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メールの返信、上から目線なのでしょうか?

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キャリア・職場

わからない

取引先へのメールの返信の文面について上司からこっぴどく指導されました。

私は普段経理の仕事をしています。
先方とは直接仕事上のやり取りがなく、
業務完了後に請求関係の書類の手配などを担当しています。

先日のことです。その取引先とは請求の方法が決まっており、
業務が終了すると先方から報告書が送られてきて、
報告書に弊社のサインを入れて請求書をお送りするような流れがあります。
普段のように報告書を待っておりましたが、なかなか届かずしばらく待っておりました。
すると取引先の担当の方から「請求書はもう送っていただきましたか?」というメールをもらいました。
なので以下のように返信したところ、上司から「なんでそんなに上から目線で返信したんだ!敬語の使い方勉強し直せ!!」と指導されました。
(受信した際、CCで上司のアドレスも含まれていましたので、共有するため返信時にも同様にCCで上司にも送りました)

「○○株式会社 ○○様

お世話になっております。
○○のご請求の件ですが、御社からの報告書を
お待ちしている状態でまだ請求書をお送りしておりません。

お忙しいところ申し訳ございませんが、
ご確認の程宜しくお願いいたします。

○○           」

上記のような内容です。請求書を既に送っているのか?という事への
確認の連絡だったので、まずはお返事を優先にしたのですが・・・。
どの表現が上から目線に値するのでしょうか?
今後のためにも、間違った表現があればご指摘いただき
勉強し直したいと思います。
どうかアドバイスを宜しくお願いいたします。

ユーザーID:1976448396

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  • 三つの事を一度で済ませて良いという見方

    だから、上から目線ですね。

    相手にしたら「そういうことかい、後で思い知らせてやる」
    ぐらいは考える可能性がありますね。

    >普段のように報告書を待っておりましたが、なかなか届かずしばらく待っておりました。

    取引が継続している相手だから、「報告書をお送りいただきました?」と
    電話連絡をするべきですよ。「請求書を出す都合がありますから」と付ければ
    なんの問題もない。メールでは記録が残るから、避ける。

    しかし、これをやらなかったから、相手からメールが来た。
    もうこの時点で、相手は「ケンカ上等」ですよ。メールで証拠を残している。
    ここで、即座に電話で話し合ってみれば良かったのに。

    メールで出した返事が

    >お待ちしている状態でまだ請求書をお送りしておりません

    この意味は「当社では全部調査したから、悪いのはあんたの方だよ」
    と言っているわけです。
    しかし、事務処理が進まないのは、原因が不明なのだから
    協力して調査するためにも「そっちから来てない」と言い切ること自体がアウト!
    こんなことになるから「電話で」となるわけです。

    冗談抜きに、メールの文章ではなくて、仕事のやり方としてダメ。

    ユーザーID:9331916179

  • このケースで私なら取引先に「報告書」という文言は使わない

    使うなら代わりに「必要書類」などを使います。
    なぜなら「報告」は下が上にするものですから。
    そう考えれば「報告書を待ってます」という言い方は「上の私が待たされてます」
    と主張するのと同義ですね。

    ユーザーID:5246832403

  • ここかな

    訂正するとすれば、ここかな

    >御社からの報告書をお待ちしている状態で
    >まだ請求書をお送りしておりません

    まず、取引先の方は、報告書を先に送らなければいけないことをきちんと理解していますか?

