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発言小町

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もらった仕事のマニュアルを自分なりに工夫すること 携帯からの書き込み

曇り空
2019年4月27日 15:06

転職して新しい職場で働き始めました。

仕事は事務職です。初日にマニュアルをもらい、そのマニュアルに沿って教えてもらいながら業務を始めました。

マニュアルに書ききれてないこと、マニュアルにないことはメモしてます。

アルバイトとして採用されてますが、「早く仕事を覚えないと」と焦ります。
上司からは「早く仕事をやるよりは、まずはゆっくり確実に仕事をしてほしい」と言われました。

もらったマニュアルについてなのですが、マニュアルには、業務に関しての全てのことがこと細かに書かれていません。それはどこの会社も同じことだと思います。

もらったマニュアルを、自分なり工夫して活用しやすくするのはokでしょうか?

具体的には、仕事の流れ順に切り貼りして作りなおしました。(その際、マニュアルのコピーを一部とってそのままファイルもしてます)

理由は仕事を早く覚えるためです。

このようなことを書くのは、教育係の社員の表情や口ぶりが気になったからです。

初日は右も左もわかりませんから、よしとして。2日目、上司が教育係の社員に、「どんな具合かな」と聞いており、そのあとの上司の言葉、「あの厚いファイルはAさん(教育係の社員)が作ったの?」と聞いていました。私の席の近くでのやりとりです。それに答えて教育係の社員さん「簡単なマニュアルは作って渡しましたけど… 」

そのやりとりを聞いていて私は、「マニュアルを自分なりに工夫するのはまずいわけ」と感じてしまいました。

仕事を覚えるためにメモをとるのは当たり前だと思います。

もらったマニュアルはそのままにしておかないといけないものでしょうか?
今まで勤めた会社で、(正社員、非正規問わず)、 マニュアルはありませんでした。
正直言って戸惑ってしまいました。

教育係からしたら、気にいらないことでしょうか?

ユーザーID:6069662223  


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タイトル 投稿者 更新時間
会社にも依るけど
けちゃっぷ
2019年4月27日 16:22

 敢えて新人さんにマニュアルを改定してもらったりします。仕事が解ってる分だけ、ちょっとした言葉や手順が省かれてしまって、結局仕事をした事のある陽とにしか理解出来ないモノになってしまうからです。

 一つの業務でも数年で廻し方は変わる事もありますから、新鮮さを保つにも新人さんの目で作成する事は有益だと思います。

ユーザーID:4348409349
仕事が出来る人より、言ったとおりに動く人が好きな人たち
さすらいのメカニック
2019年4月27日 16:42

マニュアルっていうのはなぜあるか?と言えば、
仕事が出来る必要はなく、言ったとおりに動く人が好きだからです。

例えば・・・マニュアルをもらったけれど、
明らかにもっと上手いやり方があったので
書き換えるとマニュアルを作った人は気分を著しく害します。

良いか悪いかと言えば、悪くはないけれど・・・って感じかな。

まあ、どの組織にも、
先ずは黙って言うとおりにしろ!と言う人はいます。
最初は黙って言うとおりにしておき、
慣れてきたら好きにするのが
不要なトラブルを避ける世渡り術ってところですかね・・・

そういう私も最初から好きにやるタイプなので
今までの人生は決して楽ではなかったですけどね(笑)

ちなみに、ウチの会社にはメモ魔がいますが、
メモを取っていますが、殴り書きをしてるので
役にたっていません。

何でもかんでも詳細なマニュアルを作りたがるので
その程度のレベルの仕事にマニュアルは要らんでしょう・・・と言われています。
ご参考まで。

ユーザーID:9624874965
工夫は良いことだが、勝手にしてはならない
兼業主夫5年生
2019年4月27日 17:00

工夫することは良いことですが、その工夫した内容を教育係などに報告、連絡、相談(いわゆる、ほうれんそう)をしたのですか?

