Excel表作成やWord文書作成について

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キャリア・職場

かのこ

私は、派遣社員や契約社員など、非正規雇用で働いています。
仕事の流れを覚えたり、臨機応変に対応することはできるほうだと思うのですがタイトルのことについて悩んでいます。
専用の端末があったり、以前の書式をそのまま流用する場合は問題ないのですが、自分で新たに表作成や文書作成をすることが苦手です。
特にExcelはすでにあるデータから関数やグラフなどはできるのですが、新たに表作成を頼まれるとものすごく不細工な表にしかならないのです。
他の方が作成した表をみたりしていますが、自分にはセンスがないとしか思えません。
これらがうまくなるコツがありましたらご教示お願いします。

ユーザーID:5380926210

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  • さくさく作れたら正社員で十分勤まります

    会社をやっているおっちゃんです。正社員さんでも自分なりの企画書や帳票を作れる人は少ないと感じます。さくさく作れたら、非正規でなく正社員になるのにスキルは十分以上にあると思っていいと思います!

    ユーザーID:8069645074

  • 理解するポイント

    表やグラフにするのは、
    データを見やすく、解りやすくする為ですよね。

    頼まれたデータは、何のデータなのかを理解することで、
    どうすれば「見やすい」か、「わかりやすい」か、
    と考えられると思います。
    何との対比なのか、何の順番なのか、とかね。

    どうですか?
    そういったことも踏まえて、作業出来てますか?

    私は、
    必要性がわからないまま、表やグラフは作れません。

    ユーザーID:5403071412

  • 用途や使用方法なんか次第だと思う。

    Word文書って、社内用ならある程度、定型フォームがあるだろうし、
    そうでなくても、ビジネス文書としての概型があると思う。

    対してExcelの場合には、
    何のための表なのか
    誰がどの部分を重視して見るのか
    印刷して紙ベースで使用するのか(その場合、カラー・白黒のどちらか)
    PC画面でのデータとして使うのか
    他のファイルとリンクさせるのか

    こういった業務全体像から必要な形を構想していくのだと思います。
    そして、そのファイルが他の人も使用するか否かでも、
    入力しやすさへの配慮の度合いが変わる。

    結果として、使いやすいものを製作できる人は
    その表が仕事の上でどう活用されるかを把握している、
    もしくは活用させたいかが明確で、
    それを作成できるスキルを持っている人ではないでしょうか。

    ユーザーID:5969713382

  • やってみて学ぶより仕方ないのでは

    どんな表や文書を作ることが多いのか。どんな具合にブサイクになるのか。記載がないので、レスがつかないんだと思いますが、、、

    Wordの文書がブサイクになる→レイアウト作るのが苦手なのか、文章がおもいつかないのか。レイアウトは派遣会社の講習会等で段組みやタブ設定等の使い方を習ったらいかが。文章が思いつかないなら過去に社内で作られた文書を参照するかネットで調べる。

    Excelは、その時限りの表ならどんなの作ってもいいですけど。他の人にも見やすいレイアウトにする。セル結合をむやみに多用しない。データの中で重要な項目は何か考える。違う種類のデータを一つのセルにまとめていれない。(たとえば大きさと長さとか)。検索をかけやすいよう用語を統一する。等

    ユーザーID:6757248206

  • トピ主さんの悩みは、そのまま貴重な経験として評価されます

    良いアドバイスになれば良いのですが。

    トピ主さんの悩みは、そのままエクセルやワードの経験年数に絡んできます。
    より多くの種類の資料に接し、その時々で一番最適の資料を提供する事が、
    そのまま仕事の経験になると思います。

    私がいつも気を付ける事は、それが何を目的として作られたものか?そして誰が使うのか?という事。

    >自分にはセンスがないとしか思えません。
    トピ主さんは何にこだわるのでしょう?見た目ですか?

    不問かも知れませんが、本当に重要なのは使い勝手です。
    他に使う人の事を考慮しているか?パッと見て見やすいか?
    早く作れるか?修正しやすいか?

