キャリア・職場

『何かあったら困るから』と言う人

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あんころもっち

働く

20代後半のOLです。
3回の転職経験がありますが、標記の言葉を掲げる人に限って
本当に何かあったときに役に立たない気がします。
実際に何人か見てきました。
また、そう言う人に限って無駄な書類をたくさんコレクションしていたり…。
きっと書類を保存することに安心しきっているんでしょう。
コピー控えの依存度も高いこと。
『何かあったら困るから』
この言葉、仕事をする人間から想像力や考える力を奪っているような気がします。
そんなことじゃ作業効率は上がらないし、私は標記の言葉は敢えて理由にならないと思っています。
いつも対処法を考える癖を身に付けたいからです。
社会人歴7年生ですが出しゃばってますかね?
みなさんの職場はどうですか?

ユーザーID:4505623773

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  • 過去の情報

    状況が漠然としていますね。
    私は、割りととっておく方です。
    で、1ヶ月〜一年毎に書類は整理します。

    そのせいで、創造性が落ちているとは、思いません。
    むしろ、過去件を参考にアイデアを練ったり、手順調べの参考にしています。

    ただ、なんでも捨ててしまったり、ファイリングや資料整理が概念としてもってない人もいて、そういう人を説得するとき、
    「なんかあったらいけないから」
    と言ったりするかな。

    ユーザーID:0765431466

  • どんな仕事ですか?

    職種にもよると思いますが、私の会社では書類はなるべくコピーでなく、スキャンしてパソコンに保存することで、書類ファイルを少なくする方針です。

    控えを取っておく理由としては、やはり記憶だけでなく「証拠」を残しておくためでしょう。
    特に相手(客先・取引先)があればなおさら。
    トピ主様のおっしゃる、「考える力を奪う」「対処法を考える力を身に付ける」これもごもっともですし、仕事を整理するための管理表作りに追われ、管理表のために仕事をしているような人もこれに似ていると思います。

    ただ、記憶だけではどうにもならないことがあるから控えが必要なこともありますね。
    トピ主様が「何かあったら困るから」とコピーを取っている人のその「コピー」に頼ることが一切ないのなら、そのご意見もよろしいかと思いますよ。

    ちなみに、私の職場の場合ですが、無駄なコピーをしているような時間は一切ないので、「必要な」控えだけPDFで取ってあり、紙のファイルは少なくなりつつあります。

    ユーザーID:4251131892

  • リスク管理

    間違えています。

    >本当に何かあったときに役に立たない気がします。
    実際に何かあって役に立たなかったのでしょうか?
    文面からは「想像」しかしていないように思えます。

    バックアップ(コピー控え)は何かあった時に役に立つものです。
    何か無ければ使用する事はありません。
    無駄かもしれませんが何かあったら役に立つのです。

    仕事ですから何かあった時に
    「何かあったわけでこの仕事は出来ません」
    では通りません。
    何かあってもリカバリ出来る体制が必要なんですよ。

    ユーザーID:4210132676

  • 100%同意します

    「何かあったら困るから」の「何か」を考えていない発言です。
    自分に自信がなく、人の前を歩こうとこととしない。
    成功者にならないことを約束された人。

    知らない道を歩いて、何かあったら困る。
    知らない人と商談して、何かあったら困る。
    知らないもの食べて、何かあったら困る。
    手元になければ、何かあったら困る。

    この世の中は、少し頑張れば乗りきれることが圧倒的に多いのです。
    避けていたら新しいことを何もできない。

    社会人歴7年生は意見してよいです。
    その人を乗り越えてしまう力を備えているはずです。

    ユーザーID:8364656420

  • あ、すみません。コピーとってます。

    納品書や請求書を、経理から出たものを元に作成しなおすことが多いのですが、
    その仕事をしているのは事務所で私だけで、量もかなり多いです。
    そして、この仕事は私は初めてです。
    だから「無理やり覚えきろうとして、混乱して失敗するするよりはいい」と思い直しました。
    お金絡みのことだけに、文字通り何かあったら困るので。
    また、私がいなかったら誰も何も分からないという事態は避けたいです。
    見本(?)の意味合いでも残しています。

