生活・身近な話題

メールの文章がかみ合わない人。

レス18
お気に入り15

まふまふ

話題

同様のトピがありましたら、申し訳ありません。
皆様の対処法をお教えして頂きたく、トピ立て致しました。

メールのやり取りの中で返信内容が、

●「決めようとしていた内容についての問い」に対しての返事はない。
● 関係無い近況や出来事が主となった内容。
● 返事は曖昧・無いままなのに、別の内容で質問してくる。
● 返事がある場合も、最初が自分の話したい事(関係無い事)が続き、最後オマケ程度に返事が書かれている。しかも全てに対してではない。

こういう人がいます。
町内会の事ですが、互いの仕事の都合で直接会える機会は頻繁ではありません。
係となって、お互いだけで動く事もあるので連絡は必至です。
その状況下で上記なので、困っています。

メールの返信はあっても、返事がないので再度聞きます。
勤務中だったり家事等で半日時間がかかってしまいます。
その為調整して進めようとしている予定がくるったり、期日前に駆け込みの様になり、ストレスになってしまいます。
予定通りにいかない事よりも、メールのやり取りが何度にも重なることが正直面倒です。

直接電話をかけることもありますが、その時も話を脱線しがちで
長く長くなりそうなところをやっと回避しています。

話好きではありますが、係自体をサボろうとしているのではありません。メールのやり取りに関して、困った癖だなと思っています。

友人同士の近況報告メールではなく、事務連絡のやり取りなので
せめて物事が進む範囲での内容を希望するのですが


皆様なら、メールの返信内容に対して相手に希望を伝えますか?


私はプライベートのメールならともかく、こういったメールでは相手に問われた事には応えたいので、度々返信途中で保存しては確認するのですが、同じようにとお願いするのも・・。どう伝えるかも悩んでいます。

アドバイスをお願いいたします。

ユーザーID:9277401851

これポチに投票しよう!

ランキング
  • 0
  • 0
  • 0
  • 0
  • 0
  • 面白い
  • びっくり
  • 涙ぽろり
  • エール

このトピをシェアする

Twitterでシェア LINEでシェア はてなブログでシェア

このトピのレス

レス数18

投稿する
このトピックはレスの投稿受け付けを終了しました
  • 質問のみ

    おそらくトピ主さんのメールが丁寧なのではないですか。
    質問の前後の挨拶を読んだだけで おしゃべりモードに入ってしまい、自分の話したいことで頭がいっぱいになって肝心な質問がいい加減になってしまうのだと思います。
    メールは質問のみ。
    可能なら返信はファックスでお願い。
    メールだと長々書く人も実際に文章を手書きすると短くなります。

    ユーザーID:9206005526

  • 事務的に箇条書きに

     例えばですが
     『○○の件ですが』
     1 〜
     2 〜
     3 〜
     について返答よろしくお願いします。

     こんな感じで箇条書きで作成してはどうでしょう。そして質問内容についても「○○についてどうすればいいですか?」というよう曖昧な質問のしかたではなく「○○にしますがいいですか?」「AorB?」とか応えやすいような質問形式にする。
     それで返答が漏れていれば、「先のメールの1番についての回答をお願いします。」「締切が迫っていますので、早急にメールください」とメールするようにしてはいかがですか?

    ユーザーID:8333391276

  • 大事な事は事務的に処理

    ○○○の件につきまして
    1.
    2.
    3.
    以上3件、(ご意見、ご都合、確認等)ください。

    ×月×日午前中までに返信をお願いします。

    以上

    堅いと私心を挟み難いと思います。

    ユーザーID:0458646707

  • トピ主です。ありがとうございます。

    うさ様
    ありがとうございます。

    携帯メールは苦手なので、長文にはしていないのです。
    相手の方も町内は同じでも班が違い、年も一回りも違うこともあって(私の方が年下です)
    共通の知り合いもそんなにいないので、個人的に話す事もありません。
    質問はトピ本文の様に ●を使って箇条書きにしています。

    短かったかな、そっけなかったかなというメールにも
    おしゃべりモード全開の文章が返ってきます。

    ファックスは思いつきませんでした。
    確かに手書き文章だと短くなるかもしれないですね!
    相手の方が持っていればいいなと思います。

    ありがとうございました。

    ユーザーID:9277401851

  • 町内会なら事務的に

    友人の1人に、メールが長くて意味が分からないことがあります。
    後になって、「XXのことを聞いたのに、ちっとも答えてくれない」と怒るのですが、メールの話題の中に埋もれる形で質問されても、聞きたいことなのか、つぶやき程度の素朴な疑問なのか分かりません。
    聞きたいことがあるなら箇条書きにすればよいと思います。

