E-mail受信手打でDに保存作業を延々と...

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saochan

マイクロソフトアウトルック日々100件メール受信手打でDに保存作業を延々としてます。この作業は意味があるでしょうか?

会社でマイクロソフトアウトルック使用。日々100件メール受信。小さい会社の去年入社の私には「アウトルック保存係」手打でDに保存作業を延々としてます、年、月、日、送信者の名前をフォルダにつける、保存、、。この作業は意味があるでしょうか?確実のバックアップの方法かもしれませんが、あまりにみみちい作業に困惑してます。

電話やメールの対応でもあるのでこんなことばかりやってられません。かなり時間もかかるしクリックばかりして腱鞘炎になりそうです。前会社ではバックアップフォルダを作っていて必要の際に呼び出す。だったのですが、、
さらに全員同じメールアドレスを使用で全員さらに左に顧客送信者別フォルダを作成して保存しろといいます。
ずごい陳列です、、AからZ全部、なにもかも、、
これが整理というより、、なにかただ分散させてるだけに思えます。
検索したほうが早いし。何かグループ分けで決まったふうしたほうがいいのですが、、

資料を整理するのに細かく分けすぎると余計に探すのが大変だと想います。
問題はこの方お局様で、ヤリかたを変えない。怖い人で、それとなく傷つけないように
廃止して効率を上げたいのですが
どうしたらよいでしょうしょうか??

ユーザーID:7490869775

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  • 傷つけないってのは不可能

    > この作業は意味があるでしょうか?

    トピ主さんがお思いのとおり、意味は全くありません。

    > 確実のバックアップの方法

    いいえ。
    手打ち(コピペですらないんですよね?)だと、どんなに注意しても入力ミスが発生します。メールのバックアップの中では、「単に記憶する」「手書きで書き写す」に次いで悪い方法です。
    しかも、添付ファイルはどうするんでしょうか?まさかMIMEエンコードされたのを手打ちで入力するんでしょうか?

    > 廃止して効率を上げたいのですが
    > どうしたらよいでしょうしょうか??

    世の中には、時間を掛けること、無駄に苦労することにのみ、意義を見出す奇妙な人がいます。そんな輩を傷つけずに改善することなど不可能です。
    傷つけたくないのであれば、私があなたなら、一週間ほど有給を取り、メールからテキストを抽出して指定するフォルダに放り込むプログラムを作り、表面的にはお局の要求通りの作業をしている振りをします。

    そして空いた時間にいろいろなスキルを身に付け、早々に転職します。

    ユーザーID:1792743789

  • ええっと…。

    てにおはがおかしい?
    というレベルでなく、日本語全般がおかしくないですかね。私には全く文章が解読で来ませんでした…。

    「受信手打」(じゅしんてだ?)って、何ですか?!Dって何の略語?
    辞書ひいてみましたが、見当たりません。

    「確実のバックアップの方法かもしれませんが、あまりにみみちい作業に困惑してます。」

    「確実なバックアップの方法かもしれませんが、あまりにも、みみっちい作業に困惑しています。」

    じゃないですかね?

    「ヤリかたを変えない。」

    「やり方を変えない。」

    う〜ん、トピ主さん、まずは事務作業についての社内改革の提案の前に、他人にものごとを言葉や文章で伝えるお勉強をした方が良さそうです。
    トピ主さんのおっしゃっているように、その「受信手打でDに保存作業」というのは、きっととても無駄な事なんだろうけど、それ以前にトピ主さんの文章が読みにくくてどうしようもない感じがします。

    (もし、外国の方だったらごめんなさい!日本語って難しいですよね、一生懸命頑張っていらっしゃると思います!)

    ユーザーID:5698640532

  • 読解に自信が持てないのですが

    効率を上げるための質問だったら、すみませんが状況などもうちょっと詳細に記したほうがいいと思います。
    あるいはネットで「自動振り分け」などの機能を調べるか・・・

    お局の同意を得るための質問だったら、主さんの残業が会社の利益を圧迫しているとか
    有能さを生かすために他の仕事をもっと任せたいとか、上司が考えてくれるようになればいいですね。
    今すぐは難しいでしょうが、管理能力のある人だったら検証はしているのではないかと。

