新人(事務)は電話を取るべき?

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キャリア・職場

crow

派遣として営業事務を担当している25歳です。

4月に新入社員が2人入って来ました。
1人は男の子(営業)、もう1人は女の子(事務職)です。

入社したての頃は二人で積極的に電話対応をしていたのですが、最近になって日に日に女の子のほうが電話を取ろうともしないことが増えてきました。

たぶん営業の男のほうが1コールで素早く出ることがほとんどなので、男の子が出てくれるだろうと思っているんだと思っています。


今女の子が電話に手を伸ばすのは、男の子が電話中、または離席しているときだけです。
手を伸ばす時もすごくゆっくり手を伸ばしているので私だったり、他の営業の方が先に出ることも多いです。
それ以外の時は電話の方を向くこともなく、ひたすら自分の仕事を、という感じです。

また、一度電話で苦情を受けたのか、泣いてしまったことがあり、そこで電話対応が嫌になってしまったのかなとも思っています。

かといって電話を取らないことには慣れるものも慣れていかないと思います。

私が派遣として就業したての頃は電話対応は事務員である私が9割でした。
就業してからの期間が一番短い上に、会社の電話を事務員が取るのは当たり前だと思っていたので現状からしたら女の子が最優先で電話対応をするべきなのではないかと思っています。

上司はとても優しい方でめったに新人を注意することはありません。
また、別の営業所で新人がすぐ来なくなってしまったらしく、新人にはとても気を使っているようです。そのため、相談しても特に注意等されることはないような気がします。

電話対応は今後1人事務となる(私は数週間後に退職予定です)その子が行うべきという考えは間違っているのでしょうか?

また、新入社員とはいえ派遣が正社員に注意することはいいのでしょうか。
みなさんだったらこんな時、新入社員にどう話したりしますか?

ユーザーID:5613069497

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  • 前職の新人

    新「新人に電話を取らせるのは効率が悪い。仕事がよくわかっている先輩が取るべき」
    先「電話を取ること自体が仕事だろ」
    新「そうやって新人を馬鹿にするのはパワハラだ。そもそもマニュアルが作られていればこんな口頭でパワハラされることにはならないし、もっとこの会社も発展できた。新人の特性を見極めて適材適所すべき。先輩は給料ばかりもらってマニュアルさえ作らないゴミ」

    ……というやりとりがありまして……。

    あと、別の職場で頼まれたコピー取ってたら、逆に新人から
    新「先輩にこんな雑用させてごめんなさい!」
    って涙目で謝られたことがありましたが

    雑用こそ片付けなければ仕事が回らない大事な仕事
    職場によって何が雑用かは変わるし、コピー取りがものすごいスキルとして重宝される職場もある
    とわたす自身は思っているので別にどうということもなかっですね。
    そもそも「電話」とか「コピー」とかを「雑用」として分類した世代が一番罪深いと思います。

    ユーザーID:9752854681

  • 取引先がこわい。

    本人のためには良く無いけど、本人もわかっていて出来ないし、上も現状困ってないから、主さんが辞めてからどうなるかだよね。もう主さん関係無いけど。

    放置でもしかしたら辞めたあと主さんが教育しないからと言われるか、上に相談して頼まれたら手取り足取り励ますか、かな。
    他に一緒に働くメンバーが居るならそのひとにも責任があるかもだけど。


    電話を取るスキルって低くないし、教育って本当は受けたほうが良いんだよね。
    クレームにつながるし、社風によってはだいぶいい加減でも何とかなるところもあるけど、
    主さんのところはそれなりにきちんとしているはずだけど、そういうのは出来て当たり前で教えなかったのでは??
    一度つまずくともうトラウマでどうにもならないんだと思う。
    あとは教えるんだけど本人が出来ないからどうにもならないと放置されたり。

    ユーザーID:2238676061

  • 私が〇〇の時(頃)は〜…っていうの、止めて欲しい…

    >私が派遣として就業したての頃は電話対応は事務員である私が9割でした。

    そうなんですね、そうだったんですね。
    それはすごいですねー。

    でもひと言で言えば、とっても感じが悪いですね。

    >電話対応は今後1人事務となる(私は数週間後に退職予定です)その子が行うべきという考えは間違っているのでしょうか?

