他部署の消耗品を使う際の許可について

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技術系総合職

働く

他部署の費用で購入された消耗品を使う際、ひと声かけてと言われるのは何故ですか?

私の会社では、技術系でも部門が細かく分かれており、複数の部門が同じ部屋、同じ設備を共有して働いています。
そのため、共同空間にある消耗品は、共有の備品だと思い、特に告げずに使用していたのですが(特に使用時の注意書きやアナウンスもなく、使用リストも無い)、今日、その消耗品を購入している部署の人に、使う時はひと声かけるよう注意されました。

在庫管理のためなら使用記帳簿を作ったり、『残り△△枚になったら声をかけること』など注意書きすればいいと思います。
『ひと声かける』だけでは、在庫がどれほど残っているのか?など伝わらないことも多いと思いますし、在庫管理をしたいと言うならもっと有効な手段を構築すべきだと思います。(そしてそれをきちんと周知すべきだと思います)

効果の程に疑問がある手段をなぜしなければいけないのか?正直、在庫管理というのは建前で、『他部署の者が自分のテリトリーで勝手をするのが許せない。何かするなら自分の許しを請え』というのが本音のように勘ぐってしまいます。
もしそうなら、会社全体の資産を業務上必要性があり使用しているだけなのに、毎回特定のかたの顔色を窺わないといけないなんて理不尽に感じます。部署間のわだかまりで業務効率が落ちることこそ、会社にとって不利益なのではないでしょうか。

半分愚痴で申し訳ありませんが、何故このかたは一声かけるよう言ったのか?同じような経験をした方や、気持ちが分かる・自分も一声かけてほしいというかたがいましたら、なぜそう思われるのか心理をお教えいただけませんでしょうか。

今後は、一声かけろと言われたので従います。ただ、自分の中で納得がしたく、皆さまのご意見を拝借させていただけますと幸いです。よろしくお願いします。

ユーザーID:2429507680

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  • 予算。

    部門別に、消耗品にかける予算が決まっているのではないですか?

    一部門あたり、半期の消耗品代を◯◯円以内にするよう決められている、ということはありませんか?

    というか、その消耗品を補充するのは他部門の社員ですよね?

    あなたのせいで、他部門の社員の仕事を増やしているという認識はないのですか?

    広いフロアにたくさんの部門がある会社なんていくらでもありますが、同じ空間にいるんだから消耗品は共用だなんて、普通考えませんよ。

    ユーザーID:6728895729

  • 費用負担が明確にされてるんです。

    私の会社では消耗品だろうがなんだろうがものを買う場合は
    各部署で費用負担する事としています。
    部署ごとに負担コードが設定されていて、モノを買う時には
    必ずそのコードが必要になります。

    つまり、トピ主さんの部署が買ったものと他部署が買ったも
    のの費用を明確にわかるようにしているって事。

    だから「ひと声かけて」と言われたんでしょう。
    在庫の確認とかではなく、他部署がお金払って買ったものを
    トピ主さんが当たり前に使うのはおかしいって話です。

    出所は同じでも、です。

    トピ主さんだって自分が買ったものを誰かが勝手に使ってた
    たら「は?」って思うでしょ?
    そういう事です。

    ユーザーID:0265409314

  • 自分の部署で購入する

    >会社全体の資産を業務上必要性があり使用しているだけなのに

    各部署に分かれているのなら
    業績なども部署ごとに見るんだと思います
    必要経費として購入したその部署の予算の消耗品を
    他部署の人間が断りもなく当たり前のように使うのは
    おかしいと思います

    必要ならば自分の部署でも経費で購入し、
    自分の部署専用で使えばいい

    純利益を求める際は
    かかった費用を差し引くので
    その部署はあなたの部署が使う消耗品の分まで
    費用を負担していることになりますよね

    お借りしてよろしいでしょうかと許可を得て
    返す時もありがとうございましたとお礼を言って当然だし
    頻繁なら自部署で購入しましょう

    ユーザーID:9103006276

  • 買う

    嫌なら自分の部署の予算で買えばいいのでは?
    そして、相手の部署にも自由に使ってもらえば丸く収まります。

    会社全体の備品ならそれで何の問題もないですよね?