    ユーザーID:6346315907

  • スキを与えない

    雑談が返ってくるのは、それだけ曖昧で無駄の多い文章だからです。
    ビジネス文のように、無味乾燥でつけ込むスキがなければ相手も無駄話のしようがありません。

    ですから、まず、メールの主旨を明確にし、要点だけを簡潔にまとめること。
    脱線しそうな話題や余計な麗句は一切記さない。
    回答には必ず期限を設けておくことが大事です。

    それでも効果がない場合は、事務手続き上困っている旨を明記しておく。
    物腰は柔らかく、波風立たないよう丁寧にが基本ですが、町内会の連絡なのですから、あくまでも事務的な対応でよいです。

    ユーザーID:1493953903

  • 箇条書・もしくは電話

    箇条書きにしてメールするか、電話で要件から入るかでしょうか。まず、夕飯の準備で、忙しいそうな時を見計らって電話します。
    そして、夕飯の準備で、忙しい時にゴメンね〜。『手短』に話すねと、伏線を張ります。
    ここから一気に、○○と××と△△の件で、相談なんですが、まず、○○は、どうしましょう?続いて、××は…と、話す隙を与えず、要件のみ話す。
    それでも脱線する人なら、脱線した途端、ちょっとゴメン、お客さん来たとか、電話だ〜とか言って、会話を強引に遮って、一回、電話を切っちゃう。少し待たすと、話したい気持ちが下がるし、さっきの話題は、本人も忘れてるので、10〜15分後に、かけ直して、いま、ゴメンね〜。で、△△は?どうしましょうって。また、要件から入る。そうすれば、質問にすぐ答えると思います。
    一回電話切るのを、毎回、繰り返してると、そのうち、脱線しなくなると思います。ポイントは、相手のペースを乱す、相手のペースに乗らない事と、事務的に丁寧に話す事です。

    ユーザーID:7905801820

  • 相談はしない

    皆さんのレスに水をさすようで悪いのですが、そういう人は文章の書き方がどう、という問題ではないと思います。
    何かを決める、理論的に考えるという事が出来ない人ではないでしょうか。

    話がかみ合わない人はよくいます。
    私の経験では働いたことがあまりない人に多いです。

    ある友人は、ホテルを取ってほしいといってきたのでこちらが2つ選んで決めてほしいといったら、メールで「こっちもいいけど、あっちもいい」と返ってきました。仕方がないので私が強制的に決めました。

    別の友人は、手紙ですでにやり取りをしているのに、何度も住所を教えてほしいと言ってきました。最後は疎遠にしました。

    トピ主さんもその人とは筋の通った相談をするのは諦めたほうがいいです。
    トピ主さんが決められる事は相談しないで一人で決めて、事後通告でいいと思います。

    どうしてもその人の意見が必要な時も、トピ主さんの意見に同意させる方向に持っていってください。
    意見を言ってもらおうとしても、恐らくその人から意見は出ません。
    なまじ相談しようとすると疲れるだけですよ。

    ユーザーID:6099242784

  • どういう質問なのでしょう?

    イエスノーあるいは選択肢で答えられるものですか?

    文章にしないと答えられない質問なら、FAXか郵送(訪問)がいいですよ。町内なら、ポストに文書をいれて、回答をメールやFAXで貰う形でもいいのでは?

    ユーザーID:3498674079

  • トピ主です。ありがとうございます。

    いちご様
    ありがとうございます。

    ●を使った箇条書きにしているのですが、
    数字での箇条書きにした方が、後々指定できるので便利そうです。
    返答を催促するのも数字の方が分かりやすいですね!

    『先のメールの1番についての回答をお願いします。』という問い方
    ぜひ使っていこうと思います。

    ありがとうございました。

    ユーザーID:9277401851

  • トピ主です。ありがとうございます。

    バニラ様
    ありがとうございます。

    携帯メールが苦手なのと、共通の話があまりない年上の方なので
    言葉自体は少ないのですが、それでも挨拶程度に綴っていました。

    メール自体を事務的にしてしまうことで
    あちらの方のメールが変化すればいいなと思います。
    極端に事務的なメールはどうなのか不安でした。
    ぜひ参考にさせていただきます。

