他部署の消耗品を使う際の許可について

レス79
(トピ主3
お気に入り223

キャリア・職場

技術系総合職

他部署の費用で購入された消耗品を使う際、ひと声かけてと言われるのは何故ですか?

私の会社では、技術系でも部門が細かく分かれており、複数の部門が同じ部屋、同じ設備を共有して働いています。
そのため、共同空間にある消耗品は、共有の備品だと思い、特に告げずに使用していたのですが(特に使用時の注意書きやアナウンスもなく、使用リストも無い)、今日、その消耗品を購入している部署の人に、使う時はひと声かけるよう注意されました。

在庫管理のためなら使用記帳簿を作ったり、『残り△△枚になったら声をかけること』など注意書きすればいいと思います。
『ひと声かける』だけでは、在庫がどれほど残っているのか?など伝わらないことも多いと思いますし、在庫管理をしたいと言うならもっと有効な手段を構築すべきだと思います。(そしてそれをきちんと周知すべきだと思います)

効果の程に疑問がある手段をなぜしなければいけないのか?正直、在庫管理というのは建前で、『他部署の者が自分のテリトリーで勝手をするのが許せない。何かするなら自分の許しを請え』というのが本音のように勘ぐってしまいます。
もしそうなら、会社全体の資産を業務上必要性があり使用しているだけなのに、毎回特定のかたの顔色を窺わないといけないなんて理不尽に感じます。部署間のわだかまりで業務効率が落ちることこそ、会社にとって不利益なのではないでしょうか。

半分愚痴で申し訳ありませんが、何故このかたは一声かけるよう言ったのか?同じような経験をした方や、気持ちが分かる・自分も一声かけてほしいというかたがいましたら、なぜそう思われるのか心理をお教えいただけませんでしょうか。

今後は、一声かけろと言われたので従います。ただ、自分の中で納得がしたく、皆さまのご意見を拝借させていただけますと幸いです。よろしくお願いします。

ユーザーID:2429507680

これポチに投票しよう!

ランキング
  • 0
  • 0
  • 0
  • 0
  • 0
  • 面白い
  • びっくり
  • 涙ぽろり
  • エール

このトピをシェアする

Twitterでシェア facebookでシェア LINEでシェア はてなブログでシェア

レス

レス数79

レスする
このトピックはレスの投稿受け付けを終了しました
  • 自部署で買ってよ

    自部署に必要なのに自分達で注文せず、いつも他部署から勝手に持ち出ししていた人の方が、変な人だと思いました。

    何回か必要になったのなら注文してください。

    また、共有物と言われていない物なら、よそからお借りする場合、借りていいか許可取るのが当たり前ですよ?
    新入社員でしょうか?
    そういう場合、他の皆さんがどうされているか参考にしたらいいと思います。
    備品管理の担当者にお願いして注文すればいい会社なのか、注文に関して誰かに許可取る事が必要な会社なのか、周りを見れば分かると思いますよ。

    ユーザーID:2506255252

  • あなたの尻ぬぐいを誰かがしている

    俺につべこべ言わずに備品の在庫管理システムを立ち上げろみたいな事を言っていますが
    (あなたの勘繰りとやらを別方向から見るとそんな感じです)
    いままではそこまでせずとも共用でまわせる範囲だったのでは。

    弊社には共用備品が不自然に減ることがあり、誰が持ち出しているのかをそれとなく
    監視していることがあります。
    補充の予定が狂って他の業務に支障をきたすこともありますし、
    特定の誰かが大量に持ち出している事がわかればそちらの部門に経費をふるだけです。
    台帳化したものもありますが、台帳無視して持ち出すのがいましてね。

    仮にも総合職で俺様視点でへそを曲げてるとか、他社の事例でもウンザリします。

    ユーザーID:8438925284

  • 期末だから?

    在庫が残り少ない時も有りますからね・・・。
    毎回、言われるのですか?

    「一声かける」には、向こうからの「どれくらい使いますか?」的な『応答』も含まれていると思いますし。
    どうして「伝わらない」と思うのですか???

