経理をされている方へ教えて下さい

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キャリア・職場

いろいろ

トピを開いて頂き有難うございます

この度、忘年会の幹事をする事になりました
今までは会社全体で忘年会を行っていましたが、今年は各部署ごと(4部署)で忘年会をする事になりました。(社長提案で了承済みです)
その為、各部署でやる事となると今まで1回の支払いで済んだ所を4回の支払いに増える事になるのですが、経理担当者がそんな大変な事は出来ないと言います。
何処が大変なのか尋ねても具体的な話しはなく、大変な部分を手伝う事も出来ません。
そこで経理をされている皆様、大変な部分は何処なのか、私が手伝える部分は何処なのか教えて下さい。

よろしくお願いします

ユーザーID:5435816583

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  • めんどくさいだけ

    領収書が1枚から4枚になるのが
    めんどくさいだけです。

    ユーザーID:5050794262

  • それはね

    めんどくさいんだよ。

    「私がやりますよ」って言ったら?

    ユーザーID:0316959281

  • 面倒なんでしょ

    めんどくさい、という事でしょう。 単純に。

    トピに書かれている内容からは、経理上は特に問題になりそうな部分はありません。

    ユーザーID:3717316574

  • 別に

    何も大変じゃないですよ。
    どういった忘年会ですか?経理からお金を預かって幹事さんがお支払いをしてくるんじゃないの?それともツケでやって後から経理が払いに行くのかな?どういうシステムなんでしょう。

    大変なことなんて何もないですよ。だって経理の人が何やるの?お金おろしてきて払うだけでしょう?ほっといて請求書だけ回せばいいと思いますよ。

    ユーザーID:5460771620

  • ただの職務怠慢に思えますが?

    トピ主さんが全額会社負担の忘年会幹事を1部署分することになった、ということですよね?
    費用の支払い方法が、後日振込なのか、各部署にクレカがあってそれで支払うのか、従業員の誰かが立て替えて領収書を元に現金で支払うのかぐらいしか思い浮かびませんが、どの方法をとってもさほどの手間とは思えないのですが・・・
    まさか後日、遠方の会場に現金を持参するなんてことないですよね?

    ネットバンク振込なら1件につき1・2分、クレカの場合なら口座の残高確認、普段現金を社内においていないのならその都度引き出しに行く手間・・・
    どう考えても、”大変なこと”とは思えないんですけど?

    わずかの手間とはいえそれが4倍になるのがイヤ、としか思えないです。

    ユーザーID:7272141161

  • 要するに

    出金が面倒なだけでしょう。

    事務処理は全く大変ではないですよ。

    こんな単純な作業が大変なら経理なんか出来ないですよ。

    ユーザーID:0104110043

  • 各部署、別の日に同じお店で開く。

    そして請求は一本でお願いする。

    幹事は張り切らないのが成功の秘訣です。
    まずは四人の幹事で打ち合わせ飲み会ですね。
    幹事は二度と美味しい。

    ユーザーID:2530382577

  • 大変というより面倒なのでは?



    経理担当者でも何でもありませんが、

    「そんな大変な事は出来ない」というより
    「そんな面倒な事はやりたくない」ということなのでは?

    社長提案で了承済みなら会社のイベントなんでしょうから、
    経理担当者だって仕事としてやるべきことでしょ。

    幹事としては予算内できちんとセッティングして
    領収書もらってくればいい話なんじゃないのかしら?

    ユーザーID:6560795177

  • 何が大変なのかがよくわからない

    経理に従事しているものです。

    トピ文を読みましたが、何が大変なのかが
    わかりません。
    忘年会の会費は個人負担はあるのですか?
    それとも全額、会社が負担するのですか?

    どちらにしても、4部署それぞれに幹事の方は
    いらっしゃるのでしょうから
    その人に責任をもって収支の報告をお願いしたら良いのですよ。
    で、その確認後そのとおりに仕分けする、と。

    まさか4部署の忘年会すべてを経理が幹事して仕切るわけでは
    ないでしょう?
    なんで手伝う必要があるのですか?

    業務に関することならまだしも
    忘年会くらいのことでそんなに気苦労しているのなら
    失礼ながらあなたの普段なさっているお仕事って
    さぞお粗末なものでしょうね。

    ユーザーID:8581130478

  • 会社の経費にする為でしょうか?

    忘年会の費用を会社で負担して福利厚生費にしている関係ではないでしょうか?

