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事務職、効率よく仕事ができるようになるには

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キャリア・職場

アン75

40代後半の女性です。
長年に渡り健康状態が万全ではなかったため、自宅で静養したり、質・量ともに負担の少ない仕事をして過ごしてきました。
仕事の内容はデータ入力等の単純なものです。
治療方針が変わったこともあり3年ほど前から体調が回復、派遣でフルタイムの事務職に就いて2年になります。
現在の仕事は事務ですが、対外的なやり取りも多めで覚えなければならないこともたくさんあります。
現在、体調の心配をせずに働けるようになったことに喜びを感じながら仕事をしております。

ところが長年のブランクや年齢的な衰えもあり、様々な場面で自分の能力の低さを自覚することがあります。
記憶力や理解力が低下しているため、新しいことを覚えるのに時間がかかったり、咄嗟の判断に迷ったりします。
また、仕事の経験値が低いため、簡単な問題でも上司の指示を仰いだり、軽く流していい問題ときっちりと確認しなければならない問題の区別ができず、全てにおいて時間をかけすぎてしまう傾向にあります。
つまり、ポイントを押さえて効率よく進めるということができないのです。
上司は30歳位のお若い方ですが、嫌な顔もせずに丁寧に指導して下さいますし、仕事をさせて頂いている今の会社には感謝しております。
ただ、現在の仕事を始めてもう2年も経つため、自分で適切に判断しながら効率よく仕事ができるようになりたいと思っています。

そこで、小町の皆様にご教示頂きたいのですが、仕事を効率よく進めるためにどのような工夫をされていますか?
また、経験の少ない仕事を始めた時や苦手な仕事を任された時、自分の能力の低下を自覚するようになったとき等、支障無く仕事をするために何かしたことはありますか?
仕事ができるようになる為にしたこと等、広くご意見頂けたら嬉しいです。
よろしくお願いいたします。

ユーザーID:0330647436

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  • 事務歴20年です

    トピ主さんの文章からは仕事ができないという印象は全く感じられないのですが、もしアドバイスになればと思い書き込みます。

    1どの仕事も期限をきちんと把握する
    2期限の早い順に着手して、あれこれ同時進行せず一つずつ確実に完成させる

    軽く流していいのかそうでないのかは確認する度に1冊のノートに記録しておいたらどうでしょうか。
    でも同じケースに見えてもそうでないこともあるので、慣れてきたら上司に「尋ねる」のではなく「この件はこう処理しますね」とさらっと「必ず報告する」習慣にするのはどうでしょうか。
    判断はトピ主さんがして上司に都度報告、というスタンスを確立するとよいかと思います。

    私も他の皆さんの意見を参考にしたいです。

    ユーザーID:5751466481

  • 応援してます!

    「働ける喜び」素敵ですね!
    さて、事務仕事が好きな私が、仕事をすすめる上で気をつけてること。

    ・うっかりを防ぐためにメールをリマインダー役に
    →未完了の仕事を忘れないように、メールのフォルダわけを徹底してます。
    受信トレイにあるのは、未完了の案件のみ。終われば、案件別だったり、相手別のフォルダに入れて、「終わってること・手を離れたこと」と「まだ自分が対応しなくてはならないこと」がひと目でわかるようにしてます。

    ・簡単にすぐ終わることは、その場ですぐやる。
    ・何でもワンアクションで出し入れできるように整理整頓
    →簡単なことでも後回しにすると、それをやらなくてはいけないことを覚えておかねばなりません。机の周りの整理整頓もそうですが、自分の脳のメモリを無駄に使わないで良いようにしています。そうすれば、判断も早い、優先順位も見極めやすいです。

    引き続き体調に気をつけて、毎日をお過ごしください!

