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発言小町

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疑問 役員の書類について

まったん
2015年4月10日 17:34

昨年、子ども関係の某会の会長だったのですが
引き継ぎをこと細かくまとめたファイルを作ったにも関わらず、エッという質問がきます。
例えば前年と同じように文書を作成したらよいだけなのに、「そもそもなぜこうなっているの?」という代々の根本的なものを覆す質問がきます。
私なら、なぜそうなっているのか?をノートなり読んで考えたら「そういうことなのね」と納得できます。
というかみんなそうだと思っていましたし、事実今までPTAでもそういう質問をするお母さんは一人もいませんでした。
根本的な事を質問する人は、私が間違ってると思ってるいるから、そういう質問をするんでしょうか?
引き継ぎを細かくまとめたにも関わらず、これからもずっとこういう質問が来るのかと思うと悲しい気持ちです。

ユーザーID:0133680746  


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タイトル 投稿者 更新時間
そうね
キュー
2015年4月10日 18:40

知らないことは、知りませんと答えた方がいいわよ。
わからないことは、わかりませんと答えた方がいいわよ。
これがあたりまえのことよ。
なんで、相手がそんなことを聞くのか?
逆に、相手に教えてもらってるのよ。
わかりますか?
自分が知ったかぶりしてたことが露呈したのよ。
だから、知らないことは知らないと言いましょう。
相手の質問に答えられない自分を恥ましょう。
相手を批難してはいけません。

このご時世、コンプライアンスです。
嘘はいけません。
知ったかぶりもいけません。
わからないことはわからないと言いましょう。
わからないことは更に前の会長に聞きましょう。
それでもわからなければ前代、前々大、前々前代の会長に聞きましょう。
それが人間ですよ。
嘘はいけません。
人を卑下する前に自分を卑下せよ。
学校で教わりましたよね?

ユーザーID:8145345559
引き継ぎをこと細かくまとめるから悪い。
通りすがり
2015年4月10日 19:11

いえ、なぜ何の疑問を抱かずに現状を受け入れるのでしょうか??
そんなに現状に満足しているのでしょうか??
自分たちの子供により良い環境を提供してやりたいと望むなら、まず現状否定から入らなければおかしいです。
そして、現状否定から入る基本が、引継ぎを否定することです。
>私が間違ってると思ってるいるから
その通り!

ユーザーID:0797460767
省力化。携帯からの書き込み
ウォークマン
2015年4月10日 19:34

資料を読み込む努力を惜しむ方なのでしょう。

ユーザーID:2858565231
素晴らしい
big-ベン
2015年4月10日 20:40

根本的な質問をする、素晴らしいですね。
何故なら、代々続いてきた事で疑問に思った事を考えて納得する場合、
それが正しい事アリきで理由を考えてしまうからです。
間違っていても気が付かない状況に陥る危険性が大です。
根本的な質問をしてくる人は、ニュートラルな立場で物事を見ているのです。
アナタの取るべき態度は、
・代々続いているんだから従いなさい。
 と従わせるか、
・その人の質問を真面目に聞いて上げて、真摯な態度で臨む事
のどちらかだと思いますよ。

ユーザーID:9667404286
じゃ、言ってください
mari
2015年4月10日 20:42

あなたには無理です!と。・・・喜んで手を引きます
役逃れでバンザイです

あなたが間違っている と思っているわけではなく
「そうそう」と言ってほしいのでは??

冷たくするか「読んだらわかりますけど」と突き放すかしたらいかが?
グチっても解決しないから

所詮、子供の役員 レベルは様々なんですよ
あぁ。私もバカなふりで逃げたいな〜もう最悪だもの。分厚い引き継ぎ書にもうんざり。
読むのめんどくさいから聞いちゃうかもね〜だって作ったのあなたでしょ。作成者を巻き込みたくなったりするかも。

ユーザーID:1895501236
てっとり早く知りたい
みかん
2015年4月10日 20:46

>私なら、なぜそうなっているのか?をノートなり読んで考えたら「そういうことなのね」と納得できます。

みんながみんな、そうじゃないんですよ。
「なぜそうなっているのかな?書類を読まなくても、去年の会長さんに聞けば一発で分かるだろう、聞いちゃえ。教えて〜」
と思ってるのです。

面倒なので「引き継ぎ書類を読んだら分かりますよ〜」でスルーでいいのでは。

私自身はもともとウンチクたれで、書類を読み込んで色々理解した自分えらい!誰かに教えたい!
という鬱陶しい人間なので、質問されたら
「そ、そこまで詳しく解説してくれなくても…」と相手が引くくらい語ってしまいがち…気をつけなきゃ(汗)

