回覧板が返ってこなくて困っています

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生活・身近な話題

みい

私は30歳の主婦です。今年初めて自治会の班長をすることになりました。
主な仕事は回覧板と集金です。
なにも問題なければできるだろうということで引き受けました。
しかし、新しい世帯が引っ越してきて、集金に行っても払ってもらえず、
その頃から回覧板が返ってこなくてどう対処していいのかわからず、困っています。

班は10世帯の集合住宅なのですが、1ヶ月に2回回覧板をまわすことになって
います。しかし、2枚ある回覧板をまわしたのに返って来ません。
今家には回覧板がないのに新しい回覧文書がきました。
今までは遅くなることがあっても返ってきていたので引っ越してきた家が
最後に回覧で我が家に返ってくることになっているのでそこで止まっている
きもします。

今回はクリアファイルにいれて回そうと思いますが、なくなった回覧板を返して
もらうためにはどうしたらいいのか小町の皆様のお知恵をお貸しください。

また、集金もいまだにできておらず、25日以降ならと言われたのでその日を
待っているところです。こちらにもアドバイスをいただけたらと思います。

よろしくお願いします。

ユーザーID:8888717306

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  • 回覧板だけで付き合いを済ませようとするなんて・・・

    地域の付き合いは回覧板だけでするものではないのだと思います。回覧板は地域の連絡手段の一つでしかありません。
    たかだか10所帯の連絡に、回覧板が回らないことでやきもきするなんていう状態自体がおかしいです。対応の遅い所帯もあるでしょうが、そういうことは何回かやれば分かることですから、滞って困ったらその所帯に問い合わせたってかまわないでしょう。班長の権限です。また、数日間不在にするなら、その旨班長に通知することは自治会のマナーです。
     私も何回か班長をやりましたが、回覧板の流れが悪いことが確かにあったものの、そういう時はフォローしました。直ぐに良くなりました。

     多くの場合そういうことは、それなりに方法があってやれているのだと思いますが、新興住宅地など付き合いの希薄な地域だと、気配りが欠けるのかもしれませんね。そういうことだと、自治会の申し合わせ事項に、回覧板に関わるマナーなんてものを明記しなくてはならないのでしょう。単にそういうことでしかないのではありませんか?

    ユーザーID:1852130880

  • おつかれさまです

    班長さん、おつかれさまです。
    みんないずれはすることなのに協力的じゃない人にはほんとに困りますよね。
    さて回覧板の件ですが、とりあえずこれから回すものにはさっさと回すようにメモなどを入れてはいかがでしょうか。すでに回っているものに関しては集合住宅ということなので掲示板などがあればそこに「返ってこなくて困っているので早急に回覧するように。」と貼り出してはいかがでしょうか?

    ユーザーID:0967267466

  • 大変ですね

    私も班長をした経験があるので分ります。大変だし、中にはマイペースは人や言いたい事をあれこれ言ってくる人もいすでしょう。
    でも、今はあなたが班長なのだからドーンと構えてたら良いのです。

    言いたい事を言ってくる人は聞き流して、それでもしつこければビシッと言う事も必要かな(あくまでけんか腰にならず)。

    回覧板にはみんなの名前と回した日にちを記入する事にしてはどうでしょう? うちの班はそうです。そういう紙を何枚もコピーしておくといいですよ。 
    集金も何日が集金日か分りませんが、ルーズな人には「次からは何日にお願いします」と言ったら良いと思います。「何日の何時くらいに行かせてもらったら都合が良いですか?」と聞くのもありです。

    ユーザーID:2196665214

  • 日付とサイン

    私も以前役員をした時、回覧版が戻らない事がよくありました。

    また、うちは見てない!と言う世帯まであったので、

    回覧版に別紙を挟んでそれに受け取った日付と、サインを書いてもらうことにしました。(皆さんに理由も説明もしました)
    これにより、どこで止まるかも判ってくるので、皆さんも意識するようになり
    だいぶスムーズに回るようになりました。

    集金については、不在であれば、書置きを残しました。
    大変かと思いますが、1年の期間だと思いますので、地道に約束して足を運ぶことが一番かと思います。

    ユーザーID:8334905225

  • なんといいかげんな!