    ユーザーID:6605271235

  • パターン化、でしょうか・・・

    こういう時は書類はこの2種類、こういうお客様にはプラス書類Aで3種類、こういわれた時はプラス書類ABで4種類…
    というような、仕事のパターン化は難しいでしょうか。
    私はずっと事務でしたが、それでも初めての業務もありました。
    素人なのに経理担当になってしまったり…(会社も、よくそんな派遣を雇ったものです)

    その時、ものを順序立てて考えて、
    何がどうなるから、いつ何をしなくてはならず、どの書類が何のために必要なものか、
    どういう状態にしたいから何と何をいつまでにしなくてはならないか、
    カレンダーに書いたりノートにまとめたり、関係部署の人にまで聞いたりしていました。
    派遣でも仕事は仕事、「だって分かんないんだもん、指示されたことしかできないもん」というわけにもいきませんし。

    トピ主さんは2年になるとのこと、
    そういった、順序立てやパターン化は難しいでしょうか?
    自分で業務手順書を作らなければならないとしたら…そう考えてみてください。
    最後になりましたが、何よりお体お大事にしてくださいね!

    ユーザーID:3262438572

  • 頭悪いアラフォーです

    同じような仕事をしています。派遣です。パソコンもいまいちだし、頭も悪いです。

    もう一人の社員さんの補佐をしているのですが、その方が忙しすぎるので、せめて少しでも社員さんが楽になればいいと思って日々業務をこなしています。

    私が一番褒められるのは仕事の優先順位のつけ方が上手、という事。
    何か仕事を振られるたびに、抱えている仕事を比較して順位づけをし、優先順位純に処理します。他の仕事が半端なままになるのは心苦しいですが、納期が破られると大変な事になるので、その分は自分が残業する事でカバーしています。
    あとは、考える時間が無駄なので、わからない事はすぐに聞く。これ、出来ない人多いですね。ただし、一度聞いた事はすぐにメモをとって繰り返し聞きません。
    メモをとるのも下手なので、時間がある時に綺麗に清書して整理します。

    後はPCデスクトップの付箋機能ですか。こちらも大活躍です。
    紙の付箋も使いますが、こちらは行方不明率が高いので、ほどほどで。
    他はエクセルで業務内容とスケジュール進行を表にして、毎日更新しています。(スケジュール進行情報は社員さんと共有しています)

    ユーザーID:3064068676

  • 異動すれば誰しも感じること

    トピ主に限らず、異動すれば誰しも新しい仕事にとまどい、
    失敗しつつ覚えていくものだと思います。
    ポイントは、
    1.何を見ればよいか、どこに置いてあるか、誰に聞けばよいか
      を前任者や上司から教わり、理解したことは復唱する
    2.教わったら、自分でよく読み、調べ、理解する
    3.要点や仕事をするうえで得た知識を資料として書き溜めておき、
      次回からはそれをみて仕事をする
    4.ときどき自分の理解で正しいか前任者や上司に確認する
    5.新しい発見があったら追加修正し、資料を充実させていく
    といったことでしょうか。
    仕事をするうえで、大切なのは早くひとり立ちして同じ失敗を
    繰り返さないことですから、疑問や知らないことは放置せず、
    早めに調べたり聞いたりしてつぶしましょう。
    「こう理解しましたが、これでいいでしょうか」という聞き方を
    すると、誤解や理解不足の部分を指摘してもらえるので、覚える
    のも早くなりますよ。あくまで自分で覚える努力をしたうえで、
    わからないところは聞くという姿勢が大事です。
    ノウハウをこつことためていけば引継ぎ資料にもなります。
    電子データで作っておくとなおよいです。

    ユーザーID:0774381153

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  • わかるー

    私も40代後半です。

    記憶力の低下及び理解力の低下には、日々悩まされています。

    一般事務ですが、電話や来客が多いので資料作成していても
    ドコまでやったか?一瞬分からなくなる事が多々あります。

    毎月やってる事なのに、マニュアル見ないと出来ないとか・・・

    恥ずかしいけど、
    若い社員さんに重要度とか簡潔にするため為にはどうしたらいいか?
    自分が納得するまで聞いてます。

    私が自分で考えた時間短縮は、単純なExcelの資料作成ならVBA組んで時間短縮しました。
    VBA組んだおかげで、数日かかってた仕事が数時間で出来るようになり
    自分に余裕が出来て、焦らなくなりミスも減りました。

