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打ち合わせをしたのに「聞いてない」という業者さん 携帯からの書き込み

星花
2019年3月30日 11:32

打ち合わせをしたのに、3週間も経って「聞いてない」と業者さんに言われました。

とある座談会イベントの企画・運営をしています。
準備を進めていた折、開催する座談会を聞きつけた業者さんから「ぜひ協力したい」とお電話をいただきました。
普段からお付き合いのある業者さんもいるのですが、お電話いただいた熱意に、今回のポスター制作をお願いしました。

はじめての業者さんで、少し特殊なポスターだったので、会社に伺って打ち合わせを行いました。
先方はお二人(お父様と娘様、ご家族で経営されてるようでした)、私は一人、下記の内容で打ち合わせをしました。
カギカッコ内がご依頼で、矢じるしが先方のお返事でした。

「会場入口・受付に貼り出したのち、座談会がはじまったら中に掲出したいが、かなり大判のポスターなので、どうやって取り扱えば良いか」
→大判で取り扱いが難しいので、会場に常駐して、動かす際はこちら(業者さん)で動かす。

「イベント終了後、近隣の施設にポスターを納品したいと思っている」
→大判で取り扱いが難しいので、納品もこちら(業者さん)で行う。

業者さんにそこまでご負担してもらうのは、と思っていたのですが、ご好意に甘えて、どちらもご依頼することにいたしました。

「納品先とすぐにお話をして、直接連絡を取り合ってもらうかもしれないので、またメール送ります」と伝えて、その日の打ち合わせを終えました。

納品先には、打ち合わせの後すぐ電話をし、
「うちの会社から納品する予定だったが、業者さんから納品することになったので、直接連絡を取り合ってもらうかも」とお伝えしました。

続きます。

ユーザーID:3418695140  


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タイトル 投稿者 更新時間
続きです。携帯からの書き込み
星花(トピ主)
2019年3月30日 11:56

その後すぐに、業者さんと打ち合わせた内容と、納品先さんに伝えた内容を、業者さんにメールしました。
口頭だけだと、「言った言ってない」の水掛け論になるので、打ち合わせの後はメールするようにしています。
特に今回は、先方が全くメモを取っていなかったで、リマインドも兼ねておりました。

そして3週間。

電話がないので、いよいよお電話をしました。
お忙しいのか離席中のことが多く、お電話すること数日。
やっと折り返しお電話を貰い、開口一番、件のお父様より、

「聞いてません」

と。意味が分からず、どういうことか聞き返したら、
「ポスターを作って会場に納品はするが、移動させるなんて聞いてない」ということでした。
打ち合わせの折「ポスターの移動もしていただけるなんて」とご好意に感動し、お礼の言葉もお伝えし、
その日に業者さんにリマインドメールも送っております。
さすがにこちらの記憶違いはないだろうと、経緯を丁寧にご説明したのですが、
「娘も聞いてないと言ってる」の一点張り。
挙げ句の果てには、こちらが「打ち合わせをしてない無理難題を吹っかけてきた」ような言い方。

ここで全て白紙にしても良かったのですが、更にややこしくなることを懸念し、何とか説明をして納得してもらいました。

続きます。

ユーザーID:3418695140
続きです(その2)。携帯からの書き込み
星花(トピ主)
2019年3月30日 11:58

が、ふと「イベント後の納品も、聞いてないというのでは」と、翌日に再度電話しました。

やはりメールを最後まで見ておらず、納品の件も「聞いてない」と言われました。

「ポスターを外すのが大変なので、外すとは言ったが、直接納品するなんて聞いてない」
「昨日の件もそうだが、ポスターの移動や納品など知らない話ばかり。娘も聞いてないと言っているし、そちら(私)が勝手に解釈したんだろう。無理な話ばかりで困る」
「うちは別にそこまでして協力したい訳じゃない」

エトセトラエトセトラ。
こちらは打ち合わせ中にメモを取り、打ち合わせを受けて納品先に連絡をし、リマインドメールも送っています。
あまりにも腹に据え兼ねて、

「ご好意で仰ってくださったから、ポスターの移動や納品をお願いしたのに、今になって聞いてないと言われるのは、大変遺憾です。
そもそもこちらはリマインドメールも送っていて、3週間も返信なく、電話もすぐに折り返しなく、やっと返事が来たら『聞いてない』と不信感しかありません。この件は白紙でお願いします」

