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業務を効率化したいのに、先輩事務員の反対に合っています

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キャリア・職場

餃子ちゃん

 総勢600人程の会社に勤めている経理事務員です。経理課は5名です。
 上から業務を効率化せよという命令があり、色々考えているのですが
「業務を効率化するとクビになるのではないか」という考えがある人が2人程おり、話が先に進みません。自分が色々提案しても、理由をつけて却下されてしまいます。

 例えば、
・通帳の数を減らす、ネットバンキングにする
→銀行との付き合いがあるし、無理。
 ネットバンキングも、費用がかかるから無理。

・交通費や文房具代等をその日のうちに精算するのではなく、月に一回、せめて週に一回にする
→その都度払わないと、立て替える人が大変なのでダメ。

 等々。

 自分が一番後輩なので反論もしづらいです。どうしたら納得してもらえるのでしょうか? 

ユーザーID:0709084535

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  • 上司に報告する

    以下のような表にまとめて業務効率化を発令している上司に提出しましょう。

    提案:ネットバンキングの活用
    提案者:経理課餃子
    意見:銀行との付き合いがある(経理課山田)
    結果:却下

    先輩とは揉めると思いますが。

    ユーザーID:6028623141

  • レスします

    >上から業務を効率化せよという命令

    餃子ちゃんさんに直接降りてきた命令ですか?
    却下されてしまうポジションの人にいきなり無茶振りですね・・・
    細かい内容を色々考えるよりもまずは進め方の議論をしましょう。
    下記のことを決めるために指示してきた人と会話してください。

    1いつまでに:計画出し、スケジュール検討
    2どのくらい:内容決め、どのくらいの工数を空ける設計?
    3どうやって:現場への周知はどうやって、いつまでに?
    4いつから:実運用開始
    ※役割分担:餃子ちゃんさんが人減らしのところまで担当するのか?

    大枠の案をスライド5枚くらいにまとめて議論すればいいのかなと思うのですが。
    2の内容決めのところは現場をよく知る餃子ちゃんさんの腕の見せ所ですね。
    3の周知は偉い人に入ってもらう必要が出てくるかなと思います。
    また却下されてしまうと二度手間なので。
    3と4の間くらいに必要書類の整備など事務タスクも発生しますね。

    余件として、暇になったら首になるとの懸念を持つ人たちには
    空いた工数で取り組む新しいことを提示するというタスクもありますよね。
    彼らが一番の障壁となっていて実施ができないということであれば
    そのへんの説得(?)などは偉い人に巻き取ってもらいましょう。

    人減らしのための施策であれば
    人を切るところまで餃子ちゃんさんのお仕事なのかどうか
    確認した方がよろしいかと思います。

    ユーザーID:3621494475

  • うーん

    トピ主さんの会社の指揮系統は、
    よくあるピラミッド型ではないのでしょうか?

    通常、全体的な業務の効率化は、
    全社的or部・課単位で考える問題であり、
    部長や課長、または代行者が取りまとめる問題ではありませんか?

    取りまとめる方がいらっしゃるのであれば、
    トピ主に出来るのは一意見として報告することだけであり、
    採用するかどうかは上の方が判断しますから、
    少なくともトピ主さんが先輩を納得させる必要はないと思いますが。

    あるいは、トピ主さんの業務を効率化してほしいという指示でしょうか?
    個人的な指示であれば、全体面ではなく、
    個人の仕事を効率化するためにはどうするべきかを考えればいいのでは。

    ユーザーID:8234500532

  • 自分が汗をかかず人を動かすのは無理

    トピ主、人を変えるのはすぐには無理だ。

    まず自分の仕事の改革から始めるのだ。

    提案するのではなく実行から始めるのだ。

    それが無理というならトピ主も諸先輩と同類だ。

    無理な理由を考えたり言っている暇があればまず実行せよ。

    ユーザーID:6950513962

  • 具体的な数字を!

    効率よくネットバンキングに!と言っても、
    年間にかかる費用と銀行に行く為の時間&人件費の比較は出来てますか?

    新しい物事には、年長者は慎重です。

    文具の購入は、月イチの〆で請求されるネット通販の説明はされましたか?
    立て替えの必要もなく、当日か翌日には届きますよね。
    その説明はしましたか?