勝手に変更した結果、トピ主がミスした場合、問題が大きくなりますよ。

マニュアルを改善することはいいことです。ですが、「勝手に」したら駄目です。

もしかすると「こうしないと、次の仕事ができない」という制約があるから、一見、間違った順番、効率の悪い手順になっていることもあります。

なお、教育係も気分が悪いと思いますよ。勝手なことをされたのですから。

ユーザーID:9681038737
マニュアルの内容次第で、評価は違うかな携帯からの書き込み
トマトラーメン
2019年4月27日 19:09

トピ主さんがまとめたマニュアルの内容が素晴らしく、今後も役に立つものと認められる物なら良い。
でも、上司や先輩、指導係の人から見て、こんなにたくさんの紙を使って、細かくまとめるほどの仕事内容か?という場合は、トピ主さんがポケットに入る程度のメモ帳か持ち歩きに問題ないならノートに、さっと見て分かるような簡単な書き方で、必要に応じて見直しして覚えるように変える方が良いですよ。仕事のマニュアルの作り方の正解はない、できれば誰が見ても分かるように心がけることです。

分厚い本のようになるまで、細かくまとめすぎたマニュアルを嫌う人もいるので、簡単なマニュアルを渡して、自分で補足してなんとか身につけてというのが、トピ主さんの今の指導係さんの方針でしょう。

指導係さんがベテランでも教え方がマニュアルの順番がバラバラなら、自分なりのマニュアル作りに問題ないですよ。

トピ文の、二日目には分厚いファイルができていたそうですが、そんなに空き時間があったのかなぁと気になります。仕事内容はそんなに難しいのか、どういう職種なのか教えてもらえると、回答される皆さんも答えやすいですね。

ユーザーID:3345139056
まずいと思います。
きゃべつ
2019年4月27日 19:48

支給されたマニュアルは、会社の備品だと思われるので、勝手に改造してはダメだと思います。

しかし手作りのマニュアルは完璧ではない場合がありますので、自分のメモが重要になります。

そしてある程度仕事を経験すれば、マニュアルの足りない部分が見えてきますので、その時に上司に許可を得て修正するべきだと思います。

マニュアルに直接メモを記入する場合は、鉛筆にすると後で消せるのでよいですよ。

それにしても入社して2日目で手修正されると、作者の立場がないでしょうね。

それはもっと相手の立場になって行動した方が良かったですね。

ユーザーID:6007987273
いいですよ
猫小屋
2019年4月27日 20:35


念のためオリジナルをきちんと別に残しておけば大丈夫です。


所詮 自分の言葉でまとめたものが 一番わかりやすいですから。

ユーザーID:8325122183
深刻に考えるほどではないとは思います。
匿名
2019年4月27日 21:22

ただし、あくまで私の感覚ならであって、その教育係の人がどうかは別。

そして、マニュアルと様々な職場で呼ばれるものも千差万別です。
本来ならマニュアルは教育用に都度作成するものではなくて
誰が教育係を担うにせよ職場が用意してあるもの=誰もが共通認識できるもの…
これが本来のマニュアルでしょうね。

学ぶ方も人それぞれですからね。
トピ主さんのようなものは中高生の学校の勉強でもする人はいますから。
そのことに関する是非は別ですね。結果が伴えばどれも正解です。

でももう少し幾つかの方向から物事を見てみませんか?

トピ文の上司と教育係のやり取りは文章だけでは事実を単に伝えただけに感じます。
工夫することそのものが悪いと思いません。
でもトピ主さんが気にするのは『簡単なモノ』を『分厚いファイル』にしたから?

私が指導係ならば、上記の中高生の話のようなケースで感じることと同じかな?
まとめたり清書をして終わってしまって覚えられない子もいるからね。
それと別に作成されるなら渡したモノと異なるモノを参照されるんだから
その中身が間違いがないのか心配はするかもしれません。

そういった指導する側・される側の間にもコミュニケーションは必要では?
良く整理されて、口頭で補足された部分も良く分かるようにまとめられているなら
問題ないどころか教え甲斐も感じてもおかしくありません。

仕事の合間などで多少時間ができたときにでも、教わった内容の確認を含めて
さらっと見てもらうのも良いかもしれませんね。
そうやってコミュニケーションを取りつつ自分のことを理解して貰えばよいのでは?

ユーザーID:9731598920
コピーして自分用に直すのが良い
チュン夫
2019年4月27日 23:26

もらったマニュアルはそのままにして使うのが望ましいです。

ひょっとしたら、次に来る人が使うかもしれません。

また、マニュアルでわからないことがある場合、作った本人が説明するので、あまりに変更していると、「なぜ、こう作ったのかな?」と、作った本人も分からなくなります。

だから、自分がわかるようにするには、もらったマニュアルはそのままにしておき、コピーして、コピーに書き込んだり、切り貼りするのがよいです。

マニュアルを自分用に直すのは良いことですが、それはとりあえずは自分専用としておきましょう。

ユーザーID:6023902862
今必要なのは、スピードではなく正確であること。
大福
2019年4月28日 21:57

文章から、気が急いているばかりで空回り、の印象を受けました。
上司さんの言うとおり『早く仕事をやるよりは、まずはゆっくり確実に仕事をする』これが一番大事。

多分、仕事っぷりが速くてもミス頻発なら意味がないのでしょう。
少々遅くても、確実に100%の成果を期待されていると感じました。
なので、現在はマニュアル改変は上司の期待ではありません。