とお伝えしました。
先方もだいぶ腹に据え兼ねているようで、かなり不服そうに「分かりました」と電話を切られました。
電話はかなりこじれて途中でちょっと泣いてしまいました(不甲斐ないです)。

今もまだ怒りが治りません。私が悪いような言い方をされ、メモも取ってないのに多数派が正しいような言い方をされ、一体なんなのでしょう…
20代も後半になりますが、大人になりきれない(平常心で対応できない)自分も不甲斐ないし、もやもやします。
大人の皆さんはどうやって折り合いをつけているのでしょうか。

「ポスター作成でここまで…」と思われるかもしれませんが、イベントも、作成物のポスターも、依頼内容もフェイクを入れているので、あらかじめご了承ください。
苛立ちの大筋は、同じです。本当に腹が立ちます……

ユーザーID:3418695140
トピ主さんの会社の仕事は「口約束」だけで進めるのですか?
水かけ地蔵損
2019年3月30日 12:28

続き前ですが、

>打ち合わせをしたのに、3週間も経って「聞いてない」と業者さんに言われました。

打ち合わせで合意した通り書面(契約書)は交わさないのですか?

口約束だけで回していると、言った言わないとなるのは避けられませんよ!

ユーザーID:2862577162
書面で確認したか
musememory
2019年3月30日 13:12

拝見すると、トピ主さんのメモはご自分用で、相手と書面で同意を取ったわけではないようにお見受けします。

(社内でもそうですが、)社外の方と打ち合わせるなら、議事録を取るのは常識だと思います。・・私は、そう教わりました。
私は建築業界の現場代理人ですが、サブコンレベルで何千万円単位以上の案件をいくつも扱う今、その重要性をひしひしと感じます。

たかがポスターで済んで、逆によかったじゃないですか。
これに懲りて、今後は、
・打ち合わせ議事録を必ず取って相手にも送ること
・お金が動くなら、これも書面で合意を取り交わすこと
を心がけましょう。

相手ばかり責めても何の得にもならないと思います。

ユーザーID:9836690872
トピ主です。携帯からの書き込み
星花(トピ主)
2019年3月30日 13:34

水かけ地蔵損さん、ご返信ありがとうございます。

もちろん、企画の根幹に関わる案件については、詳細に契約書を交わします。

今回のポスターなど小規模の発注では、金銭面の契約はとり交わしますが、
細かい段取りは、基本的には打ち合わせ、覚書を兼ねて追ってメールで念押し、がメインとなります。

例えば、会場スタッフを発注している会社さんとは、大枠の契約書を交わして、
座談会中の「登壇者の話が終わったら椅子の配置を変える」「座談会が終わったら、客席から撤去する」など細かい部分は、
口頭で打ち合わせ、メールで先方に念押しという形です。
説明下手で恐縮ですが、うまく伝わりますでしょうか……

今までポスター1つでここまで拗れたことがなく驚いてしまったのですが、私自身の仕事のやり方も見直したいと思います。

ユーザーID:3418695140
水かけ地蔵損さんと同じ意見です
白クマ
2019年3月30日 13:42

いくらぐらいのお仕事なのか分かりませんが、通常は相手が見積書を出し、それに基づいて発注書をお渡ししますよね?
業者さんが会場内で物を動かしたり、納品先に搬入するのが異例のことならば、当然、そのことも見積書に記載してもらい、それを含めた金額で見積りを依頼しませんか?

メールを送るのは口約束と同じで、法的な証拠にはなりません。
相手が返信していない場合、「そんなメールは見ていない」と言い逃れされてしまいます。

初めて取引する業者さんならば、後で問題にならないよう慎重に対応するべきだったと思います。

ユーザーID:1305551074
初めての取り引きですよね。
違うよ。
2019年3月30日 13:54

レスも読みました。

何の書面もなく、
メール返信も3週間放置して(貴女もですよ。)、
あり得ないです。

その場で、議事録かわりのメモを作らないと。

貴女の仕事のやり方を考えないといけません。
相手はいつも変わりますからね。

ユーザーID:5650754709
仕事が雑
ゆきざる
2019年3月30日 13:59

業者さんとの打ち合わせ内容に相違がないかを
双方で確認する意味でも、書面の作成は必要ですし、
可能であれば、書面作成後に、確認のために再度打ち合わせする
くらいの綿密さは必要ではないでしょうか。