    加えて、私は白黒でも見やすいような資料にします。印刷コストを考慮。
    図形も控えます。実際の印刷結果とずれる事が多いですから。

    結局、最後は経験です。
    例えば関数は少量ですと分かりやすいですが、多用されすぎますと、自分以外分からない仕様になります。

    とにかくいろんな資料を作り、周りからの反応を肌で感じて下さい。
    その資料は作りやすかったか?周りは悩まず使いこなせていたか?

    それが経験を積むという事です。

    ユーザーID:3772274968

  • キャリア・職場ランキング

    一覧
  • 必要/不必要なデータや情報を見極める

    これに尽きるかなぁと思います。

    でもそれは「作成してほしい」と依頼した人とのコミュニケーションが物を言うような・・・

    私は依頼を受けたら先ず必要な情報を確認します。
    その上で軽く表を作成して、依頼者に確認します。
    自分一人だけで一から十まで作成して提出って事はしてないですね。

    ですので、データや情報の必要/不要を見極めるのも大事ですが、依頼者とのコミュニケーションを通してそれを見極めるようにするというのが大事だと思います。

    会社・部署・上司によってそれらが変わるのですから、そこを補うのはやはりコミュニケーションと経験の積み重ねではないでしょうか。

    ユーザーID:4030582647

  • 良い事例の分析とマネから

    漠然と感じているだけでは物事は通り過ぎてしまいます。

    「習うより慣れろ」というように自分で手を動かして覚えることになりますが、
    その際に、見やすい・読みやすい・わかりやすい資料はなぜそうのかを考えること
    から始めてはいかがですか。

    罫線の太さの使い分け? グラフの種類の使い方?
    フォントの選択や大きさ?
    日本語の使い方?

    いろいろあるでしょうが、それらを分析し、自分のメモに残しておくと忘れにくい
    でしょう。
    それを踏まえて、資料を作っていく。まずは良い例のマネからになるでしょうか。

    ビジネス関係の雑誌や書籍で資料に関する特集があれば、それを立ち読みしても
    良いかもしれませんね。

    ユーザーID:2810127957

  • トピ主です

    言葉足りずで申し訳ありません。
    今まで主に営業事務をしていて、専用端末や、すでにある見積書、請求書フォームを使っての仕事が多かったです。
    今回の派遣先は三ヶ月の短期なのですが、決まった仕事がありません。
    上司のアシスタントという形で色々な仕事をふられます。
    その中で、領収書の一覧を作ってといわれたのですが、そのデータを使ってどうするとか、どこかのデータとリンクさせるとかはたまたグラフにするとかそういうことではなくただ単に表にしてと言われました。合計金額を出す必要もないといわれ項目も三つしか言われなかったのでただ単に三列の長い表ができただけです。
    長かったのでウィンドウの固定とフィルタだけはつけときました。
    でも、こんなのでいいのかな?と不安です。
    もしかしたら、もっと違うものを要求されていたのでは??と思っています。
    その後、上司から何も言われていないのですがもしかしたらがっかりされたのかなーなんて落ち込んでいます。

    ユーザーID:5380926210

  • 出来上がりの見栄えはセンスも大ですが、、、

    >Excelは1すでにあるデータから関数やグラフなどはできるのですが、2新たに表作成を頼まれるとものすごく不細工な表にしかならない

    この意味がさっぱり解りません。

    ”新たに表作成を頼まれるデータ”って、紙出しされたドキュメント?測定器から出力された数字の羅列?そこにあるさまざまな数字や文章中の数値から必要なデータがどれか判らないから表を作れない、つまり1と同じ状態にできない、、のですか?1と2の”データ”は何が違うの?

    それとも、”既にあるデータ…できる”ってのは、元々ある表の数値だけ打ち直してタイトル等ちょこっと手直しするだけ?まさかね。

    こうなると”苦手”と言ってるのが単に見栄えのセンスの問題なのか、機能が使えないのか、そもそも何のデータを使って何をすればいいのか理解できてないのか、まずそこから解りかねます。

    おそらく、ワードができない、というのもこのトピ文が表すように文章をきっちり構成できないからでしょうね。

    まず読書をして文章に親しむ。日記等短文でいいからきっちり書いて”自分で読み直してみる、添削してもらう、で如何?

