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発言小町

新しいトピを作成
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パートで事務。アドバイスお願いします。 携帯からの書き込み

ももこ
2019年1月11日 22:26

事務の経験のある方アドバイスをよろしくお願い致します。

私は30代前半で専門職として働いてきましたが、職業訓練に4ヶ月通い事務職へ転職しました。

パート事務員で簡単な業務サポートとして採用され、1ヶ月が経ちました。

現在の仕事は、電話対応、社員の社宅の更新
退居、雇用契約書作成、給与算定、新入社員管理、連絡、入社書類準備(発送、回収後にスキャンしてフォルダ分けして保管)雑務、お茶出し、来客対応、社員のスケジュール管理です。

こんな入り立ての私に給与算定や雇用契約書の作成を任せる会社の体制に不安を感じているのですが、私が甘いのでしょうか?
これは簡単なサポートなのでしょうか?

分からない箇所を聞いても、社員も分からないことが多く、保留になって進まない仕事もあります。人手不足で、社員のかたも業務手一杯のようです。

社宅の更新や退居も、新入社員への対応も今が忙しさのピークで、今を乗り越えれば落ち着くと思うのですが、今の状況から推測するに、仕事はどんどん任される気がします…

仕事を投げっぱなしの分、誰も管理してくれないので怒られたり、急かされたりはしないんです。そして皆さん良い方だと感じています。
分かる範囲の事は私から聞けば、丁寧に教えて下さいます。が、社員の方も分からない事や書類、資料のない事が多いです。結果、保留。保留の仕事が溜まるので恐怖です。

電話に出て、社員へ引き継ごうとすると、「要件聞いといて。」と言われ、要件を聞くとそのまま私の仕事になる事もあります。

初めての事務なので、仕事量が適切なのか分からずアドバイス頂きたいです。サポートにしては、責任の重い仕事が多い気がします。

未経験で事務員としては不出来な私に怒ったりもせず放置?笑 してくれている会社なので勉強と思って頑張るべきでしょうか?

辞めるなら、早い方がお互いにの為かとも考えています。

ユーザーID:6141489025  


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同じです携帯からの書き込み
モンブラン
2019年1月11日 23:58

私も訓練通ってやっと事務職に就いたんですが、初めての事務なのに来月産休入る人の代わりに入ったものですから、教わったのたった2ヶ月で来月からは事務1人なってしまうんです。
自賠責保険の発行とか、数字とか住所間違うと保険がおりないという重大な仕事を来月から1人で聞ける人もいなく私も不安です。

ゆっくりやっても怒られないなら、まだましな方だと思いますょ、私なんて一字間違っただけで怒られるやり直しの日々です。
今月で全て覚えないと産休入って戻ってくるまでは1人でやらないと誰も手伝ってくれないし、ももこさんも頑張ってください、でも、合わないならお互いの為ですょ、私は産休の間だけの仕事なので夏までの勤務ですが、それでよかったと思ってます。この保険の事務は向いてないと分かったので今は我慢してますが産休戻り次第辞めれるので、とりあえず頑張ってるという感じです。春になると新卒で仕事なくなるので決めるなら今か春超えてからがいいんじゃないでしょうか

ユーザーID:4592188790
そこは会社によって色々だから
ぽぽ
2019年1月12日 1:09

パートという雇用スタイルで
そこまでの仕事をしたくないとあなたが思うのであれば
お辞めになった方がいいと思います
もともと専門職で働いておられて
職業訓練に通ってまでして事務職を選ばれたのに
なぜ正社員で雇ってもらえる会社を探さなかったのか
その事情がわかりませんが
負担の少ないパート雇用でほどほどに働きたいという目的なのでしたら
早めに次を探された方がいいのだろうなと思いますよ

中にはほとんど仕事がなく時間を潰すのが苦痛だという悩みの事務員さんも
いるようですので、会社によって仕事の内容は様々だと思います

でも私はパートでも、やりがいを見出したいので
暇だったり単調作業ばかりの仕事よりは
会社の雰囲気さえいいのなら難易度の高い仕事もさせてもらえる方が嬉しいですけどね。

事務経験は結構長くありますが
月末締めとかで気合いが必要な日とか
さぁ伝票さばくぞーと燃えました
発想の転換などで効率のいいやり方を見つけた時とか
自己満足に浸ってましたね

私がトピ主さんの状況なら
最初は大変だけど一つずつ覚えていって
「社内のことはなんでも私に聞いて!」ってなれるぐらいまで頑張りたいって思います

処理の仕方が誰にもわからないものがあるのなら
上司に相談してこういう形で処理していってもいいでしょうかと
自分のやり方を作ればいいと思うし
楽しそうだなぁって思いますけども。

