秘書の仕事について

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キャリア・職場

もしもこ

今度、会社で役員の秘書として働く事になりました。
いろいろ事情があり、違う分野から秘書として転職します。

ネットでも検索してみたのですが、この未熟な私に是非
秘書として気をつけてる事や、面白い又は辛いエピソードなど
なんでも良いので秘書のお仕事の事、教えて下さい。
お願いいたします。

ユーザーID:1941425616

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  • 秘書について

    こんにちは。
    院長秘書・グループ秘書そしていま商社の専務秘書をしています。秘書に必要なのは何よりも守秘義務とおもいます。家族にも仕事のことは話しません。社内外いろいろと質問をしてくる人もいますが、うっかりなどということがないように、わからないふりをします。また、返答も慎重に言葉を選んで話します。(自社の役職の方がきいてくることもあるので、わからないふりをします)そして、敬語と立ち振舞いでしょうか。ただ、仕事のときのみ、同僚とのときは普通にしないとお高くとまってといわれてしまいます。そして、どんな時もあわてないことだと思います。スケジュール管理は変更になると、関係者に連絡をして調整をしますが、気難しい人・多忙な人がいるので、なかなか難しいです。あとは、旅費の精算・書類作成等など通常の事務職をしていたかたなら、特に難しい仕事はありません。上司の性格を把握して、いつも笑顔でいることです。ただ、ボスの間違いまたは関係者の間違いでも、自分の過ちのように、頭を下げなけらばならないときがあります。そんな時も笑顔・笑顔です。どの仕事もそうですが、忍耐がとても必要とかんじます。笑顔で頑張ってください。

    ユーザーID:3696819037

  • ボスを尊敬し、ボスを守る気持ちが必要かな

    「違う分野から秘書として転職」ですから、異動ではなく転職ということでよろしいですか。

    さて、わたしは大企業の総合職→中小企業の社長秘書という経歴がある39歳です。心がけていることを何点か申し上げます。

    ●会社の文化を知る
    ●ボス(役員)を知る
    ●場の空気を読む

    秘書の仕事にマニュアルはないと思います。もし、あるとすれば、ボスが仕事をしやすい環境を整えることではないでしょうか。また、ボスのプライベートにもかかわるわけですから、口が堅いということは言うまでもないことでしょう。

    そのときそのときでボスの求めることは違います。ボスは秘書に一から十まで説明しません。でも、その言わない部分や「うん」という言葉の調子からボスがのぞむことを読み取る力が必要だと思います。

    でも、多分一番大切なことはボスを尊敬すること、そしてボスから信頼していただくとではないでしょうか。

    余談ですが、ボスと秘書が異性同士の場合は擬似恋愛が必要とも言われています。誤解がないようにお願いしたいのですが、この言葉は的を射てると思います。

    ボスを尊敬し、大切にしてあげてください。

    ユーザーID:2606324685

  • あじさい様

    とても、為になる事が簡潔にしっかり書かれてて、さすがだなー、仕事の出来る方なんだろうなー。と何回も読ませていただきました。
    すべてなるほどと読ませていただきましたが、
    特に社”内”外へうっかりと口をすべらさない、慎重に、と言うのは今から肝に命じようと思ってます。
    ありがとうございました。

    ユーザーID:1941425616

  • 気を利かせる。でも出すぎてもダメ。

    私は公務員で、役所で秘書をしていたので少し事情が違うところはあると思いますが、共通だと思うことをひとつ。

    それはやはり、気を利かせること。でも、気を利かせすぎて先走ってしまわないようにすることが大事だと思います(抽象的ですみませんが・・・)。

    上司と1対1の場合は少々気を利かせすぎちゃってもそんなに困らないと思いますが、他の方も関係している場合は、出すぎないように気をつけるといいと思います。偉い人ほど、秘書には見えないような機微な案件、人間関係があると思うので・・・。

    私は秘書の仕事は大変いい経験でした。頑張ってくださいね!

