前任者の作るエクセルのファイルが酷い

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トピ主のみ2

えくせるん

働く

女ばかりの部署で契約社員になり、1か月余り。前任者の作成したものを引き継いでいますが、女の完成丸出しというか、まともなファイルではないのです。

印刷範囲設定を知らない?→新規のワークシートをすぐに作成してしまうので、ワークシート数が膨大。(絶対に下とか右に表をコピーして増やすことを全くしていない)

セル結合が多すぎ→名簿が6個ぐらいのセルで結合されていたりして、他のワークシートにそのままコピペできない

セル結合がなぜ多いか? 最初にちっちゃいマス目にしてから表をさくせいするため。金額入力を1つのセルで作るという概念がない。
部署のトップは新しい提案をしてほしいといわれましたが、ナンバー2は、お姑さんタイプでちょっとしたミスをあげつらうタイプ。

しかし、前任者のファイルをこのまま使って仕事をすることがまともなこととは思えません。
一般的に「セル結合」は多用しているのが普通なのか(程度)
ワークシートを増やすとしたら適当な数はいくつか?
提案する前に皆さんの意見を聞かせてください。
※ちなみに私は女性です。

ユーザーID:0163377663

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  • がんばってください!

    いっそ興味深い経験をさせてもらったと思って、乗り切りましょう。
    ちなみに、私が経験した「なんでわざわざExcelでそれを?!」シリーズ

    ・検索機能であるはずの値がひっかからないので、よく見てみたら、セルの中の値がすべてテキストボックスだった。
    ・合計の計算が合わず、Excelなので間違いないはずと何度も検算していたら、SUMを使用せず手計算で数字が入れてあった。
    ・罫線が図形の線で引いてある。
    ・主さんのケースとは逆で、大量の検討中の表やメモが果てしなく1シートに作ってあり、ごく一部が印刷対象になっていてとても見づらい。

    新しい提案をするなら、できるだけシンプルで初見の人にもわかりやすくということではないでしょうか。
    私の場合、上司や他部署の人が見ることも考慮し、
    ・メジャーでない関数は使わない。
    ・シートは用途別など分かりやすく分ける。
    ・印刷対象でないワークは別シートにし、セルや表に細かくコメントをつける。

    細かいセルを結合して表を作る人は初心者に多いですね。
    セル参照の際に間違いが起きやすいので、結合はタイトル行くらいにして、数値を入れるセルは結合しない方がいいです。

    ユーザーID:4647222172

  • 会社勤めではないのですが

    小さな商店主の嫁です。

    問屋からくるエクセルファイルがそのような感じです。

    エクセルにも関わらず、ワードの様に使いたいから
    マス目を小さくしたり、セル結合を多用したりするのですよね。
    正直いらっとします(笑)

    私は事務職でお勤めしたことがないので
    大きなことは言えませんが
    できることなら作り直せたらいいですね。

    ユーザーID:6295470487

  • それは

    用途や扱うデータによっても変わってくるのでは?

    一般的に帳票ならば、○月分や年度でシートを分ける場合もあるし
    △プレゼン資料など一つのファイルにまとめて
    項目ごとにシートを分けたりもしますよね。

    一つの画面に収まるなら右に並べるのも有りだけど
    収まらないなら見づらいし、
    別々の表を下に並べるのもあまり多すぎるなら
    シートやファイルを分けた方がいいです。

    シート数はケースバイケースだけど
    10〜20くらいが限界ですかね。

    セル結合も参照目的の表であれば
    見易さ優先で多様もありだとは思いますが、

    >最初にちっちゃいマス目にしてから表をさくせいするため。金額入力を1つのセルで作るという概念がない。

    これは無意味な結合なので作り直した方がいいと思います。
    そのまま使わなきゃいけないのであれば、
    右クリック→形式を選択して貼り付け→値のみ
    で対応できなくもないけど。

    データベース的な使い方をするのなら、
    どちらも無しですね。

    ユーザーID:1549289446

  • 文句いっても仕方ない

    他人が作ったものはやりづらいものですよー。
    愚痴っても仕方ない。自分でやりやすいように修正、もしくは新規に作れば良いんですよ!