    ユーザーID:5296377632

  • 使わないでって言われてるの

    トピ主さんの必要な消耗品ならトピ主さんの部署で
    購入してくださいって事が言いたいのだと思いますよ。
    それぞれの部署に割り当てられた経費の中で買っている物を
    当然のように他部署の人に使われたら嫌味の一つもいいたくなるでしょう。
    一声かけてって言われたら普通の人ならそれくらい
    汲み取って自分の部署で用意しますよ。

    在庫管理の為なんかじゃないです
    そんな頓珍漢な思い込みをしてるから納得できないんでしょう。

    トピ主さんの必要とする消耗品はたしかに会社全体の資産から
    出ている物でしょうけど、
    だからといって他の部署から勝手に持ってきちゃダメなんですよ。

    ユーザーID:6630023603

  • 不思議

    > 他部署の費用で購入された消耗品を使う

    これだけです。
    自由に使いたいなら、自分の部署の予算で消耗品を買いましょう。

    ユーザーID:1119783019

  • 頭の中

    購入を担当している方に言われたのですよね。だとしたら、その方は頭の中で在庫管理をしているのだと思います。「何回か使用したと言われたからそろそろ確認して発注しなきゃ」と思っているから、黙って使用されると気付いたら在庫が足りないとか無くなっている事が起きてしまうから言って欲しいのです。
    以上の事が推測されます。

    ユーザーID:4356294106

  • あなたが管理してるわけじゃないなら

    多部署で管理してるならその管理してる部署の人に一声かける方がむしろ当たり前かと思いますが。
    あなたの職場では出勤時に挨拶等しませんか?
    仕事前の挨拶を「この人のために仕事するわけじゃないのに顔色をうかがわないといけないなんて業務効率が落ちる」などと言うのでしょうか?
    部署間のわだかまりなどというなら、尚のこと管理する方にその手間への感謝を込めて、使わせていただきますと声をかけるべきでは?
    それをしたくないなら、自部署でも管理すればいいのですよ。

    ユーザーID:5510674913

  • 少数派かな

    人間が10人いたらそのうち9人は、トピ主さんを注意した人と同じ感覚だと思います。

    そもそも他部署の備品を使うのはなぜでしょう。それは会社の備品かもしれませんが、他部署の費用で購入したものです。なぜ自分の部署の部品を使わないのでしょうか。

    その人は「ひと声掛けて」と言ったそうですが、ほんとは「自分の部署のを使ってください。やむを得ない事情があって他部署のを使うなら、せめて一声掛けて」と言いたかったんじゃないかな。

    >今後は、一声かけろと言われたので従います

    違いますよ、これ。本来は自分の部署の備品を使うべきです。一声掛けさえすれば、他部署の備品を自由に使って良いとは思わない方が良いです。

    トピ主さんの考え方は少数派です。少なくとも私は、トピ主さんの行動に不快感を覚えます。他部署の備品に対して、帳簿を作ったり、注意書きしたりすれば良いだろうだなんて、???と感じてしまいます。

    ユーザーID:6641597836

  • たとえばさ。

    トピ主さんが結婚してるかどうかわかりませんが・・・

    自分の旦那の母親が、トピ主さんが管理している冷蔵庫の中の食材を勝手に使った。。。

    と言うことで感覚がわかりませんか?
    だって、夫婦世帯で家計管理は把握できるんでしょ?

    >『他部署の者が自分のテリトリーで勝手をするのが許せない。

    それが理由だとしても成り立ちます。

    >今後は、一声かけろと言われたので従います。

    うだうだ言ってないで素直にそうしましょう。

    ユーザーID:6353690848

  • 自分で買え!

    「部署毎の予算」で買った品なら、消耗品であっても「他部署の財産」ですよ。
    無断で使用して、注意されたら逆ギレですか。

    トピ主が使用する分についての購入や在庫管理、補充等は、トピ主が所属する部署でしてください。
    理解してないようだから書きますが、「使う前に声をかけて」=「緊急性もないのに(日常的に)使うな!」です。

    やんわり注意してくれているうちにやめないと、そのうち、上司経由でクレームがきますよ。

    ユーザーID:7900019335

  • 消耗品の費用は?

