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同窓会開催の連絡方法(メールだけでも可能?)

なお
2012年6月11日 23:21

大学の同級生が、大学時代のある集まりの同窓会を初めて開催するというメールを転送してくれました。わーなつかしい!ぜひ出席したい!と思ったのですが、とりまとめをされている先輩が書いた転送されたメールを読んで、少しひっかかるところが。
「同窓会の案内状を送るので、現住所と結婚された方は新しい姓を教えてください」という箇所です。
メールで最初のコンタクトを取っているのだから、メールでのやりとりで完結させることはできないのかな?というのが正直な感想です。

そこで質問なのですが、同窓会というのは、郵送でないと案内を出せないものなのでしょうか。メールだけで案内や出欠確認をしたという経験を
お持ちの方がいれば教えていただけるとありがたいです。あるいは「ネット経由だけでの案内はありえない」というご指摘を頂けると助かります。

なお、とりまとめの方が考えておられる対象者は数百名いるようですが、40歳台以下の方がほとんどですので、メールやインターネットを使っていない方は皆無ではないかと想像しています。
また、私自身と先輩とは学生時代も顔見知り程度の関係で、(少なくともこちらは)うっすら顔を憶えているくらいです。

正直、住所を教えることにかなりの抵抗感があり、住所や預かった個人情報はこのように利用します、という説明がほしいなと思っているところです。大げさでしょうか。
大学全体の同窓会名簿は廃止されていると思いますし、10年前くらいに発行された名簿に、私自身は現在の住所を載せていません。
でも、初めての集まりの幹事を引き受け、準備に奔走してくださっていること自体はとてもありがたく、どのように先輩に伝えるのがいいのか悩んでいます。
よろしくお願いします。

ユーザーID:9113927300  


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対象者が数百名?
miye
2012年6月12日 12:43

その人数でメールだけで確実に全員に案内や出欠確認ができるのか信じられません。私はむしろメールアドレスを知られることに抵抗があります。毎年1回学校の同窓会の案内をいただきますが往復はがきです。確実に受取り返事ができるので、私はこちらのやり方がありがたいです。

ユーザーID:4549268269
規模は?
ササロン
2012年6月12日 13:08

どの程度の人数を想定されているのか分かりませんが、メーリングリストかなんかで管理されているのでしょうか?

そして主さんの様に、リスト者から転送されたリスト外の出席者もいるとなると管理は難しいのでは?

toに全員分入れますか?何十人とか?それ以上?かわかりませんが。
入れ忘れたら案内無しで問題にならない?怒らない?

クライアントは1対1ですが、ホストは1対複数ですから、みんながスムーズに行きます、行きませんとか迅速にしてくれれば良いですが、待てと暮らせど連絡してこない奴とか、忙しいとかで予定分かるまで返信してこない奴とか、ずっと気にしてるのは負担大きい。

メールの場合、うっかり機種変で受信拒否設定や、アドレス変更など不測の事態もあるし。

案内状なら、届かなければ戻ってくるし、戻ってきた後なくしにくい。

メーリングリストも作れるけど、PCから受信拒否とか設定されてたりしたら終わり
ドメイン解除のお願いもいちいちしてどれだけがその通りしてくれるか疑問。

ユーザーID:8466932437
私の場合はメールのみの連絡でした。
特命平社員
2012年6月12日 15:03

タイムリーにも数週間前に大学の同期から同窓会の案内が来ましたが
基本同窓会連絡用のメアドを1つ取得して
ここから送ってくるシステムにしているようです。
研究室の同門会も学部、修士課程、博士課程
その後助手として勤務した研究室がそれぞれ違うのですが
封書+返信用封筒で来る研究室とメールで対応の研究室がありますね。
先生方をお呼びするフォーマルな会だとハガキもありかと思いますが…。

本当に同窓会の案内なのでしょうか。
あわよくば、個人情報も取ってそれを利用しようとしているのでは?

可能性としては、先輩が宗教や悪質なセールスに関わっているとか。
十数年前なら「同窓会を開くので、現在の連絡先を教えてくれ。」
といって実家へ電話して個人情報を取るケースがありましたね。
それがメールに変わっただけでは?
気になるようであれば
別の同級生や関係者に、幹事の近況をそれとなく聞いてから
対応した方がいいと思いますよ。

あとは、どうしても住所を教えなければいけないのなら
もっともらしい理由をつけて
勤務先や実家にしておくと少しは安心ですね。

ユーザーID:9584809021
郵送が確実
オッカ
2012年6月12日 18:10

メールってそこまで信用していいものですか?