    ユーザーID:5691384728

  • つまり

    推測するに、

    Outlookの受信メールを、Dドライブに「日付別」「送信者別」の
    フォルダを作って保存している。
    同じく、アカウントを共有しているので、送信メールを、「送信者別」に
    フォルダを作って保存している。

    ということでしょうか。

    根本方針を変えることが難しいのであれば、
    ⇒個人用フォルダ(*.pst)をDドライブに作って、
    ⇒自動仕分けウィザードで、メールを自動振り分けする
    ことで、確実に効率は上がるのではないでしょうか。
    皆さんOutlookから参照することにはなりますが。

    細かい手順はMicrosoftのWebサイトや書籍を見ながら
    やってみましょう。

    ユーザーID:0817107356

  • 代替案

    効率の良いシステムを作って提案してはいかがでしょうか?
    自分でできないなら、やってくれる会社・予算を調べて提案書を作る。
    そのお金をかける価値があることを説明しましょう。

    仕事なので、文句つける場合は代替案を提出したほうがいいと思いますよ。

    ユーザーID:9596625446

  • その作業の意味って、もしかして

    トピの内容がほとんどわからないのですが、他の方のレスを参照した上で一つだけ見当がつくのは「受信メールをキーボードで手打ちで入力してバックアップを取っている」らしいということです。

    その作業の意味って、トピ主の日本語とキーボード入力を向上させるための訓練なんじゃないでしょうか?

    トピ文、日本語もヘンだし、入力ミスと思われる部分がたくさんあるので、なんか理由をつけて他の人の文章に接するようにさせ、かつ、キーボード入力作業をさせる必要を感じます。

    ユーザーID:0887023074

  • 教えてほしい

    確認したいのですが

    1.メールアドレスは会社宛の共有管理アドレスが1つ
    2.そこに顧客からのメールが日々100件ほど受信される
    3.受信したメールの整理はトピ主さんの仕事
    4.お局様が設定した(?)独特のメール整理ルールがある

    そしてトピ主さんが求めている答えは

    5.上記4を変更して効率を上げたい

    ここまで合っていますか?

    そしてそこからさらに知りたいのですが、トピ主さんが5を行うために必要な事は

    6.業務効率化の方法はわかっているので、お局を刺激しない方法のみ教えてほしい
    7.業務効率化の方法からアドバイスが欲しい

    どちらでしょうか?

    6なら、そのルールはお局様が作ったものなのか等、
    ルール設定の成り立ちをわかる範囲で教えてください。

    7なら、現在の業務をもう少しわかりやすく教えてください。
    ・アウトルックはどのように使用しているのか?メールをアウトルックで受信しているのか?それとも他で受信したメールを手入力(?)でアウトルックにコピーしているのか?
    ・Dとは何の事か?トピ主さんの使用端末のDドライブ?

    ユーザーID:0593760129

  • 意味はあるが、コストに見合うかが疑問

    メールアドレスを共有されているようなので、本文を見て送信者毎に分類すること、顧客別にフォルダ分けすることに意味が無いことはないです。Outlook形式でないファイルに展開することは、確実な保存という意味で悪くはないです。

    が、トピ主様が書かれているように非常に手間がかかります。Outlookの自動振り分けは本文を読んで判断しませんので、残念ながら使えません。
    問題はコストで、1通の処理に2分かかると仮定すると1日3時間強はメール処理に人件費がかかります。100人規模の企業でメール振り分け作業に年百万かけることが正当化されるかについては、私は疑問を感じます。

    ユーザーID:3487513741

  • 誰もOutlookの使い方知らないんですね

    全てのメールをDドライブに一件ずつ保存していっているのだと
    思いますが、確かにあまりにも無駄ですね。
    バックアップを取る目的ならpstファイルの丸ごとコピーだけで
    いいと思います。

    一つの案で、顧客がある程度固定されていることが前提ですが、
    Outlook内で受信者毎にフォルダを作り、その下に送信元顧客の
    名前のフォルダを作ります。
    メールアドレスが1つなので、受信者を振り分けするのは手で
    やらないといけないですが、各受信者のフォルダに対して、
    "From"をキーとした自動振り分け設定(Outlookのバージョンにより設定方法が異なり
    ます)を行い、各受信者のフォルダから送信元顧客フォルダへ
    自動で振り分けをしてしまえば手間が省けると思います。

    バックアップは、pstファイルを定期的に他のメディアへコピー
    しておけばOKだと思います。

    PCに、Windows デスクトップ サーチ (WDS)を入れておけば、
    メールもあらゆるキーワードで検索可能ですから便利ですよ。

    ユーザーID:1625133009

  • トピ主さんの勘違いってことない?

