キャリア・職場

質問しなくても見ただけで仕事が出来るマニュアル作りをしたい

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完璧なマニュアルを

働く

私は、今つとめている会社を、辞める予定です。
辞める原因は、
・無意識にセクハラをする社員
・下ネタ(若い子が聞いたら卒倒するような)は日常茶飯事日−それを聞きたくなくてトイレ掃除に逃げたら、暇なのかと言われる。
・日により正反対のことをいう社長(いったいどの指示に従えばいいの?混乱は当たり前の日々)
・男性だけ特別扱い(男性優位が激しい)
・事務所で数人が煙草を吸う。吸わない人、煙が苦手な人を責める発言をよくする。
 −私は喘息持ちで、喘息のことをきちんと説明しているが、無視されている。
・社員はさぼってOKで、社員Aはよく自家用車の中で寝ている、社員Bは、仕事中に会議室で昼寝をしているときもある。
 だが、私には、現場Aも現場Bも事務もとあれもこれもと仕事をしろという− さぼっている社員を使えば私の負担が減るのに、それを指摘しても通用しない。
というのに、嫌気がさし、退職しようと思っています。

次の事務員さんも、私と同じような仕事になります。
給与計算をする日も、現場でみっちり仕事をしなくてはならないので、そんなことさせられるならやめるわ・・・と続かないことは目に見えています。
奇特な(不思議な変わり者)人なら、続くでしょう。私は変わり者ですので。
でも、一般常識がちゃんとある人なら、逃げたくなる職場だと思います。
なので、支払処理や給与計算など、私しか知らない仕事については、質問しなくてもマニュアルを見たらきちんと事務処理が出来るようにしたいです。
今のところ、文章の書き方の本を複数読み、取り入れています。
また、パソコン画面をプリントスクリーンして、印刷し、それに色々書くなど、ぱっと見て分かるものにしようと思っています。
他に気を配ることは何でしょうか?色々アドバイスお願いします。

ユーザーID:7257267408

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このトピのレス

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  • 今のWindowsOSならSnippingtoolが

    あるかと思いますけど、使った事はありますか?

    Windows7からスタートメニュー下のアクセサリに加わった機能だったかと記憶していますが・・・
    あ、Vistaは記憶から消してるのでわかりません。

    それだと画面上に表示されている自分が欲しい画像だけを切り取れるので便利ですよ。
    XP時代、プリントスクリーン&ペイントで加工していた私には非常にありがたい機能です。

    画像のことはまぁそんな感じですが・・・

    業務フローについては、先ずは簡単にセクション分けをして大まかな流れを書き、そこから1セクションごとに詳細を追加していくという方法が良いかな、と思います。

    私はプログラミングをする時によくやります。

    そして一度完成させたら、その書いた通りに処理をしてみる。
    自分が知っている通りにではなく、自分が書いたマニュアル通りに実行してみるのです。
    そうすると自分が知っていてつい省略してしまった事が見えてくるはずです。
    それを書き足す。
    これの繰り返しかなと思います。

    ユーザーID:5178772223

  • 円満退職でもないのに

    そこまで、丁寧にお遣りになる必要がありますか。
    お人好しも好い加減になさったらと思います。

    トピ主さんが引き継いだ時に準じたら宜しいので
    はありませんか。

    ユーザーID:9483512856

  • その必要がありますか

    >一般常識がちゃんとある人なら、逃げたくなる職場だと思います。
    >質問しなくてもマニュアルを見たらきちんと事務処理が出来るようにしたいです。

    云っている事が良く分りません。
    トピ主さんは自分を変わり者だと云っていますが、それでも逃げ出すのですよね。
    で、後継者は逃げ出さないようにしたいわけ?

    退職するに当たっては、一応引き継ぎ書は作る必要はあるでしょうが、
    特別は事をする必要は無いと思いますし、その義務もないと思います。

    尚、通常の事務作業ならば、普通のマニュアルで仕事が出来る筈です。
    特殊な作業ならば、マニュアルだけでは正確な作業は無理でしょう。
    要は、後任者の能力次第ですが、トピ主さんが心配する事ではありません。

    ユーザーID:7034749274

  • チェックシートの作成

    日々の業務、月例業務、年間業務のチェックシートを作成すれば
    仕事の流れが把握でき、漏れもなくなりますよ。
    納期なども記入していればなお良いかと。

    ユーザーID:2622334923

  • 無駄な事かも

    あなたよりも不平不満がなく能力が高い人がきたら

    あなたのマニュアルはいらないし

    あなたより能力が低く我が強い人が来たらすぐやめるから

    あなたの努力は無駄になるかもしれません。

    ユーザーID:2304703021

  • まず最初に流れを

    最初に仕事を教わる時、いきなり
    「この画面のココにこの数字を入れてください」
    「このボタンを押したら小さいウィンドウが開くので、ここのコードが020だったらこっちの数字に20かけてください。
    でもここのコードが039だったら10をかけてください」
    「Yesボタンを押してください」

    みたいな手順だけを教わる事がありますが、それだとその流れ、教わった画面しか理解できません。

    なので、最初に全体の流れがあれば分かりやすいかも。
    特に次の方が新卒や全く未経験者の場合、そもそも支払や給与計算が
    どのような仕組で行われているか自体が理解できていない事があります。

    このコードは何を表すのか、このコードが出たらなぜこういう処理をするのかを
    説明してあげるといいかも。

    最初はその全体概要を聞いても分からないのですが、やっているうちに
    ああ、このことか・・と分かってくるので、そうなると非常に理解が早くなります。

    ユーザーID:6913429633

  • この時は?

