皆さまの誤送信対策を教えてください

レス17
(トピ主0
お気に入り39

キャリア・職場

トコトン

やってしまいました 誤送信
返信先を誤ってしまいました

ダブルチェックまでしてもらったのに
その人もさらっと見るだけで
やっちゃいました
(頼んだ私が悪い)

1 送信前に 一度受信ボックスに入れ
冷静に 見直す時間を作る

2 ダブルチェックの項目を明確にする

3 初心 忘れない 怠慢な心は身を滅ぼす

程度しか浮かばず 自責の念で 余計 何も浮かばず
ググっても 結局 誤送信防止ソフトにたどり着く情報ばかり

こんな事してるよ
とか
なにかお知恵をいただければ幸いです

汚名返上したい
沢山の人に迷惑かけてしまった

力を貸してください

ユーザーID:9459832213

これポチに投票しよう!

ランキング
  • 0
  • 0
  • 0
  • 0
  • 0
  • 面白い
  • びっくり
  • 涙ぽろり
  • エール

このトピをシェアする

Twitterでシェア facebookでシェア LINEでシェア はてなブログでシェア

レス

レス数17

レスする
このトピックはレスの投稿受け付けを終了しました
  • 送信って事はメールとかラインでしょ?

    送る前に相手の名前はしつこい位確認してます。

    特に愚痴メール(苦笑

    これで過去一度も誤送信はありません。

    ユーザーID:3227061835

  • マクロかツール、もしくはテンプレート

    お使いのメールソフトにもよると思いますが
    私はOutlookなのでWebサイトを参考にしながらマクロを作りました。

    メール送信ボタンを押すと
    Toの名前とメールアドレス
    Ccのメールアドレスを確認するための
    ダイアログを表示し、そこで送信先を確認。
    OKを押したら送信する、というものです。

    作り方次第で、
    社外メールアドレスが送信先に含まれている場合は
    確認メッセージを出すということもできます。

    ちなみにメール本文に「添付」という文字があれば、
    添付ファイルがメールにあるか確認するメッセージを出すマクロも作りました。
    確認してから送信するので、
    添付忘れがなくなりましたよ。

    マクロは、とあるwebサイトに記載されていたコードをコピペし、自分の環境に合わせて少し修正しただけですので、それほど難しくないです。
    が、どうしてもご自身で作るのが難しければ、ネットで探すと、このような確認メッセージを出すツールが見つかります。

    あとテンプレートを必要な分作成し、
    送信先に合わせて使うテンプレートを選んで
    メールを作成するということもしています。

    誤送信減りました。
    調べてみてはいかがですか?

    ユーザーID:1723382536

  • 大事なメールは

    大事なメールは一時的に宛先を消して、最後に宛先をコピペして確認しています。
    書いてる途中に送ってしまうミスも防げます。

    よく似ている違う名前の人に、名簿が勝手に補完するトラブルがあります。
    Suzuki_Takashi Suzuki_Takeshi などローマ字だと判別しにくくリスクが高いので、
    自分側にしか表示されないニックネームを付けています。
    (もちろん仮に見られても大丈夫な 名前+職種+居場所 とか)

    宛先を人にチェックしてもらう、のは考えられないです。

    ユーザーID:6318728073

  • ああ〜。

    私自身は、やっちゃったことないんですが、
    社長から、「○日、お食事どうですか?」という
    メールが来たことがあります。

    ええ?
    支店にいる私とは、かなりの距離だし、
    泊りがけで来るのか?
    それって、それって、それって(妄想)。

    いけません、いけません、社長、そんなこと。
    それに、私はそんなに都合のいい女じゃありません!

