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    🙂
    夏草
    仕事
    本格的な事務仕事を初めて行う者です。事務歴数か月なのですが、以下のようなことが日々生じます。

    ・マニュアルと実際の手順が異なっている場合があるが「前任者からこのように引き継いだから」という理由でそのまま続けており、なぜなのか不明。
    ・明らかに誤りのある報告書であっても「既に後工程に回してしまったからどうしようもない」という理由で修正などを行わない。またそれについて質問すると怒られる。
    ・前任者作成の文書について誤りの可能性があり、前任者に確認すると、こちら(トピ主)が勝手に書き換えた、と疑われる。過去資料と現在の情報を比較して説明すると納得してもらえるが逐一時間がかかる。
    ・前任者の申し送り通りに作業をすると、チェック担当者から「やり方が違う」と怒られる。事情を説明するとチェック担当者から「前任者は誰だ」と怒られ「あなたです」と答えると怒られる。
    ・ダブルチェックはあるが、ベテランスタッフ同士で「Aさんが実施した作業だから大丈夫!」とかなりざっくりチェックして済ませている。チェックリスト通りにやっていない。(結果的にミスが見落とされて次に引き継がれる)

    職場の規模は大きく、業務上、ミスが許されない作業で、着任前はとても緊張していました。しかし意外にざっくりしているといいますか、なんとも拍子抜けしたような不思議な感じです。
    事務作業というのはこんな感じなのでしょうか。

    トピ内ID:e42d48b16aaedc39

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    まあまあそんなもんです

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    解放弁ヨシ!
    会社にもよると思うのですけどね。

    マニュアルは本来、作業方法が変わったら書き換えておかななくてはいけない。
    でも、自分はマニュアル無しでも仕事ができてしまうので後回しにしがち。
    引き継ぎの時に、ココはマニュアルが古いから必要なら書き換えておいてーとブン投げてしまう。
    つまりトピ主さん。
    現状のやり方を正とするなら、マニュアルを必要するあなたが書き換えればいいんです。

    それに厳密に言えばマニュアルというのは理想の作業方法の具現化に過ぎず、実務上、必要な資料が揃わなかったら後回しにして順番を入れ替えたり臨機応変にするもの。
    それをたまたま見聞きしてしまうとマニュアルと違うと思ってしまうけど、単純な手順の入れ替えに過ぎず、実はマニュアル通りってことは普通にあります。
    仕事は嵌張(麻雀用語;カンチャン)待ちにしろって良く言われました。
    部品が揃ってから組み立てるのではく、できるところからやっておいて、最後のピースが届いたら即完成の状態にして待てってことです。
    こんなのはマニュアル化できないですよね。
    マニュアルには全ピースがあって、どうやって資料を組立てるかしか書いてないもん。

    後工程に回した資料の訂正ができない。
    手を離れた仕事の訂正は上司を通じて正式に後工程に謝罪し、回収させて貰ってからやるので、上司の手前、みんなやりたがらない傾向にある。
    だいたいは後工程の担当者にコッソリ訂正をお願いしておくもの。

    前任者の誤り。
    上司に相談して訂正が妥当なら訂正すればいいだけ。
    前任者に確認はしない。
    犯人捜しはしない。前任者に恨まれるだけ。
    良いとか悪いとかじゃなくて必要がない。

    「後工程」なんて単語が出てくるところを見ると製造業かな?
    製造業の主役は製造現場。
    事務方は裏方扱い。

    裏方さんは機嫌が悪いのが常ですから怒られても子供が癇癪おこしたと思って気にしないことです。

    トピ内ID:fa7eab271ba874eb

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