メールの返信

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キャリア・職場

さわ

仕事で、方々へメールをします。
添付書類を送ると、大抵のところからは
「受け取りました。」

のお返事をいただきます。

しかしある所(A社とします)はいつもお返事がありません。心配ではありますが、届いて,それを使ってはいるようでした。

ところが先日、A社に添付書類を送った翌日、その件で電話すると,向こうが気付かなかった、ということでした。

それでA社の方が言うには,
「今後、メールを送ったらお電話いただけませんか。」

というのです。
私「いつも夜にお送りするのですが。」
A社「翌朝8時半ごろからいますので、朝電話ください。」
私「一週間前にお送りするのでも電話が必要ですか?」
A社「お願いします。」

毎回電話で確認って、メールの意味がないと思いませんか。
そもそも、受け取りましたの返信をいただいていたら私も安心できるし、逆に返信がないときは届いていないかも、と危機感を持って電話できるのですが。

「メールに返信をいただきたい。」
といってもいいでしょうか。

メールに返信しない主義、というのもあるらしいと最近聞きました。
皆さんのところではいかがですか。

ユーザーID:4097043674

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  • 件名や開封通知で対応

    本来は電話までする必要ないと思いますけどね。
    よほどパソコンなどに疎い人なのでは?

    見落とししないように受信側が自分で設定しますよ。それも知らないし、出来ないんでしょうが。

    専用フォルダに自動振り分け
    受信したら、ポップアップ表示などで通知
    など、あります。

    送信側は
    件名に記号やフラグを使い目立つように工夫
    開封通知設定する

    A社へのメール送信はその人だけなのですか?
    その人の上司や同僚などA社で対応してもらえるよう、誰にお願いしたらどうでしょうか。メーラーに設定してもらうか、cc.にA社の人間を1人でも追加できるといいですね。

    ビジネスで急ぎでもないのに、メールしたら電話して下さいは、あり得無いですね。
    自分で管理能力ありません、と宣言してるくらい恥ずかしいと思います。

    私ならそこまで出来ませんので、自社で相談して下さいと言います。
    A社の同僚が、その電話聞いてたら、恥ずかしくて慌ててくれたら良いのに。
    パソコンぶんとって設定しちゃうのに。

    ユーザーID:1946499491

  • 感想

    社会ルールとかマナーではなく、
    あくまでも私の個人的な経験からの感覚ですが。

    >心配ではありますが、届いて,それを使ってはいるようでした。

    「仕事なのに」
    これまで、その様な不確かな状態、
    賭けのようなことをしていたあなたもどうかと思います。

    確かに、メールに何も書かれていなくても、
    「受け取りました」の返信メールをするほうが丁寧です。

    でも、私が取引している相手からのメールには、
    「メールを受け取られたらor添付ファイルをダウンロードされたら、
    このメールに返信ください」と“必ず”書かれています。

    あなたはなぜ、これまでそのような対応をしてこなかったのか?
    逆に(?)不思議です。

    >毎回電話で確認って、メールの意味がないと思いませんか。

    用件を伝えるだけのメールならそうかもしれませんが、
    あなたが挙げているメールの目的は「添付ファイルを届けること」なので、
    意味がないとは思いません。

    例えば、私個人の人生経験から言えば、
    「FAXを送信した後、送信した旨、必ず電話を入れてください」
    (埋もれていて気付かないことがあるから)
    それがルールになっている相手も複数ありました。
    あなた的には、「電話するならFAXする意味ないじゃん」でしょうが、
    私は「口頭ではなく、文字で何度も確認できるようにする、証拠を残す」
    「電話ですべてを話すのではなく、通話時間を短くする」
    といった目的があると解釈しています。

    相手が1日に数通しか受信しない人なら、
    メールで送っただけで、確実に気づいてもらえるでしょうが、
    何十通、何百通とあれば気づかないこともあるだろうし、
    相手が「電話してほしい」と言っているのなら、
    相手に合わせて対応する。
    それが「仕事」だと私は思います。

    ユーザーID:4258964962

  • 対策(?)

