事務作業のマニュアル

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地方の零細企業で事務員をしています。
10人程が集まり会社を立ち上げ、立ち上げ当初から勤めています。
会社も何とか倒産せずに10年が過ぎました。
現在、経理・労務・庶務と事務全般+CADトレース(図面の簡単な修正、メインは別にいます)をしています。
長期入院なんてことになったら他に事務が出来る人間がいません。

前置きが長くなりましたが、ここからが本題です。

万が一引継ぎが出来なくても大丈夫なように事務作業のマニュアルを作ろうと思うのですが、お手本のようなものはありませんか??
事務のマニュアルなんて今まで見たことも作ったこともなくて、どんな流れで書いていいのか、どこまで詳細に書いていいのか分かりません。
使用しているパソコンソフトの使い方まで書いたほうがいいのでしょうか??
でも、そんなことすると膨大な量になりますよね?

なにか作成に当たってアドバイスがありましたらぜひ教えてください。
よろしくお願いします。

ユーザーID:5946787809

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  • 難しいことはわかりませんが・・・

    「なんでもできちゃうスーパー社員は日頃から皆のお手伝いができ、お手伝いしてもらえる人」

     私が盲腸で緊急入院したときにお見舞いに来てくれた先輩から言われた一言です。

     仕事ができる社員は誰にも頼らず、一人でなんでもサッサとこなせる人だと信じて疑わなかった若い頃の私にガツンと言ってくれた一言です。

     マニュアルより何気ない日々の仕事の運び方だと思います。常に他の人をさりげなく巻き込む。そして、他の人の仕事にも興味や関心を持つことも大事だと思います。「急にどうしたの?」って迷惑がられるかな。

    ユーザーID:1608653281

  • マニュアル要らない派

    <マニュアルを作ろうと思うのですが、お手本のようなものはありませんか?
    これはマニュアルを作るマニュアルが欲しい、ということですよね?
    確かに、マニュアルがないと仕事ができない人はいます。
    そして、マニュアル作りのマニュアルを欲しがっているトピ主さんも、どちらかというとマニュアルが必要な方とお見受けしました。

    でも、逆の人もいます。
    私もそうですが、マニュアルなんて要らない、とにかくやってみてから考える、というタイプ。

    例えば、自転車の乗り方マニュアルをいくら読んでも、自転車に乗れるようにはなりませんよね。
    だからあんまり要らない。
    自転車に乗るときにどんな危険があるとか、何歳くらいからOKとか、その辺がちょっと書いてあれば十分。
    乗り方は自分で覚えるしかありません。

    なので、マニュアルには簡潔に注意すべき点だけまとめておけば十分。
    トピ主さんのやり方が100%正しいとも限りませんし。
    <長期入院なんてことになったら他に事務が出来る人間がいません。
    そんなのウソウソ。
    周りの人がうまくフォローしてくれて、仕事なんてなんとなくまわるものです。

    ユーザーID:7860742181

  • 事務のマニュアル 作成経験者です

    こんにちは。

    立ち上げ当初から会社を支えてらっしゃるとのことで、次の方のことを考えると頭が痛いのもわかります。

    マニュアルですが、あまり作り込んでしまっても読む気が起こらないものになってしまいます。なので、まずはざっくりした流れ(フロー)を作成してみてはいかがでしょうか?

    又、文字にしただけでは「??」で理解しにくいものになってしまうのもマニュアルの難しさだと思います。

    案外きっちり作っても、後釜で入社された方が経験者だったりするとその方のやり方に変わってしまうこともあります。

    最初とゴールだけはきっちりしておき、内容はその方の流儀にお任せする内容にしてみるのもよいかと思います。

    10年続いた会社ですから、万一の時に未経験者は募集しないのではないでしょうか?