    ユーザーID:3892904421

  • 社会人の経験があるのならだいしょうぶ

    総務系のお仕事をされてたならまったく心配ないし、接客業であったとしてもも問題ないと思います。
    仕事自体はそんなに難しいものでは無いと思います。
    ただ、来客対応やマナー、気配りはきちんと出来ないとNGかも。(座席の順番、電話対応、言葉遣い、お辞儀、場所案内の仕方等々)
    秘書検定を受けられてみてはどうでしょう。とても勉強になりますよ。
    後ボスとの相性…これが一番だと思います。人間同士ですから、仕事が出来ても相性が悪ければ続きません。

    ユーザーID:6468557019

  • 参考になるかわかりませんが

    社内の異動で役員秘書をしたことがあります。私も全く未経験でした。
    社会人経験があれば秘書検定の本に書かれているようなビジネスマナーは身につけていると思います。
    秘書とはどうあるべきかと考えると、
    ・ボスが仕事しやすい環境を整える。
    ・ボスの性格を理解する。
    ・判断は自分でせず、ボスに判断をあおぐ。
    ・業務を一切口外しない。(守秘義務)
    ・慌てない。(突発的なことが多いので、冷静に順序だてて処理する)


    まだまだあるとは思いますが・・。あと謝ることがすごい多いです。自分のミスでなくても。

    今はまた異動で違う業務についていますが、秘書を担当したことはとても自分のためになりました。
    辛いこともあるとは思いますが、毎日笑顔でがんばって下さい!

    ユーザーID:2719025811

  • みなさま、ありがとうございます。

    社長秘書様 桃色はにわ様 のぶりん様 flower様  
    秘書の仕事と言っても漠然としたイメージしかなく、やらせて下さい。やります!と思ったところで、実際どうしたら良いのかわからずにいたところ、具体的なイメージが湧き、みなさまの気にされてる大事な点をお聞かせていただいたのが、本当に良かったです。
    始める前にひとつひとつしっかり頭に入れたいと思います。本当に皆様には感謝しております。
    もちろん気遣いやそのときのさじ加減などはその場その場で対応していかないといけないと思いますが、大事な点を押さえてるのと押さえてないのだと、大分違ってきますよね。
    まだ入社まで多少時間があるので、まずは秘書検定勉強してみたいと思います。自分ではそれなりに社会人経験があり常識あるとは思うのですが、実は普通の会社の経験のほうが少ないので、いろいろ欠けてる部分があるかもしれないので、本などで勉強できるものはしたいと思います。

    ひきつづき、アドバイスや、辛かった、大変だった、面白かったエピソードなどありましたら、
    教えてください。お願いします。

    ユーザーID:1941425616

  • 秘書として気をつけていること

    はじめまして、こんばんは。
    中堅コンサルティング会社で役員秘書をしているものです。
    私は違う部署から、半年前、異動で1人の役員に就くという全くもって未経験から入りました。只私の場合は営業など社会人経験は長いですが。
    さて、私なりに神経を使っているところというか、気をつけていることは
    ○ボスの性格、社内での行動パターンを良く知る。ボスを尊敬する気持ち
     を持つ。
    ○ボスより役職が低い(1人を除いて全員ですが、、)人には、いくら
     気があったり馬があったりしても、悪口は絶対言わない。
     逆に社長にはたまに、愚痴を聞いてもらいます。
    ○社内の調整に関して、文句や不満をぶつけられても、自分は悪くないと
     思っても常に下手に出る、誤る。
    ○笑顔でいることを心かける(八方美人になる)

    といったところでしょうか? つくづく思うのですが、秘書の業務自体、難しいことは何1つないのですが、神経使いますよね。。常にボスが働きやすくなるように自分が動かなくてはいけないところは未だ慣れませんが、、。お互いがんばりましょう!

    ユーザーID:6295752391

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