    色々、大変な事も多いけどお互い頑張りましょう・・・

    ユーザーID:3018384670

  • 私がしていることですが、、、

    自分で適切に判断して仕事を進められるようになることについて、、、事柄を判断するには、社内規則やルールがある場合はそれを理解することから始めます。ない場合は、判断や指示を上司から仰いだ時に、なぜそのように考えるのか、考えのもとを聞き理解するようにします。なぜそうするのか、しなければならないかを知らないうちは判断ができません。またそれを正しく知って理解していくことで自ずと答えは出て適切な判断ができるようになります。全体像がつかめることで、どこで無駄なことしているかがわかるようにもなり、効率化が図れるようになります。
    能力低下を感じた時は(私もあなたと同じくらいの年齢なのですが)若い人と同様にすることはできませんが努力するしかありません。誰かがやっている良いことを取り入れる、ビジネスに関する自己啓発本を読んでみる、実際に行っている仕事でうまくいかないことを書き出し客観的に考えた改善策を実施する、手引書を作成し上司に目を通してもらい自分の知識の確認と良い方法が他にないか意見を求める。何か変えたいのなら行動しかないと思います。自分の努力なしに他人の協力はありません。ともに頑張りましょう。

    ユーザーID:8897254154

  • 異動を想定して引継書を作る

    自分の仕事を客観的に見ることができるのでオススメです。人が作ったマニュアルを実行するのではなく、自分で作るのです。

    書いているうちになぜこの手順になっているのか、理由がわかることもありますし、ABCの順序ではなくてACBにしたほうがいいんじゃないかとか、アイディアが湧くこともあります。ポイントをつかむこともできます。

    時間がかかるのが難点ですが、トピ主には良い方法だと思います。

    ユーザーID:5285731646

  • 事務職、侮れないですものね

    学校を出てほぼ20年事務職をし、
    主さんより少し若い頃に介護職に転向しました。

    介護を始めた頃は酷いものでしたよ。
    当時は正規、非正規にかかわらず、気の強い職員さんが多く、
    パートで始めたので、
    娘のような年齢の正職員にも怒鳴られながら
    仕事をしていました。苛めに近かったと思います。

    3年経って介護福祉士の国家試験の受験資格が取れたら
    他の施設に転職しようと思いながらふんばり、
    介護福祉士、介護支援専門員、と一発合格。
    現在、ケアマネジャーをしています。

    事務職をしていたので、筆記が得意なのだと思います。

    初めての仕事で心掛けていた事は、
    怒鳴られようが、何を言われようが
    ”正しい事は、素直に取り入れる”事です。
    いくら若くても、相手は先輩ですから。

    主さんは幸い、人には恵まれておられるようす。
    その日に注意された事を、しっかりと
    その日のうちに頭に入れ、次の仕事に備えれば
    少しずつでも覚えていけるのではないでしょうか。

    若い人より覚えるのが遅ければ
    2倍勉強すれば済むことです。
    がんばってくださいね。

    ユーザーID:1062259608

  • 考えてみました

    >記憶力や理解力が低下しているため、新しいことを覚えるのに時間がかかったり、咄嗟の判断に迷う。

    メモを取ったりノートにまとめて、自分で人に説明出来るまで頭に叩き込む。
    色んなパターンを想像して、どのパターンでも対応できるようにしておく。忘れた頃、時々思い返して、繰り返し覚える。
    再びその仕事をやるときは、慌てずに一旦そのノートを見てから、対応する。

    >簡単な問題でも上司の指示を仰いだり、軽く流していい問題ときっちりと確認しなければならない問題の区別ができず、全てにおいて時間をかけすぎてしまう傾向。

    区別のコツを教えて貰い、過去の例を思い起こしながら、自分の中で納得できるまで考える。
    もしそれでも区別できないなら、どれもキッチリ確認しておく。それで時間がかかるようなら、サービス残業してでも責任を取る。

    >支障無く仕事をするために何かしたことは?