    「営業2課のゆきうさぎです。メールの件ですが
    支店に来られるということでしょうか?」
    という内容の返信をしました。

    すると、電話が。

    「あ〜、ごめん、送り間違えた。顧客に
    ゆきうさぎと同じ苗字の人がいるから、
    アドレス帳の選択時にずれたようだ、じゃね〜」

    営業の人たちは「社長は、誰でもよくなったのかと思って
    心配した」とか言い出すし、大笑いになりました。

    私の誤送信防止法は、「返信(または転送)しかしない」です。
    新規メールでアドレスを入れる、ということは
    メルアドを教えてもらった初回だけです。

    元気出してね。

    ユーザーID:2139283903

  • 新規作成メールの誤送信でしょうか?

    トピ主さんは客観性に欠けるところがあるのではないでしょうか?
    失礼ながらトピ文を読んでそう感じてしまいました。

    まず、
    >やってしまいました 誤送信
    とありますが、何の誤送信ですか?

    >1 送信前に 一度受信ボックスに入れ
    とあるので「メールの誤送信」だと私は推測しました。

    でも、トピ文に「メールの誤送信」とは書いてありません。
    「誤送信」だけではメールなのかLINEなのかわかりません。
    トピ文を焦って書いたのかわかりませんが、まずは他人に伝えたいことは他人から見てわかるようにきちんと伝える事が必要だと思います。

    トピ主さんのそういう部分が「誤送信」にも繋がっているのかもしれませんね。

    メールを誤送信してしまうのもどういう状況かもう少しわかりやすく書いてほしいです。
    新規作成したメールを誤送信するのか、届いていたメールを返信する時に別人から来たメールに返信してしまうのかでは対策が違うと思います。

    新規作成したメールの送信先を間違えるのであれば、メールのアドレス帳を分類わけして間違えないようにするとか。

    受信メールを返信機能で返信する時に別人のメールに対して返信してしまうのであれば、受信トレイに受信フォルダを作成してメールアドレスで振り分け設定してするとか。
    (AさんとBさんを間違えやすいなら、AさんとBさんを別のフォルダに受信するように設定をする)
    返信する時に受信フォルダの選択をしてメールを選択するので、あて名を確認しやすいかと思います。

    どういう場合でも、最終的には送信ボタンを押す前に送信先、件名、本文の内容の最終チェックをします。
    この最終チェックを適当にやるから間違えるのです。
    間違えやすいならメールを書く前に紙に誰にどういうメールを書くか書き出して、最終チェックの時に紙を見ながらチェックしたらよいと思います。

    ユーザーID:6388742788

  • キャリア・職場ランキング

    一覧
  • 普通ダブルチェックで送信先まで見ないでしょうに・・・

    >1 送信前に 一度受信ボックスに入れ
    >冷静に 見直す時間を作る

    経験上、メールの場合はチェックしてすぐ送信するほうがいいと感じています。
    あとでチェックしようと思ってどこかに入れてしまうと、雑念が入ってしまうことがあるので。


    >2 ダブルチェックの項目を明確にする

    そもそも明確になっていないのが問題なのかもしれません。
    私の場合は、送信先とタイトルと敬称が送信前チェックポイントです。
    本文は、エディター等で作成するので、きちんと貼り付けられているかどうかは見ますが、内容そのものについてはチェックしません。


    >3 初心 忘れない 怠慢な心は身を滅ぼす

    これは大切ですね。

    がんばってください。

    ユーザーID:5801232274

  • 印刷しては?

     一度、保存したメールを印刷しては? 相手のアドレスまで印刷されないようなら、手で書いた上でチェックに回す。チェックする人は、赤ペン片手にチェックする。ミスがあったら、トピ主様とチェックする人に同等のペナルティを与える規定を作る。
     印刷コストも手間もかかりますが、メールソフト上の目視でできないなら、仕方ないですね。

    ユーザーID:4841171916

  • 受信したメールに対して「返信」か「全員に返信」で返している限り、誤送信はないはずですが、一体どうやったら誤送信になるのでしょうか(謎)

    ユーザーID:2933315840

  • メールアドレスの自動補完を切っておく

    経験的には、メールアドレスの自動補完機能で「似たような名前の別の人」が入ってしまうのがいちばんやっかいです。全く違うならともかく中途半端に似ていたりするので、目視チェックでもわかりづらい。

    というわけで、自分用のメーラーでは設定でアドレスの自動補完を禁止しています。

    あとは、アドレス帳を検索するときは会社名(組織名)から絞り込むようにしています。別の会社に送る方がダメージが大きいので。

    ユーザーID:6458572262

  • 送信先を誤るのはどうして?

