みなさんの仕事の小ワザはなんですか?

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キャリア・職場

もちこ

こんにちは。24歳会社員のもちこといいます。

出版関係の今の会社に入って2年目になります。未だに仕事に慣れないことも多く、なかなか憧れていた「できる女」になれません。。
学生時代に思っていたよりも書類処理や整理などが仕事の大半を占め、それ自体は別にいいのですが、そこに時間や労力をかけすぎてしまっている気がします。名刺も、結局輪ゴムで束ねたものが多くなったり、メモを取っても肝心なメモがどこかへいってしまったり。。

そこでみなさんの仕事のちょっとしたテクニックをうかがいたいと思いました。
私が最近始めてみた小ワザは、マスキングテープを使ってジャンルごとに色を分けてやることのメモを取り、デスク回りに張っておくことです。付箋よりはがれにくいし、かわいいのでやる気が出ます!
ワードやエクセルと格闘してる時間も長いです。
職場の雰囲気は悪くないのですが、そういうちょっとしたテクみたいなものは聞きづらく。。

ぜひみなさんのおすすめワザを教えてください!

ユーザーID:1868612160

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  • クリアファイルと小引き出し

    書類は、クリアファイルに入れて、それを3つの引き出しに入れてます。
    引き出しは、「急ぐもの。」「それほど急がないもの。」「暇なときにやる物」の3つです。

    5分ほど手が空いたときに、「暇なときにやる物」をやります。

    あと、必要書類以外で、捨てるかどうか迷った物は、段ボールに一旦入れます。(修正前の下書きとか、貰った試供品とか)3ヶ月経って、やっぱり使わなかったと言う物は、そのまま捨てます。

    名刺はポケットファイルに入れていますが、やはり煩雑になりがちなので、今後はスキャンして、データーにして管理しようかな?と、思っています。

    ユーザーID:5874450712

  • メモは一冊のノートにすべて書く

    たしか読売新聞の「家庭とくらし欄」だったかな?載っていました。
    で、私も実践しています。
    ○年○月○日と日付をきっちり入れて、大事なことは書き留めています。
    自分で聞いて書いたことなので、後で読んでも「ああ、あのことか」とわかります。
    業務別に何冊もノートを用意するよりも効率がいいと思います。

    年度末の前後は本当に猫の手も借りたいほど忙しくなるので、急いで処理しないとならない書類(A)と
    あとでまとめてゆっくり整理すればいい書類(B)を大雑把に分けて保管しています。
    (A)は即日処理なので自席の書類ケースに入れて順番に行い、
    (B)は「とりあえず箱」のなかにとにかく入れる。
    紛失が一番怖いので、(B)についてはなんの仕分けもせず、とにかく後で処理するということで
    「とりあえず箱」に入れておけば、紛失だけは避けられます。

    ユーザーID:2095040917

  • はーい

    ややADD傾向があるのに出版関係に入ってしまったものです。
    仕事に関しては細かくなれるので問題ないのですが、整理整頓が弱点です。
    レベルが低いですが、私の小ワザです。

    ・よく使うメモはハガキ大くらいの厚紙に貼り付けて紐もつけ、見えるところに下げておく。
    (ほかの人が借りに来たりします(笑))

    ・席を立ったり電話を切ったりした動作の「切れ目」に、周囲のものを
    揃えたり引き出しをちゃんと閉めたり、数秒でもいいので片付けタイムを入れる。

    ・何かやっている時に急遽ほかのことをやらなきゃいけなくなったら、
    前の仕事の上にとりあえずクリアファイルを敷き詰める。
    仕事が混じらないようにするため。

    上の二つは、先輩や同僚でいつもキチンとしている人を観察して
    真似することにしました。
    一番下は必要に迫られて始めました。

    小さいメモは、私は派手な色のクリアファイルをやはり
    ハガキ大に小さく切って、とりあえずそこに突っ込んでおきます。
    発掘するとたいてい必要なものがでてきます。

    ユーザーID:8300711202

  • 典型的に仕事ベタな人ですね

    もちこさん、あなたが私の部下だったら大怒ですよ。
    厳しいこと言いますから覚悟して読んでください。

    まず整理整頓は就業時間前にしなさい。できる人は就業時間までには戦闘体制に入っています。
    時間内でやってるなんて、なんて能力のない人なんだろうかと感じます。論外の域

    名刺はファイリングしなさい。専用ファイルでもいいし。
    私は最近安上がりな方法でしていますが、使い古しのA4用紙に分類ごとに貼って、それをフラットファイルにつづっています。