    ユーザーID:1443674624

  • レスします

    まとめる仕事の内容を把握しなければなりません。

    仕事の中味を理解することが先決です。

    エクセルのファイルはそれからデザインするのが普通です。

    ユーザーID:2351984650

  • 使い勝手は人それぞれ

    エクセルは人によって自由なレイアウトになるため、全ての人が納得するエクセルファイルは、まずありません。
    私にはエクセルのセルとセルの境目の薄い線が邪魔なのでいつも消しますが、それに不快感を示す人もいました。

    「シートが多すぎ」という点。多すぎると私も使いにくいです。
    私は、同じ種類のシートであれば、「シート名が見える分」が最大シート数だと思います。
    実際ある程度以上増えると、ファイルを増やす方を検討します。

    後者の結合ですが、私も前任者と同じ事をやります。
    エクセルには、表以外の文字を、レイアウトを考えながら入れる事が多いため、最初から小さいセルを結合させた方が楽です。
    (ヘッダーやフッターは修正しにくいですし、それ以外の場所にも文字を入れる事がありますので。)

    今までの経験上、セルが小さい方が、後からの手直しが最小限で済みました。(セル幅2〜2.5くらい)

    結合部分を少しだけ移動する時は、いったんシート内の別の場所に切り取り、それを移動します。
    それを考慮しても、結合の方が使い易いです。

    まあ人により、会社によりでしょうね。

    ユーザーID:3589014883

  • トピ主も十分女性特有だと

    >女の感性丸出しというか、まともなファイルではないのです。

    >ナンバー2は、お姑さんタイプでちょっとしたミスをあげつらうタイプ。

    ↑トピ主さんも全く同じ穴の狢だと思われます。

    前任者は御察しの通り、エクセルが使いこなせていない方だった
    というだけの事。
    ナンバー2の方もどこにでもよく居られます。

    たした話ではありません。
    この世の終わりの様にトピを上げ上から目線でバカにするほど
    のレベルの事ではありません。

    会社の方を女性特有の感性のエクセルや仕事ぶりと仰るけれど…
    もしトピ主の立場の方が仕事の出来る男性だったらこんな所で
    愚痴る前にさっさと的確な答えをだし黙って自分流に効率性の
    あがったファイルに書き変えていきますよ。

    私も女性ですがそう思います。

    ユーザーID:4923606434

  • 引き継いだ後は

    自分の使いやすいようなフォーマットを新たに作って、
    それを使っていればいいんですよ。
    何もいちいち周囲に言うことはありません。
    完成したものが間違いなく美しくできていれば、今後はそれが使われ続けることになります。

    苦手な人が一生懸命作ってたんだな、私はいつもそう思って新たなフォーマットを作っていました。

    ユーザーID:2055502973

  • 好きなように作ったら?

    セル結合が普通だったら結合させるんですか?ファイルの内容もわからないのに、ワークシートの数は3つが適当と言われたら何とかして3つにするんですか?質問がトンチンカンだと思うのですが。

    私はセル結合は、均等割り付けなど体裁を整えたい時には使います。印刷された伝票に入力位置を合わせなくてはいけない時なども。このように印刷位置を自分の好きにできない場合や行によって位置を変えたいがセル位置とは微妙に合わない場合に、1文字1セルで作成する人もいますね。原稿用紙のマス目みたいな使い方です。私は嫌いなのでしませんが。

    複雑な計算式が必要になる場合、最終的な表では見せないデータ用のワークシートや計算用ワークシートを作ることもあります。1つのシートに全然関係ない表をいくつも作る方が見づらいです。

    ところで結合されたセルがコピペできないとは?=A1 などのリンクではダメなんでしょうか。同じデータをいくつもコピーするのもあまりいい方法ではないのでは?

    ユーザーID:0623117648

  • 女の完成丸出し?