    もしわかっていないかもしれない場合は、

    『御社から報告書を送っていただいた後に、弊社から請求書を送ることになっております』

    という一文を入れる。

    もしわかっている場合、

    上記の書き方ですと、取引先がまだ報告書を送っていない前提になっています。
    もしかしたら、取引先はもう報告書を送っているにも関わらず、
    手違いであなたの会社に届いていないだけかもしれないので、

    『まだ報告書が届いておりません』の後に、

    『行き違いの場合は申し訳ありませんが/既にご発送済みの場合は申し訳ありませんが、ご確認の程〜』

    など、相手に非がない一文を入れるといいと思います。

    ユーザーID:3112746955

  • わたしなら

    「○○のご請求の件ですが、報告書が残念ながらこちらにはまだ届いていないようです。
    こちらでも再度確認いたしますが、どこかで手違いがおきているかもしれませんので、お忙しいところ申し訳ございませんが、今一度ご確認お願いできますでしょうか?
    なお、行き違いの場合は申し訳ございません。」

    かなぁ??

    トピ主さんの書き方だと「そっちのせいで請求書が送れないんだからちゃんとしてよ。」と言ってるように受け取られるかも。

    報告書は発送済みなのに、こんなメールを受け取ったら気分を害すると思います。

    あくまでも、相手先は悪くないけど、報告書が届いてないので原因究明のために確認してほしいというスタンスで行きましょう。

    ユーザーID:9596256139

  • こう書くかな…

    似たような仕事をしています。
    悪くはないと思うけど、私ならこう書くかな。

    いつもお世話になっております。
    ○○(株)いなごでございます。

    お問い合わせいただきました請求書の件ですが、部内で確認を取りましたところ、御社から頂戴した報告書が手元に見当たりませんでした。

    大変恐れ入りますが、いつ頃お送りいただいたかご確認をお願い出来ますでしょうか。
    お手数をおかけいたしますが、何卒よろしくお願い申しあげます。

    なお、このメールと行き違いでご発送いただいておりましたら申し訳ございません。

    ご不明の点などがございましたら、どうぞご連絡下さい。

    「報告書送ってないくせに、請求書急かしてきたよ!」と、同僚には愚痴りつつ、ちょっと下手に出て書くかなぁ。

    ユーザーID:3835566248

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  • 普通では?

    そこまで怒られるほどの内容ではないと思いますが?

    ただ、「送ってない」と直球すぎませんか?
    「xxが解決できれば、送らせていただきます」と、私なら
    「御社からの報告書をお待ちしている状態です。
    届き次第、請求書を送付いたします」
    ぐらいにしますね。

    ユーザーID:7988316866

  • 多分細かい敬語の問題ではない

    表面的な敬語という範疇では大きくはずしているとまでは言いません。
    あえて言うなら「○○のご請求の件ですが、御社からの報告書を」のところで、請求はあなたの会社の行為ですから「ご」をつけるのは間違っています。報告書という言い方にも違和感はあります。報告という語には下から上へのイメージがあります。実際にXX報告書という文書なんでしょうが言い換えるほうがいいと思います。
    「XXについて請求差し上げる件、御社からXXのご通知をいただいておらず」のほうがしっくりきませんか?

    ただ上司の方はそんな表面的なことではなくもっと大きなことで叱責なさったのではありませんか。
    請求する立場で先に動かなかったこと、先方が先に動いたことに最大限の謝罪の言葉が入っていないこと。さらに、お金の大事な事なのに電話を入れずにメールしたこと。
    もし先方から先に指摘されたとき、私なら速攻で電話を入れて対処する段取りを決め、その結果を「覚えのために先ほどお話した件を。。。」とメールで送りますね。