    マスキングテープも一見いいようですが、私は使いません。必要なことは手帳に記録しています。
    1か所に記録しておくことで、いつでもどこでも間違いなく対応が可能になります。
    メモでいいのに、貼ってないと仕事できない自体に疑問を感じます。
    メモ自体をなくしてしまうのでは論外です。

    ワードやエクセルの勉強は家でやりなさい。
    特殊関数を使う場合は、ノートに記録してすぐに使えるようにしておくとか、インターネットで検索できるようにしておくとか、いろいろあります。

    「仕事できません」の臭気がプンプンで、もっと自覚した方がいいと思います。

    ユーザーID:9603910941

  • お勧め技かぁ…

    トピ主さんのやり方はちょっと…なんていうか「仕事が出来ない人」の典型な気がします…(厳しくてごめんなさい)

    私はルーチン的なものはサッサと頭の中に入れてしまいます。
    でも漏れる時はあるので、一冊のノートに全て書きます。

    ・その日にしなければいけない事
    →午前と午後に分ける。更に午前なら○時までとか詳細に分ける。

    ・急いでないけど○日までにはしなければいけない事
    →○日までのマイナス○日までに…と完成までに至るプロセスの期限を決める

    ・全く何時完成しても構わないもの、でも出来れば作ってしまった方が後々楽になるもの
    →上記の仕事の合間に少しずつ作成。進捗を同じノートに記録する。

    デスク回りに張るとしたら、精々一瞬の用事くらいかなぁ。(たとえば○時に誰それにメールを送るとか、内線で連絡するとか)

    それと、ExcelとWordは家にPCがあるなら家で勉強してください。
    というか、スマホ持ってるんじゃないですか?スマホでちょっと調べれば済むと思うんですけど…
    ちょっとした小技があればそれ専用のノートを作る。
    それくらいはやりましょうよ。

    ユーザーID:3183403877

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  • 卓上カレンダーとノート

    私はスケジュールは机に置いている卓上カレンダーに全部(子供の行事も)書き込んでいます。データ作成の締め切り、提出物の締め切り…プライベートで休暇を取るためにいかに仕事をするか、それしか考えていないと言っても過言ではありません。

    ワードとエクセル、タッチタイピングは、すでにあるファイルで研究したり育児休業中に練習して身に着けました。仕事はできるだけ早く済ませ、自分の時間を確保するためです。

    メモはなくしてしまいそうなら、メモを貼り付けるノートを用意するか、最初からノートに書けばよいと思います。ノートは時間をかけて整理しなくても、こんなときにこういうふうにした、と自分でわかればいいのです。

    ユーザーID:5471149181

  • 皆さん当たり前にやってることかもだけど

    月のはじめに、その月のカレンダーをザッと見て祝祭日をチェック。直前になって、エエー実は明日って休日で、金融機関休みじゃん、的なことを防ぐため。

    20数年社会人やっていて、お披露目できる仕事術の無さに自分でも驚愕・・・。

    ユーザーID:2777695539

  • メモ

    全てノートに書き取ってます。学生時代に習いませんでしたか。

    ユーザーID:9263848399

  • 頑張って!

    けんしろうさん、手厳しいですね(涙)

    まだ二年でしょ。出来なくて当たり前ですが、きちんと努力しているところは立派です。試行錯誤しているうちに自分に取って一番やりやすいペースが掴めますよ。

    求められた仕事をこなしていればそれでいいので、余裕があるなら、就業時間内に資料整理していたって構わないと思う上司もいます。

    頑張って!

    ユーザーID:2333226628

  • 名刺は

    ドキュメントファイルってご存じですか。
    最近は100均でも小さいサイズの可愛い物を売っています。
    それに、あいうえお順とか、業種別とか、ご自分の都合のいい見出しを付けて
    ポンポン入れていく方が、ゴムでまとめるよりも探しやすいと思います。
    時間ができた時に整理する前の一時置きとしてもいいと思います。

    わたしは、2〜3時間で終わるものから、3〜4日かかる案件を、月に20件くらい処理する仕事なのですが、
    締め切りとその日にする作業内容を自分で入力したカレンダーをエクセルで作ってます。
    急な仕事が入った時にもその表で確認して、自分で引き受けるか、他の人に振るか判断できます。

    メモは、わたしはそれ用のノートを1冊作っています。
    日付と説明してくれた人の名前をかいて、後で探しやすいようにしています。
    時間ができたらエクセルなどで、手順書としてまとめています。
    次に自分が誰かに説明する立場になった時に、その手順書をわたして説明すると
    相手もわかりやすいかな、と思って。

    わたしも、みなさんの仕事の小ワザを聞きたいです。

    ユーザーID:5684875429

  • カレンダー バインダー クリアファイル

    他の人とも重なりますが、私がやっているのは、3つです。

    1.卓上カレンダーに予定を書き込む
    (注意するものは赤文字で注意!と書く)

    例 5日 資料提出厳守 注意!