    先方の指示通りにしている証明のためと、
    実際問い合わせがあった時に
    どういう処理をしてどういう状態のものを先方に送っているか、すぐに分かった方が便利なんです。
    3ヶ月分以上はため込みませんけどね。

    うちは、控えがないと「取ってないの?」という人が多いので、
    そこは職場のカラーでしょうか。
    結構お金がらみで面倒な処理が多いから、全体的にそうなのかもしれません。

    ユーザーID:7727954100

  • 同意します

    勤続20年以上になります。書かれていることに同意します。
    単に「捨てられない人」なだけですね。本人も何がどこにあるのか把握もして
    いませんので、何の役にも立ちません。
    そういう人、やたらに机の上に色々資料やマニュアル本を並べたがりませんか?
    そして一日のうち、それに手を触れていることはほとんど無いと思います。
    取捨選択が出来ないのは判断力の無さにもつながりますので、能力が高く無い人が
    ほとんどです。
    かつてはその昔のなれそめ的資料が役に立つこともありましたが、今はどんどん
    変化し、最新のものを正しく理解、利用出来ることが肝要な為、いらないものを
    持っている事は、今は使えないものを間違って参照するなどミスにもつながります。

    ただ、トピ主さんに実害が無いなら他人に捨てろ、とは言わな方がいいですよ。
    その人なりの心理的ガードでもあるので、恐らく拒否されるだけで時間の無駄なので。

    ユーザーID:6682630569

  • そういう意味か

    体裁のいい断りの文句かと思えば、なるほど職場でのことですが。

    ごめんなさい、私OLじゃないし、専門職なのでそういうシーンがないので
    よくは分かりません。

    確かに瞬時に要る物、要らない物見極めたほうが効率がいいでしょうが。
    でも一度でもそれが役に立ったら置いてて良かったってなるでしょうね。
    まあその人は慎重なだけで、人それぞれだし別にいいんじゃないですか?

    ユーザーID:5193107643

  • それは、

    それは、困り具合に依ると思いますよ。
    何かあっても自分一人で責任とれば自分の好きにすれば良いですし、
    多くの部署を巻き込んで、会社全体に大迷惑かけるような事が懸念されるなら、
    書類などはきちっと残しておくべきでしょうね。

    ユーザーID:5896382983

  • ひとそれぞれ

    ご自分の信じるやり方で、仕事をされればいいと思います。

    「何かあったら困るから」、そう考えて保存していた資料や情報に助けられることもありますし、また、保存することに対するはっきりとした目的意識を持たなかったり、その情報の価値を層別/判断せずに片っ端から保存する、なんていう人もいますしね。いちがいに、「仕事をする人間から想像力や考える力を奪っている、そんなことじゃ作業効率は上がらない」、とは判断できません。

    あなたの周りにいる「何かあったら困るから」という人間と、あなたご自身と、15年後の、会社の中での資産価値を比べてみてください。7年の社会人歴の中で3回の転職は、平均2年と少しで会社を変わられている、そういうことですよね。「でしゃばる」ということより、たった7年で、2年と少し/会社で、人の仕事のやり方を批判するほどの経験と結果を出してこられたのか、その点が疑問です。すみません。

    ユーザーID:7564522915

  • 何か自分に迷惑がかかるの?

    もう使わなくなった書類を、誰がどのように溜め込んでいたって
    それで誰かが迷惑をするのですか?

    人の机に放置したり、汚く放置しているのなら別ですが…

    だれがどのようなことをしたって、人それぞれ性格もあれば癖もある
    考え方の違いだってある。
    自分の価値観を人に押し付けないことです。

    なんでそんなに人のことが気になるのやら?
    自分の仕事を一生懸命に頑張れば、それでいいでしょう?