    必要に迫られれば嫌でも取らないといけなくなるでしょうし、
    鳴りっぱなしの電話を放置している社員を上司が叱らない訳がないと思います。

    そして、トピさんの考えが合っていようが間違っていようが、あなたはこの会社の社員でもなければ、もうすぐ去る人間です。

    >新入社員とはいえ派遣が正社員に注意することはいいのでしょうか。

    いいも悪いも、あなたには関係のない事といえばない事です。
    良い意味で、知らん顔していればいいだけです。


    ユーザーID:7815990070

  • 電話をまず率先して取るように注意

    営業事務の職場は、事務員の女性が、率先して取って、取次ぎ、担当者不在の折は、応急でもお客様と商談ができないといけません。つまり、営業の補助として使えなければならないので、電話応対は必須です。
    明日からでも、積極的に電話をとるように促しましょう。
    新人の営業職の男性のほうは、いずれ独り立ちさせるのですから、彼女の業務とは違う仕事になります。彼女より上の仕事をするために、今勉強中なのだと思います。
    まずは先輩がいる期間は、もっと教えることは教えなければいけないのでいろいろな事例に当たらせることです。

    場合によっては、積極的にとるように、上司から発破をかけてもらってください。
    有能な営業事務一人は、営業百人に匹敵します。有能な後輩に育ててください。

    ユーザーID:6165782219

  • 気持ちはわかるが、雇用形態が違うなら、話は違ってくる。

    トピ主さんのお気持ちはわかるし、その彼女が「ゆっくり手を伸ばせば、電話に出ずに済むかも」と考えていそうなのも、見て明らかなんだと思います。
    でも、同じ事務所で仕事してても、やっぱり派遣社員と正社員は違います。
    正社員は上司(会社)が先を見据えて採用している以上、育つ前に辞められたくない。
    だから、上司は慣れてしまうまでには気を遣う。
    そんな時に、派遣のトピ主さんから注意されたことで臍を曲げて辞められたら、何かと面倒ですよ。

    電話応対って、数をこなさなきゃ不得意なままなのにね。
    何だかね。

    ユーザーID:3691776123

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  • 会社の方針

    会社の方針によります。
    女性だから事務だからと電話受けを強要されるのはどうかと思います。

    自分のいる会社は事務(総務)の女性(しかいないんですけど)は電話を取りません。
    会社の方針です。
    それ以外の女性職員が電話を取ります。
    会社の方針です。

    多分ですが主さんの会社は社歴が下の正社員が取れという方針なんでしょうね。


    以前いた会社は日中は事務(総務)の女性(しかいないんですけど)が電話を取り
    事務が帰った後は部長が電話を取っていました。
    一番全体の仕事がわかっている人が取っていたのでとても的確でした。
    時間外なのでバンバンはかかっては来ませんがそこそこかかってきてました。

    ユーザーID:2778242181

  • それは

    それは、職場の部長や課長等の管理職が考えること・決めることであって、
    トピ主さんが考えること・決めることではないと思いますし、
    トピ主さんが新入社員に注意すべきこと・指示すべきことではないと思いますよ。

    トピ主さんが派遣社員だからということではなく、
    トピ主さんが社員の役割や担当を決める立場にないからです。

    トピ主さんがお悩みの件は、必要に応じて管理職が考えるべき事柄ですが、
    どうしても気になるなら、新入社員に直接トピ主さんから話すのではなく
    トピ主さんは管理職に相談する程度に留める方が良いと思います。

    ユーザーID:7824700968

  • 決まってしまうんですよね〜

    私もずっと営業事務していたのですが、殆どの電話取っていました。

    私はワンコールで直ぐに取るを新人の時からしていたので、癖もあったかもです。
    なので新人が入って来て取って欲しいなーと思っていても、私が直ぐに取ってくれると思うのか?結局私ばかりが出る羽目に。

    私は忙しい時でも全然他が取ってくれない時はわざと出ないをしていました。
    何回かコールされてるのに私が出ないと分かると他の人が取るので。

    同じ人ばかりに取らせて悪いな〜。自分もたまには直ぐに取ってみよう。と考えてくれたら良いんですけどね。
    私だって決して電話応対好きでも無いのに、仕事なのですから苦手でも出て欲しいですよね。

    「得意先覚えたり慣れる為にも積極的に電話出るようにすると良いですよ」くらいは言ったら駄目ですかね?