    現在より何が効率的になるのか?!
    メリット、デメリットはどう影響するのか?を
    キチンと説明出来れば、検討してくれるように思いますよ。

    ユーザーID:8815366745

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  • 「上司に提案」に賛成

    ただし「費用対効果」を明記しましょう。
    「業務効率化」ならば「削減工数」を人工で出せばよい。

    例えば「文具の生産を毎日⇒月一回」によって経理での伝票処理の頻度が下がり、作業時間が「5時間×2人分削減」出来るとか。

    通帳減らしてネットバンキングにしたらなんで効率化になるのかはよくわからないです。説明してくれれば検証しますよ。

    ユーザーID:9328228011

  • 会社・上司がおかしい

    普通の会社であれば
    ・現状の手順と工数
    ・変更後の手順と工数
    これを作業ごとに割り出した上で優先順位つけて進めると思いますけど。

    現状リサーチと改善案は現場から出したとしても
    導入の周知や指示出しは上司マターかと思います。
    「よくわかんないけど改善しといて〜よろしく〜」みたいなノリですか?
    改善なんてものは必ず軋轢が生じるから社歴が浅い人に任せるなら上席がサポートしないと無理。
    会社と上司がおかしいと思う。

    ユーザーID:9558760660

  • トピ主です。たくさんのレスありがとうございます。

     本文に補足したいところがあるので、再度失礼します!

     まず、効率化せよという命令は、事務長から、経理課全体に対してです。社内の残業が多い部署トップ3に入ってしまったためです。※サービス残業はないです
     そのため、改善案を出さなければならず、経理課の5人で話し合っているのですが、「今までのやり方を変えたりするのが面倒くさい」、「もしそれで仕事がなくなっちゃったらクビか異動になるんじゃ?」と思っている人が2人いるため、うまくまとまらず困っています。
     あとの1人と課長も、効率化することに露骨に反対はしませんが、案を出す訳でもなく、話し合いでも黙ってしまう感じです。

     とにかく、面倒くさいからそのうち事務長が忘れるのを待とうという風に意見が傾いてしまってます。。

     
     私としては、効率化には大賛成で、事務長よくぞ言ってくれた!という気持ちなんですが笑

     今は会長等の幹部が高齢であったり、激務であったりで経理課の仕事内容をあまり把握していないようですが、見る人がみれば、人間より、機械で代用した方がはるかに効率がよく、精度が高い仕事ができるであろうことに気付くと思うのです。

    ユーザーID:0709084535

  • トピ主のコメント(3件)全て見る
  • すでに検討・却下済みの案なのでは?

    社歴の浅い人の提案はあっと驚くアイディアのこともありますが、先輩たちからちゃんと理由つきで却下されているところをみると、とっくに検討済みの案なのではないでしょうか。

    ネットバンキングに変更しても手数料はかかる、会社の口座の場合は、個人のネット口座よりさらに厳重なセキュリティが必要ですよ。
    振込以外の財務案件で銀行と交渉事があるので、担当者とは対面の関係を維持したい、などもあるかもしれません。

    立て替えは、社員個人の家庭の事情があるので難しいところです。
    立て替える人が大変、というのは頷ける理由です。
    お小遣い1万円のパパが出張で5千円の特急券を立て替えたら、できるだけ早く返金してほしいと思うでしょう。

    経費精算を月一、週一にするのなら、仮払金で事前に必要金額を渡す制度とセットにしてあげたいものです。
    でもそうすると、経理業務は効率化どころか複雑化しますね。

    「業務を効率化するとクビになる」と先輩二人は公言しているのでしょうか?そんなに働きが悪い先輩たちなのですか?
    リストラされるなら、一番下のトピ主さんの可能性もありますが・・・。

    反論するのではなく、まず先輩たちが却下する理由を、トピ主さんがじっくり考えてみてはどうでしょうか。

    良い効率法が見つかるとよいですね。

    ユーザーID:4705113890

  • すでに、その仕事社員がやることですか?と思いますが

    業務改善の意味は人員削減とマンパワーを適切に割り振るためだと思います。600人規模の会社なら経理でなくともいろんな仕事がありますよね。その文句言う人は経理以外やれないんですか?公務員じゃあるまいしそんな融通の利かない人、社員にしとく意味ないです。

    貴女の改善案と反対社員の言う弊害を両論併記して、それを検討の結果として上に提出すればいいと思います。

    ユーザーID:0537924190

  • トピ主です。

     「会社」と書いてしまいましたが総合病院の経理課です。この先の説明で外来費、入院費等が出てくるため、訂正させて頂きます。

    私の提案の詳細を説明させてください。


     銀行周りはすべて私が行っています。まず、取引している銀行が知る限り4つあります。

     A銀行→メイン銀行。週2回行く。
     B銀行(主に私が管理)→外来費、入院費等の入金、経費の精算等の出金 週1回
     C銀行→患者や外部の施設からの医療費の振込確認、定期預金等 週1回
     D銀行→同上 月1回
      