    ユーザーID:8347977240

  • 備え在れば…の精神

    私も書類等、コピー控えは必ず保管します。

    もしも何か在ったら。
    備え在れば憂いなし。

    具体的に起こり得る不備や不具合を事前に想定、それに対して○○だったら〜する、という対処方法が見えているなら、イザという時に「役立たず」にはならないと思います。

    「もしも何か」に対しての想像力があるかないかの違いですね。

    ユーザーID:2364994449

  • 深呼吸して

    ケースバイケースと言っちゃそれまでですので、一般論で私の意見を。

    問題が起きたら対処法を考えるといわれていますが、
    考えている間に1枚の書類で解決できれば、それに越したことはないわけです。
    そんなケース山ほどあります。

    あなたは臨機応変で機転が利く、度胸もあるという能力があると想像できますが、
    会社組織には(高性能でなくとも)様々な能力を持つメンバーで構成される場合があります。

    『何かあったら困るから』という性質の人をよりうまく使うことが
    会社としてのあり方であり、あなたが「役に立たない」と断罪することは
    軽率かつ無慈悲で冷徹な思考です。

    甘いと言われようが、恐らく日本の大部分の会社組織にあるケースではないでしょうか。
    社会人7年目。自分はこうだ。あいつはこうだではなく、
    建設的な思考に切り替えましょう。

    組織を1つのシステムととらえ
    この問題の対処方法を考えるのもひとつの生産活動ですよ。
    そしてあなたにはそれができるはずです。
    がんばって!!

    ユーザーID:8713614234

  • 柔軟に

    その場で対処法を考えなければならない状況は確かに存在します。そりゃもう頻繁に。しかしそれは、成立ちや経緯を踏まえた上で考えなければなりません。

    因果関係を無視して場当たり的な対処をしてしまうと、遠からず別の問題が発生します。これを「その場しのぎ」といい、余計に問題が大きくなることがあります。
    対処法を考えなければいけない時、その前提となるのが過去の資料です。人の記憶は当てになりません、思い込みや誤謬を多分に含みますから。
    自分のしていることが何に基づいているのか、それを客観的に示すため過去の資料を残すことは理に適っています。

    故に、過去の資料は可能な限り残しておくものだと考えます。
    ※紙なりデータなり媒体は問いませんが。

    ユーザーID:9927440049

  • 目のつけどころは良し。ただし…

    確かに「何か」あってからでは、あいまいすぎて対処できませんよね。
    コピーをたくさんとっておいても、何かあってから探して読み直したのでは、たいして役に立ちません。

    ただし、それだけでは単に批判に終わってしまうので、トピ主さんの意見も五十歩百歩で、いざと言うときに役に立たないままです。

    ここはひとつ「自分なら、ふだんどうやって問題に備えるか」をもう少しくわしく考えてみてください。
    (実は、ビジネスでは教科書的なやり方がすでにありますが、それを自分で考え、調べるのも勉強のうち)

    その場その場で対処法を考える、では、教科書的やり方でレベル5中レベル0になってしまうので、甘くつけて30点かな。

    がんばってくださいね。

    ユーザーID:7879217474

  • 職種によるとしか言えません

    銀行や公的機関ではコピーを取るのが当たり前で、さらにそれの保存期間まで決まっているものです。(それこそ「何かあったときのため」のものです)

    ただ、必要もないのに無駄にコピーを取ったり、ファイルを取っておくのは主様の仰る通りだと思います。

    ファイル等の整理能力がない人がそうした行動をとるのは確かに問題があるかもしれませんね。

    ユーザーID:9578979166

  • 状況によるかな・・・

    作業履歴が重要になる仕事もありますので、一概にはいえないかな。
    システム開発系の仕事では、仕様書や開発履歴を逐一取っていないと
    「今現在起きている問題は、いつ手を入れたものによるものか」と
    いうことが判らず現場大混乱ですし、事務系でも、今年の資料を作るのに
    去年作った経緯を把握していないと正しい結果が出せないし、
    それを身をもって覚えてないなら資料として控えを持っているのもアリですし。