10数人規模の集まりの連絡係をしていますが、その程度の人数でもメールで連絡がつかず困った事がありました。
結局相手のセキュリティの設定のせいだったのですが、それが判明し連絡を取れるようになるまでとても面倒でした。

ユーザーID:3368460829
いつもメールで案内が届きます
まるこ
2012年6月12日 18:11

40代後半、卒業生約160人の同窓会ですが、もう10年位、メールでのやりとりのみです。
出身地での年に2回の同窓会、東京での同窓会(ときどき)など、これでうまくいっているようです。

ユーザーID:8904219503
ありがとうございます。
なお(トピ主)
2012年6月12日 23:42

まとめての御礼になり申し訳ありません。

メールだけというのはやはり難しい面もあるようですね。
今は、対象となる方にメールでの案内を拡散するようお願いされている段階で、参加希望者は取りまとめの方に住所をメールで連絡した後、案内状が郵送されるという予定です。
こちらから住所をメールで連絡するなら、送っていただく案内もメールベースでも構わないのでは、と思ったのですが…

匿名平社員さんがおっしゃるように実家住所を伝えることにして、「念のため確認ですが、住所は今回の会の案内状送付のみに利用されるということですよね?」というような確認をしても、角が立たないでしょうか。

(まさか断りなくそのような事はしないと信じていますが)名簿を作成して当日配布されたりするのは困るので。。。

ユーザーID:9113927300
メールのみです携帯からの書き込み
どれみ
2012年6月13日 9:53

メールというか、SNS経由で幹事からメッセージがきて、「いまのところOK」のレスをしたら、メールで詳細がきて、メールで出席報告しました。
はがきをつかったら、郵便料金だけですごいことになります。

うちは個人情報は守られている方だと思います。
同窓会の席で、名前(旧姓)、住所、電話、携帯、メルアドを書いた紙を出しました。欠席者にも同じものを配ったそうです。
それをもとに、幹事が「所在が把握できている人のフルネームの一覧表」を作成しました。それが後日配られました。
連絡先を知りたい人がいるときには幹事に連絡し、幹事からその人に「○○さんがあなたの連絡先を知りたがっているから、連絡先を教えていいか」と連絡がいき、よければ幹事を通して連絡先を教えてもらえる仕組みになっています。

ユーザーID:1746470153
もう一つ思い出しました。
特命平社員
2012年6月13日 20:46

トピ主さんの6/12付のレスを見て、思い出しました。

幹事をなさっている先輩って結構年かさ(50代以降)の方ではないですか?
若い人なら(宗教や変なセールスに関わっていない限り)安心ですが
ちょっと年のいった方々は、個人情報について非常に緩いです。

以前とあるちょっと年齢層の高い(50代〜60代)集団に
混ぜてもらって旅行をしたのですが
いまどきツアーでは絶対やらないメンバーリストが来てビックリ!
自宅住所と電話番号しっかり掲載。
私は別の方を通じて遅れて申し込んだため
その時点ではリストには掲載されてなかったのですが
さすがに不安で幹事に相談したのですが
「悪用なんて誰もしないよ〜。」とのほほんぶりを発揮されました。

確かにそのメンバーは地元の有力者ぞろいで、悪用する人はいないけど
それを何らかの形で入手した悪い人に
悪用されたらどーするのよ、って不安になりました。

とはいえ、ダイレクトに
>、「念のため確認ですが、住所は今回の会の案内状送付のみに利用されるということですよね?」
とは角が立ちそうですしね。難しいところです。

ユーザーID:9584809021
どれみさん、ありがとうございます。
なお(トピ主)
2012年6月13日 22:32

個人情報をきちんと管理して頂いているのですね。
幹事の方の負担が重そうですが、そのやり方は不安が少ないですし、とてもありがたいですね。
確かに、はがきや封書での案内は作業の手間とコストがかかるのでは?とも思いました。
そのへんのところも、なんとか角が立たないように、先輩にお伝えしようか。あるいは、単なる一参加者に過ぎない自分は、黙って幹事の方のやり方に合わせるべきなのか。悩みます。

ユーザーID:9113927300
ありがとうございます。
なお(トピ主)
2012年6月15日 21:28

特命平社員さん、ありがとうございます。

幹事をされている方はアラフォーくらいだと思います。
お子様もいらっしゃるようですので、近年は学校等で名簿を作成していないことはご存じのはずです。

やはり実家の住所を(現住所とは違うということを明記せずに)伝えるようにしようと思います。

ユーザーID:9113927300
 
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