     C、D銀行は、現金の入出金はまずないし、記帳した内容を会計ソフトに入力するだけのため、ネットバンキングを利用した方が効率的かと思い提案しました。特にD銀行は往復で30kmあるので、1ヶ月に一回とはいえ無駄な時間に感じます。
     C、D銀行は、A、B銀行で融資を断られた際救って貰った過去がありキープのため今も付き合っているようで、解約は不可能とのことです。

     

    ユーザーID:0709084535

  • トピ主のコメント(3件)全て見る
  • 続きです

     なので、せめて実際に出向くのはA銀行のみにしたいです。
     A銀行だけでも通帳が20冊以上あり、窓口に持っていくのが大変なんです。半年程前にA銀行の行員さんに、あまりに入出金が多く窓口での業務が大変なので、せめて入金だけでもまとめるかATMを活用してくださいと窘められた程です。例えば1日分の外来費、入院費は分けて入金したいのですが、外来費と入院費をまとめるか、入院費(4/1-4/3
    )のように日にちを区切って入金するか等してとにかく今より件数を少なくするようお願いされました。1日ごとに分けて入金!というのは譲れなくて、(私としても、売上をまとめるのは混ざってしまったりするのが不安)かといってATMで都度入金するのも大変な手間のため、窓口で預かってくれるB銀行に、売上の一部を入金している状態です。
     
     B銀行の通帳を管理しているのは私です。自分なりに調べ、B銀行には無料のオンラインバンキングがあったので登録しました。振込機能は有料なので付けることを許されませんでしたが、記帳せずとも即時パソコンで通帳の状況が見られて、そのデータを会計ソフトに落とし込むことができるため、他の先輩達のように実際に通帳を見て手打ちで会計ソフトに入力するよりも早く仕事ができていると思います。とても便利なので、いいですよと勧めても、ろくに見ようともせず、そんな機能あったんだ〜でも今のままで大丈夫〜という反応です。
     また、私は研修費の精算の担当なのですが、今まで、研修費の計算→伝票起票→小口から出金→職員へという行程でしたが、B銀行の口座の入出金が自由にできるようになったため、研修費の計算→B銀行の口座から直接出金→職員へ と行程を短縮させました。
     自分なりに頑張って効率化しているのに、経理課全体の残業時間で事務長等に文句を言われるのが我慢できないです。

    ユーザーID:0709084535

  • トピ主のコメント(3件)全て見る
  • 経理だと

    >社内の残業が多い部署トップ3に入ってしまったためです。

    年末調整の時期だとか、
    決算時期だとか、
    特定の期間に残業が多くないですか?

    それとも毎日残業なんですか?

    何故残業が多いのか、分析してどうすればよいのか考えませんか?

    たとえば、決算時期に残業が多いのならば、
    インターネットバンキングを導入して改善出来るのか、
    それを考えていかないと
    根本的な解決にはなりませんよ。

    ユーザーID:1125521654

  • 提案書

    書類でどれだけセービングが出来るか計算したものを提出しましたか?計画書、って言うんですか?数字をはじき出してお見せしたのでしょうか。

    細かい出費ですが、日本ではpetty cashは使えないのでしょうか。うちのところは100ドル補充されていて、ちょっとしたことならそこから現金を使い、領収書を提出するだけ。後は経理が処理し、現金を戻しておく、というシステムですが。

    ユーザーID:2320119733

  • 残業を減らすことを目標に!

    上からの指示は、
    残業が多いいから仕事の効率化せよ。
    従業員が恐れているのは、クビになりたくない。
    直属上司はことなかれ主義。

    仕事全体の効率化と残業を減らすことは、ちょっと違うかな?
    まず、何で遅くなっているのか?
    従業員にとっては残業代が欲しくて必要ないのに残っている人をいますよ。
    仕事の効率化をしてもコストだけ掛かって結局残業してますよ。

    まず、ノー残業を目標にしてみては?
    どうしても今日しなくてはいけないのか?
    明日じゃダメなのか?
    最初は曜日を決めて皆で帰る。そして増やしてみる。

    そこで、残業しないと仕事が回らないと思ったら、
    何で遅くなっているのか?
    何の為にしているのか?

