘書室という一つの部署内の部員という位置づけです。
    室長をはじめ他秘書と、常に連携をします。
    (ちなみに私の会社は、秘書は秘書業務以外はしません)

    大学は教授のケアを中心に考えるので
    「お世話」的要素が強く、
    教授と秘書の間で解決する事項が多いですよね。
    自分で勉強しない限り
    営業や販促も縁がないので私は少し社会ズレしていました。

    企業内の秘書は「企業人」ですので
    社会全体、業界全体を知り、会社の利益を考えることが前提です。
    会社の社会貢献をトップのそばで学べる経験になると思います。

    どちらが合うか合わないかは、本人次第だと思います。
    私はのんびりした大学の気質が合っていたようです。

    僭越ながら失礼しました。

    ユーザーID:4300242861

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  • 大学は陸の孤島

    先のお二方の意見に重なりますが、大学教授秘書は一般的な企業の秘書業務の一部分と、あとは大学独特の非効率的な事務処理をこなす業務だと認識しています。

    私もこちら側の人間なので、教授秘書のような仕事をしてくれる人がいなければ、大学教員の仕事は回らないとは思ってはいますが、一般企業でその業務経験を買われて秘書業務につくのは難しいと思います。特に、トピ主さんの場合ある程度社会人になってからの年数が経っていますので、それが難しさに輪をかけると思います。

    個人的に思うのは、トピ主さんの経験の中で評価されるのは「学校で」働いていた側面だと思います。学校事務は上にも書いたように独特ですから、そういうフローを理解し、ある程度の経験がある人は採用に有利だと思いますよ。大学事務は新卒でもかなり激戦の就職先ですが、派遣などで来ている人もたくさんいますので、その辺で狙われてはいかがでしょうか。

    なお、買われるほどの秘書経験というのがどういうものか、というのは、集英社新書から出ている「英語屋さん」という本を読まれてみると良いかと思います。ご参考までに。

    ユーザーID:5503150633

  • 正社員は難しいかも

    中堅企業の秘書をしていました。
    役員秘書は秘書課で専任でしたが、それ以外の秘書は、他の業務と兼任でした。
    慶弔は、秘書検程度の知識があれば、入社してから、その会社のやり方を覚えれば問題ないと思います。
    パワーポイントもある程度練習すれば、すぐに慣れると思います。
    ただ、私のいた会社では、秘書は20代〜30代半ばくらいまでの仕事で、ある程度の年齢になると家庭の都合で退社したり、別の業務でステップアップしていたので、30代での採用はありませんでした。30代半ばの給与に合った職務内容ではないからだと思います。
    秘書にこだわるなら、派遣も視野に入れるか、前の方がおっしゃるように通訳ができる等の強みが必要だと思います。

    ユーザーID:1443464075

  • 法律事務所は?

    弁護士秘書はどうですか?
    法律の知識は特に必要ありません。
    弁護士先生一人についてスケジュール管理するなど、業務は似ていると思うのですが。
    私は渉外法律事務所で秘書をしていましたので、英語が必要でしたが、国内専門なら必要ないでしょう。

    ユーザーID:2893180736

  • スキルとしての認知度は?

    教授秘書の仕事を2年間やっていました。
    ただ、この仕事は一般的にアルバイトや私設秘書のケースも多く(私の勤めていた大学は有名国立大学でしたが、ほとんどの教授秘書さんは週3〜4回のパートでした)、一般企業の人達にスキルとしてどれほど認知されているかはちょっと疑問です。
    もしスキルとして種類分けをするなら、「秘書業務」というより、どちらかといえば、一般事務のカテゴリーに入るのではないかと思います。

    なのであまり秘書業務ということにこだわらず、「一般事務は問題なくこなせます。さらに秘書検定も持っています」という方向でご自分をアピールされたらどうでしょうか。

    ユーザーID:2212631770

  • 転職情報誌などを参考にしては

    大学教授の秘書経験ありですが、今は別の仕事に就いてる者です。

    私は一般企業での秘書経験は無いので、トピ主さんのご質問に直接答えることはできませんが、転職情報誌では、秘書の募集はよく見かけますよ。
    トピ主さんも、一度転職情報誌をご覧になってはいかがですか?

    担当業務の内容を列挙していることが多いので、仕事のイメージもわきやすいと思います。
    会社によって要求される仕事内容はかなり違いますが、かえって、ご自身の得意分野を足がかりに、新たな業種・業界に一歩踏み出せる可能性も見えてくるのではないでしょうか。

    情報誌も今はネットに同じものを掲載している所がほとんどなので(例えばとらばーゆ)、わざわざ本屋に行かなくても、ご自宅ですぐ調べることができます。

    ユーザーID:0877225677

  • 私と場合ですが

    ルル様はじめまして。
    私は大学病院医学部の教授秘書(正規職員)を8年やり、教授の退任にあわせ、転職活動をしたものです。現在は一部上場企業の役員秘書を8年しております(年齢ばれますね)。
    本当に正直にお話させていただきますと、一般企業の秘書への転職は大変厳しかったです。大学での秘書の経験は全く役に立ちませんでした。20社ぐらい落ちました。
    結局私は、秘書はあきらめ現在の会社に違う仕事で就職いたしましたが、人事の目にとまったのか、入社半年で是非来てほしいと、秘書室へ異動になりました。(かなり稀のようですが)。