    何よりトピ主様は、会社ではなくてはならない存在のご様子ですし、元気にお仕事を続けられることをお祈りしております。

    ユーザーID:5322848285

  • 私のあだ名はマニュアリスト1

    会社を10年続ける事はタイヘンなことです。スタートアップからよく頑張りましたね!
    そろそろお疲れが出てしまうかもしれません。事務作業のマニュアルを作るのは良い考えですよ。

    まず、マニュアルが300ページとかあっては困りますが、項目ごとに薄い物が30冊ならありです。
    1冊にまとめようとせず、数冊に分けるつもりで作り始めましょう。

    トピ主さんはいろんな業務を一手に引き受けておられるようですから、マニュアルの1ページ目は「月間スケジュール」です。ご自分の担当業務について、月初第1営業日は◯◯とか、15日は請求書発送とか、月末最終金曜日は入金確認とか、仕事のタイミングが分かるようにしておきましょう。

    パソコンソフトはWとかEとか一般的なものは作らなくて大丈夫です。業界人しか知らないマニアックなソフトとか独自の社内システムなら作った方が良いです。

    経理、労務系の書類が発生するタイプの業務は全部コピーを残しましょう。
    フォーマット(記入前)と完成(記入後)の両方を残し、注意点など朱入れしておきましょう。

    マニュアルは当然「社外秘」扱いで、社外への持ち出し厳禁です。

    ユーザーID:8733197230

  • 私のあだ名はマニュアリスト2

    PC操作系業務のおススメマニュアル作成方法があります。
    一操作ごとに画面をPrintScreen、そのまま画像としてExeに貼ります。
    そして、後から画像のサイズを合わせ(一画面ずつA4に印刷できるように)、操作した箇所に矢印とか◯とか付けます。

    百聞は一見にしかず、文章で説明するより「現物コピー」を見た方が分かりやすいです。

    それから、困った時は誰に聞けばいいか?が分かるとありがたいです。
    各業務について助けてくれる人、相手先担当者のお名前なども記しておくといいでしょう。

    マニュアルは作成途中からいろんな人に見てもらって、改良を重ねていくことが望ましいです。
    頑張ってください!

    ユーザーID:8733197230

  • 書類を整理しておけばOK

    お仕事多くて大変ですね、お疲れ様です。

    長年事務職、何度か短期または長期派遣の経験がある者です。
    前任との引き継ぎ全く無し、または1日という事もありましたが、
    過去書類を年度毎にきちんとファイリング、またはデータ管理しておいていただければ
    1日〜1週間でコツは掴めて問題無く働けました。
    毎月の必須事項を書いたカレンダー、絶対やってはいけない注意事項もあれば大丈夫かな。

    ある程度スキルがある事務職なら過去資料を見ればなんとかなるものなので、
    そんなにご心配されなくても大丈夫かと思います。

    反面教師として…
    現在の職場の前任者。
    書類は全部「一応とっておく」タイプで、膨大な資料。
    ファイリングした書類は何も書かない小さい紙で区切っただけ、PC内のデータもあちこちに散らばって保存。
    文書名を適当に付けるので検索にひっかからず、重要書類を探しまわるだけで1日が終わる事もしばしば。
    落ち着くのに半年近くかかり、先日やっと書類の大半を破棄できました。

    忙しくて書類整理も大変だと思いますが、がんばってください。

    ユーザーID:6000177082

  • マニュアル

    教える時間が無くどうしてもの時なら、箇条書きで
    1、・・・・
    2、・・・・
    って感じで仕事の流れを書き、
    表なら、紙に出して、ここには○が入るって感じでメモ
    ここと、ここに数字を入れれば合計が出ますと言う感じに
    解らなくなったら見れるようにしてあげれば良いと思います。
    つくっても簡単に2〜3枚程度にって感じですね
    あくまでも解らなくなったら見る安直(虎の巻)みたいなものでね

    でもマニュアルを作る前に、一人でお仕事を抱えるのではなく
    サポートしてくれる人を作った方がいいですよ
    そうすればいざ倒れても「○○をお願い」と言えばちゃんとやってくれるでしょう。
    良い上司はうまく部下を回すものです
    10年やっているならその位の人はいるでしょ?

