事務仕事のコツを教えてください

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キャリア・職場

あづさ

はじめまして。
大学4年のあづさと申します。
事務仕事のことで相談します。

現在春から就職する予定の会社で週1、2回アルバイトをしています。事務職ではないのですが、新人ということで下働きをしておりその中で事務作業が多くあります。

ただその事務作業がうまくできません。
具体的には
・同じ種類の書類に別々の処理をしてしまう
・入力漏れがある
・1箇所訂正したと思ったら別の箇所を間違える
など初歩的なミスです。自分でもびっくりするような初歩的なミスも多く毎回焦ります。

今までのアルバイト(飲食業、塾講師、イベントスタッフ、テーマパークのキャスト)は楽しく褒められることもよくあったのでなおさら焦っています。私は事務作業に向いていないのでは…とも考えてしまいます。

ただ今の仕事はずっとやりたかった仕事で何年も続けていきたいと思ってます。自分なりにまとめノートを作ったりもしていますがどうすれば事務作業のコツをつかめるのかわかりません。もしよろしければ事務作業の覚え方やコツなどを教えてください。よろしくお願いします。

ユーザーID:7175718768

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  • 簡単にコツなんて聞こうと思うな

    慎重にチェックしながらやるしかないよ。
    何でもかんでも、苦労する前に他人に「コツ」なんて聞いて楽しようと思うな。

    ユーザーID:2627948656

  • マニュアルを作る

    通り一遍ではなくて、繰り返し読み返しながら、作り込む内に体で覚えるでしょう。

    ユーザーID:7453520564

  • チェックの仕方

    間違えたらあえてそれをコピーして自分用にファイリングします。
    そして間違えたところや間違いやすいなと思うところにマーキングします。
    それを見ながら作業すると自信を持ってできると思います!

    ユーザーID:5848351354

  • 大丈夫ですよ

    楽しかった今までの仕事も、初めはつまづくことが 多かれ少なかれありませんでしたか?

    そつなくこなせている先輩達だって ミスすることもありますし、同じことを繰り返さないよう 影で努力をしているものです。

    段々とできないことを克服していけばできることが増えて、自信がつき、ミスをして不安だった頃が懐かしくなると思います

    それに、ミスを経験していた方が、後輩や ミスをした人に寛容になれるメリットもありますし。

    事務職は未経験のため、具体的な改善の要領など書けず恐縮ですが、、
    私は過去に、ミスばかりで悩んでいたのでついレスをしたくなりました。 応援しております。

    ユーザーID:4070213089

  • 慣れるしかない

    私も新人の頃は自分でもビックリするようなケアレスミスの連発でした。

    克服方法は、作業が終わったら丁寧に見直しをすることです。
    そうすると、自分のミスの癖が分かってくるようになります。
    それを気をつければいいです。

    最初は多少時間がかかっても丁寧さを心がけましょう。
    数をこなすうちにスピードがあがります。

    スピードが早くてもミスしているものは「できていないもの」です。
    むしろ、他人にも迷惑がかかるので、「早くして」と急かされても完璧なものを渡す努力をしましょう。

    頑張ってください。

    ユーザーID:9476695544

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  • 事務と言っても範囲は広い

    トピ主さんが担当する事務は、職場の中でどのような位置づけにあるのかを考えてください。

    そうすれば、何のために書類を作るのか理解ができるはずです。

    事務の具体的な内容が書いてありませんので、言えるのはここまでです。

    ユーザーID:7337004489

  • 確認&堪忍&確認

    事務作業はとにかく、確認、確認、確認、です。
    慣れるまではしつこいかな、くらいに見直し。
    受験のときのテストと一緒の感覚でね。

    特にパソコン使っての作業だと微妙に自動化されている部分があるから見落としがちになるけど、入力終わったら確認、見直し、メールチェックしたり他の事したらまた戻って確認。
    上司に渡す前に確認。
    最低でも3回は目を通すくらいの勢い。

    お金に関わる書類(請求書とか見積書とか)は神経質になりすぎてやりすぎな事はありません!

    まだ自分で一からファイルを作成したりする事は少ないのかもしれないですけど、ファイル名や整頓の仕方などルールがあるならしっかり厳守。
    自分で構築するなら、他の人が見てもわかりやすい名前をつけるようにする事、管理しやすくまとめること、最初にきちっと整頓しながら作ると間違えが減りますよ。


    失敗したらまずは謝罪の言葉から。
    言い訳から先に話しちゃだめですよ、心象が悪くなりますよ。
    春からのお仕事も頑張ってね!

