職場のメールについて

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  • アナログ会社

    うちの会社は紙の回覧です。
    ですが、すべて回ってきません。
    どこかでとまり、書類に埋もれていったり。
    閲覧者欄がないから最後の方にもらうと、まだ見てない人が誰がかわからなかったり。
    『メールで一斉送信した方がいい』って言っても紙で回ってくるんですよねぇ。
    あんまりメールが多いと煩わしいと思うかもしれませんが、伝達ミスで聞いてないなんてことがないからいいじゃないですか?

    ユーザーID:4443601211

  • いや

    >メールを読むのに1分掛かるなら、話を聞くと5分くらい掛かりますよ。
    話せば1分ですむことが、タイピングして文章を打ち込むだけで5分くらいかかるわけだし。社全体のトータルコストとしてはあんまし変わらない。

    まぁ、仕事の内容にもよりますわね。
    情報を右から左へ伝達してすむような単純な仕事なら「全てメール」というのもありかもしれません。

    ただ、私の仕事の場合は「相手に理解してもらえるか、納得してもらえたか」というのが重要だし、メールというのはそこらへんは何とも不完全なシステムです。少なくとも私の常識では、メールを送りっぱなしで「私はメールを送った、見てないほうが悪い。理解できないほうが悪い」なんて理屈は通用しないです。

    こりゃもうスキルとか云々の問題じゃないわけで、メールというシステムの根本的な欠陥ですわ。

    ユーザーID:2938073878

  • 脱パワーポイント、脱eメール

    が現在のトレンドではないでしょうか。

    単なる事務連絡、業務連絡なら、物理的な掲示板もコンピューター上の掲示板でも変わりませんが、現実の仕事はメールを読み書きするようなものではないのではと思います。たとえ、社内の連絡と言えども、電話で済ませるのと、実際に足を運んで直接話すのでは結果は違います。ましてや、メールだと「メールは読んだ」で済まされてしまうかもしれません。

    直接のコミュニケーションの威力を知らないのはある種の不幸です。「仕事は一人ひとりの人間が動かしている」という事実、現実を無視しては事態を上手に動かすことは出来ません。

    加えて私はネットでの経験から、「人間は直接会って判断すべき」と確信しています。メールはコミュニケーションツールとして電話よりも劣っている面があると思います。

    ユーザーID:6691538700

  • 真の所要時間は…

    メールを読む時間 < 同じ内容を口頭で話す時間 < 同じ内容をメールで書く時間

    …に、なりそうに思えるんですが?

    ユーザーID:7421142874

  • 所要時間を考えない人

    メールを読む時間 < 同じ内容を口頭で話す時間

    黙読より音読の方が時間が掛かるのは小学生でも知っていると思うんですけど…。
    確認し直しながらメモを取っていればさらに時間がかかります。

    メールを読むのに1分掛かるなら、話を聞くと5分くらい掛かりますよ。
    メール5本読む時間かけて、1本分の伝達しかできないのは非効率と言うのではないでしょうか?


    そもそもが、「その人が今やっている仕事」が「その人に依頼する仕事」よりも優先度が高ければ、仕事を中断させて依頼の話をするのは不当な行為です。


    「メールを読む時間」は「話を聞く時間」よりも短いんです。
    「メールの内容が意味不明」ならば「話を聞いても意味不明」なんです。

    自分や相手に能力が無いだけでしょう。
    道具のせいにするのは見苦しい。


    > 全角@と・半角@は違う文字ですと押し付けられても
    > 人の眼で見たら、おなじですよねぇ。

    いや、(似てはいますが)違うと分かると思いますが。
    やはり能力の問題かと…。

    ユーザーID:4858380926

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  • コミュニケーションツールとしては…

    メールって、人と「コミュニケーション」をとる道具としては不完全だと思うんですよね。
    ただし「連絡」をとる道具としては、まぁ完全かなと思います。

    この、単なる「連絡」と,意思疎通としての「コミュニケーション」の違いを、メール至上主義の方々に解ってほしいものですが…難しいかな?(苦笑)

    ユーザーID:7421142874

  • うーん??

