一日200件近いメールに

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キャリア・職場

まちるだ

社内メールが一日に200件以上届きます。
自動振り分けは禁止されており、いちいちフォルダー移動
しています。
振り分けるだけでも時間がかかるのに、自動振り分けを
禁止していいる事に私自身かなり困惑しています。
自動が禁止されているのは「必ず眼を通す事が義務」という事
だそうで…。
送られてくるメールは直接自分には関係ない物も多々。
社内ルールという事で誰も文句は言いません。
時間の無駄だと思うのですが、だれも何も言わなくて
私自身、一度疑問だと言ったのですが、誰も掛け合って
くれませんでした。
私の言い方が悪かったのか、それとも私の考えが間違っているのか。
正直、会議でデスクを離れて戻ってきたら50件…とかざらで
うんざりです。
「振り分け禁止=眼を通すための良い方法」という会社の考え
皆さんはどう思いますか?

ユーザーID:2289847973

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  • メール、フォルダで整理する必要あります?

    取引先がたくさんある場合などは、フォルダで整理しておいた
    ほうが便利なのでしょうが、自動振り分け禁止になっているのに
    手動でフォルダ分けする必要ありますか?

    ヘタに整理しようとするから時間を取られたりするわけで
    整理しないで受信トレイに全部置いたままにしておけば
    よいのではないかと思います。見る時間がもったいないなら
    自分の責任で、未開封のままおいておけばよいのでは。
    (自動振り分け禁止=目を通させる、のにいい方法でもないですね)
    その代わり重要事項を知らなかったとしても、トピ主さんの
    責任です。誰もフォローしてくれないでしょうが、仕方ないです。

    取引先とのやりとりを見たい場合は、差し出し人名でソートを
    かけたら順番に見れると思いますし。手動フォルダ分けする
    意義があるのかどうか。社内メールだけソートをかけて
    まるっとフォルダに移動させるというのもありと思います。

    ユーザーID:2043342008

  • 凄いですね

    全部目を通しているのですか?
    凄いですね。

    うちの会社でも同様のことがあり、
    上層部から何とかしなさい、と指示あり、
    マネージャー会議の場で対応策考えましたよ。

    上層部になればなるほど、メールは多いでしょうし、
    特にcc何て入れてくるなって言うようなのも多いと思われるのですが、
    何とも思わずに全部読んでいるのでしょうか?

    ユーザーID:1329249475

  • 効率悪いですね

    どのようなお仕事か分かりませんが面倒ですし、逆にミスも発生しそうですね。

    ユーザーID:1282383471

  • プライオリティ

    私も、会社では1日200〜300通のメールが届きます。

    中には、複数のML宛に送られていて重複しているものもありますし、自分の業務と直接関係のないものもあります。

    自動振り分けはしています。

    それは、メールのプライオリティがあるわけで、重要なメールを見落とさないためです。
    特に、自分の名前「●●さん」と入っているものに関しては、一番目出すようにしています。

    手動で振り分けていたら、重要なものも見落としてしまいそうですね。

    実際、振り分けがうまく出来ていない人は、大事なメールを見落としていることも多々あります。

    ユーザーID:1922302238

  • メールの洪水

    メールの洪水が生産性に悪影響を及ぼしている、という記事を回覧してみたら。

    トピ主さんの会社が大企業なら、企業ポータル(EIP)、というソフトを入れる手もあります。よくインターネットにある掲示板を企業用に複雑にしたヤツですが、メールではなく掲示板に投稿するようになるとメールは減ります。

    ユーザーID:9011161082

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  • 生産性向上委員会の立ち上げ

    どのような企業か不明ですが、間違いなく社員の生産性に悪影響がある運用です。
    電子メールはメール(郵便物)ですから、必要な相手に送る書簡です。
    電子メールはccの仕組があるのですが、多くの場合、見なくても良さそうな内容。
    トピ主宛の電子メール以外が多量に届く仕事のあり方は、仕事の足を引っ張る。

    社内に「生産性向上委員会」のような仕組を立ち上げて、無駄を排除したらよい。
    御社は他にも無駄が沢山ありそう。生き残れませんよ。

    ユーザーID:4557331317

  • は?

    メールソフトでプレビュー機能はオフですよね、オンにしてたらウイルス怖いですから。
    だとしたら、自動振り分けしようがしまいが、読むか読まないかとは関係ないのでは?

    ユーザーID:8829581192

  • 自分に関係ないメール?

    迷惑メールの話かと思いましたがそうでもなさそうですね。

    でもなぜ自分宛てでない(自分に関係がない)メールがそんなに沢山届くのかが不思議です。

    それから何と何を自動で振り分けるのでしょうか。

    疑問ばかりですみません。

    ユーザーID:8116944559

  • ナンセンスな規則です

    必要な電子メールかどうかは受信者が判断すべきです。
    ホルダーに自動振り分けして優先順位をつけないと、重要な電子メールが紛れてしまう。

    私の場合は「CC」で届く電子メールは、受信時に見ません。
    暇な時に、まとめて斜め読みします。
    (どんなメールか知るだけで読まない。多くは、それで済ませられる。)

    御社の掟は愚かです。解らん人が、権威で決めた無駄な仕組。
    会社の業績悪化の一つの要因。業績が向上しない会社だ。

    ユーザーID:8937864435

  • こっそりと

    そりゃうんざりですね。
    そして、aiさんのおっしゃること、なるほどと思いました。

    それでダメなら、こっそり違うメールクライアントをインストールするとかどうでしょう?
    自動振り分け設定して日中はそちらメインでメールチェック。
    元のメールクライアントは帰る時に一括で既読にするとか。

    ちなみに「振り分け禁止」って違反はどうやってチェックされてるのでしょうか?