    ユーザーID:7927111832

  • おそらく

    まわりが助けてくれるとか、いないなりに何とか回るとか、確かにそうです。ただ主様の会社はトピ文を読んだ限りでは、会社としてまだ成熟していない(失礼お許しを)もしくは周りが技術者ばかりで主様おひとりで事務を切り盛りしているようにみえます。
    業務日誌とノートとカレンダーを揃え、年次〜日次のあらゆる業務(行政への申請報告から社内行事に至るまで)をトピックのみ洗い出し、いつ頃何をするかを時系列に書き込みます。それがあなたの抱える仕事の俯瞰図になり、あなたが入院しても代行者はすべき業務を把握出来、少なくとも業務の漏れは防げます。後はそれを見て優先順位をつけ(サイクルの短いものといま仕掛中のものがいいかな)、詳細に肉付けしていけば当座間に合うモノはできます。一年がかりになりますが、始めからパソコンでキレイな整理されたものをと構えるよりは、泥臭いけどいつでもさっと手を入れられる紙というツールを使い倒すほうが楽です。ある程度形になったらパソコン得意な人で手分けし電子化します。必要な工数、用意すべき消耗品、書類の所在、の書き込みもお忘れなく。

    ユーザーID:8509247498

  • 私も一人で事務をしています

    出産時に産休・育休を取りましたが妊娠2ヶ月から上司に報告し
    臨時の事務員をできるだけ早く入れて欲しいと言い続けて
    結局入ったのは産休に入る1週間前という信じられない事がありました。

    基本的な打ち込みのやり方を(仕入・売上など部門ごとに分けて)
    画面を貼り付けながら順番に説明したマニュアルを作ったり
    一日の作業やひと月の流れや一年の行事なども
    ノートにまとめたり注文先の一覧とよく頼む物を表にしたり
    思いつく限りのことを自分でマニュアルを作っていきました。

    それでもわからない事を電話で説明したりたまに出社したりして
    直接教えることもありました。
    いざなってみないとどのように準備しておけば助けになるのかわからないものですよね。

    この10年という区切りをきっかけに主要メンバーで緊急時やこれからのことを
    話し合って誰かが居なくても基本的なことをできるように
    お互い経験しておくなり引継ぎできる相手を作るなどされた方がいいと思います。

    膨大な量だからこそ、今の内から少しずつ準備されておくことをおすすめします。

    ユーザーID:4709427968

  • 簡単なものから、がいいです。

    オーダーのプログラムのマニュアルを作っていました。

    仕事のタイムスケジュールがわかるものは必須。
    業務の流れに合わせたものも、お願いします。

    まずは肩の力を抜いて、簡単なものから。
    詳細に作ると、どこが必要なものかわかりません。
    だんだんと上手な書き方が変わってきますので、
    マニュアルの最初の頃との違いが大きくなって、直すのが大変になります。

    自分が全くの素人になったつもりで、
    そのスケジュールとマニュアルだけに頼って仕事してみて、補完していくのがいいと思います。

    パソコン操作は、WORDやEXCELの一般的な操作は不要です。
    特殊な手順の場合は、「ENTER」「クリック(ダブルクリック)」、画面遷移も忘れずに。
    (プリントスクリーン機能を使ってください)
    一つ操作するごとに、書き出しをしていくといいでしょう。

    ユーザーID:8955328716

  • マニュアルは非現実的

    書類とデータの整理
    連絡先一覧、IDパスワードの類の一覧

    以上がきっちりされていれば十分だと思います。

    未経験者に急場をしのいでもらうことを懸念するのであれば、業務スケジュール/フローを簡単にまとめておくこと。
    やらかすと本当に困るのは外部の相手があるやりとりと、法定のものだけです。

    どうしても個別の業務のマニュアルを作りたい場合は、チェックリストの作成で足るのでは?
    スケジュール/フローとチェックリストですべきことを把握し、
    過去の書類やデータを見れば最終形がわかるはずです。

    ソフトの使用方法まで含むマニュアルは作成もメンテナンスも現実的ではないことが多いです。

    ユーザーID:7518879153

  • 事務のマニュアルなら・・・

    最初から、細かいことをあまり書きすぎると、全体像がわかりにくくなってしまいます。

    そこで、今貴女がされている事務処理内容を大まかに項目別に箇条書き(一覧表)にしてみましょう。

    その項目に対し、毎日(発生つど)処理する、毎月ごと(〆日等)処理する、毎期ごと処理する、年一回処理する・・をわかるようにします。
    特殊なパソコンソフトを使用しているのなら、そのソフト名もわかるように!
    それから、各項目別の処理をするにあたって、もし関係する取引先/担当者があれば、その連絡方法等も記載しておきます。