    >メール読む暇もないくらい忙しいときに
    >いちいちお願いに来られて、その都度話を聞くのは
    >大変じゃないですか?

    面倒なことなら、どうせメールだけじゃ話がわからないから、結局話をする必要があるわけだし。
    簡単なことなら、それこそ口頭で伝えてくれたらそれですみます。
    どっちにしろ、あんましメールって意味がない。

    それに第一「この忙しいときに、私の邪魔をしないでほしい」なんて言うほど、私は狭量な人ではないつもりです。私はそんなに偉いさんじゃありませんから。

    ユーザーID:2938073878

  • 自然の流れ

    たとえ話です。

    桜にかかる伝染病がはやり、世界中の桜が絶滅の危機になってしまいました。
    そこでバイオテクノロジと遺伝子工学による桜復活プロジェクトが立ち上がり
    桜は絶滅の危機を脱しました。

    職場でのメールはこの位自然なことだと思います。

    それとも自然の摂理とあきらめて桜の無くなった春をお望みですか?

    ユーザーID:5322897730

  • メールだけだと無礼ですか?

    >そもそも本当に忙しいときはメール自体を読む時間もないですし。
    メール読む暇もないくらい忙しいときに
    いちいちお願いに来られて、その都度話を聞くのは
    大変じゃないですか?

    ユーザーID:3912122438

  • 毬さんに完全同意

    >共有で使っているエクセルファイルがあります。
    ウチもやってます。共有フォルダのエクセルファイルにカレンダーの様式を入れて、課員一人ひとりが予定を書き込んでいき、情報共有が図られることになってます。熱心に使ってる人もいるようです。でも、面倒くさいので私は見てません。ホワイトボードのほうがよっぽど便利です。

    >コピペを多様したながーい文章
    確かに、わけのわからん通達が山のように転送されてきます。転送してくる人も「とりあえず送っておけば間違いないだろ」と、内容も理解しないまま転送しているようです。こうして私のメールボックスは正体不明のもので埋め尽くされていきます。

    私は最近は「メール・パソコン利用は朝の1時間だけ使う」と勝手に決めています(どうしても必要なときはその限りではないですが)。それ以外は基本的に閉じています。そもそもプログラマーでも何でもない私が、朝から晩までパソコンの画面と睨めっこしてたこと自体がおかしい。
    それでパソコンが普及してなかった時代と比べて楽になったかというと、そんな印象もない。要は、パソコンが無駄な仕事を増やしてるんじゃないかとさえ思うところです。

    ユーザーID:2938073878

  • IT化ねえ

    いまの職場の話をします。

    共有で使っているエクセルファイルがあります。
    情報が集約されていて、ソレを見れば一目瞭然…なはずが
    管轄部署の偉い方々がご多忙だそうで、
    新しい情報は、「メールで」ボロボロ入ってきます。
    発信者によって書き方はバラバラ、
    コピペを多様したながーい文章、
    数字間違いや一行の文章追加だけでの安直な再送。

    何故かファイル修正の権限は実務チームにはありません。


    実際、各人の頭の中で判っていればいいと本気でおもっているらしく、
    「ああ、ここは●●とあるけど▲▲に変わったってメールきてたよな」
    と、紙に、手書きで修正して業務をすすめています。なんだかなあ、と思うのですが。重要なことなのに、何度進言しても改善されない。やっていけない。

    わたし、スキルが高くないもので、
    もうついていけません。
    退社することにしました。

    ユーザーID:6928148560

  • 少なくとも

    同じような仕事上(もちろんプライベートでも)の頼み事が来て、一方はメールでの依頼だけ、一方はメールと併せて直接お願いされる、その場合は直接お願いされた案件のほうを優先します。理由は「メールだけの依頼は無礼」だから。
    メールだけの人もできるだけ何とかしたいとは思いますが、こちらも忙しい場合は優先順位を付ける必要がありますし。