    それは大変ですね。
    私も7年程前に班長をしましたが、確かに回覧板がなかなか返って来ない事がありました。
    しかも、「回覧板が回るのが遅い!行事の案内日時が既に過ぎている!」
    と苦情も受けました。
    勿論、内容によって「普通の回覧」と「急ぎの回覧」を区別して、急ぐ物には赤で「大至急回覧です!」と大きく書いて回していました。
    それでもお仕事で1日家を空ける方も結構いらっしゃったので、1軒に2〜3日止まってる事もありました。
    そこで考えたのが、判子を押す欄に日付を記入してもらう事でした。
    そうするとごまかし様がないからです。
    今回は回覧がまだ返ってこないとの事ですが、それは1軒づつ確認するしかないですね。
    会費の件は、2〜3回伺って留守の場合はその旨を書いたメモをポストに入れるか、留守電に入れて、トピ主さん宅まで持ってきてもらいましょう。
    それでも納めてこない場合は自治会長に振りましょう。
    班長自体も誰が何年度にやったかをきちっとわかるようにした方がいいですよ。来年は○○さん、再来年は△△さん・・・と自覚してもらう為にも。

    ユーザーID:0325691724

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  • 経験しました。

    大変ですね。私も以前自治会の班長をした時全く同じ経験をしました。
    回覧板の場合は大変でしたが、一軒一軒回りました。(16軒)「回覧板を回したのですが、こちらには来ましたか?」という感じで。そしたらおのずと止まっていた場所が分かりました。ただそのお宅は奥様がご病気で、という事情がありましたが…。回る時はあくまでも「お忙しいのにすみません。でも自治会に返さないと駄目な書類もあるので、困っているのです。」と、低姿勢で対応しました。
    あと、集金の件は相手の言う日まで待って、それでも回収できないようなら班長会議(のようなもの、ありますよね?)でその旨を伝えて、どうすればいいのか役員や自治会長に相談してもいいと思います。絶対、自腹なんて辞めておいた方がいいです。

    ユーザーID:4741489830

  • トピ主です(その1)

    返事をくださりありがとうございます。
    経験者の方のお話はこういうことを悩むのは自分だけではないし、
    もっと苦労されている方もおられこの程度でへこんでてはいけないと
    思いました。
    私が回覧板をすぐに回して、集金の時期には準備しておく、なければ
    後日持参するのが当たり前だと思っていたのが悪かったのだと気づき
    ました。そうでない人もいるんですよね。

    土日に最後の世帯とその前の世帯に「回覧板が返って来ていないので
    すが、読まれましたか?」と聞きました。どちらの世帯も読んでまわ
    したという返事でしたがその日のうちに回覧板が1枚我が家のポストに
    入っていました。

    >>やすさん
    近所づきあいは皆無といっていいほどありません。
    2年ほど入居していますが、班長さん以外と挨拶以外の会話をした
    ことはありませんでした。
    回覧板が回らないことでやきもきするのはおかしいと私も思います。
    しかし、滞っている家を探すことは犯人探しをしている気がして
    私はできればしたくありませんでした。

    >>monaさん
    次に同じようなことがあったら掲示板に張り出そうと思います。

    ユーザーID:8888717306

  • トピ主のコメント(4件)全て見る
  • トピ主です(その2)

    >>まりさん
    さいわい言いがかりのようなことを言ってくるような人はいません。
    そんな人が来たらアドバイスを思い出すようにします。
    集金のときに次回予告をしようと思います。

    >>okuさん
    回ってこないと苦情がないだけましだと思いました。
    苦情がでるようなら日付を書くようにしようと思います。

    >>ランチ妻さん
    留守で止まることもあるんですね。
    集金は留守のことが多いので約束を取り付けるのに何度も足を運びました。
    班長をする順番は決まっているので大丈夫だと思います。

    >>いろはさん
    一軒一軒回られて大変でしたね。事情のある家もあるようなので
    回覧が遅くなるようなら早めに探そうと思います。
    前任者や会計の方に相談してアドバイスをもらっています。
    車を見て在宅確認をする方法を教えてもらいました。
    自腹はしなくていいよと言われてます。