    例えば、ネットバンキングをしていても結局違う要件で銀行に行ったらコスト的に意味ないですよね?
    大がかりなコストダウンを考えるより、今は何で残業をしているのかを見極めて皆に伝えたらいいのでは?

    頑張ってください。

    ユーザーID:2281066830

  • まずは周囲の違憲を聞き取る

    私はPTAの本部をやっていて効率化を目指しましたが、古参役員から門前払いされました。

    しっかりデータも添えたのに。

    いろいろ言い訳しますが、早い話が
    「自分たちがやってきたことを否定されている」と、感じるらしいです。
    そういう人間に何を言っても無駄。

    >・交通費や文房具代等をその日のうちに精算するのではなく、月に一回、せめて週に一回にする

    これは社員の方にアンケートをとったらどうですか?
    週1回、1日15日の月2回締め、月1回締め、従来通り、のいずれから選んでもらう。
    社員たちが「平気」と、言えば反対派は何も言えません。

    ネットバンキングに関しても金額的部分をしっかり明示。
    そして課長に了承を得て事務長に提案する。
    これを実行すれば残業代が減るのに、部内で提案しても却下されること。

    事務長命令なら従うのでは?

    ユーザーID:4887519492

  • 目的は明確ですね

    残業を減らせと言う指示の様です。トピ主さんは、新人さんと言う位置付けですね。
    こうした時に、配慮が必要なのは、先輩連の思考と言動です。
    と言うことは、新人では、荷が重いのではありませんかね。

    事務長さんが経理課?全員を集めて事情説明をされた由。残業が多いと言うことではなく、「職員の事を考えてなのか」「人件費を考えてなのか」「他の医療機関との比較からなのか」「時代を考えてなのか」を説明の上改善への指示がなければ、現場は動きません。

    そうだとしても、それを言い出すのはトピ主さんではありません。トピ主さんが発言すれば、ハブリに遭うのではありませんか。私見ですが事務長さんの押しが弱いのではないかと思います。

    現場から、人員削減の恐れが出るのは当然と考えますが、経理課員自身が、効率化について真摯に考えて見る必要があるのではありませんか。業務改善の前に、「現状を分析」する必要があるのではないかと考えます。

    病院であれば、医療の現場では既に多くの「IT」機器が導入されているでしょう。現状の儘では、何れ経理課が病院運営の足を引っ張るのではありませんか。

    トピ主さんが、業務改善を考えたいと思うのであれば、トピ主さんなりの「叩き台」を作ってご覧になる事です。それを下地にして、会議を開催されてはどうですか。
    会議の中でトピ案が叩かれることは許容範囲と考える事です。

    課題は、業務を一連の流れで見直すことです。或いは、一番手が掛かっている所を1番の改善にするか。にしても、「現状分析」から入るのがセオリーと思いますけど。ガンバレィ

    ユーザーID:7237332675

  • 反対理由が出ない様にする

    トピにある反対理由なら簡単に反論できますね。
    なぜ、言い負かされるのかわかりません。

    自分の意見にはそれなりのデータなり理論武装が必要なのですが
    それが足りていないのではないでしょうか。

    ユーザーID:0120527924

  • まず棚卸

    効率化の前に、『各自』それぞれの仕事の棚卸をしてはいかがでしょうか。

    それを一旦事務長に提出します。

    そして、『各自』が、自分の担当の仕事の効率化案を出すといいと思います。

    それも事務長に出す。

    最終的にオブザーバー的事務長を交えて課全体の改善案をつくるとしてはいかがでしょうか。

    とにかく、『各自』ということと『進捗について透明化』しておくといいと思います。

    人によってはわざと生活残業していると思います。

    それに引きずられて効率よくやって定時で帰りたいヒトの足を引っ張られるのは本当に困りますね。

    人のことは置いておいて、あなたの担当分の無駄時間が減るようにということに注力してください。大丈夫。銀行と縁が切れないにしても、30キロも離れたところに行くなんて馬鹿げてます。がんばってね。

    ユーザーID:7757374376

  • CかDに乗り換えて絞っちゃえばいいのでは?