    ってどういうことですか?完成→感性でしょうか?
    だとしたら、ご自分も女性なのに随分と女性を馬鹿にした発言ですね。

    そもそも、エクセルでどういう物を作っているのか、どういう使い方を
    したいのかがわかりませんのでアドバイスのしようがありません。

    シートを増やした方がいい場合もあるし、下や横に増やしていった方が
    いい場合もあると思います。

    個人的にはエクセル本来の使用目的ですとシートに分ける、結合はしない
    が基本だと思うのですが…あくまでも今まで私が仕事で使ってきた用途と
    してですので。

    トピ主はエクセルに詳しい方ですか?でしたら、そのファイルに結合は必要
    なのか?シートを分けた方がいいのか、分けない方がいいのか、それ位の事
    はわかると思うのですが…どんな物かを見ないでアドバイスはできません。

    ユーザーID:1576615395

  • うわー聞いてるだけでむずむずする〜

    だめだめ〜!セルの無駄な結合とかやだ〜。
    こういうのってセンス出ますよね〜。
    気持ち悪いけど、自分でちょっとづつ直していくしかなんじゃ
    ないですか?
    あ〜やだやだ。黒板のキー!って音みたい!

    ユーザーID:5965122044

  • 自分であたらしいフォーマット作った方が早いよ。

    私なんてそんなのしょっちゅうですよ。

    いちいち怒っていたらストレスで体調を崩すので、世の中大半の人は基本的な表作成もできない人が多いんだな、と理解することにしました。

    確かに最初は面倒くさいけど、私の作成する資料がとても編集しやすい、見やすい、分かりやすいと評価されるので、できない人のことを気にするのは止めました。
    トピ主さんもそうした方がいいですよ。苛々しても良いことありませんからね。

    なお、私もセルはほとんど結合しません。

    ユーザーID:7077199420

  • 結果が出せればそれでいい

    ファイルの作り方なんて人それぞれ、処理の仕方に好みが出るのはしょうがないんじゃないですか。
    素人が汎用性のあるものを作るのは無理だと思います。
    中身(データ)や見た目(印刷)の結果さえ出せればそれでいいのでは。

    > 一般的に「セル結合」は多用しているのが普通なのか(程度)

    データをAccessや別の業務システムに移行して使うこともあるので、1つのセルに1つの
    データ入力が基本です。
    レイアウト重視でセル結合を多用した印刷用シートを作成する場合は、別のシートから
    中身のデータを引っ張って来ていることが多いかも。

    > ワークシート数が膨大。(絶対に下とか右に表をコピーして増やすことを全くしていない)

    わが社の仕事のやり方でいえば、内容ごとにファイルを作成するので、シートの下や右に別の表を作ることはしません。
    今年異動しましたが、前任者もそうしてましたね。

    Excelなんてその人ごとのもの、と割り切って捉え、トピ主さんが好きなように作り直すしかないでしょう。
    トピ主さんの後任の方はトピ主さんの前任者と同じ感覚の方かもしれませんよ。

    ユーザーID:0241359898

  • 自分にスキルあれば、前任者こきおろす程の事でもない。

    まともなファイルじゃないって…。データが揃ってりゃまぁ良いかと思いますけど。
    エクセルなんかたくさん機能があるので、その人が自分が知る限りの機能で
    「なんとか必死で自分が使いやすいように」考えて作った結果がそれなんでしょう。

    大抵他人から引き継いだ場合、自分としては使いにくいな、なんて普通だし。
    そういう作りでも、大体パターン決まっているのだから、
    マクロでシートとセルをグルっとループさせれば連続データとして取れるでしょうし
    (キチンと取れているか目視チェックする必要はありますが)、
    そこから自分の良いようにしていきゃいいと思います。

    >提案する前に皆さんの意見を聞かせてください。

    現物を見ていないのだから判断できません。
    現物からサンプルとしてデータ引っこ抜いて、こうしたら楽だな、便利だな、
    という形に加工してから、元のものとソレとを並べて提案すればどうですか?