    ユーザーID:8888717306

  • トピ主のコメント(4件)全て見る
  • 班長を経験しないと分からない事もある

    相手も分かっているくせに協力してくれない!って思うのではなく
    困っていることを分かってもらえてないかも・・・って思ったほうが良いと思います。

    回覧は次々出さなくてはいけない物や、期限付きのものもあるので返って来なくて困っているから
    ご協力をお願いします。って感じで、状況を伝えた方が良いです。
    集金は、だいたい25日過ぎで、専業主婦の方ならお昼間
    仕事なさってる方なら、夜8時までか、週末の夕方にお伺いする事もありますし
    次にお会いした時に、いつ頃が良いのか?確認しておくと尚良いですよ。

    ユーザーID:0561479304

  • 私もマンションの班長です

    私のマンションは25世帯です。
    私も班長をしており、集金の大変さ、わかります。

    回覧板という板はないのでしょうか?
    私の所は、回覧板という厚いダンボールに回覧する物を挟み、25世帯の苗字を書いた用紙を表に貼り、見た家庭は印鑑と回した日付を記入してもらって次の方に回すシステムです。
    ちなみに回覧板の板は6つあります。

    だいたい帰って来るまで1ヶ月位かかります。

    どうしても集金ができないのでしたら、不動産屋に言ってみることですよ。

    ユーザーID:7315243464

  • 回覧版は飛ばしてコピーをいれておく。

    回覧板が戻ってこないお宅のみ、内容をコピーしたものを
    メールボックスに入れるなどして、
    回覧版は飛ばしてもらってはいかがでしょう。
    私も同じような経験があってそうしていました。

    集金というのはおそらく町会費だと思いますが
    やはり私も払っていただけなかった記憶があります。
    ただ、私は町会費を払ってほしい、とは積極的には言えませんでした。

    地域によるでしょうが、私のところは町会費が月2000円(←高すぎませんか?)で
    年金暮らしの方や失業中の人にとって
    月2000円は安くはないだろうと思うんですね。

    それに自治会というのは必ず入らなければならないものでもありませんし。

    なので○○さんからは未回収です、と会長さんにお伝えしていただけでした。

    ユーザーID:2979437706

  • トピ主です(その3)

    嫌がらせを受けているような気がして悪いことばかり、考えていたのですが、
    経験談を読み、特別なことではないと自分に言い聞かせ、しばらく様子を
    見ていました。

    集金は29日に自宅に持って来てもらえました。夫が受け取ったので話は
    できませんでしたが、相手が不在がちなので話ができず、どうしようかと思って
    いたところだったので逆にうれしかったです。

    回覧文書をクリアファイルにいれて回覧したのですが、回覧板が返って
    きていないと書いたところ、もう1枚もポストに入っていて回覧板が全
    部返ってきました。
    どの家かは特定できませんが、捨てられていなかったし、返さないと困る人が
    いることは理解してもらえているようで少し安心しました。

    また問題が起きたらこちらで教えてもらったことを参考にして対策をしようと思います。
    ありがとうございました。

    ユーザーID:8888717306

  • トピ主のコメント(4件)全て見る
  • トピ主です(その4)

    >>千鳥さん
    考え方を変えるだけでずいぶん気が楽になりました。
    これからは集金は25日過ぎに行こうと思います。

    >>サエコさん
    説明不足だったのですが回覧板というのは回覧文書を挟むクリップ付の台紙で、
    それにはさんで回覧順序を貼り付けて回覧しています。
    市から支給されているもののようなのですが年季が入っていて新しいものがも
    らえるかわからないので、出てきて欲しいなと思っていました。
    回覧に1ヶ月もかかるなら枚数が必要ですね。

    >>みーこさん
    回覧板が止まっている家が回覧の最後の家なので回覧板が返ってこないだけ
    で、読むのが遅くて困る人がいないので今後も続くようなら回覧板の板だ
    け返してもらおうと思います。大切な文書自体はインターネットでも読めるし、
    印刷可能なので。
    町内会費が2000円は高いですね。私のところは月500円です。入会金と
    3ヶ月前払いなので高くなりましたが、次回は大丈夫かなと思っています。
    最初に働いている家庭でお金が給料日までないということがあるのを知らなく
    て、持ち合わせがないのだろうと思っていたのも悪かったようです。

    ユーザーID:8888717306

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