    大まかに箇条書きにしたものに対し、詳しく説明したい場合には、これについては、別途どこそこを見よ!誰々の判断を仰げ!というように細分化していきます。

    つまり、最初から細かいことに入るのではなく、大まかに必要なことから入り、それを必要に応じて別途細分化していく方法が一番良いかと思います。

    ユーザーID:1581303655

  • レスありがとうございます。

    トピ主です。
    レスを拝見して少し肩の荷が下りた気がします。ありがとうございます。
    私がいなくても仕事はまわる。そうですね。少し気負いすぎていたようです。
    仕事の半分は他人のサポート的な面があるので本人達が苦労する程度ですみます。笑

    ただ、経理や労務関係については話は別です。
    他の人は事務とは無縁に生活してきてるので経理も労務の知識もありません。
    それなのにマニュアルもなく、今日からお願いします。と言われて出来るとは思えません。
    すぐに分かる人が来てくれればいいけど、来てくれない場合を想定すると、やはりマニュアルはあったほうがいいですよね。

    簡潔だけど分かりやすいマニュアル。難しいです…
    とりあえず日々の処理・月の処理・年間の処理あたりを表にして流れが分かるようにすると見やすいと思いますか??

    弊社も10年が過ぎ平均年齢も上がってきたので後継者育成に目を向けなくてはいけない時期ですね。

    ユーザーID:5946787809

  • トピ主です。

    ぽちさんまで読ませていただきました。

    詳しく教えていただきありがとうございます!
    マニュアル作成を軽く考えていたかも…汗
    全てのことをマニュアルにしようとしたら大変なことになるかもしれません。。
    必要なことから手をつけてみようと思います。

    困った時の尋ね先!気が付きませんでした!
    これを書いてないと、いつまでたっても私に問合せがきちゃいますよね。笑
    ここに投稿してよかったぁ〜

    ユーザーID:5946787809

  • 品質確保のため

    マニュアルは必要だと思います。

    私は経理の管理職をしているのですが、
    新規の会社立ち上げや新しい処理が増えたときなどはいったん全部自分で受けて、3ヵ月程度実作業を行い、その処理の骨格の部分だけを抽出し、
    かつ既存の帳票を同形式になるようにエクセルのフォーマットを調整し、その上でぽちさんが書かれているような画面貼り付けなどを使ったマニュアルを作っています。
    またマニュアル冒頭には、処理の目的と目安の時間、行うべき時期を列挙しています。

    この狙いは
    1意味もわからず数字の転記のみを行ったりしないようにする。
     →意味のわかっていない担当者は間違いを自分で発見できない。
    2処理過程をできるだけ簡便化する。
     →不要な処理は間違いの元。
    3成果物の品質を確保する。
     →担当者しかわからない属人的な帳票は意味がない。
    4担当割管理のための業務量の把握。

    ときどき古い処理(担当者から担当者へと代々引き継がれているもの)も私が引き取り、再校正を行うことがあります。
    当時は意味があったものの、今は意味がなくなっていたりすることはよくあります。

    ユーザーID:4285003864

  • トピ主です。

    おじさんまで読ませていただきました。
    為になるアドバイスばかりで有難く思います。
    とりあえず、日・月・年の処理を流れに沿って表にするところから始めてみようと思います。
    あとは業務日報をつけて1年後にまとめてみようかな。
    細かいことはその時にやっていこうと思います。

    職場の雰囲気は事務歴2年めさんのご推察の通り技術者ばかりで事務が出来る人間は私一人なのです。
    もちろん、上司も部下もいません。
    周りにサポートしてくれる人いるかな?と見渡してみましたが…無理そうです。
    なにせパソコンの基本的な操作すら分からない人たちなので…
    エクセルもテンプレートに入力するのが精一杯。
    メールなんて受信も送信も無理。
    おっと、愚痴になってしまいました。

    万が一の場合は社内の人間にお願いするより、外部から経験者に来てもらったほうが話が早いですねきっと。

    ユーザーID:5946787809

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