    ただ、トピ主さん自身がそれが役に立たないと思っているのなら
    その方針で良いと思いますが、人の行動は放っておいて自分は
    「そんなもの無くてもいざという時に対処できる」ように精進すればよいかと。
    そして、対処できたときにその人達の行動は役にたたないことを
    身を持って証明できれば周りの納得も得やすくなります。

    ユーザーID:1259259902

  • 何となく解ります

    私の場合、自分の業務は全てデータとして残しています。
    イントラで全社員に公開のフォルダと関連部署のみ閲覧できるフォルダがあります。
    それでも紙ベースがないと不安な方もいますね。
    私の職場にも、エスカするときに基幹システムの画面をハードコピーしたものを持ってくる方がいます。
    何度も案件のID言っていただければ結構ですと言っているのですが…
    確かにその方のデスクは、資料でいっぱいです。
    私のデスクは、今日は休みかと思ったと言われるほど何もありません。
    仕事はちゃんとしていますよ(笑)
    何がそんな必要なのか不思議で仕方ありません。

    業務に支障ありませんし、メーカーですが殆どの製品情報はイントラや自社HPで確認可能です。
    自分が必要なデータはDBで管理してるので、紙を探すより効率も良いです。
    デスクはかなり広めで、両袖に引き出しがありますが引き出し2段くらい余っています。
    これは残したいと思うような顧客からのレター等はスキャンして管理番号ふって残しています。

    ユーザーID:2815462939

  • 便利に使えます

    わたし自身は文書類は用が済んだらさっさか捨てちゃうタイプなんだけど、たま〜にど忘れしたりした時、「なんでも取っとくさん」がいると便利で〜す

    ユーザーID:0740349300

  • 会社によってですが

    業務に関する管理文書類は大抵10年は保管しておきます。
    ただ、管理担当者が決まっているはずなので、その任についていない従業員が持っているコピー類は「社規に違反して」所持している事になりかねません。
    「何か」あったときに必要な書類はしかるべき人がちゃんと持ってますから、さっさと捨てましょう。

    ということをその人に教えてさしあげてください。

    ユーザーID:9723634894

  • 職種、責務によります

    私もミスをしても叱責を受ける程度で済ませられる簡単な仕事しか任されていなかったときはトピ主さんのように考えていました。
    現在の業務は、ちょっとしたミスでも自分一人では一生かかっても返せないような損害を会社にもたらしてしまうため、ほぼ全ての書類のコピーを取り、経過記録を残しています。自分の身を守るだけではなく、上司、部内、会社に迷惑を掛けないためです。
    トピ主さんがどのような業務をされているか分かりませんが、今自分が任されているような業務であれば、トピ主さんのようにキャリアが浅いのに機動性重視の人より、それなりに時間がかかっても念には念を入れてくれる慎重な人のほうが望ましいなあ。

    ユーザーID:3067321367

  • コピー(書類控え)に話が集中していますが・・

    「コピー控えの依存度も高いこと。」
    この言葉から、コピー(書類控え)に話が集中していますね。

    トピ文を読んで思ったのですが、トピ主さんの言いたいことは
    『何かあったら困るから』という言葉をタテに
    「業務改善などの変化を嫌がる人はいかがなものか」ということなのでは?

    『何かあったら困るから』といって変化を嫌がるくせに、「いざ」という
    時にはあまり役に立たない。
    保守的な人たちですから、変化に弱い、変化に弱いから業務手順の変更を
    いやがる、もちろん「いざ」というイレギュラーへの対応は不得手、というところでは?
    こういう方々は基本的に気が小さいので、過去の書類をコレクションしておくと安心するのです。

    コピーのたとえのために、トピ主さんの意図とはやや違う方向に話が進んでいるような気がします。
    トピ主さん、いかがですか?