    「見落としてた」と言い訳されてうんざりした人が作ったルールなのかもですね。

    ユーザーID:0544160724

  • 色分けは?

    私も業務で自分の案件以外に、CCでMLで届くメールも多く、トピ主さん以上のメール件数を受信しています。

    案件関連、社内関連、部内関連、・・・など自分でカテゴリ分けをして、メールをフォルダ分けをしています。

    自分の仕事に関連のあるフォルダのチェックを優先してメールチェックしていました。

    しかし、たまに自分には関係ないと思っていたMLに自分の関連することもあったため、私は、自分の名前がメール本文に入っていたら、メール件名に色がつくようにしてります。
    (○○さん、○○様)

    何百件もあるメールを随時読んでいたら半日以上も時間が割かれてしまいます。
    アサイチのメールチェックは、まずは色がついたメールがないかチェックして返信します。
    その後、どうでもよい、関連のないメールをななめ読みしています。

    トピ主さんは、フォルダ分けできないのであれば、色分け、フラグをつけるなどして仕事の効率化をしてみてはいかがでしょうか?

    自分に関係なかったメールは、一気に「既読フォルダ」にドラックして手動で移動しています。
    一度にまとめてメールを移動すると受信フォルダのメールが減ってすっきりしますよ。

    ユーザーID:3484175230

  • 手動で振り分ければよい

    受信後には自分で振り分けて良いんでしょう?

    振り分けを作り、手動設定にしておき、受信フォルダーに入った物を手動から自動に変更して振り分ければ良いのでは無いでしょうか。

    振り分けられた物を全文読むようにしてはいかがでしょう。
    なにも1件づつ手で分けることも無かろうに・・・

    ユーザーID:7869573884

  • 黙ってすれば?

    パソコンのことあまり詳しくないのですが
    自動振り分け設定にすると
    送信する人にバレちゃうのですか?

    たぶん、みんな黙って自分たちのやりやすいようにしてるんじゃないかな?

    公言しないだけで。

    違う?

    ユーザーID:4607324952

  • そんなに多い方ではないと思いますが

    私のまわりは、だいたいそんなものかなと思いますが、大変ですか?
    それが普通かと思っていました。

    私はすべてのメールに目を通した後、
    不要のものはひとつの別フォルダに一旦移動します。

    その後、
    定期的にメール振り分けの処理を手動で処理します。
    私が振り分ける方法は送付した人でわけます。
    案件や業務単位で振り分けると、複数の時に何処に振り分ければよいかが、
    分からなくなってしまいますので・・・。

    問い合わせなどがあった時に、検索機能を使って、複数のフォルダを一気に検索する事で、
    チェーンメールの様なものは経緯を追うようにしています。

    >「振り分け禁止=眼を通すための良い方法」という会社の考え
    > 皆さんはどう思いますか?

    こんな事をルール化する事自体、どうかと思いますが、
    送付されたメールを自分で読みこなさないのも、それ以上にどうかと思います。

    ユーザーID:5627519601

  • 無駄な時間

    トピ主さんが200通なら、社員全体で一日に何通になるのでしょう。

    全社員が読むために「業務時間を何時間消費してる」のか。

    読んでみたら「私に関係ない」メールは、無駄なメール。無駄な時間。

    トピ主さんの会社が心配だ。業績は向上してないでしょう?

    ユーザーID:1403339215

  • 無駄過ぎる…

     まず「振り分け禁止=眼を通すための良い方法」、つまり「自動振り分けだと目を通せない」
    という理屈は理解不能です。フォルダに振り分けることと個々のメールの未読既読の管理に
    何の関係もないですよ。

     メールに「必ず眼を通す事が義務」というルールは、来るメールが自分に関係があるもので
    あるという前提があって意味があるものです。
     「直接自分には関係ない物も多々」あるということがわかっているのに、業務の時間を費やして
    全部読めなんてルールとして異常。
     「オフィスに電話が掛かってきたりしたら、その場にいる全員がその内容をすべて聞け」って
    いうのと同じぐらいナンセンス。

     ひとつ気になるんですが。
     自分が読む必要のないメールが社内から大量に届く、ということは、トピ主さんご自身も
    相手が読まないメールを社内に大量に送信しておられる、ってことでしょうか?ひょっとして
    それも社内ルールで義務化されてたりするんですか?

     こういうのって「情報共有」とか言えば聞こえはいいですけど、現実を見ずに
    ルールを制定・運用しているがために、本来の目的から正反対の結果になってしまっている
    典型です。

    ユーザーID:5207140904

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