    ユーザーID:3809965633

  • 事務仕事が問題なのではなく、

    物事に対する処理能力が大幅に劣っているだけではないでしょうか?
    そういうタイプは繰り返し覚えていくしかないでしょう。
    それでもやはりケアレスミスを繰り返すことになるので
    残念ながら根本的な解決にはならないでしょう。
    周りにケアレスミスを繰り返すタイプだと理解してもらうのが一番良いと思われます。

    ユーザーID:0341560165

  • コツじゃないから

    コツじゃなくて地道にしっかり考えること。
    事務仕事って性格がある程度細かくてチェックを怠らない人が向いてるっていえば向いてる。それを「コツ」というのはいかがなものかと。

    ミスったっていいんです。ミスが起きたらそれをいかにリカバリーするかをちゃんと組み立てておけば。ミスはするんです、人間だもの。前回こんなミスをした、次にそのミスをしないようにするにはどうすればいいか、それを積み上げていくんです。
    私はあまり事務仕事に向いてないです。でももう20年以上事務・経理の責任者やってます。
    あっちこっちにチェックリストがあり、小さな覚書ノートがあります。カレンダーも卓上と壁掛けとあり、いろんなスケジュールがそれぞれに書いてあります。
    入力漏れをしないように入れたら小さなハンコをやチェックをいれる、書類はまずカテゴリー分けして処理が同じものを同じファイルに分け直すとかね。自分に向いた自分のリカバリー方法を見つけてください。

    「覚えてるから平気」「コツを習得してるから大丈夫」が怖いです。常にチェックを怠らず確実に積み上げること。事務仕事は縁の下の力持ち。土台をしっかり作り上げることです。

    ユーザーID:3640442867

  • むいていないかもしれないけど…

    単に不慣れなためじゃないでしょうかね。

    今のトピ主さんに欠けているのは再確認ですね。
    事務仕事は正確性が命。

    一か所訂正したら全体を再チェック。
    これだけでかなりのミスは防げます。

    これはねぇ几帳面な人なら苦も無く出来る事でしょうね。

    あと、書類の意味を把握することも大事です。
    同じような書類、ちょっと書式が変わっただけの書類でも何のための書類かを理解していれば処理方法を間違うことは無くなります。
    目の前の処理だけではなくもっと広い視野を持つと処理方法のミスは無くなるはずです。
    こちらの件は仕事に慣れてくれば備わってくるかと思います。

    ちなみに私、20年以上事務仕事をしていますがチェック苦手です。
    一度見直したものを再度確認しようとすると目が滑るんですよ…。
    多分私こそ事務仕事がむいていないんでしょうね。
    それでもなんとかやっています。
    自分の問題点を見つめられるトピ主さんなら克服していけるんじゃないでしょうか。

    ただ、トピ主さんは人に接する仕事の方がむいているかもしれません。
    どうしてもだめならその方向で転職もありかな。

    ユーザーID:5863291350

  • 事務と対人接客業とは違いますね。

    事務仕事はとにかく細かく、正確にすることが求められるので、対人接客業、人と話す仕事とは求められるものが逆に近いイメージがあります。

    やってるうちに慣れる、とは思いますけれども。

    ド定番の、ダブルチェックを真剣に行う事。
    その中で、自分の忘れやすい所を把握していく事。
    仕事の手順を覚える事。
    仕事の意義、必要性、ミスをするとどう困ったことが起こるかを理解すること。

    こんな感じしか思いつきませんが、私はたかが入力ミスをすることで、多くの人たちの仕事に迷惑をかけてきて、一つ一つを真剣に向き合うようになるうちに、ミスは減ってはきました。

    応援しています。

    ユーザーID:6941084467

  • したこと全てを疑い、集中してチェックするのみ

    事務仕事って単調ですから、気を許すとミスが生じやすいです。
    だから皆さん何度も間違いがないかチェックをするんですよ。
    そうやって完璧な物に仕上げて行きます。

    書類を処理する際は、最初に同じ種類の書類別に分別します。
    その後、書類を処理しつつ、本当に同じ種類の書類かを再チェック。
    処理後には、再度本当に同じ種類の書類かを再々チェックします。

    入力も同じです。
    一箇所入力したら本当にそれが正しいのかをチェックし、最後に確定させる前に全ての入力を再チェックをします。
    最後にアウトプットした物と元データを照合する意味で、再々チェックをするんです。

    それでもミスはあります。
    再々チェックまでしたのに、まだチェックミスがあることが。
    それは集中力が切れて、つい適当なチェックをしたからです。
    そういう何度にも渡るチェックを行い、ミスを減らし、慣れて行くんです。