    ユーザーID:2304854115

  • 派遣は電話に出てはいけないのでは?

    契約に電話応対ありますか?
    通常派遣社員は電話に出てはいけないと思いますが。
    契約書を見直してみてください。

    そしたら堂々と社員に言えますよね

    ユーザーID:7196441828

  • まもなく1人で事務をやるなら

    あと数週間で事務を1人でやるようになるなら、まずは最低限の、他の社員に頼めない業務を覚えるべきかと思います。
    あれもこれもは、無理でしょう。

    ユーザーID:7661829718

  • 一言言ってあげるとしたら、

    トピ主さんは派遣なので、言ってあげる必要はありませんが、もし新人さんの今後のためにアドバイスしてあげるとしたら。

    電話は周りに人がいて質問できる状況の時に、ドンドンとった方がいいよ。
    分からない事があったら、「少々お待ちください」って言って、周りの人に聞いて対応するか、難しそうだったら代わってもらえるから。
    周りに誰もいないときとか、周りが皆忙しい時に電話対応しなきゃいけないとプレッシャーじゃない?

    誰もいなくて聞けなかったら「確認して折り返します」と言って、お名前と電話番号聞いてね。お名前は聞き間違えがあり得るけど、電話番号は間違えにくいし、番号が分かればちゃんとかけ直せるから。
    「少々お待ちください」「確認して折り返します」は丁寧に言えば怒る人いないからね!

    私が、何で新人が率先して電話を取るべきかを説明するときはこう言っています。

    ユーザーID:4967643250

  • 時代?流儀はいろいろ

    同じ職場に10年いるパートです。
    数人いる社員さんたちはざっと三周分くらい転属により変わりました。
    社員さんは一番上、中間、一番下と年齢も役職もはっきり段差があります。

    最初の頃はなにがあっても一番下が取る、という習慣でした。
    下っぱが雑用を全部ひろう、という構図。
    やがて、人が代わり…
    今は一番上から順に手が空いてなければ次席が取る、に逆転しています。

    いずれにせよ、パートの私は社員がとれないときだけでます。

    昔は些末な連絡事項も電話だったから上司が都度受けてたら仕事にならない、という面があったかもしれません。
    いまは連絡事項のほとんどがメールですむので、電話をかけるのは今すぐ確実に伝えたいことということで、それならば人づてよりも上の人に直接伝えたいってなるのかも。

    いずれにせよ、新人にどのように仕事をさせたいかをキャリアデザインしているのは上司なので、派遣の立場では口出ししなくていいんじゃないでしょうかね。

    ユーザーID:6056684555

  • サクッと注意

    気づいたら注意すれば良いんじゃないですか?
    「電話とって」
    ってひと言注意すれば良いと思います。
    どうしてそんなことでいちいち悩むのか謎です。

    ちなみに自分の時の話を持ち出すのはやめましょう。
    自分が基準って、とても傲慢な考え方ですよね?

    ユーザーID:5149807909

  • 電話取りはスキルと訓練が必要

    今の時代、家電がない場合が多く、まともに電話に出なければならないのは、社会に出てからですよね。(携帯は数に入りません)

    まともな受け答えもできない新人が率先して電話に出るのって、とても危険だと思う。
    まずは、きちんと訓練してからじゃないと。
    ヘタしたら、相手を怒らせる場合もある。
    場合によっては、深刻な事態を招く恐れも。

    取ることで慣れる前に、まともな訓練をしないと。

    会社にもよるけど、電話は、会社の大切なお客様や取引先との窓口となるので、まともな対応ができない人が電話に出てはいけないと思う。

    今時は、「新人の仕事」ではないでしょうよ。
    ま、トピ主さんも十分若いですけどね。
    きっと、門前の小僧よろしく「習い覚えた」のでしょうが、習い覚えができない人も少なくないです。