ユーザーID:5249509841
文字慣れしていないお子様携帯からの書き込み
ものの
2015年4月11日 9:59

いますよ。引き継ぎ事項を一切(ほとんど)読まず聞かずで、自分のわからないタイミングで聞きに来る人…。そんな人は、「前にも言った」とか「ノートにまとめてあるよ」とか言っても通じません。
「だから、今教えて」と。ノート見ろ、なんて意地悪しないで!口で言った方が早いから!といった具合でね。ならはじめから引き継ぎなんてしなければよかった、あの時間を返せ!って思ったこと多数。文書やデータによる引き継ぎに慣れていない人、慣れようとしない人がホントいっぱいいます。ため息が出ますね。

ユーザーID:0604546734
そんなもんです
ゴーヤ
2015年4月11日 10:38

お給料をいただいての引き継ぎは例え後釜の方がきちんと見なくても、誰が見ても分かる
マニュアルを作成して引き継ぐのは当たり前だと思っています。

が、お金が派生しない引き継ぎは適当でいいと思います。
というのも、私も子供関係の団体できちんとしたマニュアルがなかったので作成して、翌年度
の役員の方に引き継いだところ、全く見てくれてなくて後から「えー、マニュアルに書いて
おいたのに…」ということがありました。

それ以来、ボランティアのような団体の引き継ぎはメモ程度しか残してません。

ちなみに、私は独身で働いていた頃にちょうど「誰でも分かるようなマニュアルを作り
ましょう」というのが流行った時代で、当時厳しい上司にダメだしを何度もされて
マニュアルを作成してましたので、誰が見ても分かるマニュアルを作成する自信はあります。

マニュアルって見ない人は全く見ないですよ。

ユーザーID:4219926760
マニュアル?手順書?
ぺけぽん
2015年4月11日 20:07

後任の方はきっと自分の役割をきちんと考えてらっしゃる方なんでしょうね。
社会経験もあり、結構仕事ができる方なのではないでしょうか?

トピ主さんは偉そうにマニュアルに書いた。
と、言ってますがそれってただの手順書じゃないですか?

後任の方は「すべき手順」など問題なく理解してらっしゃると思います。
疑問に思っているのは「それが何を目的に、どうしてその手順になったのか」という本質や経緯を知りたがっているのではないですか?

代々続いたものは、
どこかでその本質が見失われて
手順通りに遂行することだけが伝わって行くことがままあります。

そこにメスを入れて、
本当に子供のためになること、親のためになること地域のためになることを峻別していきたいのでしょう。

仕事を引き継ぐときの大事な要素ですが、
社会に出てもそうそう出来ている人は見かけません。

トピ主さんが一生懸命マニュアルを作った努力は素晴らしいことですが、
より良くしていこうという意思を遮ることは止めてあげてください。

ユーザーID:2917482750
町内会にて
質問者
2015年4月11日 23:19

かつて引っ越し先の町内会に初めて出席したとき
世間常識から見て変な慣習が代々引き継がれていて
批判ではなくただの疑問として「なぜそうなのか」と聞いたところ
よそ者の無責任な批判と受け取られたらしく
苦々しく「昔から代々そうなっている」との答えでした。
事なかれ主義というか、ある種能力が無いのだと思います。

ユーザーID:9177911363
ありがとうございました
まったん(トピ主)
2015年4月12日 21:29

皆さん、ありがとうございました。
たくさんの方のご意見が聞けて、参考になりました。
また反省もありました。
私に聞いてくる方ですが、お仕事も忙しい方です。
ご意見の中にもありましたが、ノートや引き継ぎファイルを見るより聞いた方が手っ取り早いんだろうなと感じました。
根本を覆すような質問のことで補足すると
代々引き継ぐうちに簡略化してきた経緯があるのですが、どうして従来通り→よくあるようなステレオタイプの
やり方をしないのか?と聞かれました。
それは私の引き継ぎやその前の人のノートを読めば分かるのになぁ〜と。
でもノートを読むのも面倒、基本的に読まない方もいるんですね。
人に負担をかけてるかもと目から鱗でした。
これにて締めさせていただきます。
ありがとうございました。

ユーザーID:0133680746
手抜きはどっちもどっち
ロード
2015年4月13日 14:40

> それは私の引き継ぎやその前の人のノートを読めば分かるのになぁ〜と。

概要のレジュメつくりなよ…。

ユーザーID:2882163322
 
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