きつい物言いをする人に教わらなきゃいけなかったり
感情的になる上司がいるほうがよっぽど精神的に私は辛いです

ユーザーID:7109496128
GO
ひゅって
2019年1月12日 7:06

使える人間が入ると、仕事をどんどん任せるのは、忙しい職場ではよくあります。

これ以上は無理ですよ。
じゃあ代わりに他の仕事をお願いします。
もう手一杯です。
上に相談しますよ。

たくさん自分を守る言葉を用意しましょう。

もう少し慣れたら、誰が楽してるかや、仕事の全体も見られるようになりますよ。

常に上に相談して良いし、主さんが発言するのは問題無いです。
仲良くなったひとに仕事が多すぎるかもと伝えたら守ってくれるかもね。

背負える範囲はひとそれぞれなんだから、不公平と思ったら背負わないのも自由。
文句を言わないから良いやと思われてるだけで、文句を言えば頼めなくなるから、
それで良いと思う。

主さんは仕事が出来るひとだと思うので、発言を重くとらえてもらえると思います。
強気で。敵が出来そうでもフォローしつつ押し通せば、そういうものだと思って折れてくれますよ。

ユーザーID:7444989810
丸投げ放置する会社はブラック、やめときましょう。
匿名
2019年1月12日 7:07

業務がシステムとして稼働していない様子。
チェック機能は働いていますか?
ミスすら放置されてませんか?
離職率高くないですか?ブラックでは?

私なら、逃げるが勝ち、次行きます。
ブラックで自分を潰すのはもったいない。
40代になったら、格段に転職しづらくなりますよ。

ユーザーID:6487148847
割とそんなもんです携帯からの書き込み
さすらいパート
2019年1月12日 7:53

私もサポートどころか、メインです。
何十年も管理しなければならない案件を、パートの私が1人管理しています。しかも専門知識が必要なのに、私は素人です。
申込書のチェックとファイリングと電話番…と聞いて入ったのですが、まさか私以外に業務のわかる人がいないとは思いませんでした。引き継ぎもトピ主さんの会社同様、一部だけ。

前任者が2年程度、前前任者が15年、どちらも社員さん。前任者は引き継ぎが1ヶ月あったそうですが仕事が覚えられず、あれこれミスを放置したまま辞めていました。

今は請求書の作成、商品パンフレットの作成、顧客管理、会計補助もしています。まだ2年目です。最近やっと仕事の流れが見えてきました。責任は重すぎて、正直時給1000円以下の仕事ではありません。

でも社員を雇うより、パートの方が安いですからねえ…。しかし、なんの保障もないので、私がいつでもサヨウナラできる存在という事に、会社は気がついていません。

こうして私が辞めると次の方も「何が何やら」な状況になるのだと思います。引き継ぎマニュアルも作らなくてはと思っていますが、その余裕もありません。

あと、長く勤めた社員さんやパートさんの中には「仕事を誰かに引き継いだら負け」とばかり、1人で業務をこなして誰にも教えず、そのまま定年等で退職する人もいます。「自分の存在のありがたみを思い知れ」「辞めるから困らせてやる」的な発想のようです。なので、その後採用されると「誰も正確な業務内容を知らない」となるのです。

私も職場の環境は良かったのですが、上が変わってしまって責任がさらに重くなりました。仕事も滞りなく済ませているのに、扶養枠の休みに関しても文句を言われるようになり…販売職に戻ろうか考え中です。

ユーザーID:6844557444
そんなもんじゃないですかね
§
2019年1月12日 8:13

事務職で働いています。
給与算定や契約書作成など、たしかに重要な業務ではありますが
マニュアル化しやすく、初心者でも取り組みやすいものだと思います。
ルール通りに行えば、担当者の意志を介在させる必要がないですから。
それに、チェックして最終的にOKを出すのは上司ですよね?
部下が中身を作って、上司が判断するのは至極当たり前だと思います。

ただ、社員ですらわからない業務があるのは問題ですね。
他の部署に聞いたりして解決するしかないでしょう。

社員に引き継ぎできず、自分の仕事になってしまうのも
人手不足の職場なら仕方ないのでは?
どうしても嫌なら「パートの私ではできません、わかりません」と言って
どうにか引き継ぐしかないと思います。

サポートの割に責任が重いとおっしゃいますが、
最終的に責任取るのは上司や管理職です。
パートや平社員では責任なんて取りたくても取れないです。
少々野蛮ですが、責任感じて押しつぶされそうになった時は
私はそんな風に開き直っています(もちろん責任感を持ってやってはいますが)。

まだ1ヶ月しかたっていません。繁忙期を乗り越えてもいません。
どうしても辛いという訳ではないのなら、もう少し様子を見てもいいのでは?