今有るマニュアルに記載のない事柄は、別にメモしておき、すべての仕事の手順を把握し切ってから、
メモをマニュアル化する事を考えましょう。

ユーザーID:2610687488
どのような状態のマニュアルか
マヨ
2019年4月29日 7:23

書き込みしても良いか、きいてみては?
私の職場の場合は「新人にあげるもの」なので、
自由に書き込んでもらって構いません。
ちなみにコピー用紙に印刷した状態のものです。
必要な時にまた印刷すればいいだけですし。
冊子になっているものであれば注意が必要かなと思います。

ユーザーID:0642914660
それはマニュアルなの? あんちょこでは?
ああ勘違い
2019年4月29日 9:23

>そのやりとりを聞いていて私は、「マニュアルを自分なりに工夫するのはまずいわけ」と感じてしまいました。

私の知る範囲では「マニュアル」は、個人的に改変してはいけないものです。

マニュアルは、会社内の然るべき部署(何たら技術課のような)が作成し、関連部署で稟議されたものだからです(モノによっては関係当局の承認とかも必要だったりする)。
なので、マニュアルにミスや問題が発覚したり、新たな追加や改定が必要となったら、作成した部署が改定原案を作り、稟議されて完成します。

個人が勝手にいじることはできません。

トピ主さんが言ってるのは、マニュアルじゃなくて、個人的な備忘録とかあんちょこの類じゃないのですか?

ユーザーID:5361136117
自分メモ
雪見
2019年4月29日 9:45

・社員Aさんから貰ったマニュアル:マニュアル
・トピ主さんが作ったもの:自分メモ です。

誤解されないようファイルの表紙に自分メモと大きくタイトルを書いておきましょう。

ユーザーID:2928228780
1日だけで、アルバイトで、
haru
2019年4月29日 10:51

1日経っただけで
しかもアルバイトで
そこまで分厚くメモしないといけないような仕事なの?
ってビックリしたんじゃないですか?

ユーザーID:3206310945
読み落としていたけれど
けちゃっぷ
2019年4月29日 10:59

>具体的には、仕事の流れ順に切り貼りして作りなおしました。(その際、マニュアルのコピーを一部とってそのままファイルもしてます)

 オリジナルは残しているようだから何の問題も無い、寧ろ王道な方法だと思います。

 自分の勤め先でも数年毎にある組織改編などで、廻し方自体変化しています。

 手順書等も一度作ったから終わりではありません。

ユーザーID:4348409349
マニュアルの話だった?
のとてす
2019年4月29日 14:01

上司の「厚いファイル」は「仕事の流れ順に切り貼りしたファイル」のことですよね。

まずかったとしたら、オリジナルは取っておいてコピーを切り貼りすべきでは。
Aさん(先輩)の現在とトピ主さんのスタート時の、その仕事に対する理解度は違うのですから、スタート時のトピ主さんにはAさんの「簡単な」マニュアルは並び替えた方がよく思えたけれど、1週間または1ヶ月経ったトピ主さんから見たら、やはりAさんが最初に構成した流れの方が正しかったりするかもしれません。(ただどうしてもAさんのマニュアルだけでは足りない「理解の工程」は必要でしょうけれど)

トピ主さんが現場で見て「まずい」と思った理由には、現場でしかわからない雰囲気があるのかもしれませんが、マニュアルを工夫していた時間は自由時間でしたか?
総合的な理解をするためには先に学習しておいた方がトータルでは効率がよいにしろ、今すべきことはここにある段ボールを運ぶことだったりして、指示していないことで時間をつぶしていることを指摘されている可能性はないでしょうか。

マニュアルを修正することは仕事時間ですることではない、といいつつマニュアルを持ちだすことは機密性の話の問題で厳しいこともあり「ではどうすればよいのか」ということになりがちですが。

Aさんがどう思ったかは、個人の性格やその時の機嫌によるものが大きいと思います。

ユーザーID:3467514401
切り貼りはダメ
ミスト
2019年5月1日 3:36

入ったばかりのバイトが、社員が作ったマニュアルを切り貼りして自己流マニュアルを見て仕事って、いいわけがありません。

もし私が作ったマニュアルを新人バイトが切り貼りしたら、「重要箇所を切り捨てたんじゃないか?」って不安になります。
いくらコピーを取ってあるといっても、仕事中に見るのはその自己流マニュアルですよね。それでミスしたら、バイトのあなたが責任を取れるのですか?