    結合セル⇒まともじゃない、女の感性…とか言いますが、
    男性だらけのソフト開発現場でもエクセル方眼で書かれた仕様書多いです。
    そりゃワードの方が良いけど、開発者ってワード苦いな人多いから…。

    ユーザーID:1794002721

  • 場合によりますとしか言いようがありません

    >最初にちっちゃいマス目にしてから表をさくせいする

    シートを方眼紙のような状態にして、項目ごとに必用な長さまでセルを結合する方法ということでよろしいでしょうか。
    その方法が紹介されているマニュアル本もあるので、非常識とまでは言えないでしょう。
    1件当たりの項目が多い伝票の作成などには便利ですよ。集計目的の表には不向きだと思いますが。

    ワークシートも、場合によるとしか言いようがありません。
    私は10数個所から収集したソースも書式も異なるデータを2枚目以下のシートにそれぞれ貼り付けて、一番表のシートで集計するという作業を日常的にやっています。
    もし、同じ書式で内容だけ違うシートを際限なく作っているなら、確かにあまり使い勝手のいいファイルではないと思いますね。
    串刺し集計では対応できないのでしょうか?

    ところで、

    >ナンバー2は、お姑さんタイプでちょっとしたミスをあげつらうタイプ。

    この一文は余計ではありませんか?「女の完成丸出し」という言い方といい、無意味に同性の反感を買うことはないと思いますが。

    ユーザーID:6122333788

  • レスします

    質問の答えについては、書類によるので「セル結合やワークシートの適当な数」については何とも言えません。

    私は日報をワークシートで毎日一枚ずつ増やして半年で1ファイルにしております。
    だから120ページ程のファイルを作ることになりますが多いとか重いとか見難いとか言われたことはありません。

    ユーザーID:8972776017

  • excel方眼紙ですね

    我が国の文書では罫線の役割が非常に重視されているので、印刷した際の罫線の見栄え重視で細かなセルを結合してexcel文書を作る事が少なくありません。
    俗に「excel方眼紙」と呼ばれているものです。
    お役所が公開している文書でも、そうしたものが多々あるとか。
    おっしゃる通り表計算ソフトとして使う場合は不都合が多いのですが・・・、往々にして上司が求めるのは見栄えだったりするので・・・。

    ユーザーID:0573500002

  • 答えになってませんが

    エクセルのファイルを作るのに、そこまで性別って関係あります?

    ユーザーID:8999103420

  • 感性は人それぞれ

    エクセルの使い方って本当に人によりますよね!

    私も「方眼紙かいっ!」と突っ込みたくなる作成法は嫌いです。
    しかし、前職で他部署からもらったファイルはことごとくこの作成方法でした。
    作成者は30代半ばの男性ですので女性だからとは限らないかと。

    更に数年前にやった自治会の体育部行事ファイルもこの方眼紙方式でしたねぇ。
    当時うちはしょぼいCPU搭載のXPだったので、開くのにも時間がかかり苦痛でした。
    こちらも歴代の部員から察するに多分作成は男性だと思います。

    …と、作成方法はトピ主さんの感性に完全同意の私ですが、シート数に関しては前任者さんの感覚に近いかもしれません。
    特に印刷頻度が多いものだと、開けてわざわざ右や下にスクロールして目当ての表を取り出すのはロスタイムだと思います。

    私的には1つのファイルに月毎にシートがあって1年間使用(つまり12シート)したら翌年は新しいファイルを作成がベストですね。
    ただ、今の会社は毎月新しいファイルを作成する方式なので1年間でフォルダにファイルが12個、更に宛名毎にも分けてあるので数十個!
    探すのめんどくさーい(涙)

    ユーザーID:1288179012

  • 気持ちはわかりますけどね

    引継ぎされたなら、結合しないバージョンで作成して上司に相談してみては?

    ワークシートについても、もし紙ベースで保管しているものであるならシートで保管する必要がない事も上司にプレゼンすれば良いだけ。

    改善案をお持ちなら、上司にプレゼンして自分のファイルを運用してもらうようにすれば良いじゃないですか。

    それと、ご質問の

    ・一般的に「セル結合」は多用しているのが普通なのか(程度)
    →内容によると思います。でも多用するのはあまり良い事ではありませんが。

    ・ワークシートを増やすとしたら適当な数はいくつか?
    →これも場合によります。
    というのも、例えば各月のファイルでその月の日数必要だというファイルなら28〜31枚/1ファイル必要でしょうし。
    また、そのファイル内で参照するシートが多数必要であれば、上限はあってないようなものだと思います。