    さらにいえばこうした具体的な指導を聞けない関係にも問題がありますね。

    ユーザーID:8542568312

  • そうですね

    業者といってもお得意様でしょ確かに上からな感じがありますね。

    一応文例として書き出しには
    「拝啓 ΟΟの候、貴社におかれましては益々ご繁栄のこととお慶び申し上げます  平素、大変お世話になっております」

    書き出しがあっても良かったかな。
    文書集やワード2007ならあいさつ文の文例が入っていて、その中から選べば自動であいさつ状が出来るのがありますよ。

    返事待ちの物ですよね?返事待ちなのに請求書?とふと思いました

    返事待ちなら、まずは「○○はいかがでしたでしょうか」とお伺いする文があっても良いと思いますけどね。

    とは思いますけどね。

    まずは手軽にネットでビジネス文例集を検索して見た方がいいですよ。

    ユーザーID:3818094946

  • お待ちしている状態のくだり

    報告書は、先方のミスで届いていないと断言できません。こちらの受取後の管理不足、郵便局など流通システムでの手違いなども考えられます。

    まずは、探したが見当たらない。いつ送ってもらったか?を確認し、当然届く日だったならば「お手数をおかけして大変申し訳ないのですが、再送願えませんでしょうか?」ではないですかね。

    ユーザーID:8612698295

  • 私も知りたい

    私は特に傲慢な印象は持ちませんでした。

    ただ、メールの作法や日本語の使い方って、
    はっきりいって、その会社ごとにちがいますよね。

    私の取引先の担当さんは、
    私が送ったメールに対して件名を「Re:○○」ではなく、
    その都度丁寧に「△△社 苗字 □□□」と改めて送ってくれます。

    メールの返信は↑のように、Reを使うなと書いている
    社会人向けのマナー本も見たことがあるので、
    これを正しいとする人も少なからずいるようですね。

    でも、これってこちらかすると、どのメールに対しての
    返信なのか分かりにくいので、
    少なくとも私には迷惑な気遣いです(苦笑)。

    トピ主さんの会社というか、
    上司の方がどういうかんじでメールを出しているか、
    それと照らし合わせた方がいいとおもいます。

    あと、同じことを言ったりやったりしても、
    立場や役割が違えば、相手や周囲の捕らえ方も違うはず。

    自分の立ち位置を改めて見つめなおすいいきっかけと思い、
    明日からまた前向きにがんばってくださいね。

    ユーザーID:5881714275

  • 上司に手本を見せてもらいたいものだ

    どこが悪いのか指導するのも上司の仕事ですが。

    「勉強しなおせ」では、ちょっと指導になっていないですね。


    上司に文例を書いてもらいたいものです。


    …私としては、特段問題は無いと思いました。
    強いて言うなら、

    「ご確認の程宜しくお願いいたします。」
    →「ご確認いただけますでしょうか。」

    くらいですかね。

    あと、「ご」とか「お」の使い方。
    自分の行動につけているのが、少し気になります。
    例えば…

    「ご請求」→請求するのは自分ですよね。
    「お待ちしている」→待っているのは自分ですよね。
    だからといって単純に「ご」や「お」を取ればよいってわけではないですよ。

    ユーザーID:3212078536

  • 考えましょう

    「もう送っていただきましたか?」と問われたという事は
    先方はこちらに報告書を送ったつもりでいるのです。
    先方のミスかもしれませんが、通信事故やこちらが見落としの可能性もないとは言えません。

    トピ主さんの返信は丁寧ですが要約すると
    「報告書が届いていないから送っていません。確認してください」となります。
    先方のミスと決め付ける内容と解釈されます。
    先方から「確実に送りました。確認してください」
    なんて返信がきたら、お互い言い争いになって大変じゃないですか?

    たとえ先方のミスであっても下手にでる方がスムーズにいきます。
    『こちらに報告書が届いておらず、メールをいただいて再度確認したが見当たらない。
    大変お手数ですが再度報告書を送っていただけないでしょうか?』
    といった内容で返信するのが良かったと思います。

    ユーザーID:5896653866

  • そりゃイカン!