メールを送っただけで、メールを送った後の電話確認もしていない。さらに、納品に関する打ち合わせ内容が分かりませんが、
3週間も経ってからの連絡・・・

お付き合いのある業者さんならまだしも、初めての業者さんに、「メールを送ったら丸投げ」が通用するとは思えません。

ユーザーID:5901894187
白紙にして良かったと思います
チュン夫
2019年3月30日 14:24

トピ主さんが打ち合わせ直後(か翌日)に送ったリマインドメールにも寄りますが、打ち合わせで決めたことがわかるようになっていると思います。

ただし内容が長すぎて画面1枚で(スクロールなし)で重要事項がわからないようなメールなら、書き方にも問題があると思います。

相手がパソコンか、スマホか、大きな文字サイズで狭い画面を見ているのか、こちらにはわかりません。

相手が読んで、内容が不明とか間違っていると思ったら、もっと早い段階で問い合わせがこないとおかしいですね。(電話掛けるまで、読んでなかったのかも)

メールは先方が読んだか読んでないかはわかりません。たとえ「メールを開いた」自動返信をつけていても、誤ってメールを開き、すぐに閉じたら「読んだ」ことになります。

だから電話を3週間も待ち続けているのは、待ち時間が長すぎませんか?。

3週間も待てるということは、そのイベントは1〜2年位先の開催なのでしょうか?。
簡単な発注だと思って、甘くなっていませんでしたか?。

初めて取引する業者なら、「たまたま」変な業者に当たってしまったとしか思えません。(熱意を込めてお願いしてきたのはそのお父様本人なのでしょうか?)

初めての取引先とは「取引条件確認書」を交わしたり、必要なら信用調査もしますが、何もしてないのでしょうか?(トピ主さんは自営ですか?)

これを教訓にし、取引先と誤解なき打ち合わせや確認をどうすべきか、自分で考えたり、上司や同僚の意見も聞きましょう。

私の経験では、とてもキッチリしたお客様は、商談中に全員が見ている白板に決定項目を全部箇条書きし、追加があれば書き直しや添え書きをし、打合せ終了後すぐに、白板のコピーを参加者全員に配布しました。

そのコピーを元に「あれはどうなっていますか」と随時聞かれました。

そこまでやられたら、受けた側もキッチリやる覚悟になります。

ユーザーID:5728399887
メールの場合は送信とRe付き返信で合意確認となる
水かけ地蔵損
2019年3月30日 14:45

>細かい段取りは、基本的には打ち合わせ、覚書を兼ねて追ってメールで念押し、がメインとなります。

「覚書を兼ねて追ってメールで念押し」したら、相手からそのままの内容プラス同意しましたと返信が来ますよね。その段階で「念押し完了」ですよ。

トピ主の場合は「送りっぱなし」であって、「念押し」になってないんじゃないの?

ユーザーID:2862577162
トピ主です。携帯からの書き込み
星花(トピ主)
2019年3月30日 15:08

思ったより多くのレスが付き、皆さまからご丁寧にご指摘いただけて良かったです。
自分自身のいたらなさを痛感いたしました。
個別のご返信でなく恐縮ですが、今後の反省材料とさせていただきます。
皆さまありがとうございました。

ユーザーID:3418695140
初めて使う業者
tete
2019年3月30日 19:11

とてもとても非常識な業者だと思います
しかし世の中には滅茶苦茶な人が結構いるんです
ちゃんとした人とばかり付き合っていると
それを忘れてしまいがち

初めて使う業者であり評判も能力も何もわからない
家族経営など零細で、自分から売り込みに来た
警戒レベルを高めにすべき相手です


結局のところ、大ハズレのダメ業者だったわけですが
もうこの業者と二度と付き合う事は無いでしょうし
今回はおかしな人への耐性が無かったためショックを受けてしまったみたいですが
これからトピ主は初めて使う業者には警戒するようになるでしょう
信用ってほんと大事ですね

ユーザーID:5814004916
発注書
リラ
2019年3月30日 20:45

建築資材の施工業です。
運搬、取付、というのは労務費が発生するので、非常に大きな条件です。
口約束のサービス、とかで済ませられる問題ではありません。
トピ主さんの会社では、発注書で契約を交わさないのですか?
そんな内容で、よく上司が判を押しましたね。
発注書に、〇〇〜〇〇までの運搬・取付含む、とか明記しないとダメでしょう。
口約束、メールだけして電話確認しない、なんてあり得ません。
セオリーです。