    トピ主さんの考え方は、論理的では有りますが、想定の幅が狭いです。
    AだからB、だけではなく。
    AならB、C、Dと、選択肢(想定)は幾つも有るのです。

    トピ主さんは、それを知りたくてトピを立てたと思うのですが、書き方が悪くて考えの狭さしか表現出来ていません。

    少なくなってくると、いつ補充分を追加注文しようかと考えるので、そのタイミングを計りたいのではないですか?
    予算内なら、直ぐ発注できるけど、予算外になると経理とかに理由書を出さなきゃならない。
    丁度期末だし、10月(来期)まで持ちこたえさせたい!と思うとしても、不思議ではないです。
    (備品としての予算は残っていても、他の項目が足りなくて融通する事も有ります)

    在庫表を公開すると、逆に無駄遣いする人(在庫が多い時期)、在庫が少なくなってくるとコッソリ確保する人とか出てくるのかも(笑)

    一番良いのは、各部署で「自分達が使う備品」を別々に管理すれば良いのでは?
    それなら、トピ主さんも自分の部署に提案出来ますよね?

    「期末だけ声をかけて」と案内しても、言わない人もいるから、普段から声をかけて貰うようにするというのは、会社としては別に普通だと思いますよ。
    「○部署の使用率が高い」と分かれば、費用負担も変わってくるでしょうし。

    ユーザーID:6616760628

  • なぜって・・・

    それが当たり前だから。

    トピ主さんだって、ほんの小さな子供の時から
    親や先生に言われてたはずよ。

    自分のものではない、人のものを使いたい時は?
    「かーしーてー」「いーいーよー」ってね。

    会社のものだから、誰が使ってもいいでしょ、と
    いうのは屁理屈です。
    所有する部署が決まっているのだから
    他部署の人間に勝手に使用されて見当たらなかったり
    使いたい時に量が足りなかったりしたら
    困るんですよ。

    在庫管理や縄張りなんて、話をややこしくしても無駄よ。
    「自分のものじゃないものを、断りもなく使ってはいけない」
    これが世間の当たり前だから、注意されたの。

    ユーザーID:1734925005

  • なんかいろいろと…

    御自分を正当化しようと必死ですね。

    >同じ部署は仲間で、遠い部署は敵かライバル?予算や評価を奪い合っているのでしょうか?

    当たり前でしょ。
    あのさ、会社の予算って限りがあるのよ。
    どこの部署だって使えるならいくらだって予算使いたいのよ。
    なので先に大まかに部門ごとに予算を決めていないと
    どこかの部門に使い放題されちゃう恐れもあるでしょ?

    A部門は前半に予算が必要。
    B部門は後半に予算が必要。
    年間予算をA部門が全部使っちゃってB部門が使えなくなっちゃった。
    そういう事だって起こりうるでしょ?

    予算って使いたいから使えるモノじゃなく、
    範囲が決められているから優先順位の高い順に割り振っていくものなんですよ。

    そこをトピ主さんが勝手に掠め取っていたんですもの。
    管理者としては無視できませんって。

    >会社全体の備品補充をする部署を会社が用意してくれればいいのに

    一般的にはどこの部署でも使うものは総務、庶務がそれをしていますね。
    でも、各部門ごとに必要な品、頻度って違うでしょ。
    だから、購入まではできても結局補充の管理、要請は各部署ごとになるし、その都度持ち出した部門の予算から計上されるので
    今回と同じように「一声かけて」になりますって。

    トピ主さんの提案は屁理屈と言うもの。
    もう少し世の中の仕組みを考えたほうがいいですよ。

    ユーザーID:8690031379

  • まだ理解していないようですが…

    今は昔,ネットワーク複合機が無かった時代のことです。
    納品が印刷物で数メートルもの厚さがあるような場合,コピーマシン1台では足りず,他部署に借りに行きました。そのとき,紙を全て持って行くのは当然で,場合によってはトナーも持って行きました。紙は500枚でパックされていて,それが5パックでひと箱といのは,今と同じ。その箱を数箱持って行くのです。
    今はネットワーク複合機になり,出力するのに個人のICカードでログインするようになってきているので,管理しようとすれば個人単位で管理できるでしょう。また,多くの会社では,大量な場合等は紙そのものやトナーを他部署から「借りる」ことはしても,貰ってしまう(しかも黙って)のは顰蹙ものでしょう。

    トピ主は『会社全体』を繰り返し出しており,会社の中は全てひとつと考えているようですが,ある程度の規模になると,事業部制や分社する等,経営単位そのものを分けて予算管理することは珍しくありません。特に事業部制の場合は,会社はひとつのままなので,事業部を渡るような事柄の扱いがいかに大変であるかは,わからないのかもしれません。
    なお,「自分の部署の部員のみが使用する」というのを前提とするならば,補充する頻度を管理すれば良いだけなので,いちいち誰が使ったかを追求する必要はありません。他部署の部員が使用したとしても,多くの場合は誤差の範囲で収まるでしょう。しかし,トピ主のように無頓着な人がいる場合は,誤差で収まらなくなるでしょう。つまり,トピ主の行為が目に付いた,目に余ったということです。