    誰が電話を取るべきかは、会社の上のほうが決めること。
    トピ主さんが決めることでもないし、まして、「注意」するなど越権行為以外の何物でもありません。

    ユーザーID:2859670768

  • どこの職場でも

    新入社員よりも派遣の方に率先して出て頂いていました。もちろん契約前にそのことは折り込み済みです。トピ主さんは退社されるとのこと在職中は積極的に電話に出て後のことは放っておきましょう。トピ主さんは注意できる立場ではありません。どちらが偉いかとかそういうことではないですよ。

    ユーザーID:2484903129

  • 派遣だから

    あなたが気にすることじゃない。

    正社員への指導(引継ぎじゃなく指導)があなたの業務なら別ですけど。
    派遣がそれを依頼されることはまれだと思いますが、たまにはありますね。

    ユーザーID:1498711629

  • 私は新人が電話を取るべきだと思いますが

    あなたがその新人女性に何か言うべきではないと思います。
    それは上司や先輩社員のすることであって、派遣社員のすることではありません。
    そもそもその職場では電話は新人の事務スタッフが取るべき、という方針(?)
    なのかどうかわかりませんよね?あなたのこれまでの経験は関係ないし、
    自分の考えが間違ってるのか?なんて悩む必要もないです。

    なぜって派遣社員だから。派遣契約で定められている業務を行えばいいんです。
    新人の教育はその中に含まれていますか?いませんよね。

    ところであなたもまだ25歳なら働き始めてせいぜい3〜4年ですよね?
    新入社員が四大卒なら年齢もたいして違わないのでは?おまけに雇用形態が違って、
    立場がまったく違うのに新入社員に指図するつもりだったのですか?
    社会人になった最初から派遣で働いているのですか?

    正社員として社会人教育を受けていない人って自分ではわからないのだろうけど
    なーんかずれたところがありますから、気をつけた方がいいですよ。
    いくら若くてももう20代の社会人を「男の子」「女の子」と言うのもやめましょうね。
    こういう人が「お局」とか「パートのおばさん」とか言うんだろうなぁ。

    ユーザーID:6453218882

  • 数週間後に退職予定

    数週間後に退職予定なら、ほっとけばよいです。

    ユーザーID:8569480286

  • そうですね

    私も、主さんが注意するのは違うと思います。

    けれど、話を聞いてあげることやアドバイスはしてあげて良いと思います。

    トピだと思いっきり「注意」となっているので、注意だったら主さんの出る幕ではない。

    私だったら、「どう?電話苦手?」と話を聞くところから入ります。
    で、「私も新人の時は苦手だったし、今でもドキドキする時があるんだよ。」と共感します。

    それからアドバイスを入れたら、話を聞いてくれるんじゃないかな。

    注意ではなく、アドバイスやコツを教えてあげてください。

    そうすれば、その新人さんも後輩ができた時、
    注意ではなくアドバイスできる先輩に成長しますよ。

    ユーザーID:3819865774

  • とりあえず

    人のこと指摘する前に、社会人なんだから職場の人を
    男の子女の子呼ばわりはやめましょうね。
    学校じゃないんだから。
    トピ主さんも読んでいると学祭気分が抜けていないのに、でも先輩風ふかせたくなっている
    新人さんって感じですよ。

    トピ主さんはその女性社員の教育係でも上司でも、先輩ですらないので、口は噤みましょう。
    トピ主さんが気にすることではありません。土俵が違うのです。派遣や委託社員は契約にある業務以外はしてはあかんのです。
    先にその職場に入っていても、外部の人間なので先輩後輩の間柄ではありません。
    その女性社員はトピ主さんの同僚ではなく、後輩でもなく、
    取引先企業の社員さんですよ。派遣先企業の社員さんなので。

    そう考えたら指摘するのはおかしいとわかりますね。
    少なくとも、男の子女の子なんて言っている人の意見なんて説得力はありませんよ。

    ユーザーID:2719973353

  • 考えは間違ってないけど

    数週間で退職なら
    ほっときましょ。

    ユーザーID:2328068392

  • ほっときましょう

    トピ主さんの気持ちはわかります。
    期間が短いからこそ電話をとって、取引先を覚えて電話対応の方法を覚えて
    そうやって、少しずつ仕事を覚えていくもんだと思います。