ユーザーID:7311412421
見積書
黒猫
2019年3月31日 5:51

そのための仕様書を送り、見積書を頂いて合意したら注文書を送り、受書を送り返してもらうって言う当たり前の工程を踏んでないのに驚きました。

緩いのはあなたの会社の方だと思います。

ユーザーID:0491329411
トピ主です。携帯からの書き込み
星花(トピ主)
2019年3月31日 11:45

ご返信、ありがとうございます。

はじめて使う業者さんに対して、普段お付き合いしている業者さんと同じ水準を求めてしまった、というのも大きな反省材料だと思います。

以前のレスと重複になりますが、もちろん、見積書は交わします。
大きく複雑な業務についても、議事録や指示書、発注書を提出いたします。
一つの案件に対する裁量は、例えば今回のようなに細かい業務に対して、私個人にあります。

普段、こちらから依頼したもの、売り込みに行ったものは、指示書や発注書を提出いたします。
今回のような細かい案件(全体からすると、非常に細かいものです。すみません)、これまでお付き合いのある業者さんでしたら、恙無く作業いただけますが、
こちらからの依頼であれば、大きなものは発注書や指示書を、細かいとのは議事録を、こちらから送ります。

私自身、何に腹を立っていたのか、レスをしながら気づいたのですが、
通常であれば、売り込みに来た先方が議事録や発注書を出すべきと思っています。
3週間置いていたのも「向こうから売り込んだものだから、向こうから連絡すべき」と思っていたためです。もしご破算になっても、まだ他の業者者さんに、十分に発注できる期間だった、というのもあります。

やむなくこちらから連絡し、追いかけ、「聞いてない、貴方の間違い」と言われることが非常に不本意でした。
私自身「ご破算になっても」という思いはありましたし、みなさんがご指摘のように、私自身の落ち度も大いにあります。

しかし、先方の落ち度も十分にあると思います。自ら営業をかけたら、アフターケアまできちんとすべきだと思います。
先方の落ち度も十分にあるのに、くだんの業者さんから、全てこちらの責任のように責め立てられたのが、腑に落ちなかったのだと思います。

出すぎたレスで申し訳ありません。
この経験を、今後に活かしたいと思います。

ユーザーID:3418695140
議事録と発注書は発注側が責任を持つべきです(1)
チュン夫
2019年3月31日 13:44

>「向こうから売り込んだものだから、向こうから連絡すべき」と思っていた
たしかに「正論」ですが、世の中には「正論」が通らない業者もいます。

3週間も連絡をしてないと、業者が勝手に納品物を作る作業に取りかかっていて、キャンセルしたら、その材料費や工賃を請求される場合だってあり得ます。(詐欺的な手口ですが、引っかからないように注意すべきです)

>売り込みに来た先方が議事録や発注書を出すべきと思っています
これは完全に間違っています。

発注書は発注する側、お金を支払う側が出すのが良い。そうでないと、詐欺的な会社なら、発注書の一般条項に、自分に有利な条項を混じらせます。

小さな発注の場合、それに気がつかずにトピ主さんがハンコを押すと、その発注書が有効になります(そういった慣習なら)

後で、この発注書に書き間違いがあると叫んでも、相手はわざとしているので、そう簡単には決着できません。


議事録は「打ち合わせミスがあったら困る側」が書くべきです。

予定の物やサービスを期日通りに提供してくれなければ困る側(通常は「発注側」)が書くのが正解です。

受注側が書いても良いし、私も面倒なので業者に書いてもらうことも多かったのですが、内容が要望した通りかどうかは必ずチェックし、勘違いしていたり日本語が曖昧な記載は何回も書き直ししてもらいました。

議事録を送ったら、相手がチェックしたのか必ず確認する必要があります。それが面倒な時は、打ち合わせ終了時にメモ書きを議事録として渡し、内容を確認してもらうべきです。

受注側は「できない内容」があれば困りますが、「できないものはできない」と突っぱねることは可能です。議事録にミスがあると、普通は発注側が困り、その対策を考えるハメになります。