    本来なら先方から報告書が届いてから請求書を発行する手順のところ、
    先方から請求書未着の問い合わせが来た、と。

    それに対するトピ主様の返信は、

    >報告書をお待ちしている状態でまだ請求書をお送りしておりません。
    >ご確認のほどよろしくお願いします。

    この文面だと、トピ主様にはそのようなつもりは無くとも、
    「貴方が早く送ってくれないから、私は請求書を作れないのよ」
    と相手を責めてる風にも感じられます。
    この部分が上から目線と感じられるのではないでしょうか。

    それに実のところ、問題の報告書は、先方の発送ミスなどではなく、
    運悪く郵便事故になっているかもしれないし、
    トピ主様の会社内で迷子になっている可能性だってありえます。

    そのあたりをふまえつつ、もっと言葉数を増やして、
    あくまで取引先には非は無い、しかし書類は手元に届いていないので、
    いつ頃投函されたのか、、それは封書なのか、それともメール便なのか、
    社内でも再確認をしたいので、報告書の詳細を教えて欲しい、
    という文面で問い合わせるべきだと思います。

    ユーザーID:0236813561

  • ここで尋ねても・・・

    お取引先との関係や
    業界独自の商習慣や独特の用語の使い方
    また先方の担当者の職階など

    状況が全く分からないので恐らく誰も確信を持った
    アドバイスはできないと思います。

    上司の方にお聞きになったほうがいいですよ。
    商習慣は現場感覚でしか身につきませんから


    私が感じた文面への印象ですが
    先方の方はお客様の企業ですよね。
    若干先方の企業の非、や過失勘違いを指摘する内容が
    含まれている感覚があることは否めませんが

    私はあまり気にならないです。
    しかししっかり確かめた方がいいですよ。

    ユーザーID:4203341687

  • 上司の言い分はもっとも

    専業主婦なので社会の良識に欠ける立場ではありますが、上司のご立腹も納得できます

    〉確認がとれず待っている状態
    との記述は相手に恩を売っていると取られても仕方ないですよ。

    噛み砕いて言うと
    其方の対応が遅いからずーっと待ってました。と言ってるに等しい

    業務連絡に、こういった主観は必要く、事実のみを伝えるのが最善かと思います。

    ユーザーID:8300325927

  • 普通です

    こんばんは。
    総務と人事を担当しております。
    拝見致しましたところ、まったく上から目線でもなんでもないと思います。
    へりくだる必要は全くなく、むしろ
    「お忙しいところ〜」と先方に対して気遣いもされており、問題ないと思います。

    メールは難しいですよね
    私が気を付けるのは、「ご連絡ありがとうございます」などまずはお礼の一言から始め、
    「恐れ入りますが、」「お手数ですが」など付け加えるなどして、お願いメールをするようにしています。

    ユーザーID:5269127193

  • 直しようがない

    拝読しました。

    突っ込みどころ満載で、文章すべてが上から目線。
    こりゃ上司もガッツリ叱るわ。

    敬語の勉強、文章作成の勉強を つ よ く 勧めます。

    ユーザーID:6098464693

  • 日本語としては正しいのですが

    元大学教員です。

    学生を指導している時は、トピ主さまのような使い方を奨励していました。
    私の周囲では、普通です。

    ただ正しいからいいというものではありません。

    商業文なので、やや過剰であっても仕方がないと思います。

    それよりも、自分は正しい日本語を使っている、相手の日本語がおかしいと
    いう気持が伝わってくるところが気になります。
    こういうのが正しい敬語の使い方だということを示そうというのは、
    敬語の本来の機能から逸脱しているのです。
    相手への敬意が基本なのです。
    敬語法の訂正は、教師や上司や先輩ならするでしょうが、それ以外は
    とても失礼なことです。
    上司の叱責は、敬語法そのものではなく、敬意が感じられない「心」に
    対してだと思います。

    過剰で間違った敬語法は確かにおかしいです。
    意味不明のことも多いです。

    現実には、顧客の場合、二重尊敬は仕方がないと思います。

    ユーザーID:2953774256

  • うん、絶対にしない(笑)

    お疲れさまです。トピ主さんの対応、私なら絶対にしません。

    取引先は・・・

    >請求書はもう送っていただきましたか?