    ユーザーID:6010022773

  • ちょっとズレるけど

    一声かけるだけで他部署の方が消耗品を貸してくれるって相当太っ腹で器が大きいと感じました。
    同じ会社の利益から備品は買っているんだからどこの部署で使おうといいでしょう?と恥ずかしながら私も若い頃は勘違いしていました。
    管理会計の業務に就いてからそれが何故いけないかを理解できました。さすがここでレスされている方の説明は分かりやすい。

    ユーザーID:2163870765

  • 在庫管理担当の経験があります

    部署によって予算が異なるという理由もあるかもしれませんが、それなら上司に相談してトピ主さんの部署でも購入してほしい等の申し入れや改善ができそうな気がします。

    「在庫管理のため」と言われたということは、それは優しさとかいうより本当に在庫管理の意味合いが強いのではないでしょうか。

    管理者の部署ではだいたいの使用頻度や使用量が把握できているけれど、やけに減りが速いと思ったらトピ主さんが予想以上に使っていたとか、まだ残数があるから大丈夫と思っていたらなくなりかけてて、トピ主さんが知らないうちに使っていたとか。
    声をかけずに使用する人がトピ主さんだけでなく複数人いるとしたら、在庫管理しにくくなっているのかもしれません。そのため、他の部署で声をかけずに使っている人みんなにお願いしているのかもしれません。

    もちろん、使用簿をつけてもらうこともできるでしょうが、あまり使用しない物、逆に使用頻度が高いものは、使用簿が意味をなさず(年に数回だと使用簿を頻繁にチェックする必要がないし、1日に何度も使用する場合はつける方が手間がかかる)、月単位、年単位での発注数で在庫数を把握することもあります。そういう場合に、なんらかの理由で他部署の使用が増えたとしたら(自分の部署なら増える理由は予測がつくが、他部署だとわかりにくい)、状況把握のために声かけてほしいなと思うかもしれません。

    今回の消耗品がどのような物かがわからないのでなんとも言えませんが、一声かけることで管理者の業務がスムーズにいくなら、それでいいのではないでしょうか。

    ユーザーID:1721474069

  • 予算ってお小遣いのようなものです

    トピ主さんは小学生の頃お小遣いをもらっていませんでしたか?(別に中学の時でも、高校でも良いのですが)その頃、お母さんが「今月家計が苦しいの。出どころは同じお父さんのお給料だからお小遣いもらうわね」と言われたら、何も言わずにお小遣いを差し出しますか? 普通はもらったお小遣いは自分のもの、少なくともどう使うかの管理責任は自分にあると思いませんか。稼いでいる立場ではない人に勝手に取り上げられるのって理不尽と思いませんか。

    予算はお小遣いと同じで、出どころは同じ会社のお金ですが、その管理責任と使い方を各部署に委任する事で部署の戦略構築と実行をサポートし、合わせて購買事務の負担を軽減するものです。

    出どころ同じだからいいよね、というトピ主の考え方は、大げさに言えば他部署の戦略実行を妨げる行為です。私はHN通り、一応予算の実行権限を持つ立場なので、「買って返してくればいいですよ〜♪」と他部署メンバーにコピー用紙を1束渡すこともしますが、返してくれることは前提条件だし、部下が返してもらう約束無しであげちゃったら、ムッとしますね。

    備品、消耗品に関するこの辺の感覚は会社ごとに違うと思います。トピ主は予算策定に関わったことがないからだと思いますが、あらかじめ決まった大きさのパイを取り合う現場では結構生臭い話しが飛び交います。他部署のことなんか知ったこっちゃないといわんばかりです。同じ目標を共有してはいますが、プロセスは部署それぞれ。その差が出るのが予算策定会議の現場です。