    そもそも本当に忙しいときはメール自体を読む時間もないですし。重要な案件がメールだけで来ることはまず無いですから。

    会社で人事採用の短頭をしているときは、ワープロ打ちの履歴書は問答無用で落とします。なぜなら「他の会社に同じ履歴書を使い回しているだろうし、誠意を感じない」から。

    これが、最近のコピペ社会にほとほと嫌気がさした私のルールです。

    ユーザーID:2938073878

  • 効率

    >わざわざメールで連絡をとるのは、仕事の効率も落ちますし
    話しかけられるほうとしては業務の手をとめて聞くことになりますし、
    メモを取ったりの手間も出てきます。
    ほんの些細な時間でも自分のペースを乱されると、もう一度そのペースに
    戻すには時間がかかります。
    また、相手の手を止めないタイミングを見計らって話すというのでは、
    見計らっている時間自体が無駄なことです。

    ミスの指摘についても、言ってすぐ直せるような単純ミスであれば、
    わざわざ時間を割いて相手のところに行く、もしくは呼び寄せるほうが
    時間の無駄だと思いますよ。

    緊急な用件以外は、メールを使って連絡した方が効率が良いのではないでしょうか。

    ただ、批判をメールで送るのだけは、やめてもらう方がいいでしょうね。
    批判というのは感情も多分に含みます。感情を文章にすると大概がきつく感じますし
    誤解の元ですから。

    ユーザーID:9140399616

  • 使用する人の意識の違いですかね

    なんでもかんでも数字にして表作ってメールしてきて、肝心な部分は何も伝達ナシ。
    一時、私には情報処理能力がないと真剣に悩みました。
    同じ数字を並べかえただけの表三枚を見て、私がおかしいんじゃないと確信。
    会議ではその資料を発信した側の意図とはかけ離れた議論がなされ時間が無駄にすぎていく。
    IT化された職場でも人間的な職場でも仕事できないやつはできない。でも人間同士でやりとりできる職場はその場でディスカできるから仕事できない人の向上に役立ち結果会社の売り上げにも貢献できる。
    だれでもがITツールだけで仕事ができる資格はないと思うけどなあ。
    だからトピ主さんに賛成。

    ユーザーID:2366556029

  • 社長になってそういう会社を作ればいい(笑)

    >ひろさん

    >これはもう理屈ではないのです。 少なくとも私はそんな桜の花を見たくはない。

    ほーんと、桜の花っていいですよねぇー。
    ....でも仕事は花とちがって「趣味の世界」ではありませんので悪しからず。

    >隣の席ならちゃんと言葉で話すべきです。

    ほら、もうここでダウトです(笑)

      言葉で連絡 → ちゃんとしてる
      メール連絡 → ちゃんとしてない
     
    上記のラベリングが前提になっちゃってますね。

    例え話で言えば

    レストランや居酒屋でも店員が注文を聞いて手書き伝票で厨房に渡す場合もあれば
    店員がハンディ端末に打ち込んで注文をエントリーするシステムもあり、
    そうかと思えば「食券制」になってるところなどもありルールは様々です。
    それぞれのお店のルールに従った仕事が求められます。

    「ビールの追加くらいなら、端末入力なんてせずに”ちゃんと”口頭で厨房に伝えます」
    とか言うバカ全開の店員がいたら間違いなくクビでしょう(笑)

    職場のルールが「連絡はメールで」なら”ちゃんと””真剣に””丁寧に”メールしましょう。

    ユーザーID:8827660852

  • 良し悪しがありますね

    私の職場でもメールでの業務連絡を積極的に行っています。
    確かに、記録として残るのでヒューマンエラーは減りますよね。

    ただ、メールでの注意や叱責などは止めた方がいいですね。

    コミュニケーションは人の声色や表情で相手の感情の温度を判断しますよね?
    メールではそれがないんですよ。
    文章だけではその人がどの程度怒っているか分からないんですよね。

    送信者、受信者の日頃のコミュニケーションが良ければ、
    「次、気をつけろよ」とのひと言は、
    次の機会に挽回をするように励まされているように感じる文章でも、
    普段あまり接点のない上司からのメールでは、
    とても高圧的に感じ、怒鳴られてるような受け取り方もできますよね。

