4月から今の部署に異動してきました。私のすぐ上の上司である係長に、何度か電話応対での注意を受けましたが、納得がいきません。上司の指示なので改善しようとするのですが、中々巧く行きません。アドバイスをいただけませんか…
1
電話の内容:私のチームとは違うチームの先輩Aさん宛ての電話。(Aさんは会議でしばらく戻ってこない)
私の対応:急ぎではないことを確認し、Aより折り返し電話させると伝達。
係長の注意:Aは多忙だから、内容を聞き取ってそれも合わせて伝達するように。
私の感想:それは尤もだが、それをするにはもう少し業務について情報共有させてほしい。(係員どうしの情報共有に極端に乏しい部署です)
2
電話内容:1同様
私の対応:内容を聞き取り、Aより折り返し電話させると伝達。
係長注意:そこまで深く聴きとらなくてもよい。
私の感想:程度がはっきりしなくて困る
3
電話内容:他部署担当の業務内容について確認の電話が外部からかかってきた。
私の対応:担当部署と部署の直通電話番号を伝え、電話転送をすると伝えたが、相手が掛けなおすと言ってくれて電話を置いた。
係長注意:直通電話を伝えることは無駄。黙って転送すればよい。
私の感想:この電話のみで要件が終わるとは限らない、伝えることは必要なのでは?
4
電話内容:3同様。
私の対応:転送しようとしたが担当者が不在で他の者ではわからないとのこと。担当部署と不在の旨を伝えたら相手が掛けなおすと言ってくれて電話を置いた
係長注意:内容を聞け。係長がわかることなら聞く。声をかけろ。
私の感想:係長が知っていることなのかどうかわからない。明らかに他部署のことについて対応をお願いできない。それをお願いできる程度に余裕がある状況かはわからない。代わった挙句わからなかったら相手に申し訳ない。
私、間違ってますか?
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