    今、企業では正社員で秘書を採用する数が減ってきていますので、なかなか門戸は厳しいと思いますが、こういう形もあったので、一応のご参考ということで。
    ただし、私は転職期間中、自分の能力の低さにはずかしくなり、必死に勉強しました。土日も寝る間もおしんで努力しましたよ。大学勤務で得たスキルは正直何も役に立ちませんでした。

    今は昇格もして、別の仕事も兼務してます。大学勤務時より正直いって、確実に5倍は忙しいですけど(笑)。毎日充実してます。ルルさんも頑張ってくださいね。

    ユーザーID:0615774058

  • 両方経験があります

    一部上場企業で副社長秘書を5年した後、大学秘書を現在、5年やっています。

    世間的な印象からすると、大学スタッフは殆どが非常勤や臨時採用、ということが周知されていないということがまず挙げられます。私もこの業界に来て初めて知ったのですが、研究室でPIは教授だけ、なんてところも沢山ありますし、場合によっては教授も任期つきですから。でも、そういう事は、企業は知らないので、契約社員、パートやアルバイトの身分であることが、「ちゃんとした経歴ではない」と認識されてしまう事はあると思います。これは具体的に数字を挙げるなどして説明されるなどしたらいいと思います(例えば国立大学の場合、プロパーの公務員は全体の何割だとか)

    企業秘書の経験から言うと、10年前と違って、PCや携帯などのツールが発達したため、紙ベースでのファイリングやスケジュール管理など、以前ほど正社員の秘書を必要としない企業も多いです。(少し前までは、PCを使えない上司が主流だったのでまだ秘書の需要があった)派遣社員に替えている企業も相当あります。あくまでも正社員ということにこだわるとすると、難しい面はあると思います。

    ユーザーID:9509418513

  • トピ主です

    みなさま、たくさんのご意見をありがとうございます。じっくりと読ませていただいています。

    予想以上に、教授秘書というポストが世間的には認められていないものであることがわかり、ショックを受けています・・・ 私はフルタイムでずっと働いてきまして、教授のお世話的なこと以外にもいろいろしています。来日した外国人研究者のお世話をすることもありますし、学会開催の準備で連日残業することもありますが、企業に比べたらまだまだぬるま湯なのでしょうね。。 それに、私の周りは、みなさんがおっしゃるとおり、パート勤務の秘書さんばかりです。腰掛程度のイメージになってしまうのも仕方がないと思います。

    よく考えまして、やはり40歳手前で企業に正社員で秘書として新規採用されることは不可能だと思いました。信頼していただいている今の教授のところでできるだけ長く勤めることが最善だと思いました(40歳になる前に正社員になれればいいなと思っていましたが)。40歳過ぎて今の職場をやめなければならないときのことを考えると不安ですが、それまでになんとか道を切り開けるように努力してみます。

    ユーザーID:2069733947

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  • やるだけやってみたら?

    5月17日付けのコメントを読んで気になったので、またレスします。私はけして大学秘書は「世間的に認められていない」とは思っていません。雇用形態などが一般企業とはかなり違うので、最初のハードルを越えるためには、事前準備が必要なのでは?という事を言いたかったのです。しかし、最近は派遣社員が多いので、企業も前ほど頑なな女子社員像を押し付けては来ないと思います。

    実際、派遣社員から正社員になるために、何十社も面接を受けて落ちまくっても諦めず努力している人を知っていますが、その人から比べたら、まだ何も試してもいないうちに、「ムリなのだと思います」と思ってしまうトピ主さんが、やっぱり甘いなあ〜と思えます。何も今のところをすぐ辞める必要はないのだから、力試しに履歴書だけでも送ってみたらいいのに、と思うのですが。

    いずれにしても、それだけ長く一つの仕事を続けてこられたことは充分自負していいことです。他人が一般論でなんと言おうと、ちゃんと仕事をしてきた人というのは、プロが見れば解るのではないでしょうか?

    ユーザーID:9509418513

  • トピ主です

    特命秘書さん、レスありがとうございました。みなさま方の厳しい意見はキツかったですけれども、決して弱腰になって「正社員企業秘書」をあきらめようとしているわけではありません。

    みなさまのレスをじっくり読みまして、やはり30歳を過ぎた秘書には、企業側はプラスアルファを求める傾向があることを理解しました(大企業では、秘書業務に専念しているのかと思っていました)。40歳過ぎて企業秘書に採用されたとして、一人前以上になるのには5年以上かかるでしょう。そうなるともう50歳近くなります。それからでは、充分な貢献はできないと思います。会社のお荷物にはなりたくないです。

    幸い、海外生活の経験もあり英語も普通に話せますし、今の職場でいろいろな技術を身につけることができましたので、企業秘書にこだわらず、正社員(ここはこだわりたいです)で即戦力として働けそうな他の仕事を当たってみようと思っています。

    ユーザーID:2069733947

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