    ただ、一般的というなら、シートはファイルを最大化した時にシートタブが表示される範囲を上限とした方が良いかもしれません。
    (それでもシートは「隠す」事も出来るので何とも言えませんが)

    ユーザーID:8278115199

  • 作り直すしかないですね

    ありますよね、データベースとして機能していないエクセル。
    まあ、雛形として使われている場合には、問題ないとは思うのですが
    「女の感性丸出し」というの、良く分かります。
    (私も女性ですが、データベースフェチです。スキルレベルは低いですが。)

    >部署のトップは新しい提案をしてほしいといわれましたが、
    サンプルを作って見てもらうのが良いでしょうね。

    >ナンバー2は、お姑さんタイプでちょっとしたミスをあげつらうタイプ。
    お姑さんが気に入らない!とヒステリーを起こしたとしても、
    「上司の指示なので」といって上司に矢面に立ってもらいましょう。

    >一般的に「セル結合」は多用しているのが普通なのか(程度)
    >ワークシートを増やすとしたら適当な数はいくつか?
    これはもう、管理したいデータの量と目的によって異なってくると思います。
    場合によっては、エクセルよりもアクセスの方が良いかもしれないし
    思い切って市販の管理ソフトを購入してしまう方が良いこともあると思います。頑張れ〜

    ユーザーID:0472775078

  • 私なら作り直します

    前任者がオバチャンだとそういう事ありますね。

    全部手書きだったり、数字ばっかりの表なのにワードだったり、エクセルなのに計算機で計算していたり。

    机の前になぜか継ぎ接ぎしている表が貼ってあると思ったら。
    A4横の物をA4縦で2枚で出してセロテープで止めてありました。

    私は全て自分が使い易いように作り直しました。

    そして引き継ぐ時は、使いづらかったら、作り直してもいいし、前々任者のを使ってもいいですよと言います。

    ユーザーID:3582302838

  • 適当なシート数なんて

    ない。

    だって、『何のための』ファイルなのか、によって、違うもの。

    例えば『予算配当の記録』がファイルの目的なら、『いつ』『どの費目に』『どれだけ』配当があったか、が解るようにするため、1つのファイルで10を越すシート数になりますから。(予算のシステムからダウンロードする作業です。)

    ユーザーID:2933354027

  • 作り替えればすむことです

    使いにくかったら使い易いように作り替えればいい。
    前任者をさげすむくせに直そうともしない。
    前任者以下です。

    ユーザーID:8489785619

  • セル結合はは「見出し」派です

    もずく様
    シート数が本当に50はざらなんです!(例:1ヵ月数回の入金が1日の売上1シートで作ってある)
    猫たん様
    会社はとにかく許可なしに勝手なことはするなと最初に言われています。変えるときは許可は必要です。黙って勝手に書き換えることは考えられません!
    「女性特有」とは、「男子もいる部署だと違うものができただろうに」という仮定法過去的表現であります。ちなみに女の感性を馬鹿にしているつもりはありませんが。(一般論的に)
    セル結合したセルに計算式が入っているので目が点になったのは事実でありますが・・・
    はとまま様 ⇒それ、それなんです。ムキーっ!(女の感性丸出し、ちょっとふなっしーぽく)
    結論:人の作ったファイルは使いづらい。しかし、ナンバー2の人は本当に、子育て中に子供会の時代にエクセル覚えたのかな?って感じなんですよね。(=前任者)「女の」っていうのは、子供会の資料か?と思わせられる点が多いからです。(と、こう書くと、男ですが子供会をやっていますみたいなつっこみがはいるでしょうが。)字のポイントもやたら大きく20ポイント当たり前、26までは普通にありの表ばかりです。

    ユーザーID:0163377663

  • わかります〜

    私の前任者はもっと低レベルでイライラします。。。
    30代男性で、一般的にはPCの得意な世代だと思うのですが。

    表のタイトル行の設定を知らないらしく、
    数行ごとにタイトル行が入れてある。
    →見づらいし、コピーするときにタイトル行が邪魔。

    左に1文字分空けた文字の配置が好きらしいのですが、
    左詰めインデントの設定ではなく、
    全セル、1文字分の空白を自分で入力している。
    →コピペすると余計な1文字空白もコピーされて邪魔。

    文字間隔を広げるのが好きらしいのですが、
    均等割付で調整するのではなく、
    各文字の間に自分で半角空白を入力している!
    →残業が大好きな人だったのですが、
    こんな作業で時間を費やしていたなら残業代泥棒です!