今回も、議事録を送っていても「聞いてない」と言われたのですよね。3週間後の確認では記憶も飛びます。

ユーザーID:5728399887
議事録と発注書は発注側が責任を持つべきです(2)
チュン夫
2019年3月31日 13:56

>やむなくこちらから連絡し、追いかけ、「聞いてない、貴方の間違い」と言われることが非常に不本意でした。

不本意だと思うのはとってもよくわかりますし、同情します。


初めての業者だと、連絡が遅いなど、不審な点があればなるべく早い段階で連絡すべきです。


私は会社の消火器の消化剤を「期限が切れているので交換します」と、部屋を覗いてきた業者に言われ、書類にサインを求められました。

「会社が契約している業者」だと思って、総務へ連れて行きましたが、担当者が不在だったので、問題ないと思い、そのまま書類にサインしました。

後で総務の人と会い「それは契約業者ではない」と言われ、不当に高価な金額で消火剤を交換する悪徳業者だったことが判明し、すぐに交換を辞めさせました。

が、既に交換済みの消化剤の高価な金額を請求されました。サインを見せられて「間違いなくあなたがサインしましたよね」とも言われました。(後で考えると、サインする部分以外の文字は業者が全て手で隠していました)

上司が折衝してくれて、会社契約の業者と同じ金額を支払うことで決着しましたが、大変な目に遭い教訓になりました。

どんなときでも、初めてや、付き合いの短い業者へ発注するときは「ある程度」注意する必要があるのだと身に染みました。

ユーザーID:5728399887
そんな業者おかしい
ボブ
2019年3月31日 15:26

トピ主さんの経過レスも読みましたけど、
これでトピ主さんに「甘い」だの「やり方が間違っている」だのといった
批判レスは違うんじゃないか?と私は思いますよ。

ただ、端的に言って、トピ主さんが商談・打合せを通じて、希望した
ことを行ってくれると認識(メモまで取っているわけですからね)して
いたことと、その業者が発注が欲しいがために口から出まかせ的に
二つ返事をしたってところが今回の顛末だろうと思います。

どなたかのレスにもあったかもしれませんが、面倒な作業を業者がやるか?
と言えばやらないだろうし、やるにしても料金次第ですが、
根本的なところは、その業者が二枚舌な業者ってところをトピ主さんが
見抜けなかったことだろうと思いますし、それは経過どうこうではなく、
最初の印象で判断すべきことだったのかもしれません。

議事録的なことをメールで送るが3週間もほったらかししたことが問題か
どうかではなく、その業者が根本的に問題あった、ということでしょうね。

通常、クライアントからのメールにしろ、留守電にしろ、ファックスにしろ
受信したら、内容を精査してアプライするはずです。
それすらも出来ない業者だった、、、ということです。

欲を言えば、娘さんにも電話変わってもらって、送ったメールを
再度読んでもらい、打合せ時と齟齬がないかどうか確認すべきだったとは
思います。加えて言うと、メモを取っていたのはこちらであり、
メモも取らず後になって記憶にないっていうのは商売の基本がなっていない!
くらい言い切ってやったら良かったです。

でも、、返事もない、話をしたら記憶にないとか、、確信犯だと思います。

白紙にして良かったと思います。
相手がゴネてこちらが折れてやり続けたらもっと嫌な結果に終わったと
思いますよ。トピ主さんのつながりで情報共有していた方が良いです。
要注意業者だ、と。

ユーザーID:8846127105
営業と依頼は別
ゆきざる
2019年3月31日 16:00

>こちらから依頼したもの、売り込みに行ったものは、
>指示書や発注書を提出いたします

>売り込みに来た先方が議事録や発注書を出すべきと思っています。

矛盾してませんか?
今回のケースでは、「協力したい」と営業してきた
業者さんにトピ主さん側が選定して、ポスター制作を、
まさに【依頼して】いますよね。

それなのに、何故業者が議事録やら発注書を出さないといけないの?

内容確認の議事録や発注書は依頼する側が用意するものですよ、
一般的には。むしろ、業者が何を発注書にするのだろう・・・?


>自ら営業をかけたら、アフターケアまできちんとすべきだと思います。

どんなに熱心に営業されたとしても、
最終的に業者をどこにするかを決める権限はトピ主さん側に
あるんですよ。

無論、お仕事を依頼し、合意した場合には、
業者にアフターケアを含めた対応の責任が問われますが、
受けてもらえるかどうかも分からない営業をかけた時点で、
責任を問われてもね。

ユーザーID:5901894187
なんか屁理屈で言い訳ばっかしてるけど
黒猫
2019年3月31日 19:45

結局なじみの業者にも業務内容=仕様を見積もり依頼や発注書に明記せず、なあなあで済ましてるんでしょ?

なじみ業者も泣かされてるんでしょうね。
全ての業務は単価のうち、従い仕様書・見積書・発注書に明記するのがアタリマエです。

30年ほど前はそうでもなかったのですが、あなたの会社ないしあなたの仕事の仕方は未だに昭和?

ユーザーID:0491329411
 
現在位置は
です