    ありがとうございました。

    ユーザーID:9277401851

  • トピ主です。ありがとうございます。

    k様
    ありがとうございます。

    箇条書き+共通の話題も無く言葉少なめのメールなので、
    話題の中に質問が埋もれている事は無いと思います・・。

    より極端な事務的メールになることを戸惑っていたのですが
    皆様の意見を拝見して、極端な事務的なメールに徹していこうと思います。

    ありがとうございます。

    ユーザーID:9277401851

  • トピ主です。ありがとうございます。

    よくわからない様
    ありがとうございます。

    挨拶と天候(先日は台風などで警報も多発していたので)くらいの言葉と箇条書きの質問メールではあるのです。

    共通の話題もあまりないので、むしろそっけない印象の文面だと思います。
    回答への期限、時にお願いしてたのですが、毎回設けたいと思います。

    班が違い、一回り年上の方なので
    『物腰は柔らかく、波風立たないよう丁寧に』を心がけているつもりでしたが、
    事務的な部分も強調していこうと思います。

    ありがとうございました。

    ユーザーID:9277401851

  • トピ主です。ありがとうございます。

    キララ様
    ありがとうございます。

    電話の件。
    長くなるなぁと思うと、理由と付けて返答をお願いして
    1回の電話で無理やり終わらせていました。
    1回電話を切って、その後かけ直すことは経験ないです。

    あちらのペースに取り込まれないように気をつけてはいましたが、
    この先、困ることがあれば一度切って、かけ直してみようと思います。

    ありがとうございました。

    ユーザーID:9277401851

  • トピ主です。ありがとうございます。

    ラベンダー様
    ありがとうございます。

    「こっちもいいけど、あっちもいい」という言葉。
    その方にぴったり該当するのです。
    お互いの班の折衷案として、AかBという時に
    (班の意向とは関係なく)「Cでもいいんじゃない?」とメールが返ってきます。
    電話での会話もそんな風に脱線していきます。
    相手の方の個人的な意見は必要ないですし、もちろん聞いてもいません。
    余計なやり取りがが増えるのでストレスの原因でした。

    互いの班の意向があっての、物事の進行なので
    一人で決めかねることは多いです。
    それでも理由をつけて、私が判断してその方向に誘導していけたらと思います。

    ありがとうございました。

    ユーザーID:9277401851

  • トピ主です。ありがとうございます。

    焼きうどん様
    ありがとうございます。

    選択肢で応えられる事と、
    あちらの方の班の意向を聞く場合とあります。
    文章というよりも、短く単語で済むはずですが、それでは済まない状況です。
    とにかく違う話が始まってしまうので。

    ファックスという方法は他の方もおっしゃっていて
    とても端的な返事になるのでは・・と思います。
    参考にさせていただきます。

    ありがとうございました。

    ユーザーID:9277401851

  • 選択制にする

    女性に多いですね。
    「先日の懸案だけど○と××と▽、どうします?」とメールを送ると
    ・違う内容で帰ってくる
    ・どれでもいいと言う   
    そんな知り合いが多いです。

    そこでアンケートのように選択制にして先方に選んでもらうようにしています。そういう方の場合、こちらが勝手に決めてもほぼほぼ文句は言ってきませんが、そうもいかないのであらかじめ決めておき、選んでもらう方式でやっています。
    それでも返事が来ないメンバーもいますがそういう場合は無視して勝手に決めちゃっています。

    私もどうして「どこでもいい」とか「どれでも良い」とか「違う内容」で返信してくるのかと不思議に思っていました。相手は高学歴で賢い女性ばかりです。文章が理解できないとは思えません。
    最近自分が男っぽいんだということに気が付きました。とある女性に聞いたら、女性は依存的で誰かリーダー的な人がいればその人に丸投げする傾向があるのだそう。私は面倒なことはささっと片づけたいほうなので結果として
    取りまとめ側になることが多いようです。最近は誰かが動き始めるまで放置するようにしています。仕事以外では・・・ですが。

    ユーザーID:8065236539

  • その人に最後を締めてもらう

    分かります。仕事上の付き合いがある人が、ちょうどそういう感じです。電話で確認したら後になって「知らない」と言われたことがあるので、必ず証拠が残る文字コミュニケーションです。トピ主さんのケースと違うのは、問い合わせに回答しないことで困るのは本人のみ。周囲も私も困らないので「回答しない」のが回答だと解釈、放置しておけることです。もちろん、いずれは回答をもらなくてはならないので、回答してもらえるまで督促しますが、個人的に困る話ではないのが幸いです。

    トピ主さんは相手とどういうことを相談しなきゃならないのか分かりませんが、たとえば、トピ主さんの班と相手の班の意向をあわせて他の班に回答する必要があるなら、
    「どう回答したらいいかを決めましょう」ではなく「決めてください」。
    「私が先方に連絡しておきます」ではなく「あなたが先方に連絡してください」というように、最後の締めをその人に任せることはできませんか?

    また、他の班からトピ主さんが回答をせっつかれても困るでしょうから、その人に他の班との連絡係になってもらうわけにはいかないでしょうか?

    ユーザーID:5492110648

お気に入りに追加しました

レス求!トピ一覧