    とにかくプライドの高い人で
    「自分は仕事ができる!」と息巻いていた人だっただけに
    担当を替わってファイルを開けてびっくりしました。

    ユーザーID:5532998452

  • 用途によるかな?

    データや表作成に便利なExcelですけど、実は、テンプレート作成に非常に便利な面もあります。Wordと違い、ちょっといじっただけで全体のレイアウトが崩れてしまう、という事がないですから。
    最初に方眼紙のように小さなマス目を作り基本にしてしまう、という手法、ありますよ。まあ、どちらかと言えば印刷して使う事を考えた「テンプレート」作成に便利な方法ですけどね。

    他人の作ったものは使いにくい。
    そりゃそうです。
    私は、新たに始まった自分の仕事では、自分の作業用に自分の使い易いように作っていますし、次に引き継ぐ人は自分の好きなように作って欲しいと思っています。
    また、上司から頼まれている別のデータシートでは、前任者が自分の使いやすいように改変していたのですが、私は更に自分が使い易いように改変して使っています。

    ユーザーID:6522305451

  • 今、そんなファイルを作っています

    今、ちょうどそんなEXCELLファイルの編集をしていて、疲れたので気晴らしにここを見ていて、笑ってしまいました。
    方眼紙スタイルのシートに文章を書き連ねて、表はセル結合。シートは15枚ほどになっています。

    私が今扱っているのは昔からそのようなフォーマットでやっているみたいです。

    (1)毎年文章部は大きく変わって行く
    (2)スキルがない人も自分の担当部の文章を書きこんでゆく
    (3)表+文で表の比率が少なく、ほとんど表に計算のないシートは方眼方式で全体の見た目重視のセル結合
    (4)表計算が重要なシートは、普通の計算シート
    (5)必要な内容のシートを管理上すべて1つのファイルにして、ファイルのまま提出。印刷は必要な部署が必要な大きさで行う

    上記理由で、貴女の言うような扱いにくいファイルになってます。(私も苦手です)

    EXCELLとセンスに自信が有るようですが、少し様子をみて使い込んでから改めて改善を考えたらいかがでしょうか?
    そうなっているには何か理由があるかもしれませんよ。貴女が考えることぐらい他の人も考えるかもしれないでしょう。

    ユーザーID:5279053607

  • 性別はほぼ関係ないと思うけど

    前職では経費の計算とかアンケート結果集計とかデータベース等、
    表計算の機能最優先の帳票のフォーマットを多数作ったので、
    私もセルの結合は最小限にとどめるべし、と思っていたのですが、
    現在の職場で扱う書類では集計の必要なものはほとんどなく、
    1枚の表の中におそろしく多彩な項目がごっちゃりとまとまったものばかりなので、
    エクセル本来の機能にこだわっていた頃はうまく書類が作れなくて
    ストレスで正気を失いそうでした。
    割り切ってエクセル方眼紙から作成するようにしたらものすごく楽。
    やはりワードでは使い勝手のいい表は作りにくいですからね。
    結合セルのコピペなんて、もう手が覚えちゃいました。
    今の職場の書類も、私がこっそり手を加えて
    ずいぶんエクセルの機能を有効活用できるようにしましたが
    時々初心者さんがセルに仕込んだ関数を知らずに削除しちゃったり、
    電卓で計算した数値をわざわざ手打ちで上書きしたりしてくれます。
    かといって、勝手にロックしたりすると
    ほどほどにエクセルの使える先輩から絶対に怒られるしなーーー。

    ユーザーID:5462915250

  • マクロ使えばいいと思う。

    ファイルやワークシート増やさないし、一覧表で確認出来るから、あっちこっち開かなくて済んで楽ですよね。
    集計も簡単に出来ますし。

    同じ形式の表は一つのファイルでマクロを使って一覧管理。
    是非その提案をしましょう。

    ユーザーID:1188349410

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