    ダブルチェックよりも、どうして間違った送信先を選んでしまうのかを考えてみてはいかがでしょう?
    アドレス帳に載っている名前がみんなアルファベットで書かれているから、見誤りやすいというのであれば、漢字などに直して、ぱっと見でわかりやすくするなどしては?

    状況がはっきりとわからないので、それ以上の対策を思い浮かべられないのですが、メールをいくつも同時に作っていて、書きかけのメールが画面にたくさん開かれているから、アドレスは正しいのに、他の書きかけメールに書いて送ってしまった、というようなことであれば、重要なメールは、それ一つだけしか開かずに、送り終わるまで他のことはしない、とか。
    (私は、他の人に絶対に見られてはいけない極秘ファイルを送る時は、常にこの方法で送るようにしていました。もちろん、送信ボタンを押す前には、何度もアドレスを確認します)

    ユーザーID:5933735949

  • メーラーの使い方

    メールソフト・アプリの情報が無く良く分かりませんが
    そもそも間違えた手順・原因から分析しましょう。

    相手のアドレス指定には大体以下の方法があると思います
     ・手入力、コピペ
     ・過去履歴の返信等
     ・メーラーのリスト機能からの選択、あるいは半手入力からの予測変換

    間違えて他の人に送ったことから、最後のメーラの機能であるリスト・アドレスからの呼び出し時に誤った情報を呼び出したと思います。

    メーラーの機能を理解することで
     ・どうやって間違えたか
     ・どの様にすれば間違うことができるか
     ・どの様にすれば間違えられないか
    を分析、実行するのが良いでしょう。

    自分で調べるのが難しい場合は周囲にいる詳しい人、間違いを犯さない人に相談して
    教えてもらう、やり方をまねすればよいと思います。

    ダブルチェックなどは100%は防げないため、やり方として間違えられない方法を探しましょう。

    ユーザーID:9166103241

  • プリントアウトしてチェック、はいかがでしょうか?

    > 汚名返上したい
    > 沢山の人に迷惑かけてしまった

    ここまで思い詰めるほどの大失敗。
    大変でしたね。
    解決になるかわかりませんが、下書きボックス、あるいは未送信ボックスにおいてある段階で、印刷してみてはいかがでしょうか?
    送信先も表示されますよね?
    アナログですが、紙印刷すると「なんか変」と気づくことがあります。
    そして、送り先など、重要箇所を赤ペンでチェック。
    ・・・アナログですね。

    大切な取引の時は、文章チェックにもなるし、良いと思います。

    ユーザーID:2243409346

  • アナログですが。

    私の場合は、最終的には画面を指差してメーラーの宛先欄(右手で)とメール内の宛先(〇〇様の部分を左手で)を音読、が一番確実な感じです。

    でもねえ、、音読しながらもスポッと意識が抜けてしまうことがあるのですね。思い込んでしまってるというか。ヒヤッとすることがたまにあります。
    メールを書いてすぐそのまま送信するのでなく、一呼吸おいて確認という手間をかけるといいのかも。自戒を込めて。