    >メールに返信しない主義、というのもあるらしいと最近聞きました。

    そんな主義があるのは初耳ですが、
    ただ、返信しなければならない側としては、
    返信が面倒だという気持ちは多少わかります。

    なぜなら「受け取りました」
    この7文字だけでは済まないからです。
    (それだけだと、私は勝手に失礼な気がしてしまう)

    「お世話になっております」に始まり、
    「用件のみにて失礼します」だの、
    「引き続きよろしくお願いします」だの、飾りが要りますよね?
    それについてはテンプレートを作っておけばいいのかもしれないけど、
    毎回全く同じだと、相手によっては、日頃の付き合いの内容から、
    多少はオリジナルなコメントを入れたほうが良いかな、と悩んだり。

    >「メールに返信をいただきたい。」
    >といってもいいでしょうか。

    「言う」というより、
    送付するメール自体にそう書いておけば良いのでは?

    その際、個人的には、返信することに関して、
    上記のような煩わしさがあると言えばあるので、
    「受け取ったら/ダウンロードしたら、その旨がこちらに分かるよう、
    “空メールを”返信ください」と書かれていたら助かります。

    明確に「空メールを」と書かれていたら、
    何も書かなくても、失礼に当たらないかなと思えるので。

    そんな感じで、
    「受け取ったら、空メールを返信してください」とメールに書いて送る。
    2日(←あくまでも例)経っても返信がなければ、
    「〇日にメールを送っていますので、ご確認ください」と電話連絡する。
    みたいな対応にすると、
    メールだけで気付いてもらえた時は電話しなくていいし、
    期限を決めて電話をすれば、
    「気づいてくれてるのかな?」「使ってくれているよう・・・」なんて、
    不確かな状況を作らずに済むと思います。

    ユーザーID:4258964962

  • 電話確認していました

    私(63・男)が在職中、1999年当時のことですが、メールを送る前に先方に、

    「これから メールを送りますから 確認お願いします」

    と電話し、メール送信して5分以内に、

    「メール 届きましたでしょうか 内容は それでよかったでしょうか」

    などと確認の電話をしていました。たいていは先方さんから、

    「メール 届きました ありがとう」

    と先に返事の電話が入りました。これはファクシミリで文書・図面を送信するときも同様です。

    メールも ファクシミリも 送り先間違え ということがあるからです。

    1999年当時と言えばまだファクシミリが主流でしたが、メールには「添付資料」という便利な機能があることを当時の職場では みなさん 初めて知ったばかりの時代で、

    「メールで パソコン文書 が添付ファイルとして送信できるとは なんと便利なことか」

    それで2001年当時はファクシミリから メールが主流になりました。どうしても印刷物が必要な場合は 郵送 も併用していました。

    私が入社した1970年代後半は、紙テープ(鍵盤さん孔機)を先方へ郵送したり印刷電信機で送信していたものでした。その後、1980年代後半になって磁気ディスク(「フロッピーディスク」という商品名)を郵送したものでした。

    いろいろな 伝達手段が体験できた いい時代に在職できました。

    ユーザーID:6112876849

  • レスありがとうございます

    メールに返信すると,時間がかかって業務の妨げになるからデキル人は返信しない・・・
    というような趣旨だったと思います。
    つい最近,テレビである書籍の紹介として見たと思います。うろ覚えですみません。

    私には,それで失うものも多いのでは? と感じられるのですが。

    今迄,メールに「ご返信ください」と書かなかったのは,ひとえに悪いかな,という気持ちです。自分の安心のために相手に手間をかけさせるのは悪いだろうか・・・という。
    でも,もし届いていなければ相手の不利益にもなることですから,やはりご返信くださいって書けばよかったですね。

    で,電話くださいと言われてしまった今。
    メールの文末に,
    「恐れ入りますが確認のためご返信いただけないでしょうか。」

    と書いた場合,
    電話が嫌だから返信しろってことか,と思われやしないかと。
    ま,その通りなんですけれど。

    もう電話しろと言われてしまったからには電話するしかないのか。

    急ぎなら電話してもいいですが,
    一週間前ならやはりご返信(空メール?)をお願いしてもいいですよね。

    ユーザーID:4097043674

  • トピ主のコメント(4件)全て見る
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    一覧
  • するわけない

    絶対にしません。

    オプションで開封確認を付けます。

    もしそのようなオプションがなくてもしません。
    とても便利なメールの長所を台無しにしていますよね。絶対にしません。

    ユーザーID:7810964252

  • トピ主です

    今迄10社以上と取引がありますが,どこも必ず返信いただいていました。こちらから返信を要求したことはありません。

    A社は最近になってのお付き合いですが,初めて返信がいただけない所で,面食らいました。

    少人数で,おそらく50代以上の人が3人,あとは20代らしき女性一人,男性一人。職場にあまりプロフェッショナルな感じはなく,どちらかというと和気あいあいと言った雰囲気が感じられます。

    電話をくれと要求されたなら,電話した方がいいのか。

    ですが朝は運転中のこともあり,毎回は負担に感じます。

    ユーザーID:4097043674

  • トピ主のコメント(4件)全て見る
  • 交渉できませんか?