    新人、それも新卒だとそれが物凄く甘いです。
    チェックを何度やっても自分ではミスを見つけられないことも多いでしょう。

    だからこそ自分が入力したものを全て疑って掛かる集中が必要です。
    それが事務作業のコツだと思います。

    ユーザーID:6831450704

  • とにかく確認

    私も以前、事務仕事をしていました。
    うっかり者なので最初は苦労したものです。
    入力後、毎回確認をしていますか?自分でしっかり答え合わせをしましょう。訂正をした場合も同様です。
    あと、不明点等があった場合、上司や先輩にちゃんと質問していますか?自分の勝手な判断で仕事を進めると、ミスを招きやすくなります。

    データ入力等の事務仕事は、100点満点でなければいけません。

    ユーザーID:9368254576

  • 自分の欠点は、何度も見なおして補うこと

    ミスが多いと自覚してるのであれば、「何度も見なおすこと」これにつきますね。

    「自分は必ず間違える」ことをわかっていれば、必死になって、やったことのチェックをしましょう。2回、3回はあたりまえですね。

    事務仕事は自分だけの、地味な作業です。
    苦手な人もいらっしゃると思います。でもそれが今のあなたの仕事。
    いくつか間違えても平気、なものではなく、「完璧にやるべき」ものなのです。

    そう思えば、取り組み方も変わります。
    事務は、「カンペキ」であってこその、事務です。

    がんばってくださいね。

    ユーザーID:1887310873

  • 落ち着いて、必ず確認!

    見落としやうっかりミスが多いのは、出来るだけ早く仕上げなくてはと思う余り確認を怠っているからではないですか?
    仕事に着手する前にメモを見返して手順の確認、終わったら提出する前に全体をきちんと見直してミスが無いか確認してますか?
    新人さんは早くできるより確実にできることを重視した方がいいですよ。スピードは後からついて来ます。

    ユーザーID:1491645212

  • コツ等の問題ではない

    ミスの内容を見ると単純に注意力の問題のようです。
    素養は努力や教育で変えられるものではありませんので、残念ながら不向きと判断します。

    過去のアルバイト内容で評価されたのでしたらそちらの方が向いてると言う事になります。

    ユーザーID:2878524211

  • がんばって

    アルバイト内容からすると、トピさんは直観的というか、応用の効く方なんですね。
    事務内容が判りませんが、基本的な事を書きます。
    私も先輩に言われたし、みんな言われてる基礎中の基礎だと思ってください。

    1) ミスした原因の確認
    2) メモを取る
    3) 行動リストをつくる(仕事の優先順位が整理できます)
    4) 見直す癖をつける
    5) 聞く力を身につける(経験が必要ですが、理解力ってことです)

    大事なのは習慣づけること。
    性格は関係ないし、初めはみんなそうだから大丈夫。 

    がんばってね!

    ユーザーID:5172214013

  • 数こなしていく

    あづささんは事務職を長く続けたいのですね。

    →ただその事務作業がうまくできません。
    具体的には
    ・同じ種類の書類に別々の処理をしてしまう
    ・入力漏れがある
    ・1箇所訂正したと思ったら別の箇所を間違える
    など初歩的なミスです。自分でもびっくりするような初歩的なミスも多く毎回焦ります。

    →私も事務職をやっていた時によくやってました。
    社長には、パソコンで入力したら裏紙を使って印刷して目で見て確認してと。
    あと、検算(縦と横の計算)も裏紙印刷してから、電卓使って自分でも計算してみてと言われてました。
    あと社長は「パソコンに頼っちゃいけない、自分の目でも見て計算して確かめて。」と、言われました。
    忙しいと焦ってミスが連発してしまいます。まだ、あずささんは若いから目もいいし、焦らず頑張って下さい。
    事務職は会社によってやり方は違うし、まずはその会社の空気を読んでその場に慣れる様にしてみて下さい。
    私はノートに書いて家に帰って読み返し復習したり、流暢に話せないので電話対応も自宅でこっそり練習してました。
    家にPCあるならノートに書いた事を入力して整理するのも復習になっていいと思います。

    ユーザーID:2101596462

  • 模範解答書を作成する

    担当する作業別に「模範解答書」と「チェックリスト」を
    用意して置きます。

    個別事務作業が終わったら、チェックリストに従って
    漏れがないかを確認します。

    この時点で曖昧な点や不安があるものは、先輩に相
    談して潰して置く事が肝心です。

    学校では、テストの出来は点数で表されて、お仕舞に
    なりますが、実業社会では満点が必要です。
    曖昧な処理はないと考えられた方が良いですょ。

    自らの作業で取引先や自社が大変なトラブルに発生
    する可能性があります。気持ちを厳しくして取り組み
    ましょう。

    ユーザーID:7223514278

  • おちついて

    私もケアレスミスするので判る気がします。
    対人の場合は多少の単語ミスあってもその場で修正できますしね。

    作った書類を提出前にチェックしてください。

    それだけでも少しは減ると思います。

    ユーザーID:5666982136

  • 前後の工程を考える


    おそらく 作業の工程を丸暗記で事務処理しているような気がします

    事務職で 人に仕事を教わるときに思うのは
    人によっては

    ここをクリックして ここにこれを入力して・・・とか
    作業手順だけ教える人と
    (たいてい これが ここに とか こうなってとかいう表現が多い)