    2.A4サイズのバインダー(回覧をする時に使うようなもの)に
    月ごとにやることを書きこむ(走り書き)

    例 2月

    ☆ 経理に○○の書類を提出(締切15日)
    ☆ 総務の調査票(締切22日厳守)

    終わったものには、チェックマークをつけて
    赤文字や青文字、マーカーなどを使って書き込む。
    (紙は捨てずに残しておく)

    3. 案件ごとに書類をクリアファイルに入れて棚に
      日付順(1〜31日)に重ねていく。

    終わったものは、項目ごとのファイルにすぐに綴じる。

    このやり方だと、3重にチェックができて漏れが出ません。

    また私は、誤字脱字チェックの仕事がありますが、
    必ず3回チェックします。

    2回は最初から見ます。3回目は、後ろから見ていくと2回目で
    見つけられなかった間違いを見つけることができます。

    このやり方で、私は残業なしで仕事をしています。

    ユーザーID:1568852618

  • な・ん・で 職場で訊かないのか??

    「出版関連」って一括りにしちゃってますけど、
    「部署」によって仕事内容は全然違うし、ノウハウもそれぞれ全然まったく別! では??

    制作/編集部だったら、まず「出版物の進行管理」できないことには話にならないし、
    制作/編集の中でも記者/ライターだったら、「予備取材の資料収集〜整理」とか「取材メモのとり方」に個々のノウハウが。

    雑誌の場合、本文の制作〜進行の他に、「広告管理」が出て来るだろうし、
    専門書/学術書の場合は、学会取材が入って来るし……

    あと、「お盆と年末には、出版業界全体が前倒し進行になる」ため、なにもかもがタイトになるし。。


    まず同じ会社・同じ部署の人に訊かずして、外から導入したノウハウで、「できる女」になるのは・・
    【効率悪い】んじゃないだろうかなー??

    ユーザーID:0927422821

  • レスありがとうございます。

    トピをたてたもちこです。

    みなさん、レスをありがとうございます。
    厳しい意見も、温かいレスもすべてとてもありがたいです。

    仕事ができない人とのお言葉には、本当のことなのでただただ頷くばかりです。。

    みなさんの具体的なアドバイス、とても勉強になります!
    クリアファイルの活用術や、メモの取り方、まとめ方など早速明日から実践しようと思います。

    整理整頓は、本当におっしゃる通り、早めに出社してこなすべきですね。。

    仕事の内容自体は好きなので、自分で自分の邪魔をしないよう、色々試してスムーズな作業を目指します。

    ありがとうございます。

    ユーザーID:1868612160

  • トピ主のコメント(2件)全て見る
  • ノートに書く

    書類整理してるわりに、名刺は輪ゴムで束ねるってよくわからないのですが…
    私はOutlookのアラームを活用しています。
    卓上カレンダーや、ノートにメモも便利です。

    ユーザーID:5420935815

  • レスありがとうございます。

    トピをたてました、もちこです。

    厳しいアドバイスも温かいお言葉もありがたく受け取っています。

    仕事ができない人の典型、というレスにはもう頷くばかりです。。

    皆さんそれぞれの工夫かあり大変勉強になります。とともに、いろんなお仕事の方の話を聞けてとても興味深いです。

    クリアファイル活用術やメモの取り方など、早速今日から実践してみます。

    周りに迷惑かけないよう、こつこつ努力していこうと思います。
    ありがとうございます。

    ユーザーID:1868612160

  • トピ主のコメント(2件)全て見る
  • 大丈夫です

    トピ主様は大丈夫です。

    だって、リアル世界で仕事やら何やらが充実していなさそうな方々のレスにも、大人の対応ができるんですから。
    それって、既にすごいスキルをお持ちだと言うことです。

    他のことも、きっと少しずつできるようになりますよ。

    ユーザーID:2736009557

  • なんでスマホ使わないの?

    若いんだから断然スマホつかってバリバリ働いたらいいよ。
    その方がかっこいいし、効率も絶対上がるよ。

    名刺:名刺整理アプリを使う。カメラでパシャッとするだけで電話帳にも反映される。いちいちファイルを開かなくても持ち歩かなくてもいいからお勧め。

    スケジュール:すべてスマホのカレンダーに登録して一括管理。

    メモ:スタイラス付きタブレットでメモしてデジタル化。スマホと同期すればどっかに行くこともない。議事録もその場で関係者に一発送信。


    これらのことが出先でもできるし、移動中の電車の中でも簡単。逆にいちいちオフィスに戻る必要もない。

    エクセル、ワードは・・・まあ、その・・・とにかくがんばれ!

