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    (秘書)上司が多忙すぎる。気持ちの切り替え方

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    😡
    くも
    仕事
    コンサルティング会社の社長秘書5年目です。
    上司が分刻みの多忙な方で、特に今は繁忙期もありかなり厳しいスケジュールになっております。
    全ての会議に出たがるので、いつも溢れている状態です。

    なのに、ランチを3時間(完全プライベート)いれたり月に何日かお休みを取られて、ほかにしわ寄せがくるのが分かっているはずなのに私に詰めすぎだと責めてきます。
    とても理不尽です。

    私の前の秘書は半年も経たずに何人も辞めています。

    もし多忙な上司の秘書経験をお持ちの方でこのような場合はどのような気持ちの切り替えをしていましたか?

    よろしくお願いいたします。

    トピ内ID:50df1cbc19777de2

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    取捨選択の助言も秘書の仕事かもしれません

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    🙂
    チュン夫
    社長自身が「全ての会議に出たい」と言って秘書にスケジュールを組んでもらっているのに「詰めすぎだ」と責めてくるのは解せません。

    ひょっとしたら、社長が考えている「秘書のスケジュール管理」は、社長が望む会議に全部出るスケジュールを組むのではなく「AもBも入れるとスケジュールが詰めすぎです。どちらかを諦める必要があります」といった適度なスケジュールにするための秘書の助言が欲しいのではありませんか?。

    私が勤務した中小企業で社長と話をすることもありましたが、基本的に社長は「自分勝手」な生き物です。でも、社長が自分勝手に自分が思う方向に会社を引っ張らないと社長の仕事はできません。

    ウチの社長は気まぐれな面もあるので「これをやれ」と言われてもしばらく様子を見ながら「やるかどうか」考えたり、少しの質問や誘導をして「社長の本心」を探りました。

    社長の言う通りにスケジュールを組むと「詰めすぎ」と責められるのであれば「それを入れるとお昼の休憩が無くなりますがいいですか?」などの意見や質問をするなど「スケジュールの決め方管理」まで秘書にして欲しいのかもしれません。

    トピ内ID:a457036ed585317e

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    遊びも大事、先回りをしてみては

    しおりをつける
    😀
    すん
    お気持ち非常~によくお察しいたします。
    私も団体トップ(元々が省庁の幹部だった方で分刻みのスケジュール慣れしているボス)にお仕えしておりますが、
    あまりの忙しさや次々入るアポイントに初めの頃は嘘でしょ?と言いそうになったことが何度もあります。
    くもさんのボスも中々理不尽ではありますが(笑)、忙しさでパンクしてしまってるのかもしれませんね。
    5年もキャリアがある方にあれこれ申し上げるのも余計なお世話にも思いますが、第三者視点で何かご参考になればと、
    なるべく上司の方を否定しない方向でコメントさせていただきます。

    まず、3時間の完全プライベートのランチや月に何日かのお休みについては、
    納得がいかないかもしれませんがきっとボスの中では優先すべき事項(人間らしさを保つため?)なのでしょう。
    何が大事かという基準は人によりますし、優先順位も刻刻と変化するものです。
    そこに秘書が不満を抱いても仕方ありません。
    アポイントにはお相手もあるのでリスケが発生すると罪悪感を抱きがちですが、何よ!と心でボスを詰るよりもただ受け止め、
    すべきことに粛々ととりかかる方がご自分の心が楽になるはずです。

    次に
    >ほかにしわ寄せがくるのが分かっているはずなのに私に詰めすぎだと責めてきます 
    の点ですが、ボスは予定の件数がご不満ではなくてスケジュールに多少の”遊び”が欲しいのではないでしょうか。
    お忙しいとのことなので予定を時間いっぱいキツキツに入れていらっしゃるのでは。
    この点ご本人にご希望を確認してみたことはありますか?

    続きます。

    トピ内ID:393f6f0cf8ec2758

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    遊びも大事、先回り 続きです

    しおりをつける
    😀
    すん
    例えば面談や打ち合わせを30分、1時間単位で入れているならそれを例えば20分、50分までに留めていただくようお相手にもボスにも初めから伝え)、時間が来たら終了を促し、できるだけ守っていただくようにします。お客様相手であれば予め伝えていた時間にボスにメモを入れれば、まともなお相手なら察してお話を切り上げてくださいます。

    できた隙間時間でお手洗いに行っていただくもよし、電話、次の予定のご準備、メール確認、ちょっとコーヒーで一息、必要なら突発的な打合せetc,etc...

    あるいは、この日の午前は集中して書き物に取り組んでいただく、あるいはプライベートに使っていただくというようにご本人と相談して先々の予定に空白時間を確保し、よほどの緊急案件が出てこない限りブロックするのも手です。
    人間ですから通いたい病院もあるのかもしれませんし、何か予定を入れようにもどこにも入れる隙がないスケジュールって見るだけで疲れてしまうと思うので、そこまで気を遣えれば、ボスも”追われている感”が多少は軽減されるのではないでしょうか。

    また、すべての打ち合わせに出たがるとのことですが、社内で起こっていることを把握したいからですよね。社長の下の方に上手く助けていただき、優先事項がそこまででない会議はメモを作っていただくなど提案するのも手かもしれません(あくまでボスからの依頼としてください)。
    あるいは終了後に電話一本のご報告を入れていただくのでもいいです。

    いずれの場合もあくまで提案する際にはボスがお忙しすぎて心配です!ご負担を軽減したいです!という体を忘れずに。

    秘書の仕事は先回り、先読みが大事かなと経験上思っています。
    忙しいと目の前の業務に追われて後手後手になりがちですが、先回り体質に転換を図られてみると、先々楽になるのではないでしょうか。

    一つでもヒントになれば幸いです。

    トピ内ID:393f6f0cf8ec2758

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    在宅の様子

    しおりをつける
    🐱
    ぶーこ
    主人が主様の上司の様な仕事をして居ます。

    今まで通勤して居たのにその時間から仕事が始まり
    ランチ時間もなく、会議中、顔出しをせず慌てて食事を口に入れて居ます。
    夕食時もiPadとヘッドフォンで誰かの話を聞いて居ます。
    お休みの時、どこに行っても携帯が有る限り、会議に参加。

    家にるのに用事があって外から連絡しても私の電話には出ません、と言うかでる隙間がありません。
    さらに早朝、深夜は海外と。

    トイレに走って行ってますよ。

    有給を取っても携帯があれば仕事ができます。
    ルール上休みを取っていますが
    電話を取らないことなんてありません。

    コロナで完全在宅になって慣れるまで
    常に誰かとの話し声が聞こえて来て私が落ち着きませんでした。

    この仕事のスケジュール誰が組んでるの?
    なんで有給取ってるのに電話して来る人いるの?
    なんで会議入れてるの?
    会社に行って仕事しろって随分攻撃しました。

    移動時間やランチ時間が必要なくなった分更に仕事を入れている様です。

    溢れるスケジュールを入れる上司の管理をするのも、
    しわ寄せが行かない様に調整するのは秘書のお仕事ではないのでしょうか?

    1日中携帯を離さず、トイレでも社内メールチェックと返信。
    不倫でもしてるの?って感じですよ。
    寝る間際までメールチェック。
    1日中着信音が鳴って居ます。

    頭を整理する為にも数時間の余裕はあった方が良いと思います。

    家族側の見解でした。

    トピ内ID:c7e6322bd3226e5c

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