    なぜ こういう情報の入力が必要になるのかという
    背景を説明しながら 教える人の

    二つに分かれることです

    あなたが処理したものを 次に使う人がほしい情報は
    何なのかを考えながら 作業してみてください

    ユーザーID:3140096974

  • 事務仕事じゃなくたって

    とりあえず2・3番目は「何度も見直す」しかないんじゃないの。
    入力して終わりじゃなくて、ちゃんと確認すればその手のミスは減るはずですけど。
    私ならお昼時間削ったってもう一度見直します。

    ユーザーID:0749208021

  • 私も同じでした。

    トピ主さんの初歩的ミスは、不慣れから発生しているモノで、
    新人社会人なら誰もが経験することです。
    がー、何度も間違えるのは嫌、恥ずかしいですよね。

    私は新入社員によく話すのは、
    「もらった書類は、まず最後まで目を通せ」です。
    書類の内容を把握する前に、記入するから間違えるのだと話します。
    目を通しながら、ドコになにを記入すれば良いのかを知れと。

    トピ主さんが、今後どのような仕事、部署に所属されても、
    この基本は通じると思います。
    「めくら判」を実行しないためにも、最後まで目を通すクセをつけましょう。

    この技は会社だけでなく私生活でも有益ですよ。
    これから先、長い人生、書類(事務)作業は延々と続きます。

    トピ主さんのような新社会人がいること、日本はまだ大丈夫とうれしく思いました。
    がんばれ。

    ユーザーID:0954541548

  • 頑張れ!

    慣れない仕事でテンパって間違い・・・よくあるよ。

    私なんて事務で渡り歩いて今で26年目ですが、今でも恥ずかしながら初歩的な間違いします(恥)

    でもなんとかやれてますので、自信持って下さいな。

    事務の私なりのコツは、重要な事は赤い字でメモしたり、付箋を必ず付けたり、内容を振り返って漏れが無いか確認ですかね。

    あと、不安な個所は必ず確認しておきます。

    それでも間違ったら、素直にひたすら謝るです。

    ユーザーID:8683323908

  • レスします

    主に事務でずっと勤めてきました。

    今まで褒められたというアルバイトは、接客というか、人と話すことが中心ですよね。
    事務系は、人と話さないわけではありませんが、タイプがだいぶ違うと思います。

    事務作業の覚え方やコツ…うーん。
    まず、
    >同じ種類の書類に別々の処理をしてしまう
    これはなぜでしょう?
    何のためにこの書類を処理するか、は考えながらしていますか?
    まとめノートも必要ですが、ただ「やったことをまとめて書いておくノート」では意味がなくなってしまいます。
    ○○の処理の流れはこう、△△の処理の流れはこう、という書き方であれば、だいぶ少なくなるミスだと思います。

    入力漏れやミスについては、指差し確認しながら、なんなら声に出しながらやればいいと思います。
    わざとミスする人もいませんが、
    「自分が、間違えないよう気をつけながら入力したものをチェック」ではなく
    「よく間違う他人が入力したものをチェック」のつもりで。

    慣れないと、焦ってまたミスをしてしまいます。
    深呼吸して、スピードよりミスを減らすことを考えましょう。
    ミスの修正で時間がかかる方がロスになります。

    ユーザーID:4350041548

  • 自分を信じないことです。

    私の住んでいる都市は省庁系の施設が多く、もう20年以上契約職員で事務仕事をしています。それでも、ミスをします。
    同じ職種で私より長いキャリアを持つ人でも、ミスをします。
    他人に厳しく、細かいことにうるさい人でもミスをします。
    そんなこんなの経験を経てたどり着いたミスをしない方法は、自分は必ずミスをすると自覚することです。
    書類が完成した!と思ったら、必ずもう一度読み直すこと。サラッとではなく、他の人が作った書類を確認するよう頼まれたと思ってチェックするのです。
    それでも、昨年作った書類に間違っているところがあるのを見つけて、自分にガッカリしたりしていますよ。
    トピ主さんの職場は、トピ主さんが作った書類を確認してくれる上の人はいないですか?最初のうちは、自分は自信がないので確認してほしいと先輩や上司の人に見ていただいてはいかがでしょう。
    まだ社会人の入り口に立ったばかり、慣れるまでまだまだ時間がかかるかと思いますが、くじけず頑張ってくださいね。自分を省みることのできるトピ主さんなら、1年、2年と過ぎていくうちに、慣れてミスしなくなりますよ。

    ユーザーID:8410765441

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