    ユーザーID:7396253598

  • びっくり

    事務派遣なのに本当ですか?と言いたいところですが、最近初めて事務派遣に入って、周りの人がそんな感じなのに驚きました。
    当方、社員の口頭指示だけでプレゼン資料作れます。excel、word、最初から作るの当たり前です。
    見にくい物やずれている物があったら直します。
    一般事務員さんと同じく、誰でも使いやすい物を作りますね。
    社員さんが求めている物を理解する事が必要です。

    それが当たり前の事務派遣だと思ったのですが、やっぱり違うんでしょうか。
    でも、昔派遣をしてた人はもっとプロフェッショナルな仕事してたと思うよ。

    まあ派遣は技術だけじゃなく雑用をササッとこなすとか、感じがいいとかそういうもの必要なので何とも言えないのですが。

    でも悩むという事はきっと真面目な方なんだと思いました。
    ネットでいろいろダウンロートしたり見てみて、シンプルでみやすいのがあったらまず参考にしてみてはいかがですか?

    ユーザーID:7591920957

  • なんだ、

    自己レス読む限り、入力作業を頼まれただけでしょ。

    上司はどんな表を作るか、どんな報告書にするか、、、自分でするつもりですよ。アシスタントのトピ主さんには純粋に打ち込みを頼んだだけですよ。

    がっかりする必要ないでしょ。

    というか、安くない人件費払って雇った派遣のアシスタントを、"がっかりした"だけで遊ばせておくと考えられますか?期待通りの結果でなければ「こういう風に作って欲しからやり直して」と言うのが当然じゃないですか?

    これで"落ち込んでる"なんていうのは、やっぱり社会人として少々幼いかと。

    ユーザーID:7396253598

  • 提案と余計なお世話の境界線

    遅まきながら、トピ主さんのレスを読みました。

    >言葉足りずで申し訳ありません。
    いや、想像通りでした。単純に、トピ主さんの経験不足です。

    トピ主さんは親切心からグラフやフィルタリングを付けたのかも知れませんが、
    それによる弊害は考えましたでしょうか?
    多分考慮していませんね。

    エクセルはとても便利なツールですので、いろんな機能を付けられます。
    でもそれは、言い換えれば「知らない人には使いこなせない」という事です。

    グラフやフィルタリングを付ける際、提案し、依頼者の了承は得ましたか?
    時間の無駄と思われた可能性は?

    どこまでが依頼者の望みなのか?
    どこからが「提案」できる場所なのか?
    そしてどこからが「余計なお世話」なのか?
    これらを含めて、「経験」です。
    そしてこれが、トピ主さんに明らかに足りないところです。

    これは一概には言えません。依頼主の性格にも寄ります。
    トピ主さんが自分の目で、耳で、肌で感じて、依頼主の望む最適な資料を作るよう、
    時にはミスをしても、考えて提供する必要があります。

    それが「エクセルの経験」であり、トピ主さんに求められている事です。

    ユーザーID:3772274968

  • そういうとこ気になるのえらい

    最近は使わなければ使わないのですが、GoogleクロームとかLotusシリーズとかなにもOfficeでなくてもいいのです。大手は特にERPで付属のソフトを用意していたりするのが常のようで。ただ中小企業零細で生きていくなら
    便利ですよね。積極的に覚えたい、ここおかしくないか、悩むなんてすばらしい。
    こちらは数人に教えたいが興味がない、指示をしてやらせたい、そういう指示をする側にどういればいいかばかり考えてるあほばかり。
    お茶くみがいなくなり自分でやらないとならない時代なのに。
    さて何はともあれ、FOMシリーズなど、本屋にある、ライセンス向けの教科書を
    ステップバイステップでやってみることです。
    見様見真似はできません。
    機械なので、こうするには、Ctrlキーを押しながらこう、とか
    あります。
    思うようにできると、自分のセンスで、いい形に仕上げられると思います。
    セル幅、セルの統合、文字の配置、真ん中よせ、
    印刷時のレイアウトなど。
    私はもう20年近くWindowsとつきあっていますがやはり本屋です。
    いまでも、”はじめてシリーズ”をたまに立ち読みしますよ。

    ユーザーID:8630840937

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