    ユーザーID:2931996205

  • やることリスト、付箋、携帯、メール未読機能の合わせ技

    私も忘れっぽいので、色々使ってます。ご参考までに、以下をご紹介。

    ・付箋:定番ですね。PCの画面やデスク、ノートの間にビシバシ貼ってます。(会社によっては、貼ってはいけない所もあるかと思いますが…)

    ・やることリスト:付箋に書ききれない内容や、期日が先のもの・不定のものをワードやエクセルに一覧にしています。いつまでに誰に何についてのメールを送る・送った、何の資料を用意する、等々です。

    ・携帯:オフィスを出てから「あ、あれをやっておかなきゃ。でも忘れそう〜」という事を思い出したとき、自分で自分の携帯にメールを送ります。あまり携帯を使わないので、翌朝オフィスに着いたときに「あれ?新着メールがある。あ、昨日送ったやつだ〜」という具合。

    ・メール未読機能:メールが来たら、とりあえず読みます。数分で回答したり、他の人に回せるものは、そのまま処理。他の人に確認したり、回答するのに数十分以上必要なものは、未読にして、「やることリスト」状態にして対応洩れを防ぎます。

    トピ主さんに合ったやりかたが見つかるといいですね。応援してます!

    ユーザーID:4964284319

  • アナログ派です

    PCやソフトが使えないわけではなくむしろ得意なんですが仕事の進行管理はアナログ管理の方が絶対いいです。

    他の方もいってますが
    メモは1冊のノートに。スケジュールはデスクカレンダーに書き込みます。
    個人的にはマスキングテープを使ってのジャンル分けはあまり良くないと思います。

    引き出しや机の上の書類は整理しますがペンディング案件は全て書類箱に突っ込んでます。
    1案件ごとにクリアファイルに入れたり輪ゴムでとめて、クリアファイルの内側に付箋を貼りフェルトペンで大きく案件名や期日を書きます。
    皆さんやってると思いますが付箋のノリがついてる側にメモを書きます。

    そして裏紙で作った下書き用紙にタスクメモを順不同で書き出し期日や優先的にやることは丸をつける等します。
    あとは優先順位に従ってひたすらやるだけ。

    あと私は準備も含めて全部勤務時間内にするのを原則としています。
    朝はチャイムがなってから仕事メモに目を通し、どんなにキリが悪くても昼休みのチャイムが鳴ったらやめますし
    基本的に定時の5分10分前になったら片付けを始めて明日のメモを作って終了します。

    ユーザーID:0321223863

  • 小技になるか解らないが

    私の仕事の覚え方は、まずはメモを取り、家に帰って
    PCのエクセルを使って清書をすることかな。

    メモを失くすと言うのは、そのメモをただ持っているだけで、読んでいない証拠。

    私の仕事(パン屋)の場合はレシピの方が多いため、上司が言葉でスラスラ言ったのを紙に書いて、誰が見ても解りやすいレシピを作り、印刷してファイルに挟んでいつでも見れるようにしておりますよ。

    一種のマニュアル作りと言った所でしょう。
    自分なりに解りやすく作る、表にしたり、図で表しても良いと思うし、作って行けば自分の頭にも入り、なおかつエクセルの勉強にもなりますよ。
    自分専用のファイル(100円ショップで売っているよ)に挟んで持っていれば、失くすこともないでしょ?

    ユーザーID:8150347282

  • 出版物作っています

    同じ系列の業界に勤めている者です。
    事務ではなく現場なのです。
    うちらの仕事は仕事の上に仕事が覆いかぶさるような煩雑なものが多いですよね。
    一時間以内に作成するものをやっている間にも、
    すぐやって、というものが4,5個来たりしてプチパニックに陥って、書類を紛れ込ませてしまった経験から、他の方のレスにある、間にクリアファイルを敷く方法をとっています。
    この書類はもう今日は見なくてよい、というものはクリアファイルに入れて机上棚に。
    いま進行中のものは机の上で、仕事1と仕事2の間にクリアファイルを挟む方法で。
    細かいメモはハードディスクやモニター周りにマスキングテープ貼りです。
    自然に常に目に入るようにしておかないといけないメモはそのようにして、かつ、とっておくべき事項はノートにも記帳しています。
    このような感じです。

    ユーザーID:9374014305

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