    ユーザーID:4335959356

  • ペナルティないんだね

    うちの会社でやっちゃった人いて、懲戒になっていましたよ。
    会社としても対外的に説明する必要があるみたいです。
    ダブルチェックしてくれる人がいるからって気持ちがあるから誤送信するんですよ。
    自分の責任で一度本当にこのひとに送るのでよいのかっていうのを見直してほうがいいです。
    なんでやってしまうか?緊張感がないからです。
    間違えたら会社が傾くくらいの影響があるかもしれないという意識でやってみてはいかがですか?
    いまは昔とちがって厳しくなっています。
    間違えない方法じゃなくて、間違えない意識を持ったほうがいいと思います。

    ユーザーID:7226680338

  • 誤送信することかもね

    手作業でやることだから、ミスはありますよね。
    トピ主さんのいう「対策」は、普通はダブルチェックツール
    を入れるとか(メールソフトで送信した後に、もう一段階
    同じようなチェックを行う)、トピ主さんの職場ですでにしている
    ように、人によるダブルチェックなどになると思います。

    ただ、そもそもメールを使っている以上、
    どこにでも送れるという特性なので間違いは自分でなくても
    誰かがしてしまうことを想定しておいた方がよく、
    最近は企業内の問い合わせ窓口でもこちらから送った
    問い合わせの返信にメールを引用しないとか、
    固有名詞を出さない(宛名を「ご担当者様」にして
    個人名にしないとか)にしているのを見ると、
    「間違えない」という個人の努力に依存しても破綻する
    ことでカバーしようとするのではなく
    (それでもやったら首がかかる位の意識で
     いなくてはならないと思いますが)
    間違えても被害が少ないようなメールにするという
    方向も模索されているし、そちらの方が自然のような気がします。

    いくらチェックツールやダブルチェックをしても、
    間違えるときは間違えるし、意図的に会社に被害を
    与えるためにわざわざ正しく間違えた先に送ることも
    できるので…というのは別の話ですが、
    結局のところ一度今回のように間違えて間違えると
    いうことを身に染みて体感するのが今後間違えをしない
    一番効く方法だと思います。
    トピ主さんの案で言えば
    >初心 忘れない 怠慢な心は身を滅ぼす
    が一番近いでしょうか。ただ初心ではなくてやって
    しまっての自分のダメージというか。

    「メールの送信先を間違えない」ことに気を取られて
    メールの内容に注力できないなんて、ほんとおかしい話です。

    あと残念ながらいつまでたっても、
    間違えないことで信頼は回復できないと思います。
    なんか非常にもったいない人的リソースの使い方ですよね。

    ユーザーID:9068142556

  • 怠慢な心とか抽象的ではなく

     他のレスにもあるけれど何故間違いをしたか、再現してみることで同じ癖などを理解して、同じ間違いを回避できるようになると思います。

     工場の生産現場で不良を出してしまった時の改善の最初の手段ですが、デスクワークにも言えると思います。メールなどは個々人によって、ある程度のルーティンとかがあると思うので。その時の自分のやり方を書きだして、間違えそうな箇所をチェックされてはどうでしょう。

    ユーザーID:9701085681

  • チェックリストはどうでしょう

    自分の職場は、職務上メールの誤送信が一番大きなミスとされています。
    それこそ始末書か、最悪解雇もあり得るレベルです。
    そんな職場で徹底しているのは、

    ・出来たメールは出力してダブルチェック
    ・チェックリストを作成してレ点チェック

    です。
    宛先、相手様の名前、日時や場所が入ったメールなら内容、添付書類の有無…と、とにかくミスが考えられる箇所をリストアップ。
    それにレ点チェックを入れながら、ダブルチェックを行います。

    確認作業って、気をつけているつもりでも、案外、目が滑ってしまうものです。
    なので、どこを確認すべきかを可視化して、且つ、手を動かしながらチェックをすることで、おざなり確認も防いでいます。

    ユーザーID:6679019590

あなたも書いてみませんか?

  • 他人への誹謗中傷は禁止しているので安心
  • 不愉快・いかがわしい表現掲載されません
  • 匿名で楽しめるので、特定されません
[詳しいルールを確認する]
レス求!トピ一覧