    全社で行う場合は、全員に参加資格があって相当割合の人が参加しているかどうか把握しやすいですが、
    部署毎だと
    何故部署毎にやらないといけないのか、明確な理由があるかどうか
    社内の全部署で平等に開く権利がある
    その部署の全員に参加資格があって相当割合の人が参加している
    といった条件があるので
    どれだけの人数が参加したのかなど判定が大変になるからではないかと思います。
    それに部署毎に費用が違うと、、、色々言い出す人もいますしね。

    ユーザーID:5312642597

  • 大変ではないけど

    別に大変ではないけど少し面倒くさいわな。

    でもやる気になったら簡単にできることですよ。

    ユーザーID:7442859933

  • 何も大変じゃ・・・

    ありませんよ。私も何が大変か知りたいです。支払とは請求書が届いてそれを経理の方が支払うのでしょうか?それとも、各部署の代表者が仮払いをして領収書と一緒に仮払い精算をするのでしょうか?いずれにしても面倒が4倍にはなりますがそれは仕方ないことですし、それが経理の仕事ですから割り切ってやるべきです。経理の方が仕事に文句つける立場にありません。決定権は社長です。その社長が言ってるのですから、「お仕事ですから仕方在りません。処理をして下さい」って事で・・・・宜しく〜です。

    ユーザーID:9358729508

  • 何が大変なのか分かりません

    経理担当者が大変と言う事は、会社からの補助があるわけですね?
    それが全ての予算なのか、社員負担が更にあるのかが、書かれていないので断定は出来ませんが、要は会社補助分×人数分を支払いすれば、良いだけでは?
    1回が4回に増えるだけでは?
    経理担当者の言い分は理解出来ません。
    まさか、部署毎に補助金が違い、かつ男女別に金額も違うという事は、ありませんよね。

    ユーザーID:5322072915

  • たんにめんどくさいだけではないでしょうか?

    中小企業で経理課長をしているものです。

    経理処理は会社毎に独自のルールによって締め日対応、支払いや精算を行うものなので一概に言えないのですが…大変なだけで「絶対出来ない」ということはないと思います。

    経理処理はルールを決めて作業をルーチン化することによって正確性を保つ側面があります。なのでイレギュラーは嫌いますし、度々特別な対応をするとそれを社員が当たり前に思ってしまい、基本的ルールを守るということをしなくなります。

    イレギュラーな支払いに対しては、法人or個人カード決済なのか現金で後日精算なのか等確認を普段の4倍の労力をかけてやらなければならないのです。

    トピ主様はつねに社長提案だから〜を枕詞にして、経理の方にどうすれば処理しやすいか相談されたらいいと思います。役に立つのは各忘年会の支払い方法の確認などでしょうか?経理の方には面倒かけてすみませんね。程度のスタンスで相談すれば経理の方も対応してくれると思いますよ。

    もしくは宴会場を同じにして日付を替えて4部署で行ってもらうとかですかね?

    経理としては手伝える部分…と気を使ってくださるだけで嬉しいです。
    頑張ってください。

    ユーザーID:2857678888

  • 大変な時期・・ということじゃないでしょうか。

    年末は経理は大忙しです。
    大きい会社ならば、半期決算等で
    通常業務+αの仕事がつく時期だと思います。
    経理の方は毎月末「締めに間に合わない〜」とぼやいていませんか?
    それのでっかい版が年末です。

    今回の場合、4回にわたる処理をするのが大変、というより
    この忙しい時期に仕事増やさないで、という事じゃないのかな〜と思いました。

    余計なお世話ですが
    手伝えば良いんでしょ?
    というのは相手を見下している気がするのは私だけかな。

    たとえば・・・
    あなたが仕事でとても忙しい時
    他部署の人間に、通常なら1回で済む仕事を4回頼まれて
    ちょっとイラっとしたときに
    「忙しいの?手伝うからやってよ」
    と言われたら腹立ちません?
    違う畑で働いている人間に、あなたの仕事の内容がわかるはずもなくないですか?
    1から説明しないといけないと思いませんか?
    さらに大変にさせると思います。

    というところから読んだら・・・
    その経理との毎日の関係から問題あったのでは?と感じました。

    その経理の方と仲良い人づてに頼んでもらう等
    他に手を考えてはどうでしょう。

    ユーザーID:9597669434

  • 予算的なこと?事務的なこと?