    あまりストレートで無愛想なメールは誤解を受けやすいですし、
    年齢も性別も違えば、同じ言葉遣いでも受け止め方はそれぞれ千差万別です。

    言葉は本当に難しいですね。

    他の方もいわれていましたが、郷に入れば郷に従え。

    今いる環境にあわせて自分が仕事をしやすいように少しずつ適応していく事がいいのかもしれませんね。

    ユーザーID:9702002004

  • 職務を遂行することが目的

    「人間らしい」感覚と、IT活用とは確かに
    相容れない点はあると思います。

    全角@と・半角@は違う文字ですと押し付けられても
    人の眼で見たら、おなじですよねぇ。
    「.」と「,」は、見たら同じようなもんですよねぇ。
    「メール」を「メ−ル」と入力して、
    検索できない、誤入力だといわれても納得できませんよねぇ。

    感情としては、わかります。

    でも、職場で要求されるスキルは何とか頑張って
    身につけてほしいとお願いしたいです。

    最近入社したスタッフ達なのですが、
    全角半角の差異や検索の機能を我流でしか知らないので、
    メールアドレスの入力・送信で連日「メールシステムが異常!送信エラー!」と怒鳴り込んできたり
    「大手小町」なら「大手町子」と登録したり…。
    サポートチームはそのたび四苦八苦しています。

    そこで出てくる言い訳が「人間らしくない職場で嫌だ」
    「前の職場は人間らしかった」

    ほんとうに主さんの職場が人間らしさに欠落しているなら
    もっと冷血に、
     職場に貢献できるようきちんとスキルアップするか
     自分のレベルにあった会社を探すか
    決断を迫ってくるんじゃないでしょうか。
    うちは準備中です。

    ユーザーID:4688162147

  • 今どきメールなんて誰でもできる

    今どきメールなんて子供でもできることであって「使いこなす」なんて偉そうに言うほど大層な技術ではありません。

    そもそも「何でもかんでもメールでOK」っていう人のスキルのほうが、私としては疑わしいです。

    人に伝える、人を動かすということは、メール一本ですむほど簡単なことじゃないですよ。

    ユーザーID:2938073878

  • どちらでも良いのでは。

    直接話す場合と、メールで話す場合の2つがあります。

    直接話す場合は、ちょっとしたミスの指摘とか、
    そんなに程度が重くない場合で、
    メールで話す場合は、程度が重い場合です。
    詳しく書かなければ、わかってもらえない場合などはメールで話します。

    また、社員全員に知らせなければいけないことはメールで送られてくる、ということもありましたね。

    基本、どちらでも良いと思いますよ。
    ただ、不必要なメールのやり取りはやはり禁止かと思います。

    ユーザーID:2189659851

  • 全部メールと社内掲示板

    社員全員が使いこなしてますし、使いこなせないと仕事になりませんから。

    IT系だし。

    何を手段とするかよりもどう活用するかが問題ではないですか?

    トピ主さんが「非効率」「メールの処理に多大な時間」なら
    自分自身がどのような職場環境でも効率的に動けるようスキルを
    あげるのみです。

    あと、転職後に前職と比べるのは後ろ向きの姿勢でよろしくないかと。

    ユーザーID:7211536265

  • メールで連絡します

    8人の係の長ですが、連絡事項はメールですることが多いですね。

    全員に伝えておいてねと言っても伝わっていないこと、あるいは自分が全員に伝えたと思っていても一人抜けていることがたまにあります。係に一斉送信だと抜けはないですね。

    メールの連絡と処理には一日10分もあれば20件程度の処理はこなせますので、あまり負担にも感じません。

    メールを使用するかどうかではなく「前職の方が、あらゆる面で組織としてもきちんとしていましたし」というところがトピ主さんが気になっている点ではないでしょうか?