    他の方のレスにもありますが、電話ではなく、開封確認機能を使ってはどうでしょうか?

    また電話してくださいと依頼された方がお客様なのか、トピ主様がお客様なのかによっても状況は変わるかもしれません。

    私のいる業界でも多くをメールでやり取りします。外国相手も多くその都度電話なんて手間と経費が発生するので、簡単な受領確認をすることが慣習です。また会社がお客様側の立場の場合には、業務を減らすために受領確認は依頼された場合のみとすることもあるようです。

    メールって、あて先エラーでもない限り受け取ったことになりますよね。もちろんエラーで返ってくれば別の手段で連絡しますし。
    メールを送る度に確認の電話するとなると、担当者が席を外していたり出張だったりしたら連絡がつかなくなりますから、本当に非効率だと思います。その程度の伝言を別の方にお願いするのも何だか変な気がしますし、さらにそこで連絡がうまくいかなかったら益々事が複雑になる気がします。

    A社のその担当者がちょっと不思議ですね。どうにかもう少し利便性の高い方法を取れるよう、交渉したほうがいいのかもしれません。

    ユーザーID:3205945400

  • 個人的には

    個人的には同意します。

    ただ、メール管理できない人がいるのも事実。
    業務量管理できない会社があるのも事実。

    その人の問題なのか、メール地獄に陥らせている業務負担の問題なのか分かりませんが、すぐに改善が難しいなら暫定的な協力は無しではないです。
    例えば比較的急ぎなら電話するとか。
    そこで正論押し通してもお互い損しそうだし。

    あと、少なくとも電話だと、会社にかけると問題が周知される場合もある。
    取引先から頻繁に掛かってくると、真っ当な会社なら何かあったのかと気にします。

    ユーザーID:6876995811

  • トピレス読み返しましたが、一つ気になります

    メールもらって、返信が必要でない限り、そもそも受け取りましたなんて返信しないのですが。。。それが普通なんですか?

    添付ファイルをくれたなら、お礼メールくらいはしますけど、別に必ず使わないといけない訳でもないなら、返信なくてもいいような気もします。


    提出書類なら、「◯日までに、添付ファイルに記入の上、返信下さい」と明記しますよね。それすらなかったと言うことですか?

    一方的に送るだけなら、やはり
    >添付書類を送ると、大抵のところからは「受け取りました。」
    は、不要な気がします。

    トピ主さんが、配信または開封通知設定するのが、ベターだと思えてきました。

    どういった添付ファイルなんでしょうか。
    提出必要のファイル?ただ作ったから使ってねと言うファイル?

    ユーザーID:1946499491

  • 開封通知

    すみません。
    受け取ったメールにいちいち【受け取りました】のメールの返信なんてしていませんでした。
    弊社もメールを活用しますし、添付書類も多岐に渡りますが【受け取りました】の返信が来ることの方が珍しいです。

    メールを送ったら電話しろ・FAXを送ったら電話しろ、電話で話した内容は文章にしてメールしろ・FAXしろという要望をする方は一定数います。

    中にはメールに必要書類を添付してお送りしても「届いていない!!」の一点張りの方もいらっしゃるのでその方には必ず開封通知をつけます。
    送って数日しても開封されていない(開封通知を知らせない方もいますが)様子の場合は再度お送りし、その件で電話の際に『何月何日何時にお送りしていますので確認していただけますか?』と話し、電話中に確認します。

    >「今後、メールを送ったらお電話いただけませんか。」
    こういう要望をする方はもしメールをして電話しても今確認できないとか、もう一度送れとか、添付されてないとか(複数の場合に下にスクロールしないと出ない場合に見落としている)なんだかんだその都度文句なり要望は言ってくる可能性が高いです。