    費用は会社持ち、ということですよね?
    考えられるとしたら…

    予算的に大変、ということ。
    部署別にやったとしても社長など複数参加する人もいるだろうから、その人数分予算がかかるし、なんだかんだで1回でやった方が安く済む。
    でも、予算はOKが出てるんですよね?
    経理の人の心配する事ではないけど、小さい会社の場合、経理の判断で予算をしぶることがありますよ。

    この場合だったら一部会費にすることで解決するかも

    あと、単純に事務手続きが4倍に増えるから。
    経費を計上して、銀行で引き出しして金庫に入れて、金庫からお金を出して幹事に預けて、おつりをもらって、おつりの処理をして…これらのひとつひとつにつき全て帳簿への記帳処理が必要です。
    この他領収書をファイリングしたり、会社によっては福利厚生決済のための書類作成も必要かもしれません。
    この処理が1回で済むところが4倍になるわけです。

    確かに繁忙期だったら面倒です。
    しかも営業外の為の事務ですからね、余計なことしてくれて…って気持ちになるかも
    事務手続きで手伝えることはないと思います。
    お手数かけますがよろしくお願いします、というしかないですね

    ユーザーID:8119844433

  • 事務的負担やコストが増える?

    手提げ金庫に立て替え金の精算用の現金を準備している場合、
    実務処理として考えられるのは、
    ・証憑(しょうひょう)書類の作成(領収書の貼り付け)
    ・会計伝票の作成
    ・資金調達
    ・現金出納(
    ・請求者(社員)へ受け渡し
    ・会計システムへの入力作業
    …などでしょうか。

    現金を扱う場合は、1件が4件に増えると効率が落ちると思います。
    立て替え金の残高の補充や両替で、銀行での手間が増えます。
    人件費を考えると、手間は最小限にするに越したことはないですよね。

    クレジットカードで立て替えで、給与と合わせて銀行振り込みで精算という
    やり方であれば、そんなに事務的負担やコストは増えない気もしますが…。

    ユーザーID:4908504158

  • 会社の経費でなく自腹で飲む

    単純には、請求書が4枚に増えるので…

    経費が4倍になると誤解している
    請求書の振込決裁が面倒(社長夫人や経理部長とかがネチネチうるさい)
    経理担当者が会計帳簿の付け方を前例踏襲レベルでしか理解していない

    あたり?

    会社の福利厚生費でなく、会費制や社長のポケットマネー制にして、幹事が現金徴収から店への支払いまでやれば、経理で大変なことはなくなると思います。

    まあでも、推測でなく正確な理由を聞き出した方がいいですね。
    がんばってください。

    ユーザーID:4646839025

  • 経理キャリア10年以上ですが…

    逆にトピ主さんにお聞きしたいのですが
    経理の方に何をやらせようとしてるのですか?

    忘年会が会社全体から各部署に変わったからと言って
    経理に依頼する事って特にないと思うんですけど。

    会社全体でなら経理の方が支払を請け負うのもありでしょうが
    部署ごとなら経理の方がいない場合は各部署の幹事さんが
    取りまとめるものです。

    忘年会の支払伝票が回ってきて支払処理をするのは
    それこそ経理の仕事ですから領収書が1枚だろうが4枚だろうが同じです。
    なので何が大変なのか確かに理解不能ですが…

    トピ主さんが何をやらせようとしてるのかわからなければ
    大変かどうかの判断もできません。

    ユーザーID:6917803623

  • 職務怠慢です。

    その経理担当者が面倒なだけでしょう。
    業務なんだからやらなきゃいけないですよね。
    上の人からいってもらったらどうでしょうか?
    これは業務命令なんだからあなたの一存でやらないってなんできめることができるんですか?
    職務怠慢なんじゃないですか?とか、ガツンといってやればいいです。

    私も経理やってますが、こういう勘違いしているやつがたまにいます。
    ガツンと言ってやって(上の人からいってもらって)ください!

    ユーザーID:6089297372

  • 取引先も呼ぶんですか?

    そこが、会社が負担するかどうかで、接待交際費にするかどうかなどが
    でてきて、スタッフ分の負担は福利厚生費などで仕訳してなどがあるということで
    その証明資料とかまめにつくると少したいへんかもしれませんよね。
    他の会社の人の分がひとりあたりいくらだと、接待交際費(損金、税金計算するとき多いとお得になるところ)からはずせるとかあるみたいで。
    役員や幹部だけの場合は給与扱いにして、源泉所得税(飲み食いやショーなどあればそうした部分の費用)を給与から天引きしなきゃならないとか
    あるみたいで。
    そういうところが厳しい監査でひっかかったかなにかが
    前にあったりしたなら大変だという話しでは?
    経理の方に、何を記録すべきか聞いておけばいいのではないですか?
    参加者、氏名、人数、一人当たり、会社負担分の限度とかあらかじめ
    決めて、店を選んだりしてみた方がいいのかとか。

    経理の方ももちろん忘年会にこられるんですよね。
    もしかしたら経理の人自身自分が幹事もしていて、
    つまり4回でなきゃいけないとか思ってるとか。

    ユーザーID:7013063656

  • 税務調査対策

    忘年会費用は会社負担なのでしょうか?