手順が分かりにくいとしても、付箋見出しをつけるなり、マーカーで目立つようにするなりすべきだと思います。少なくとも切り貼りは不信感しかありません。

ユーザーID:5792808568
マニュアル原本の改変は不可
mugi
2019年5月1日 11:38

マニュアルに「なぜそうするのか」という根拠の考え方がある場合
その考え方は変えてはならないものだと思います。
作った先輩の立場を考えても、変えたものをおおっぴらに
持っていると、いい気持ちはされないと思います。
何だか、自分の仕事を否定されているようにも思えてきて。

ですが、完璧なマニュアルは存在しないと思います。
職場によってはケースバイケースの対応だって、あると思います。
それは誰もマニュアルに書けない内容です。
なので、マニュアルを基本にして仕事の流れを先輩に教わりながら
マニュアルにない部分は自分でメモして、
スムーズに仕事をできるようにするのがベストな対応だと思います。

ユーザーID:3881202860
良いと思う
ニコ
2019年5月1日 11:56

マニュアルを自分の使いやすいように作るのは良いと思うし
私もそうします。

もし、何か癇に障る事があったのなら。。。。

その作業をする事が早かったのかな?と。

丁寧に作り直す時間を作るより覚える方が先というか。。

当面はメモで乗り切って、慣れた頃に自分用に作った方が良かったかも?

でも、気にする事ないと思います。

相手が本当に何を思ったかなんかわからないですもん。

ユーザーID:9183474557
問題ありません
京都のロッキー
2019年5月1日 13:52

前提条件として、その貰ったマニュアルは
「トピ主さんが自由に使っていいものですよ」というものなら、
切り貼りして前後を変えたり、より使いやすいように補足を
足したりするのは、なんら問題ない行為だと思います。

書かれてあるように、細かく記載されていないのであれば、
「実業務に則すよう」に、自分でアレンジするのは良いことです。

社員が言っているように「簡単なマニュアルは作って渡しました・・」と
あるように、そのマニュアルは「簡単なもの」であって、
ベテランが作るマニュアルの典型例なものなわけです。

つまりベテランは分かっている分、端折って作られたマニュアルなわけで、
未経験者からした相当抜けているものなんですよね。

それを自分なりに、自分の業務、そして関係部署との関連を見極めながら
マニュアルをアレンジするのは当然のことです。

貰ったマニュアルなんて、その程度のモノだったわけで、
新しい人用にはその都度出力してコピーを渡していると思いますから、
いくらでも自分流にアレンジしたら良いです。

たぶん、トピ主さんは仕事の覚えも早いと思いますよ。
その「あんまり使えないマニュアル」を見て、「使える化」にしようと
しているわけですから、普通の人の2倍は早く覚えることが出来るはずです。
しかも「確実」に。

どっちみちベテランはそのマニュアルなんて使わないんでしょうし、
社員だって「とりあえず流れだけはまず分かってくれたらいい」程度しか
思ってもいませんし、そもそも「簡単なマニュアル」なわけですからね。

これが衛星を打ち上げるロケットの発射マニュアルとかなら、
勝手にいじくることなんて出来ませんけど、そんなものじゃないですからね。

ユーザーID:1158657678
マニュアル原本はそのままで
どぐう3
2019年5月1日 15:05

私は大昔にOLになった時の会社では「マイタスク」というものを渡されました。
マニュアル原本とは別物です。

自分の受け持つ仕事の一日、1週間、一か月、3か月、半年一年と仕事の流れを自分で理解したものを埋めていきます。

次に託すものになるのですが、これがあったおかげでその後の人生で転職のたびに、自分用のマニュアルを作成して後進に譲ってきました。

マニュアル通りですと細かい部分は補足が必要になりますよね。
だからこその自分用のマニュアルなんですよ。

ただし、原本はきれいなまま保存ですよ。
必要部分をコピーして自分用に切り張りしてもいいとは思います。

メモだって大事です。
主さんがまじめにこの仕事に取り組む根性があるならいいのではないでしょうか?

先輩の指導をありがたく受けて、基礎を学びましょう。
アレンジはそのあとです。

きちんと仕事をこなせるようになるまでは一生懸命指導されたほうがいいです。

焦る気持ちもわかりますが、自分のものになってからいくらでもアレンジできますからね。

頑張ってください。

ユーザーID:1705823222
 
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