    今、トピ主さんがやっている手作業って
    トピ主さんがその結果にするためには手作業をするしかないってことではないですか?
    つまり、お局様はちょっとした設定ひとつ、手順一つでその作業がサクッとできるから依頼している。(つまり、手作業でやれとは言っていない)
    でも、トピ主さんはそれがわからないから「いちいち手作業でやっている」のではないですか?
    もう一度お局様に手順を教えてもらったらいいのでは?

    ユーザーID:9865353981

  • Outlookを介した保存について

    ツヨシ様から、Outlookの使うpstファイルを活用すると手間が減るとのレスがありました。PCの使い方に慣れている人ならば良いと思いますが、初心者にそれを求めると、

    ・pstファイルは準システムファイルなので、ファイルトラブルを発生させると、当該メールだけでなくメール授受全体にトラブルが拡大する可能性があること(そもそも、pstファイルはユーザがいじることを想定していない)。
    ・アーカイブとして読み出し専用メディアにコピーを作るとOutlookから開けない。
    ・使い方がバージョンにより異なるので面倒

    という難点があります。勿論、それを承知でpstファイルを活用すれば、それなりに手間が省けます。私はPCに非常に詳しい人以外には勧めません。

    ユーザーID:3487513741

  • ここで聞いてもねぇ

    >この作業は意味があるでしょうか?
    ここで聞くべき事ではありません。
    このトピを読んでいる人には、本当の所はわかるはずありません。
    何の為にしているのか、指示を出した人に聞くべきことです。

    何の為にしている作業なのかを理解してからでなければ、この作業をどのように効率化すればよいのかなど、わかるはずありません。

    ユーザーID:7214899615

  • 辞めてくれって、言うこと

    メール保存先をCドライブからDドライブに変更するとことは、簡単な設定でできます。
    一般的に、CドライブからDドライブに各種のデータを移転、保存する意味は、Dドライブだけの
    ほうがバックアップがしやすい。Cドライブ(OSやソフトが入っている)の容量を圧迫しない
    ようにする為です。バックアップという意味では、外付けUSBのHDDがベストでしょう。

    トビ主さんの仕事は、所謂、パワハラです。意味のない仕事を与えて、やる気をそぐ、、
    辞職に追い込む、、

    早い話が、、トビ主さんの仕事はないよ。辞めてくれって、、合図です。

    ユーザーID:8950434535

  • うーん

    トピ主さんの日本語能力・説明能力では、そのお局様とやらを説得するのは不可能な気が・・・

    ユーザーID:3111263003

  • msg形式で保存ではダメなの?

    outlook本体が無くならない限りタイトルの方法が一番かと。

    受信トレイを開いて画面を少し小さくして、
    保存したいメッセージのタイトルを保存するフォルダの上に
    ドラッグ&ドロップすれば、受信トレイに残ったまま
    フォルダにコピーされますよ。
    保存したものは同じPC内にoutlookがあれば、
    わざわざ起動しなくても文だけの参照もできます。

    「手打」が本文をすべて打ち直してテキスト形式にしなければならない
    のなら、本文全部をコピペして、ワード文書貼り付ければイイ話。
    windowsはそのためにいくつもの画面が開けるのですから。

    「手打」そのものに作業価値を見出しているのなら話は別ですが。

    ユーザーID:4940844347

  • 全く、横ですが

    システム上の改善には手があるのかも知れませんが、同じEメールアドレスと言うことは何人が使っているのか知りませんが以下のことが考えられます。
    1.昔ありましたが、受発信者が扱いになれないためミスがないように一つのアドレスで使い廻ししていた。
    2.従業員がよく途中退社するのでその対策
    3.システム導入者が理解不足で悪弊が続いている
    まだまだあるかも知れませんが、お局様対策案としてこれはどうでしょう。

    イケメンでシステムに詳しくお姉さまに好かれるタイプの人(外部からでもOK)を見つけて、社内外どこでも良いので、システム説明して貰う。
    これにつきます。

    ユーザーID:3800008201

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