    ただ、派遣会社という立場で数週間後に退職するなら放置でいいと思います。

    あとは正社員が考えることだと思います。

    社内的な事情は取引先にはわかりません。
    取引先(電話をかけた側)からすると
    「あの会社は、いつ電話してもなかなか電話に出ない」というふうに思われる
    だけです。電話を取らないということは、取引先を待たせてるということ
    なんですけどね。
    相手先だって仕事で電話してるのです。電話に出てくれないと、例え数秒とは
    いえ無駄な時間が発生します。これが毎回続くと、結構な時間になります。
    結果、会社の評判を悪くするだけだと思います。
    (待たされようが、何も思わない人もいるでしょうけど・・・)

    取引先とのことなので、会社対会社の関係であって、個人の思いで取引を
    やめるわけにはいきませんが、A社でもB社でも、どちらでもいいなら
    (仕事の質が同じであれば)きちんと電話対応してくれるほうに連絡を
    とりますけどね。私なら・・・。

    電話対応って雑用と思われがちですが、重要な仕事です。
    同時進行していたら緊急度は低くても優先度は高い仕事です。
    電話がなってるまま放置はできませんから。

    たかが電話ではないのです。仕事です。そのような認識がないのも電話を
    すぐにとらない理由ではないでしょうか。

    ユーザーID:9349477089

  • とりあえず

    >電話対応は今後1人事務となる(私は数週間後に退職予定です)その子が行うべきという考えは間違っているのでしょうか?

    >また、新入社員とはいえ派遣が正社員に注意することはいいのでしょうか。
    >みなさんだったらこんな時、新入社員にどう話したりしますか?

    電話対応については同意しますが、トピ主さんは、新人の教育を頼まれたわけではないのなら、立場上口を出さずにいるべきです。

    派遣で、業務として支持されているわけでもなく、しかもあと数週間で辞めるっていうのに、そんなことを考えるのは差し出がましいですよ。
    まだお若いから気持ちがはやるのかもしれませんが、そのあたりはきちんとわきまえましょう。

    それから、職場の方を「子」と呼ぶのはやめたほうがいいです。
    たとえ相手が自分の子供くらいの年齢であっても、です。
    しかもこの場合、社会人年数はともかく、あきらかに新人の方の方がトピ主さんより上の立場ですよね。
    失礼ですよ。

    ユーザーID:7420554320

  • 電話、言葉使いの新人研修。

    電話応対は、新人が率先して取り、慣れることが必至だと思います。

    通販の会社に電話したら
    「○○会社、新人の○○でございます」
    とぎこちなく出られます。

    通販は電話応対が全て、だからかもしれません。

    他の会社では、電話以上に優先する仕事もあるのかも。

    ですが、派遣の主さんが注意して悪者になる必要もない、正社員の先輩が注意することです。

    主さん辞められた後は会社が考えることですよ。

    ユーザーID:6790086439

  • 仕事の基本が学べるからです

    新人が電話を取る、と言うのは、「雑用」だからじゃなく、

    1.ほかにできる(任せられる)仕事がない。手が空いている。
    2.得意先の名前、社内の人間の名前、その得意先に誰が関わってるかを知ることができる。
    3.敬語での応答の練習になる。

    が、主な理由だと思っています。
    実際、新人にもそう言って教えています。

    だから、新人が問題なく電話が取れるようになれば、誰が電話を取っても構わないと思っています。

    ユーザーID:6569443096

  • トピ主です

    たくさんのご意見ありがとうございます。
    ゆっくり読ませていただきました。

    文章を見て不快に思ってしまった方は申し訳ございません。
    今の会社の方針が新人が取るようになっていることが伝わればと思いましたが
    確かに自分の基準が正しいわけではないので自分の経験を出さなくてもよかったです。
    また、女の子男の子の呼び方については今後気をつけます。年が5つも離れているので若いなと思うことがあったのですが、社会人になった方に対しては不適切でした。