    福利厚生費になるのか接待交際費になるのか?
    接待交際費は税務調査の時に目を付けられ易い項目です。

    福利厚生費としての要件を満たしているか?
    接待費として計上するのなら限度額を超えていないか?
    など考えないといけません。

    福利厚生費であった場合と
    接待費で限度額を超えている場合では
    厳密に言うと会社の利益が変わってきます。

    税務調査で指摘されると加算税も付きますから。


    幹事さんとしてやる事は、
    参加者を半分以上なるべく多くにする
    他の部署と同じ位の費用になるようにする
    でしょうか。

    ユーザーID:5134445042

  • 会社の忘年会で、経理がする作業って・・・?

    匿名王子様も書いておられますが、
    嫌がられるということは、トピ主さんの会社では、経理に幹事の仕事の一部が振り分けられるのではないのでしょうか?
    諸費用計算とか、会費の残金処理とか…?

    忘年会で経理がすることといえば、
    費用の一部あるいは全額を会社が負担する場合、請求書(or領収書)の通りにお金を出すことだけ。
    会社負担金がない場合は、経理のお仕事は一切発生しません。

    会社が費用を負担する場合に必要な書類は、
    請求書(or領収書)と、社員全員にたしかに声がけした懇親会であることを証明する社内メールをプリントアウトしたもの(あるいは社内回覧状)で、1人当たりの金額が明記されていることが大事です。参加人数の把握も大事です。
    領収書と一緒に添付してあると、税務調査のときに良。

    支払いが1回から4回に変わろうと、経理の負担はありません。
    他は全部幹事さんのお仕事だから。

    ひょっとして1,000、2,000人規模の大掛かりな忘年会ですか?
    仕事で参加できない人にはお弁当を用意する等のケアも含まれるような?
    それですと支払いもあちこちに発生し、経理はさぞかし大変だろうなと思います。

    ユーザーID:4687901041

  • トピ主です

    私の質問に貴重なお時間を割いていただき、ありがとうございます

    最初に支払いについて説明します。
    支払いは、参加人数×5000を各部署に現金で前払いで渡すつもりです
    各部署30人程度おり幹事が立替すると大きな金額になるからです
    もし4回の支払いが難しいのなら、4部署の参加人数を合計し、支払いを1回にして、私が4部署に振り分ける事も考えています

    私の経理の知識では、4回の支払いが、そんなに大変な事と思えなかったのですが、経理のプロではない為、皆様に確認させて頂きました

    私自身は、皆様のご意見で一番多い゛めんどくさい゛゛やりたくない゛のだろうと考えています
    それは日頃、私の部署と関係が良好でない事が大きいからだと思います
    レスの中にトラブルの事を書かれている方がおりドキッとさせられました
    しかし、経理の仕事でお給料を頂いているのですから好き嫌いの感情で支払いが出来ないというのは社会人として失格だと思っています
    今回のご意見を参考に話し合い、落とし所を探ろうと思います

    ユーザーID:5435816583

  • まぁ確かに面倒ですよね〜(苦笑

    最初に「経理に何をさせたいのか」聞いたモノです。

    レスを読んでやっぱりね、な感じです。

    そりゃ今まで一度で済んだ支払が4回になり
    返金処理(最悪4回!)まであるとしたら面倒で嫌でしょうね(苦笑
    今まで振込で支払いが出来てた飲食店だったなら余計に…

    参加人数×5千円×4回の仮払いをするって事でしょう?
    仮払いには精算って面倒な処理もセットになってますし。
    しかも人数は「参加者」って。
    参加人数でやろうとしたら人数が決まるまで準備もできないし
    当日に人数の変更もあり得るでしょう?

    まぁ会社の忘年会を何回やろうが別にいいと思いますよ。
    大手だったら部署ごとなんて普通にやってますし。

    私なら参加人数ではなく 部署の在籍人数×5千円 を
    仮払いで出して余った分を精算してもらいますね。

    いちいち参加人数で計算するような面倒な真似はしたくありませんから。

    ユーザーID:6917803623

  • 現金を幹事に前渡しか

    レス拝見してわかりましたよ。

    もいっかい経理に行って、
    「お店に請求書出してもらって、会社から直接お店に払ってもらうのはダメですか」
    と、訊いてみたらいいですよ。
    多分、それなら大丈夫と言うと思う。

    幹事は店予約するとき、必ず、
    「請求書いただいて、後払いでもよろしいでしょうか。会社の経費でお支払いしたいので」
    と前置きして、OKなところを予約すること。