    消耗品の費用は勿論会社から出てるんでしょうが、部所毎に購入費用が決められてるのでは?
    それならば、一声かけて使うのが当たり前では?
    てか、業務上必要なら自分の部所で用意してる消耗品を持って行くのが筋では?
    私は他部所に消耗品を借りたら必ず多めに返してますよ。

    ユーザーID:6395586719

  • 在庫管理者は「私用」されていないか注目しているのだ

    >半分愚痴で申し訳ありませんが、何故このかたは一声かけるよう言ったのか?

    使い放題じゃ困るんですよ。

    どういう人がどれくらい使っているかをある程度把握しておかないと、紛失盗難も気付かないことになります。

    ユーザーID:4462677377

  • では

    自分の部門費で調達すれば文句を言われないし、もやもやすることもないのでは?
    使うだけ使って、補充は人任せでは、出所は同じでもやっぱり一言言いたくなるんじゃないでしょうか?
    というか、なぜ、自分で手配しないの?

    ユーザーID:0070411053

  • 経理の都合?

    各部署の予算で購入しているからでは

    >他部署の費用で購入された消耗品
    は他部署の予算で購入しているのですから
    予定外の消費は予算オーバーになる可能性が有りますよね。
    言われても仕方ないかも
    会社(世の中)って変なところが融通が利かないですね。

    ユーザーID:5567104987

  • 当たり前だ〜〜!!

    問題は在庫管理じゃなくて、予算配分がどうなっているかです。
    声を掛けろと言われた部署とトピ主さんの所属課が別予算なら
    他部署の備品を勝手に使用してはいけません。
    トピ主さんがやってることは、お隣さんの家の水道を勝手に使ってるのと同じです。

    普通は他部署の備品を借りたなら、ちゃんと返すものです。
    声もかけず、勝手に使いっぱなしだったならどろぼうと一緒。
    自部署の消耗品予算は消費せず、他部署のものを拝借してるんですからね。
    怒られて当然です。
    共同費じゃないとわかった時点で平謝りでしょ。

    ユーザーID:0097248616

  • 推察通りだと思いますよ

    あと、部門の予算で買ってるんだから、
    使用するなら
    「使わせてもらう」
    という意識を持ってほしいってことではないでしょうか

    ごちゃごちゃ文句があるなら
    ご自分の部署で手配したらどうですか?
    不満たらたらだけど引き続き使う気満々!ってのが出てますよ
    業務効率とか大層なこと言ってるのが余計にタチ悪いです

    ユーザーID:5379299072

  • 消耗する物だからです。

    どこの部署が、どれだけの物を使って
    どれだけの成果を上げたか・・は
    どこの部署が効率よく成果を上げているか知る指標になります。

    総合職を名乗る人なら
    それがどういうことかくらいは
    理解できますよね?

    それに・・・人のものを使う時、
    一声かけるのは当然じゃないですか?

    了承も得ずに
    他人の消耗品を使えば
    それは泥棒だと思います。

    ユーザーID:3692641722

  • 自分の部署で買えばいいのでは?

    今すぐ使いたい、というときは「ちょっと借りますねー、届いたら返します」って言って自分の部署で買ったら?

    経費はそれぞれの部署グループで管理している場合、そこだけ経費がやたらと掛かることになっちゃいますよね。

    いざ使おうと思ったら在庫がなかった、なんてことになっても困るし。

    先方にそう言われたのであれば、それに従うしかないでしょう。
    いやなら自分で用意してくださいよ。

    ユーザーID:5738746904

  • 消耗品購入係をやってみなさい

    会社の職場の構成員も人間ですからいろんな人がいます。

    例えばホワイトボードマーカーですが、

    キャップの閉めが甘いまま返す人

    書けなくなったのにそのまま返す人

    書けないのは捨てて新しいのを持っていく人
    (キャップ閉めて逆さにすればまた書けるかも)

    マーカーごときに使用記録だの在庫管理している会社はありません。

    でも担当者としては上記の事をされたら犯人探しをせざるを得ない場合もある。

    もちろん張り紙や全体への注意はやった上で。

    今どの会社も消耗品の在庫はぎりぎりでやってる。

    最小在庫で効率よく購入する為には担当が細かくチェックする以外にない。

    トピ主、良い方法があるならあんたやってみなさい!

    ユーザーID:4807118650

  • 今まで無言で使っていたのですか

    驚きました。
    理屈っぽいけど、その理屈は清々しいほど稚拙ですね!