    また、私ははじめから派遣というわけではなく、
    正社員として働いていたこともあります。転職のため、経験をつむために派遣として就業中です。

    やはり派遣だと立場が違うので難しいですね。
    契約には引き継ぎや教育などの項目はないのですが、4月に女性社員が入社してから所長の方から後はよろしく。といった形で女性社員のことは全て任されたような形だったのでごちゃまぜになっていたような感じがします。
    たくさんの意見を知り、自分の立場を再確認できた上に、自分の間違いもわかり、とても勉強になりました。

    皆さんが言うように注意はせず、相談という形で派遣先の所長に話したり、
    電話に出たくない気持ちもわかるので直接話を聞いてみたりしてみようと思います。
    あと2週間なので、あまり気にせず過ごすようにします。

    ありがとうございました!

    ユーザーID:5613069497

  • たぶん注意してもなおらないと思う

    電話出るのが怖いんだと思いますよ。
    だからあなたが注意しても、その場はわかりました、とか言っても多分出ません。下手したら、ハラスメントだのと泣かれて辞めちゃうかもしれない。

    それにあなたは派遣でもうすぐ退職されるなら、何も言わない方がいいです。新人の教育は正社員の仕事でしょうし、上司がどうにかするはず。人手が足らなくなったら嫌でも出ないといけなくなると思うので、ここはぐっと堪えて黙って退職しましょう。

    ユーザーID:6184142789

  • 思うこと

    >その子が行うべきという考えは間違っているのでしょうか?

    あなたがどう思おうと好きにしたらいいですが、派遣がいうのはおかしいですね。
    あなたは社員の教育体制に責任持ってる訳でもないですから。

    ユーザーID:4438301812

  • きちんと伝える

    出るのが当たり前って思っちゃいますよね。
    けれど、今は本当に難しくて、、
    時代なのか分かりませんが、、

    出るのが当たり前は自分の考えになっちゃう時代なのかなと思っています。
    なので、
    きちんと伝えるしかないんですよね。
    先輩が出たら効率がいいのは当たり前って後輩が思っているかもしれませんが、

    電話が苦手なのかを聞いて、
    いつも新人がまず出るという事を伝える。
    徐々に慣れて行って欲しいことも伝える。
    以前嫌な事があったのであれば、
    まずは出てね、名前は用件までは聞けるようにして、後のフォローは先輩が変わるから
    など、後先のフォローはすることを伝えて
    自分自身どこまで電話の対応ができるのかの
    確認、認識までしてもらう。

    やれやれっていう先輩は違うなと思うので
    とりあえず何が苦手か、分からない時はこう伝えて欲しいまで言わないと
    後輩から聞くような子じゃないから
    もうこちらから動くしかないんでしょうね、

    ユーザーID:0311378235

  • 電話対応の必要性を説明してあげて

    「新人だから」「事務だから」ではその子が電話を取る理由としては薄いと感じます。
    電話対応って声のみでする接客で、対面しての接客より難しいところもあるのです。
    新人の女の子が泣いてしまったとの事ですが、周りの先輩はフォローされたのでしょうか?
    何故泣く様な事態になったのかを、少なくとも同じ事務であるトピ主さんが把握されていない事が気に掛かりました。

    難しい電話での接客ですがそのスキルがあれば、将来的にその子が転職をされても活かせる可能性が高い。
    電話対応で取引先との信頼関係を築けば利益に貢献できる可能性もあるのです。

    要領よく要件を伺う、相手のペースに飲まれない、オドオドしない、落ち着いてわかりやすい説明をする…etc
    これだけの事を右も左もわからない新人がこなすのって、大変だと思いますよ。

    なるべく新人の電話対応は仕事をしながらそれとなく様子を見る(まじまじと見ると緊張しちゃうので)
    多少敬語が間違っていてもスルー。最初は兎に角丁寧な印象さえ与えられれば良いのです。
    トラブルが起きた様子であれば、即電話を代わる。

    今の若い世代は家電が無い人も多いのですから、何処から掛かるかわからない電話のハードルは高いです。
    こちらから歩み寄って1つ1つ不安要素を除いてあげて下さい。
    あと数週間の時間しかなくても、出来る事をしてあげるのが貴方の仕事です。

    ユーザーID:8972765357

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