    ユーザーID:3996283694

  • やっぱり視野が狭い

    >会社の仕組みで備品補充の負担不平等がなんとかならんかな〜とは今も思っていますが、

    3つ目のレスのこの文を読んで、やはり考え方が少々足りないなぁと思いました。

    トピ主さん、会社とはどんな所だと思いますか?
    学校ともサークルとも違うという事が分かってる?
    会社は 利益 を得るための物です。
    利益を得るために、トピ主さん達社員を雇って働かせているの。社員のために会社が在るのではなくて、会社の利益を上げるために社員がいる。
    優秀な社員を雇うために福利厚生や勤務条件を良くするのです。
    社員の取るに足らない不平不平等(私は不平等だとは思いません、それが「仕事の一つ」ですから)の解消のために、多大な人件費をかけることはしません。
    社員にかける人件費は「給料+社会保険料会社負担分+社員の福利厚生費+退職金や産休育休手当と代替職員給料+採用経費+採用職員の研修経費(採用の日からいきなりベテランにはならない)その他諸々」です。給料は、人件費のほんの一部でしか無いのですよ。

    トピ主さん、会社や社会の仕組みに不満を感じる前に、会社や社会の仕組みを学んでください。
    無知故の要望は、ご自分の恥を晒すだけです。

    ユーザーID:7620484885

  • 管理会計をミクロにやるかマクロにやるか

    あなたが言うような制度の会社もあります。

    文具などは総務がまとめて発注、在庫管理し、各部署はそこから受け取る。
    費用の付け替えなどは手間が無駄なのでやらない。
    各部署に発注・在庫管理をやらせるとかなりの確率で在庫過多になり、他所では余ってるものを他の部署が発注するという事態が発生する。

    管理会計をミクロでやるのかマクロでやるのかの違いです。
    貴方の会社・部署が部署ごとのミクロ管理ならやり方に従うしかない。
    競争とかそういった次元の話じゃなく別世帯だと思えばいいのです。
    隣の家の醤油、勝手に使ったらまずいでしょ?

    ユーザーID:9410124359

  • 総合職だから一般事務の思考回路は分からないってか。

    あのー、トピ主さんみたいに勝手に使う事に何も躊躇も疑問もない人は、
    管理簿を用意しても記入しないで勝手に持っていくので無意味です。

    抑制の意味で管理簿を置いているだけで、ちゃんと書いてくれる人はそもそも小学1年生に教えるような下らないことをいちいち周知しなくても、初めからマナーが身に付いている人だもの。

    庶務って人事担当と結構接点があって、自分とこに良いのが欲しいから誰が評判良いか悪いか人事は情報欲しがってるんですよね。
    少なくともトピ主さんはその人やその人と同じ仕事をしている人たちに嫌われているよね。

    ユーザーID:3935339545

  • 会社全体の備品補充をする部署を会社が用意してくれればいいのに

    あなたが職場で業績をあげて信頼されて、発言力を増せば、その提案も上層部に考慮されるようになりますよ。
    頑張って出世して下さいね。

    ……まあそんな立場になれば、他部署の消耗品を使い放題使ったって(表面的には)文句言われないだろうからどうでもよくなりそうですけどね。

    ユーザーID:3851826950

  • なんとかならんかな〜?

    そう思うなら変革しろ、と思います。
    備品レベルの構造改革なら
    あなたが周りを巻き込めばできることでしょう。

    一言気に入らない発言をされただけで
    いつまでもブツブツ言っているだけなんて
    思考と時間の無駄以外なんなのでしょう。

    しかも会社単位の話にしていますが
    読む限りわだかまっているのはあなただけ。

    構造がおぼろげにでも分かって、
    それでも違うと思うなら行動してください。
    その際必ず周囲の同意は取り付けること。
    無理矢理納得しなくてもいい話です。

    ユーザーID:2181037748

  • 全体管理すると購入量が増えがちなんですよ

    管理の手間がかかっているんじゃないか、というのは確かにそうです。
    ですが、全体管理にすると管理の手間は最小になりますが、全体の消費量や購入量が最大になりがちというジレンマがあるんですよ。

    一番分かりやすいのは光熱水料で、社ビル全体の電気料は社全体で電力会社に払いますが、マメなスイッチオンオフや省エネ温度設定を通達しても、真面目に聞く社員は少ないでしょう。
    しかし、各部課別に電気メーターをつけて、各部局管理の部屋別に電気料を部の予算から差し引くことにすると、部や課単位で省エネが部の予算に現実的影響をもたらすので、みんな省エネして、会社全体の電気料も下がるって訳。

    こうるせーな、と思っても、協力してください。この手の節約策で赤字が黒字改善した企業の話もあるぐらいなんで。チリツモって結構すごいんですよ。

    ユーザーID:2000245640

  • 自分の物と他人の物のケジメは分かりますか?