    と、トピ主側が請求書をまだ送っていないものと決めつけずに下手に出て確認している。
    報告書⇒請求書の流れは取引先もご存じなはずですから、もう既に送ったつもりなんだと思います。
    配達中の事故の可能性もありますし、トピ主さんの会社に届いてから紛失した可能性もあるワケです。


    貴方は・・・

    >御社からの報告書をお待ちしている状態でまだ請求書をお送りしておりません。

    取引先がまだ報告書を送っていないものと決めつけて返信している。
    繰り返しますが、取引先から「請求書は?」という確認があったということは、取引先の方は報告書を既に送ったつもりなはずです。
    まず、本当に報告書が届いていないかをもう一度確認。
    届いていないようなら、何かの手違いがあったようで報告書がまだ届いていないことを先方に説明・謝罪。再送のお願いが筋では?

    ユーザーID:7838309175

  • 行間を埋めてみては

    私は上から目線というより、とても機械的・冷たいと感じました。

    メールは文章だけですから、顔が見える場合と違って、行間は相手が勝手に作ってしまいがちです。

    わからないさんがお送りになったメールも上司は、
    『何言ってんだ、あんたが送らないからこっちも送らないんだ、早く送れ』
    という意味が後ろに隠れているように読んだのかもしれません。

    たとえ時間がかかっても、行間を言葉で埋められてはいかがでしょうか?
    ・さりげなく先方が報告書を送っていることの確認
    ・届いていないという事実
    ・郵便が迷子になっているかもしれない
    ・調べてみる、あるいは再送をお願いする
    を丁寧な言葉で加えるのです。

    相手も急いでいるだろうと、慌てて返事をすると大抵はろくなことになりません(経験談)。誤解を解くには行間を埋めるより遥かに労力が必要です。
    焦っていても、10分くらい置いておき、もう一度相手の立場で読み直し、問題ないと思えば送る、のがいいかもしれません。

    あるいは、お送りになったメールに、『こちらでも調べてみます。取り急ぎ状況をメールします』を加えてもいいかもしれません。

    ユーザーID:6544673280

  • もしかして

    いきなりメール返信しましたか?文面からはそう受け止められます。
    取引先はすでに報告書を送ったと思っていることに、気付けばよかったと思います。つまり請求書送付のメールが来たことを上司に報告し、もう一度全社あげて報告書の所在確認をすべきでした。
    取引先が報告書を送っていないと思い込んだことを上司に上から目線だと言われたと思います。
    もうひとつは報告書が届くのが遅いと感じたなら、報告書を催促するのも必要かと思います。

    ユーザーID:7776917801

  • 「お待ちしている状態なので」

    っていうところが「そっちがトロトロしているからこっちが仕事できない」と言っているに等しいですね。

    ユーザーID:2848257961

  • やばい

    私も大体同じ文章をお送りすると思います。

    かなり目上のお客様なら、「恐れいりますが、御社からの御報告書を〜」とするぐらいかな。

    恥ずかしながら何が間違いなのかわからない!

    教えていただきたいです!

    ユーザーID:7151177105

  • 日本語は難しいですね

    私は主さんの文章は変だとは思わなかったです。
    私もあまり得意じゃないんですけど
    普段の感じで書いてみますね。
    主さんの書いた文章を馬鹿丁寧にしただけですけど。


    ○○株式会社  ○様

    いつもお世話になっております。

    ○○の請求書の件でございますが、確認致しました所
    いつもお送り頂いているご報告書が
    今回は届いていないようでございます。

    大変恐れ入りますが、
    今一度お調べ頂けますでしょうか。

    お手数をおかけしますが
    どうぞよろしくお願い致します。

    ユーザーID:7441010428

  • おそらく

    「私は悪くない」
    という自己正当化を最初に書いてしまった事が、上から目線と言われた理由じゃないでしょうか。

    とりあえずまずは
    「請求書送付が遅れており、大変申し訳ありません」
    と謝る文面から始めれば、よかったのでは?
    だって、どんな理由があるにせよ、請求書送付が遅れていて、相手に迷惑かけている事は間違いないわけです。
    あわせて、相手に「問い合わせ」という手間をかけてしまった事も、謝ったほうがいいと思います。
    私なら、そうします。