    時間に余裕が有る時に、”暇なときにやろうと思っていた仕事”をまとめてこなす。これで仕事に余裕が出来る。
    毎日帰り道で一人反省会。ミスよりも正確さや丁寧さで勝負。字を綺麗に書く(特技として重宝される為)

    ユーザーID:6231703759

  • 目指す方向が違うような気がします

     文面からテキバキと仕事を捌くスーパーウーマンを目指しているようにお見受けしますが、年齢40歳を考えると、与えられた仕事を時間がかかっても、安全、確実にこなすことが求められているように思えます。

     適度に上司の判断を仰いで、その指示どおりに確実にこなすことで良いのではないでしょうか。自分の判断でテキパキ処理することは、かえって上司から見ると不安です。遅くとも確実に処理するという方が、望ましい事務員と思いますが。

     あまりに簡単な仕事も何度も教えないとできないのでは困りものですが。

     仕事は同じようなことを年の年のサイクルでこなしているものです。従って、ダイアリーをつけると何月には何がある、初旬、中旬、下旬にはなにがあることが予め予想できますので、予め余裕をもって対処することで仕事の余裕がうまれます。また、仕事はパターン化できます。パターン化した仕事のマニュアルを自分で作ると仕事の内容が整理できます。
     
     同様の業務はエクセルなどでパソコン化することで効率的に仕事ができます。エクセルを勉強して、生データの加工、処理を覚えると業務は効率化できます。

    ユーザーID:9788109894

  • 頭よりも手を動かす

    とにかく手を動かすことです。あとは着手するまでのスピードです。
    「効率よくするためにはどうするべきか」考えながら手が止まっています。深く考えず、手を動かすことに専念、集中です。

    ユーザーID:9459247004

  • トピ主です

    皆様ありがとうございます。
    これまで、なんとかしなければと思いながらも、これと言った改善策も無く毎日の仕事に追われておりました。
    自分で考えてやってきたことは、次のようなことです。
     1 整理整頓を心がけて、必要なもの・情報の所在をわかりやすくする。
     2 とにかくメモをとったり、付箋を貼って、この件は次にこの作業が必要だということが一目で分かるようにする
    いずれも基本的なことですが、これぐらいしか思いつきませんでした。
    仕事の中で優先してきたのは、とにかくミスをなくすことです。しかし、限られた時間の中で様々な件を処理するため、もっと効率性も考えて仕事をしなければと思い、こちらで相談させて頂きました。皆様がご自分で実践されてきたことや、理解を深めるためのアドバイス等、貴重なご意見を聞かせて頂き、トピをたてて本当に良かったと思っております。ご提案頂いた方法は、早速取り入れてみたいと思います。
    引き続きご意見をお待ちしております。よろしくお願いいたします。

    ユーザーID:0330647436

  • 小さいメモ帳を1冊用意

    具体的な仕事内容が不明につき下記内容をまず、実践してみてはいかがでしょう。

    小さいメモ帳(1ページ1内容として使用)を机の上に用意して仕事を始める。
    このメモ帳は「判断に迷ったこと。質問・相談したこと。」のみに使用ます。

    上記の内容に遭遇した場合、タイトル(○○について)を書きます。
    1判断に迷いながらもやった場合は、どうしたかを簡単に書く。後で間違いを指摘されたら、その下に正しいやり方を記入する。指摘を受けなければそのやり方でよかったので、後日そのメモ帳を見れば、考えずにできる。

    2質問・相談した場合は、質問・相談とその回答を記入する。

    メモ帳への記入は後でではなくその場で必ず書くことです。せいぜい30秒あれば記入は終わるでしょう。

    メモ帳に記入するページが増えれば、その分悩みや質問は減っていきますし、後で同じことに遭遇した場合、メモ帳を見ればすぐわかります。

    ユーザーID:8056003324

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