    トピ主さんは賢そうなので、そういうことはないとは思いますが、くれぐれも今の会社で前の会社と優れていたと発言するのはやめましょうね。今の会社のやり方に納得できなければ、皆を納得させ、会社の方針を変えていきましょう。頑張ってね。

    ユーザーID:6184113474

  • 夏に咲く桜は美しくない

    例え話です。

    桜の花は実に美しいですよね。
    ところで、どこかのバイオテクノロジーの学者が桜の品種改良を行って、夏も秋も冬も咲く桜を開発したとします。 美しい桜の花が夏でも秋でも冬でも眺めることができるようになったとすれば、とても素晴らしいことのように思えます。

    でも、やっぱり真夏に咲く桜はおかしいし、いくら咲き誇っていてもたぶん美しくない。
    これはもう理屈ではないのです。 少なくとも私はそんな桜の花を見たくはない。

    隣の席ならちゃんと言葉で話すべきです。
    隣の席からのメールは、いかにもっともらしい理屈があろうとも、私には夏に咲く桜のような違和感があります。

    ユーザーID:2938073878

  • 職場によるかと

    今の会社はほぼメールです。その前は、まったく逆でしたが。
    今は、口頭で伝えられたことも重要なことはメールで相手に送り、残します。
    言った言わないが起こらない可能性が0ではないですから。絶対はありません。
    変えたいなら、自分が言える立場になってから提案すればいいのでは?
    嫌なら元のところのような会社で働かれたらいいと思いますよ。

    ユーザーID:6029108595

  • そもそも人間的な人はミスの指摘を「批判」と表現しない(笑)

    >IT化の名目のもとに、非効率的な事務処理が

    手書きで資料作るのが効率的と?

    >そのうちメールが山のように増えてきて、イントラの掲示板の書き込みがたまってきて、
    >コンピュータ上の情報の処理だけで一日が終わるようになるのです

    コンピュータで一日掛かってしまう量の情報量を”人間らしい手段”で捌くということは、一日に何百回の電話や打ち合わせしたり、机の上にメモが山ほど置かれる事態になりますが?

    >つか、こういう世の中だからこそ、丁寧に人間的な仕事をしている人の評価が高まると思うんだ。

    トピ主さんにしろひろさんにしろ、職場のIT化に批判的な人は

      IT利用 => いいかげん、不真面目,人間らしくない,雑
      手作業  => 真剣な姿勢,真面目,人間らしい,丁寧

    とラベリングする事で心のバランスを保ってるのでしょうか。

    PCが無い時代の仕事は全社員が丁寧でしたか?
    手作業でも丁寧な手作業と雑な手作業があったと思いませんか?

    メールの処理でも丁寧な処理と雑な処理があり、その人の仕事への姿勢がキッチリ反映されるものですよ。

    ユーザーID:8827660852

  • やっぱ、そうですよねぇ

    るどんさんのほうが自然な感情だと思います。私も同じ考えです。
    そもそも職員の批判とかメールで送っちゃダメですよ。絶対そういうのは誤解を招きます。

    そのうちメールが山のように増えてきて、イントラの掲示板の書き込みがたまってきて、コンピュータ上の情報の処理だけで一日が終わるようになるのです。怖い世の中です。IT化の名目のもとに、非効率的な事務処理が横行しているのです。

    我々だけでも、人間的な仕事をしたいものですよね。
    つか、こういう世の中だからこそ、丁寧に人間的な仕事をしている人の評価が高まると思うんだ。

    ユーザーID:2938073878

  • 口頭の方がトラブル多発しますし、非効率。

    メールだと効率が悪いという事はないと思います。
    口頭で言った伝えた事を、後で「知らない」「聞いてない」「あなたの勘違いでは?」とか
    言われるとトラブルになるので、メールで証拠を残すのが私の職場では当然のことです。

    何月何日に○という指示を出したが、間違いだった、とか、
    口頭でやりとりしてると、すべての行為と日にちを覚えていられませんよね?
    それともトピ主さんは、「私はいいましたよ!」って押し切れるのでしょうか?言った証拠はないですよね?
    立場が下だったりすると、メールの証拠だけが自分の身を守る術だったりします。