    だってAはメインバンクとしての機能を果たさなかったんでしょ?
    で、今の業務、入出金の状況がわかるように整理して「どうすればいいですか?」って相談すれば提案してもらえると思うんだけど。

    ユーザーID:9328228011

  • ある意味真実

    >仕事がなくなっちゃったらクビか異動
    業務の効率化ってある意味、人員削減への大前提ですから先輩方のご心配は当たっていると思います。

    有無を言わせず効率化しバサッとリストラしてしまう企業が多い中、事務長が忘れちゃったら助かるのなら助かりたいのは人情でしょうねえ。
    解決にならなくてごめんなさい。

    ユーザーID:9629089910

  • もう少し経理のお勉強が必要ではありませんか

    事務長の指示を忠実に実施する事は大切だと考えます。トピ主さんのレスを拝見して、少し不安なところがあります。
    トピ主さんは、効率化のみに焦点を当てられている様です。
    しかし、経理の役割りは、事務処理だけではありません。

    改めて、「経理とは」から学習を始められてはと思います。
    誤りのない処理、内部監査と外部監査に耐えうる処理と手続き。安全な金銭管理、不正処理の抑止と防止、記録の保存、他部門との整合性などなど。

    早ければ良いと言う物ではありません。早い中で、十分な要求に応える必要があろうと考えます。ポイントは、第三者的な視点(説明責任)とチェックが必要です。

    職場では、独りで進めるのではなく、工夫して皆で取り組む姿勢が大切です。それがチームワークと言うものです。少しずつ前進させられたらと思います。

    業務の改善を部内や課内でオープンに進める為に、「改善提案書」などで「プラン⇒実行⇒チェック」を確認する手続きがあればと思いますけど。

    世の中には、善い人ばかりではありません。悪いことをする人間もいます。同僚がそうだったと言う事例もあります。
    経理は、人間は、悪い事をするものだと言う考えの元に仕組みを考えることが大切だと思います。

    困った時には、周囲に相談しながら、焦らず急がずお取り組みになりますよう。

    ユーザーID:7237332675

  • 銀行取引は理事長案件ですね

    銀行取引は対外取引ですから、理事長が銀行に変更を依頼することになりますよ。理事長案件もしくは理事会案件ですね。
    そうなると課長や事務長は理事長を説得することになります。理事長が求めていなければ即否決ですから、これって大変ですよ。また、もしトピ主さんの案が採用されても思うようなコスト(残業等)が削減されなければ事務長・課長はどうなってしまうのかも想像してくださいね。

    また、会議で否決になった内容をその上司に直訴することは組織を無視しているのでNGです。

    今回求められている効率化は事務長権限もしくは課長権限でできる範囲かと思います。そこを踏まえた内容で提案しましょう。

    ユーザーID:7971485879

  • 自分だけやる

    そういう人は正論を言っても絶対に納得しません。
    なぜなら目的が効率化ではなく「今までと変えない」事だからです。
    残業代が無くなるのも嫌なのでしょう。

    もう外圧をかけるしかないんですね。外から絶対にやれと
    強制的に言われないとできないんです。

    それを新人にどうしろと言うのも無理ですし、あなたが積極的な提案を
    して本当に廻りがリストラされたらどうします?恨まれますよ。

    ですから今のところ廻りは放置しておくことです。いずれ「ところで
    効率化はどうするの?」と事務長に言われるか、IT業者がやってきて
    効率化の提案をされて、経理は2人でOKになりますから、その時に
    備えてこれはこういう風に効率化できる、と考え資料を作っておくこと
    です。

    因みに私の会社は、領収書は写真をを取ってスマホに送れば、自動的に
    精算され、口座に振り込まれます。領収書は後日束ねて送るだけで、
    書類も作りません。文房具も社内システムで部門毎に発注すれば
    部署に届きます。値段は経理で一括管理しています。
    なので1000人以上いる会社ですが、経理は数名しかいません。

    他の方も書いてありますが、今時本当に必要な事以外は、全てIT化
    できます。もうどこが過剰で、どこの効率が悪いのか一目瞭然です。
    それまで病院経理を勉強して備えておけばいいと思います。

    ユーザーID:8082286551

  • 度々出て来てご免なさい

    トピとトピレスで気付いたことですが、トピ主さんの経理部門では、「業務の集約化」が出来ていないのではありませんか。

    同じ様な作業を他の担当者も担っている様に聞こえます。経理業務は、「整理業務」⇒「集約化作業」なのですから、厳しく言えば、経理システムが旧式以前ではないかと推測します。

    600人の職員が在籍する事業とは、とても考えられません。分野別の集計が必要なのかも知れませんが、それであれば「部門別経理システム」を採用為されば宜しいのです。

    コスト管理に対応する収入管理を同時に処理するシステムが有効です。皆さんの思考レベルを合わせる為に、外部の指導を仰ぐのが早いのではありませんか。

    今時、経理業務を残業して遣っている所は、本当に遅れていると考える所は、トピ主さんに同調します。

    ユーザーID:7237332675

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