    ユーザーID:9585532199

  • でも、何かあったら困りますよ?

    1000回に一回でも何かあって大変なことになる可能性があるなら、私はまるまるバックアップや書類を1〜2年くらいは保存しておきます。
    整理整頓はかなり上手な方だと思います。それで実際に助かったことが過去に数回あります。

    もし私の仕事相手やスタッフがトピ主さんのようなコメントを私に言ったとしたら、仕事への理解度、責任感、問題解決能力を疑います。まあ、仕事の内容やポジションにもよるのでしょうが。

    あきらかに無駄なものをコレクションしてるのであれば、それは単に整頓がうまくないだけだと思います。

    ユーザーID:3598034624

  • 一概には言えないのでは・・・

    個人的趣味のように何でもかんでも保存していて、
    「ここぞ」という時にどこにあるのかもわからない状態なら、
    トピ主様の仰る通りと思いますが、役立つ場合もありますよ。

    ○受領書(相手のサイン入り)
    ○ある製品のカタログ
    ○社員の業務日報

    これらは、ある一定の期間保存して一定の期間後はスキャンして原本は破棄します。
    例えば、受領書は受取った・受取っていないの話になった時に探し出して
    「○○さんが受取りのサインをして下さっています。」
    と言って見せると納得してくれて、自社内を探してくれます。

    お客様が数十年前に他社から購入した製品のスペックが知りたい場合に、その会社が
    倒産していて二度と資料が手に入らない時があります。そんな時もカタログ(取説等)
    のスキャンデーターが役立ちます。

    社員の業務日報も同じく、数ヵ月後に何かトラブルがあった時
    皆の記憶も曖昧になっているので、事実確認の為に役立ちます。

    実際、取引先に税務調査が入った時に取引先のサイン入りの受領書のお陰で
    当社への疑いが晴らせた事もあります。

    こちらは、保管しておいた資料が、何度も「何かあった時に役に立っています」よ。

    ユーザーID:6375903275

  • 人それぞれで良い気がする

    みんな同じ考えじゃないからこそ、何かあったときはそれぞれが役に立てるんじゃないかな。自分のやり方と違う人には、お互い分かり合えないものもあるかもしれないけど・・

    自分みたいにはできない人もいる。それを知った上で、相手の為に言ってあげるんなら出しゃばりではないと思います。むしろ、そうできるならしたいと思っている人だっているかもしれないし、そのやり方を知らないだけかもしれないし・・・
    ただ、自分のようにはできない場合もあるので、失敗したとしても大らかに見守ってあげてほしいです。

    言うだけなら誰でも出来ます。その後のフォローの仕方も教えてくれるなら、先輩として頼りたいと思います。

    ユーザーID:0873562923

  • たくさんのご意見、本当にありがとうございます。

    レスが遅くなってしまい、ごめんなさい。
    2日ぶりに開いてみたら意外とたくさんのレスを頂き驚いています。
    そのどれもが、色々な職種の人たちからの意見で新鮮さを感じています。
    やはり、一人一人の価値観が違うように、会社が持つ価値観も違うのですね。
    私に対し厳しく意見してくれた方々にもお礼申し上げます。
    私は土木関係の事務員をしています。
    今一年目ですが、どうにも価値観のズレを感じてしまい戸惑っています。
    とにかく紙が好きで、何でもコピー⇒ファイルといった感じです。
    コピー機はスキャナのある最新式なのに、PDF保存は皆無です。
    コピー機自体の機能が生かされていないと感じます。
    他にもパソコンや棚の整理にしても、偏った使い方で本来の能力を生かしきれていない感じです。
    私は、生かすために切り捨てることも必要、それは自分自身から人間関係、物事に及ぶまで、生かすために何をするかを考えます。
    私の職場は、保険の為の脂肪分を蓄えすぎてメタボになっていると思うのです。捨てると考えるのではなく、生かしたい。溜め込み屋さんと私が、職場でどう尊重しあえるのかを考えています。