    ユーザーID:9258083976

  • 一番使いにくいのは

    「前の職場では」と、今の職場のやり方を否定する人ですね。
    では、その働きやすかった前の職場に戻っては?と言いたくなります。

    「メールを使う」のがその職場での仕事の仕方なんです。よほどおかしなことならまだしも、メールを多用するのは今はどこでもやってるでしょう。
    そうやって動いている組織に、「私はこう思う」を持ち込んでもうまく機能しません。

    ルールづくりを左右できるぐらいのポジションになってから、改善なりをしてください。

    ユーザーID:7835942736

  • re:ただこういう会社もあります

    なるほど...
     全員記憶力が抜群で、連絡ミスもなく、
     メールの手間は気にするがメモの手間はいとわず、
     メールの検索より紙をのありかを探すほうが早く、
     過去のやりとりについて日時を特定する必要が無い。
    確かにそういう組織ならメールは不要ですね。

    しかしそれにしてはたった3文字のハンドルネームを間違えるとは...(苦笑)

    >自分が聞きに行っているのに相手に作業を依頼する事の方が失礼だと思うのですが。

    え(笑)?
    「ちょっとした連絡でもメールを使用する組織」という前提のトピじゃなかったですか?
    当然「(そういう組織なら)頼まなくてもメールで回答してくる」という前提でレスしてます。

    私なら質問はメールでして欲しいし、回答もメールでしたいですね。
    口頭での質問は時間を拘束されてしまいますから迷惑です。
    メールならば自分の都合のよいタイミングで回答を返せば良いですから。

    >相手の話は真剣に聞きます。職場全員の姿勢がそうでした。

    「真剣に」「姿勢」ねえ...あなたがこのトピで”本当に主張したい事”が判る気がしました。

    ユーザーID:8827660852

  • ただこういう会社もあります2

    5)について
    最初にAさんに聞きに行った時点で、自分でメモをとって、必要であれば文書化して保存します。そうでない場合、逆にAさんに「メールに書いて送って」とお願いするのですか?自分が聞きに行っているのに相手に作業を依頼する事の方が失礼だと思うのですが。

    6)について
    数ヵ月後に「あの話したのいつだっけ?」と聞かれて、正確に日付を思い出せねばならないケースというのが思い浮かびません。

    私が「メールの多用」に違和感を感じたのと同様、最初から「メール当然」の職場で勤務されている方は、「メールで記録を残さない」事が逆に信じられないと思えるかもしれませんが、実際それでもうまく機能している会社はある訳で、わざわざ「証拠残し」のような事をしなくても、特段トラブルもなく、良好なコミュニケーションもとれている職場は、私には快適でした。

    何はともあれ、様々なコメントを頂いた事で、客観的に物事を捉え、今の職場のルールに慣れていこうと前向きに思うようになれました。有難うございました。

    ちなみに、社会人経験はそれなりに長いのでメールソフトは普通に使いこなします・・・。

    ユーザーID:4305614118

  • ただこういう会社もあります

    ・・・という意味で、前の会社の例をとり、こすぎさんのご質問にお答えします。

    1)について
    前職では、そもそも「言った事を言ってない」とか「聞いた事を聞いてない」とか言う人自体いませんでした。ただ、現在の上司の元ではそうしたトラブルも想定できるので、メール連絡の必要性も理解できます。

    2)について
    用件が済んでから話します。簡単にメモしておけば言い忘れもありません。ただ、これも大きな会社や席が離れている者同士のやりとりではメールが有用だと思います。強調しておきますが、メールの使用自体を全否定したい訳ではありません。

    3)について
    記憶が曖昧にならないよう、メモをとり、相手の話は真剣に聞きます。職場全員の姿勢がそうでした。勿論人間なので、再度確認する必要が生じる場合もありますが、そうした時は「申し訳ありませんが・・・」と言って再確認します。ただそう頻繁な事ではありません。

    4)について
    3)に書いたようにあまり頻繁ではないので、聞かれた時は快く応じます。

    ユーザーID:4305614118

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