    「会社全体の資産」とおっしゃいますが、それなら、なぜその部署の経費で購入しているのでしょうか。
    「その部署の経費」というワードが出てくるということは、御社には、各部署ごとに振り分けられた「予算」という概念がありますよね。
    その枠組みの中で買ったものなのに、会社全体の資産だから誰でも勝手に使ってなにが悪い?というのは整合性に欠けていませんか。

    その方が「声をかけて」とおっしゃったのは、誰がどのくらい使ったかを把握したいからではないでしょうか。
    たとえば業務上、特定の消耗品についてあなたの使用頻度が突出して高いなら、あなたが所属している部署の部署長に、購入費用を一部負担するよう、働きかけがあるかもしれません。

    あなたみたいな方は、あなたの所属部署の経費で購入した消耗品だけを使用するほうが良いのでしょうね。

    ユーザーID:1313794789

  • 費用負担元が違うでしょ

    会社の消耗品、といっても部署毎に購入していたら
    費用負担元が違うでしょう。
    大きくは会社のものであっても、そこから組織ごとにお財布が
    分かれて運用されているのです。各部署の上げた業績と、
    その業績を上げるために使ったもの(人件費、諸経費など)
    のバランスをみて会社の運営はなされているんです。
    いくら成果が出ていても、出て行った分が多かったら
    儲けがあるといえませんよね。だから、他部署の人間に
    消耗品とはいえガンガン使われたらたまったもんじゃないです。
    なぜに、自部署のものを使わないのでしょう。

    ユーザーID:0559306813

  • 経費負担があるからですよ

    そりゃ、在庫管理の一面もありますけど、基本的にはその部署で購入した備品はその部署で使用するためのものです。

    備品を購入した経費はその部署が負担してます。

    別の部署の人間が好き勝手に使うんだったら、その分の経費を別の部署に負担してもらう必要があるんです。


    そもそも、トピ主さんは他部署の備品をなぜ使ってるんですか?
    必要でしょっちゅう使う備品なら、自部署で購入してもらうべきです。

    ユーザーID:0485577342

  • マナーの問題では?

    大きく見れば会社のものであったとしても、一応はその部署が手配している消耗品です。確かに会社の物なので誰か個人のものでは無いので、一声かけて欲しい真意はトピ主さんが仰るように「何かするなら自分の許しを請え」になると思いますが、それって要するにマナーという事では無いですか?

    在庫が無くなれば手配するのはその部署。使用する優先権もその部署にあります。
    また御社の経費がどう計上されているのか分かりませんが、各部署ごとに文具が経費計上されているなら、自部署のコストを他部署に使われるのは当然嫌でしょう。

    そうでなくとも いざ使おうと思ったら使い切られてたり、誰かがどこかに持って行って所在不明という状態が続いたのではないでしょうか。


    例えばトピ主さんが会社から支給されたボールペンを使っているとします。誰かがトピ主さんのデスクに来て無言でそのペンを使ったら、やはりちょっとムっとしませんか?一度や二度ならいいけれど、たまたま自分のデスクが作業場に近いからと言って毎回勝手に使われたら、使うのはいいけど一言聞いてよとか、そんなに毎回使うなら自分の持って来たらいいのにって思いますよね。

    それと同じではないでしょうか。

    在庫管理の話を持ち出すなら、その在庫を手配する側になれば良い。つまりトピ主さんの部署が共有部分の文房具を供出すればいいと思いますよ。

    たった一言「ホチキス借ります」「付箋紙貰います」がどうして顔色をうかがうと感じるのでしょうか。許可を得るんじゃなくて私が使ってますという宣言が欲しいだけでしょう。

    私は共有スペースに置かれた文房具を、誰かが持ち帰ってしまわない限りは特に気にしませんが、一声かけてと言いたくなる側の気持ちも分かります。

    部署間のわだかまりを残さないために、マナーや何気ない声掛けは大切だと思います。

    ユーザーID:1427193925

  • 新人さん?