     追加も読んだ上で、失礼ながらトピ主さんにはそのケジメがついていないように感じました。

     結婚されているかは知りませんが、例えばご主人が勝手に「トピ主さんの財布」からお金を出して使っても問題はありませんか?
    実は意地悪な例なのですが、あなたの行為に比べると殆ど問題はないケースなのです。

     では「トピ主さんが預かっている町内会の会費」からご主人が勝手にお金をもっていった場合はどうですか?

     どちらかと言うとこのケースです。会社の備品や金は個人の物ではありません。会社という団体の物であり、株主からの出資金であり、銀行などからの借り物です。すべてが預かり物であり、個人(社員)が勝手に出来る物ではありません。その為に多くの人や団体、役所などが納得出来る管理をしなければなりません。在庫管理などとの表現もありましたが、単に一部の理由ですよ。予算管理との面もありますが、あなたの言う様に部署間の対立や競争の為に管理しているのではありません。対外的にケジメをつける為です。個人の物であれば本人がよければ誰が何の為につかっても問題ありませんが、目的を決めて他人(会社)から預かったものを勝手に人に譲ることはできません。だから最低限、許可をとりなさいと言われたのですよ。

     人(社員)が責任を持って他の人(会社)から預かっている物を、勝手に使うことは止めて下さいね。
    「仲間だから良いでしょ! 私も他人(会社)から預かっている物を勝手に使わしてあげるから〜」等という理論は二重に間違えていますよ。

    ユーザーID:5402491054

  • 管理方法は適切なんですよ

    なぜ他部署のあなたが偉そうに不適切だと言えるのでしょうか?
    そのやり方で十分なんですよ。

    文具備品の棚卸をしてるわけじゃないんでしょ。
    一声かけるは、
    ある程度の次期発注のめどを知るためなんだから。

    それを他部署の人間がコソ泥みたいな真似をすれば怒るのは当たり前。

    >会社の仕組みで備品補充の負担不平等がなんとかならんかな〜とは今も思っていますが、
    なにが負担不平等なの?

    会社の資産ではあるが予算が違うだろ。

    ユーザーID:7213644843

  • レスします

    主様は理解はしても、納得はしていないようですね。

    わが社でも以前は総務部が一括購入して、各部希望する品と数を決まった日までに申し込み、決まった日に出庫してもらっていました。
    しかし、この方法は担当者は出庫日にずっと倉庫に詰めていなければならないので他の仕事ができないし、こちらは急な消費があったりして足りなくなると緊急出庫してもらわねばならず、その都度わざわざ担当者に倉庫まで同行してもらわねばなりませんでした。
    今は契約した会社に各部がネットで発注するシステムに変わりました。
    品物は翌日には各部に直接納品されますから余分な在庫を持たずに済み、結果として余剰がなくなりました。
    だからこそ、今あるものを黙って持ち出されると、あると思っていたのがなくなっていて、とても困ります。
    持ち出したのが他部署の人間だと、余計に腹が立ちます。
    他の部の買った消耗品を無断で持ち出すのは、本人は無自覚ですが泥棒行為です。
    二度としないで下さい。
    せめて一言断ってくれれば、こちらも急いで発注して在庫を確保します。
    その後、持っていった方の部に、急ぎと言うからこれを貸したから後で買って返してくださいと言えます。

    ユーザーID:3158346609

  • あなたの上司や先輩に聞いてみてください

    いっそのこと、ここで聞いたのと同じことを、あなたの部署の上司や先輩に聞いてみたらいかかですか。

    9/27のトピ主さんのレスを読みましたが、まだモヤモヤしている様子ですよね。
    このトピを見ている皆さんは、あなたの会社の予算管理の仕組みや、その消耗品を持ちだされた部署とあなたの部署との関係などを判っていないので、一般論やたとえ話での説明しかできません。
    あなたの部署の上司や先輩なら、実際の状況を判っている分、もっと具体的に、あなたに判りやすく説明してくれると思いますよ。

    あなたが言うような、会社全体の備品補充をする部署を作ったら、その部署を維持するのだって、コストがかかります。その費用はどこから出るのでしょうか。
    部署それぞれ使う品物は違うのに、会社全体でそれぞれの部署が必要なものすべて把握して勝手に補充してもらうのは、無理があると思います。
    私があなたの上司や先輩だったら、あなたの話を聞いて「この人は自分の勝手な都合ばっかり言って周りが見えていないな」と不安になり、あなたが納得できるように説明しようと努力はすると思います。あなたに通じるかどうか、自信はないですが。

    ユーザーID:5425880225

レス求!トピ一覧