    あと、相手に何かを頼む時は、
    「恐縮ではございますが」
    とか、
    「大変申し訳ありませんが」
    とか、
    「お手数おかけしますが」
    等をつけたほうが、安全です。

    ユーザーID:3513618204

  • 細かい点ですが

    文書の場合、相手先は「貴社」なのでは?
    「御社」は口語ですね。

    ユーザーID:4065098158

  • 相手を気遣う文章を

    私はうまく文章を書くのが苦手です。
    顧客とたくさん、メールのやり取りをするようになって少し慣れました。
    請求書、入金の確認のため、トピ主さんのような仕事をすることもあります。


    確かに、他の方が指摘されているように
    トピ主さんの文章は、お客さんが書類を送付していない、だからトピ主さん側が書類を送付できません!と強く言っています。

    お客様が既に書類は送付していて、まだトピ主さん側に届いていない状態。行き違いかもしれない。
    お客様がまだ書類を送付していないかもしれない。
    お客様が書類は既に送付しているが、トピ主さん側の届いているが、トピ主さんの手元にないだけ。書類が行方不明。

    等々、考えられます。

    だから、トピ主さんのメールが一方的で、上から目線と言われたのではないのでしょうか?


    私は、メールで自信がないときは、本の文例を読んでみたりします。
    普段、お客様にメールする機会が少ないかもしれませんが、一度、本などで学んでみるといいと思いますよ。

    『ビジネスメールものの言い方辞典』
    『ビジネスメール ものの言い方「文例」辞典』

    ユーザーID:2104530159

  • うちでは普通

    特に問題ないと思います。

    あとは相手の会社との力関係でしょうか。
    もっとへりくだらないといけない相手なのかどうかですね。

    上司の方が気にしているのは相手のミスだと指摘しているような文になってしまっているので人によってはカチンとくると言う事かもしれません。
    あくまでも、相手側が悪いわけでは無いと言う風に書けと言う事かも?

    ユーザーID:4379308410

  • 当方の手違いも有る可能性を、まずお詫び・・・かな

    相手先が、報告書をこちらへ送っていないと決め付けている事
    いわば
    「そちらのミスでまだ請求書を送付できないでいる(迷惑しているので)至急お調べ願いたい」
    と、言っているようなもの。

    まずは、相手が報告書を送ってくれている、なら
    「当方の手違いか、確認ミスで報告書が手元に届いておりませんでした。
     申し訳ありません、早速確認をとりまして、請求書作成の手配をいたします。」
    と1度、自分側のミス、あるいは行き違いである可能性もあることを連絡する。

    それから、やはり報告書がまだ未達である(若しくは紛失の可能性もある)場合
    「申し訳ありません、送付いただいた報告書が現在まだ確認できません。
     まことにお手数をおかけしますが、再送願えませんでしょうか?」

    あくまで、こちら側のミスである事を前提の連絡に私なら、するかなぁ。

    ダイレクトに相手側のミスで仕事が滞っている、と指摘してますよね。

    ユーザーID:9294452011

  • hanaさんと同じ意見です。

    言葉使いは、もうワンランク上の言い回しを習得した方が良いとは思います。
    全体的なイメージとしては、はっきり言って感じが悪いと思います。

    文章も最小限すぎて「こっちに非はないわよ。そっちで探して」という感じがします。
    お役所仕事っぽいというか。言われた仕事以外は絶対にしない、困っている人も無視できる冷たい人という感じ。

    私がこれを受け取ったら「この人にはこれ以上、何を尋ねても無駄そうだな」と、思います。

    ユーザーID:2505156877

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