    それは、部門単位で予算があるからではないでしょうか。
    人員の多少や、仕事内容によって消耗品の予算は決まっていると思います。
    予算の少ない部門の消耗品を部門外の人が勝手に使ったら困ります。
    在庫管理する人がそれまでの経過から、消耗品の注文をいつ、どれくらいしたらいいか把握している場合にも、影響します。
    自分の作業だけではなく、会社組織がどのように運営されているのかも気にするようにしましょうね。

    ユーザーID:3496373085

  • 残念な方ですね。

    小さい会社ですが文房具などの備品を注文を業務の傍ら担当してます。
    備品台帳なんか作ってませんがぼんやり何がどのぐらいあるのか把握してます。
    なので無断で多量に持って行かれたり
    時々しか使わない高額なもの等がいきなり無くなると焦ります。
    ないと文句が出て当たり散らされるので。
    常に過不足なくチェックしてろって事みたいです。
    最後の1個や最後の1箱開けたら、使ったら言ってねとは書いて貼ってますが
    守ってくれる人は一部の女性職員だけです。

    消耗品を購入している部署の人が文句を言うのはわかります。
    自分の把握してないところで備品がなくなるんですから。
    使っているのが自分の部なら把握もできますが持って行かれたら
    ただただ備品が消えるだけ。
    ひとこと言われれば確かあの備品もうないな〜と思っていたら
    気を付けますし確認もします。

    なんか・・・そういうところに気が使えない主さんはなんか残念です。

    ユーザーID:8206220709

  • 他部署の管理方法にあなたの納得はいらない

    >在庫がどれほど残っているのか?など伝わらないことも多いと思いますし、在庫管理をしたいと言うならもっと有効な手段を構築すべきだと思います。(そしてそれをきちんと周知すべきだと思います)
    それはあなたの部署でやってください。
    あなたの部署の在庫が常態的に足りないから他部署の物品に手をつけるんでしょ?
    他部署のやり方にケチをつける前に自部署の欠品が出ないようにしてください。

    声をかけてもらうことでどれくらい足りなくなったかわかるでしょ。
    最後の一つになったら発注なんてくだらないルーフ不要なんですよ。

    >『他部署の者が自分のテリトリーで勝手をするのが許せない。何かするなら自分の許しを請え』というのが本音のように勘ぐってしまいます。
    そう勘ぐるならそれでいいじゃないですか。
    なぜそれで納得出来ないの?

    他部署のやり方にあなたの納得はいらないんですよ。

    ユーザーID:7213644843

  • 無頓着なトピ主

    会社全体で消耗品の消耗を減らそうとしているのです。
    消耗品の使用が多い部署は総務から減らすよう指導があるはず。
    一声掛ければ、使用する他部署の人は、無駄に使用しないように気をつけるだろうし、
    一声掛けられれば、他の部署にどれだけ使われているか目安になります。余りに他の部署に使われる回数が多いと、他の部署の使用量を加算される事になりますよね。そうなれば、正確に情報を提出するために、細かく使用状況をチェックする段階に入ります。

    ユーザーID:4554663715

  • 部門毎の予算だからでは?

    在庫管理にも手間がかかるし、労働生産性を考えれば記帳簿は必要とは思いません。 でもこの消耗品は1期いくらくらいかかると各部署毎に予算を考えて業務しているのですから自分の部署の消耗品を使うのは当然だと思います。
    業務上必要なものならご自分の部署で購入すれば良いだけです。補充にも手間がかかるし、度重なれば予算にも響いてきます。

    ユーザーID:1331321892

  • 他部署の使用頻度が分からない

    今私の部署で問題になっているのは
    「当部署で購入した物の使用頻度が他部署の方がはるかに高い」と言う事です。
    それならその使用頻度の高い部署で購入してもらいたい。
    残りいくつになったらということではどの部署がどれくらいの頻度で使用しているか分かりません。

    また私の部署で所有しているデジカメを他部署が使う事があります。
    以前は無断で持って行かれました。
    充電もしないで電池が切れたまま戻され、次使うときには電池切れと言う事も多々ありました。
    なので貸出メモをさくせいしてそこに記入するようにしましたが守らない人は守りません。

    書類やマークシートを作っても協力しない人は居ます。
    自分が何かひと手間するのが嫌なんです。
    しかしその部署の人間(近くの人)に「借りてくよー」という声かけぐらいならしてくれます
    つまり書いたりすることよりも一声かけるという行動の方がハードルが低いのです。

    トピ主の職場でマークシートなどが続くのなら提案して実施してみたらいいのではないですか?
    一目で在庫が分かる様にしましょう。とでも言って。

    ユーザーID:2820668222

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