ユーザーID:3498224205
チャンスです
星子
2019年1月12日 12:09

トピ主さんはいづれフルタイム、正社員を希望されてるなら

今の職場はとてもチャンスだと思います。

確かに未経験でパートでは重いかもしれませんが

経験を積むチャンスです。しかも、怒られたりしない。

コツは、パートなのに「楽でない」と思わない事です。

そして、誰も口出し(仕事の後追いをしない)なら

自分で決済(仕事を完結)していきます。

そして、トピ主さんが仕事を作りあげていくのです。

例えば、
雇用契約書はひな形がなければ作り、押印を責任者に押してもらうという
流れをつくれば、トピ主さんの仕事は終了。あとは、控えをファイリング。
ファイリングも工夫をしていく。

社宅の管理もエクセルでわかりやすく作っていく。
数か月もすれば、仕事の流れは見えてくる。

責任が重いと思うなら、責任は社員が取るように、必ずサインや押印する
書類をつくる。
見ましたよという箇所を作っていく。(私なら勝手に作ります)

退職するにしても、今まのままでは「未経験」のままです。

ここで、どれだけ自分が仕事を作ったが次の転職に活かされます。

簡単サポートだけの仕事がずっと希望でしたら、辞めたらって思います。

トピ主さんが今受けている仕事内容は私からしたら重くないです。

ユーザーID:1294722380
モンブランさん
ももこ
2019年1月14日 22:31

レスありがとうございます。

職業訓練に通われて事務職に就いて、そして戸惑いながら仕事をしている仲間がいると思うと勇気ずけられました。

ゆっくり仕事をしてはいないのですが、マニュアルもなく、きちんと引継ぎもないので考えて仕事するのでスピードは遅いかもしれないです。
自分なりに進めていますが、「こうすべきだったかも・・・」と反省が多いので現段階では効率的な仕事は出来ていないです。効率的にできるのは、もう少し先かもしれないです。でも、誰も管理してくれないので常に不安です。

慣れない仕事で怒られるのは、分かっていても辛いですね。それに事務が一人になってしまうので不安ですね。私は今後も聞く人がいるので、その分恵まれていると思いました。
でもモンブランさん。仕事を教えてくれて怒ってくれる人がいるのも大切な事だと思います。学べるので効率的に仕事をするには最短のルートだと思うので…


事務は人気なので春になると仕事を見つけるのが難しくなりそうですね。
若くもなく、経験もない私を雇って頂いた事を思い出してもう少し頑張ってみようと思います。
モンブランさんも夏までの勤務、無理せず頑張ってくださいね。

ユーザーID:9726779861
ぽぽさん
ももこ
2019年1月14日 23:18

レスありがとうございます。

「社内の事はなんでも聞いて!」はカッコイイですね。
ポポさんは優秀な方なんだと感じました。
私もそう言えるように、一つずつ仕事を覚えようと思います。
確かに暇なのも辛いですね…
会社によって仕事は様々。悩みも様々ですね。


確かに意地悪もキツイ人もいないので精神的には辛くないですね。
悪いところばかり見ずに良いところを探しながら
頑張っていきたいと思っています。

ユーザーID:9726779861
ひゅってさん
ももこ
2019年1月14日 23:27

凄く勇気づけられるレスありがとうございます。

自分を守る言葉をもって
上手に断れるようになろうと思いました。

背負えるか背負えないか考えて
自分の意見をきちんと伝えつつ、敵を作らないように立ち回れるように
なっていこうと思いました。

とても参考になりました。
温かくかつ具体的なアドバイスありがとうございます。
ここに相談してよかったです。

ユーザーID:9726779861
匿名さん
ももこ
2019年1月14日 23:45

レスありがとうございます。

私も会社が上手く機能していないと感じています。
以前の会社の話を聞くと「ブラックのお手本」のような感じです。笑
「昔よりすごく良くなった」と言っていますが、私からすると問題点もまだまだ多いし社員の方の残業は多いです…
でも、パートの私には残業しないように声を掛けてくださったりと気を使ってくださいます。

そこから改善する途中のようで、混乱?というか上手く機能していない所が多いです。
回される仕事の情報のベースが間違っている事があったり、チェック機能も正直不安です。

部長と正社員と派遣さんがここ一年以内に退職されたようで、
その方たちの仕事が全部ではないのでしょうが、私に回ってきているようです。

年齢を重ねての転職が難しいことと「逃げるが勝ち」も、覚えておきますね。

ユーザーID:9726779861
 


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