    ユーザーID:4505623773

  • コピーして置いておく事が必要なこともありますよ

    私の仕事の場合ですが、役所に提出する書類は
    コピーをとってある程度の期間は保管してます。
    何か問い合わせがきたりしたらぱっと見られるように。
    おっしゃるとおりスキャンしておけば紙の削減にもなるし
    スペースも少なくて済むけど、書き込みたいことがあったり、
    付箋を貼り付けて何度も参考にしたいこともあったり。
    「紙」の資料であることが大いに役立つことがあるんです。
    (できるだけ印刷に失敗した紙の裏にコピーしてます)
    パソコンのモニター上では書けないし、付箋は貼れないし
    横に長い資料ではものさしをあてることができない。
    これを不便と感じることがあるんですよ。

    「紙」で置いておくのが良いのか、
    「スキャンしたデータ」としておいておくのが良いのか
    資料によって区分して保管する基準が作れるといいですね。

    私もスキャンで十分な資料はそうしてみようかな、と考えさせられました。

    ユーザーID:6167445765

  • 落とし穴はあるが

    うちの社もペーパレスを掲げていますので、様々なものがデータファイル推奨に
    なっています。これってサーバートラブルなどがあると確かに弱いですよね。
    全てが一時に飛ぶ、という不安はあります。
    しかしだからといって『のべつまくなしに』控えを取り、しかもそれを永久保存する
    タイプはやはり『積んどく』依存なだけですね。
    メールしたのにメールしたことを電話で連絡し、さらにそのメール内容を出力して
    保管するタイプのようです。
    仕事の内容によってはそれでもいいことがあると思います。
    ただ、トピ主さんの仰っているのは、保管依存症のことですよね。
    置いておけば安心と、最新かどうか、今も有効かどうか、さらには保管そのものの
    必要性を勘案することも無い、紙依存症ということですよね?

    そういう人達はの根拠はまず、

    パソコンは絶対に信用出来ない。自分の目に見え、触れるものしか安心出来ない

    マニュアル一冊分プリントする為にプリンターをたびたび占領して
    業務に支障を来たすなどでは無い限り改善は困難かと思います。
    ペーパレスについて職場全体として取り上げるならいいですが。

    ユーザーID:6682630569

  • なるほど。

    土木は役所と関わることが多いですからね。
    一部の役所は未だに紙データを尊重します。
    でも管理文書を管理責任者以外が勝手にコピーしていると法に触れる可能性もありますからご注意を。特に役所関係の書類はね。

    ユーザーID:9723634894

  • 土木関係の事務、1年目ですか。

    社会人歴7年のうち、建築関係は何年ですか?

    もし今まで建築関係に携わったことが無ければ、まだしばらくは様子を見た方が良いと思います。
    会社によっても違うかと思いますが、建築関係は他の業種よりも紙保存が多くなるのは仕方ないかなと思います。
    実際に意外な『何か』が起こると損失も大きいので、私も用心深いです。
    社会人歴24年、建築関係事務16年目の意見です。

    あ、建築関係7年でしたらごめんなさい。
    それぐらい経験があるのでしたら色々解っているでしょうから、少しずつやり方を変えて行けば良いと思います。

    ユーザーID:1618740925

  • 口癖です

    「何かあったら困る」が口癖の私です。
    そうですか、…私は無能に見えますか。
    ちょっとショックです。
    もう言わないようにしましょうか。

    でも会社ではなく、我家で見たら、
    「何かあったら困る」という私に対して、
    「何かって、何?、何かあったって何とでもなる」と大らかな夫は、
    何かあった時、たいてい私の世話になっています。

    それに私の勤務経験からすると、自信満々で大口をたたく人ほど、結局他人の世話になっていたように思います。
    あ、これは嫌味ではなく、私の経験談です。トピ主さんは違うと思いますが。

    ユーザーID:4217339459

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