    理由は、経理じゃなくても営業担当ならわかるはず。
    というか、昨年の幹事をした先輩に聞いたらどうだろう。
    トピ主さんの言う、幹事に現金前渡しだと、昨年の幹事は、忘年会の日に経理から5、60万円の札束受け取って会場に向かったことになるよ。
    普通はそんな危ないことしないで、請求書に基づき店に銀行振込ですよ。

    ユーザーID:4646839025

  • 再レスです。また余計なお世話で失礼します。

    その経理の態度はないね〜と私も思いました。
    ただよっぽどなんだな、とも思いました。

    自分の経験では「それがあなたの仕事でしょ?」
    という言葉は、先輩が下の者に指導する場合にはあってもいいけれど
    そうじゃない場合では、いい関係を生み出さなかったな、と思います。
    だからあなたが損をするかも?と危惧し、お勧めしませんでした。

    腹も立つでしょうが、サラリーマンだから、社内に敵は作らない方がいい。
    経理というそうそう人員替えのないところなら
    なおさら味方につけなきゃ損かな、と。

    こういうすったもんだの後は、関係改善のチャンスです。
    忘年会後「この間はありがとう」なんてお礼をしたら
    「私この間意地悪したのにな…」と反省し、軟化します。

    たとえば取引先からお菓子を頂いた時に
    自分の部署じゃなくて経理の人に
    「いつもありがとね」とこっそり渡したら、もうこっちのものだと思います。
    経理は日頃大切にされませんから。
    幹事を任されるような方だから、人で拗れたらもったいない、そう思いました。

    余談ですが、前払いなら前払いで1回、後日清算で1回の処理になるので、4回ではなく8回ですね。
    やや大変です。

    ユーザーID:9264148241

  • 仮払! それはイヤだ。

    忘年会会費という個人が支払うべき費用を、会社から仮払ですか!
    それはイヤです。
    聞いただけでうんざりします。
    あなたの会社の経理に同情します。

    他の会社は知りませんが、私や私の周りの経理経験者は、
    「仮払い、嫌い」です。
    「できれば使いたくない手段」です
    なぜなら、社員の中に、
    会社のお金を持ち出しているにもかかわらず、
    そしてその用件がとうに終わったはずなのに、
    ・いつまでも精算書を出さない(これ最悪)
    ・精算書の内容が経理的に通るものではない(いいかげん覚えてよ)
    という人がいるからです。
    これ、とっても困るんです。

    忘年会費を会社が支払うわけでもないのに、
    なぜ出欠をとる段階で参加費を集めてしまわないんですか。
    慣習ですか?
    他の方も書いている通り、後払いで一括支払える店か、
    事前に会費を集めるかにしましょうよ。

    担当者と仲が良くないということは、
    あなたは仮払精算書等書類の出し方で、日頃から経理と反目していませんか。
    そんな経理処理的に問題のある人物が幹事で、しかも4回も仮払いするとしたら、難色を示したくもなります。

    ユーザーID:4687901041

  • めんどくさい

    経理をしています。

    仮払いを4回(4部署)にわけて、後日精算(もちろん4回になりますよね)
    をするということなら、めんどくさいです。

    誰かが1回で仮払いをして、領収書をまとめて1回で精算してくれたら
    それで終わりなんですが。

    1回にして欲しいです。

    ユーザーID:3523888779

  • トピ主です

    引き続きご意見ありがとうございました

    少し状況が変わり余ったらお釣りは返さなくて良くなり支払いをしてもらえるようになりました

    皆さんのご意見を読んで゛作業はめんどくさいけど支払いは可能゛と認識しました
    ゛めんどくさい゛はただの怠慢だと私は思っていますので今後、また同じ状況になる事があると注意していこうと思います
    (実は社内旅行等の親睦会の幹事もしなければいけません)

    社内に敵を作らないほうが良いというご意見がありましたが、まったく同意見です
    しかし、何故か、私の部署は鼻つまみの部署扱いで一方的に嫌われています
    前任の上司(私の部署)との関係が悪いのが始まりですが、私にも原因があります
    責任者が私に変わり、一見私が気が弱そうに見えるので強気に部署の批判をしてきましたが、私が理詰めで反撃した為私も嫌われ者になりました
    最近、営業、現場の人が頑張ってくれて鼻つまみ部署が会社の稼ぎ頭になり社長から認められて来たのも気に入らないのかもしれません

    私の願いは経理のプロなら仕事に感情を挟まずに支払いをして頂きたいだけです

    ユーザーID:5435816583

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