    私もやめる前かなり細かいマニュアル作りました。

    画面をスクショし、クリックする場所を丸で囲み、作業順番に矢印で進んでいく感じで。

    あとは説明書最後にあるこんなときは?ページでトラブルに対しての対処方法を作りましたよ

    ユーザーID:8138533533

  • そのマニュアルで十分

    マニュアルだけで仕事が出来ることはないですよ。
    よっぽど簡単な仕事でなければ無理でしょうね。

    だからトピ主さんなりのものを作成して、
    辞めればいいかと。

    ユーザーID:3710051041

  • 私ならマニュアルなんて作らない

    主さんって良い人ですね


    社員も社長も良い人だから、私がやめても困らないように…というなら
    マニュアルも作りますが
    その職場のためにエネルギー使う必要がありますか?

    そのまま仕事しない社員にお任せして、やめたらいいんじゃないですか?


    まさか、やめてから仕事探そうとかしてないですよね?
    さっさと転職活動始めて
    そのエネルギーは、もっと良い職場をゲットするのに使ったらいかがでしょう?


    (もうすでに次が決まっているなら、読み飛ばしてくださいね
    おめでとうございます)

    ユーザーID:0271881167

  • お疲れ様です

    責任感が強い方なんですね。
    そんな嫌な思いをした職場の為にマニュアルを作るなんて。私にはできません。

    マニュアル作りですが、トピ主さんの取り組み方はいいと思います。
    アドバイスとしては

    1.各作業の手順をそれぞれ箇条書きにして、なるべく上から順に進めるだけで作業が完了する様にする。
     色んなページを参照しなくてはいけないのは極力避けた方がいいです。
     異なる作業間の多少の内容の重複は無理にまとめたりせず、それぞれの項目に記載した方が読みやすいと思います。

    2.後任の人になりきってマニュアル通りに作業ができるか、問題がないかを確認する。
     真面目にやれば、ここで問題が結構見つかるはずです。

    3.「嫌いな人が作った紙のマニュアルに赤ペンで駄目出しをする作業」という設定で駄目出しをする。
     2.の作業を完了した後に更にこれをやれば、完成度の高いマニュアルになるでしょう。

    普通なら2.3.は他人に任せた方がいいでしょう。でも、お別れマニュアルは最初の完成度で相手を圧倒した方がいいと思います。

    ユーザーID:6601354249

  • 難しいよね

    業務を説明するマニュアルといっても、
    マニュアルを使う当人の知識や慣れで必要な情報が
    変わってくるので一概にどういうものがよいというのもないです。

    例えば「小町で質問して回答を得る」を説明する場合、
    ゼロからスタートの時点では
    インターネットのサイトであること、
    OSを起動して、ブラウザを使うこと、

    等の情報が必要になりますが、
    慣れてしまえばURLの1つもつけて、
    画面のハードコピーの「新しいトピの作成」ボタンを
    枠で囲っておけば充分(それ以上情報があっても邪魔)でしょう。

    画面の遷移は、だいたいそうなるしかないので、
    ・それをすべきなのはどのタイミングか
     契機…毎日朝10時に、毎月15日に、メールで
      ○○さんから依頼が来たら、等
    ・ハードコピーの画面にいたるまでの経緯
     どのPCを使うか(どれでもよいのか)、
     ファイルサーバーのパス、
     使用するアプリケーション(画面のどこからどう起動するか)
    等の、前提条件的な部分も忘れないでください。

    相手が自分の意図通りに読み取るかは保証できないので、
    マニュアルだけの引継ぎは難しいかも。
    自分で作って理解するのでは。

    ユーザーID:2395241890

  • なんか…

    トピタイに関係ない職場の悪口がトピ文の半分て…。

    ユーザーID:5024458644

  • とぴぬしです、皆さまありがとうございます。

    皆さまのレスを参考に、マニュアルを作っていきます。
    私のつとめる会社は、関西弁をしゃべる地域でして、現場では60代の女性パートさんが多いです。
    きつい言葉でまくしたてる女性パートさんが数人います。
    社内が極妻のような雰囲気に思えたのか、驚いて1日で辞めた人が今までにおります。
    女性パートさんの中には、話が通じない方もおられます。まるで宇宙人と会話しているような感じです。
    事務作業は、社長の奥様が、昔少しだけされていたと聞いていますが、なのに事務的なことはほとんど出来ません。
    一度、時間計算の機能のついた電卓で、給与計算のやり方を教えたことがありましたが(依頼されて)、
    2,3時間かかっても何度教えても、電卓のボタン操作を覚えられない、暗算でも無理で、奥様に事務を覚えていただくのを、あきらめたことがあります。
    そういう問題があるので、マニュアルがないと次の人は苦労するだろうなと思い、マニュアルを作る必要があるなと思った次第です。
    がんばって仕上げます。
    皆さま、とても参考になることばかり教えていただき、ありがとうございます。

    ユーザーID:7257267408

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