    なので、郵便も配達証明や速達・メールも開封通知をつけます。
    いちいち電話なんて面倒な事をしません。業務量が少ない又はその会社専任、その会社がなきゃ困るなら優先的に行うかもしれませんが…。
    他社と同じ対応を心がけますね、基本的には。自分の首を絞めかねませんし、ほかの方が担当になった場合に〇〇はやってくれたとか言われても可愛そうなので。

    ユーザーID:3409116295

  • レスありがとうございます

    開封通知,知りませんでした 汗)。

    早速調べ,テストしたところ大丈夫,できそうです。
    相手方もoutlookなら,これでやってみたいと思います。

    調べた中で,開封通知はいちいちうるさいと不評だ,という記述もありましたが,返信するよりは,きっと向こうにとっても負担が少ないと思います。
    A社の担当に,頼んでみます。

    もしoutlookでなければ,急ぎでなければご返信お願いしてみようかと思います。
    ただ急な場合は,こちらから電話することはやぶさかではないです。

    添付書類ですが,あまり詳しく書けませんが,A社の担当の人にとってはほとんど意味をなさないものです。しかしA社の顧客にとって,重要な資料です。
    それで大抵は送ると,どこの社からも,お礼と受け取りましたの通知をいただいていました。

    A社の担当は,受け答え等から,あまり仕事慣れしていないような感じがあります。最近働き始めた主婦,というところかもしれません。

    私のメールに気付かなかったというか,そもそもメールチェックをしてなかったようです。

    その日は朝仕事があってメールを見ていなかった。電話をもらっていたら分かったのに,といっていました。

    見ないのはそちらの都合なのに,それでこちらに負担の大きい電話対応をこの先ずっと求めるというのはどうなのか,とは思います。

    まあ,彼女が担当なので,仕方ないですね。
    あとは,向こうもoutlookであることを祈ります。

    皆様本当にありがとうございました。

    ユーザーID:4097043674

  • トピ主のコメント(4件)全て見る
  • 開封通知は送信側(トピ主)の設定ですよ

    誤解してたらダメなんで。

    開封通知は送信する際に、トピ主が設定するんですよ。

    A社は開封通知をして良いか、メーラー(アウトルック)が許可を求める表示がされますので、それをポチっとしてもらうだけです。


    自分のメアドで一回、テストで開封通知設定して送受信してみて下さい。

    A社にもそう言った設定したから、ポチとしてねって、連絡しておくのが親切だと思いますよ。

    ユーザーID:1946499491

  • 通知

    メールを受け取った側が開けたかどうか通知する設定ができますよ。通知が届かなかったら、または直ぐに返事が欲しい要件でしたら電話で確認するしかないでしょう。

    ユーザーID:5541426801

  • ありがとうございます

    開封通知,自分にテスト送信して,大丈夫でした。

    >A社にもそう言った設定したから、ポチとしてねって、連絡しておくのが親切だと思いますよ。

    次メールを送るときにA社に電話して,ソフトがoutlookだったら,担当にそう伝えます。
    そうであるといいです。

    ありがとうございました。

    ユーザーID:4097043674

  • トピ主のコメント(4件)全て見る
  • 受領メールはしません

    同じくメールが多い仕事をしています。

    もし、私のところに来たメールにいちいち「受信しました」のメールを返していたら、私の作業性はものすごく落ちます。もともとメールは郵便物と同様、相手が受け取ったかどうかは発信者が必要性を判断して確認すべきと考えています。郵便物の場合、ちゃんと受け取りを確認したければ書留にしますよね。だからメールでも受信確認したいなら、開封通知付きメールをトピ主が発信すべきです。

    メールの受信確認をメールで送らない、というのは余計なトラフィックを出さないという意味でも普通のことだと思っています。たった数語でもそれは通信費用がかかり、ネットの負荷になります。

    実は転職してきた今の職場の人がトピ主のような考えの人で、私は若干フラストレーションがたまっています。メールを送ってくださるのはありがたいですが、そのことで人の仕事を邪魔しないでほしいと思っています。

    ユーザーID:5470943837

  • 開封通知はおすすめしない

    私はとても便利な機能だと思うのですが、抵抗感持つ人が何故か非常に多いです。中には意地でも開封通知が来ない設定する方もいる位ですから。

    ユーザーID:7559563658

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