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    発言小町大賞2021
    発言小町大賞2021
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    書類へのこだわりが強すぎる人

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    🙂
    ハナコ
    仕事
    30代女性です。今年度、新たに書類仕事をいくつか任されるようになりました。
    書類によって提出ルートが違います。
    「私→リーダー→課長」だったり「私→主任→課長」だったり「私→課長」だったり。
    主任や課長に提出する書類は、修正を命じられるとしても多くて3箇所程度。修正内容も納得のいくものですし、助言も具体的です。

    問題は、リーダーへの提出です。
    修正を命じられ、直して再提出したら、また別の箇所の修正を命じられる。再々提出したら、更に別の箇所の修正を命じられる、といった具合です。まとめて言ってくれればいいのに…
    そんな事を繰り返しているうちに、以前リーダーに言われた通りに修正した箇所についても「この文じゃ分かりにくい」と言われたりします。自分の言った事を覚えていないようです。
    そうやって散々文章を修正させられ、最終的に「文じゃなくて図で表して」とかもよくあります。
    他にも、自分が読み飛ばしただけなのに「〇〇の説明が書いてない」と言われたりもします。「ここに書いてあります」と伝えると、「見にくい。こんなのじゃみんな読み飛ばす」と。他の説明部分とフォントサイズも同じだし、段落もつけてあるし、普通に(真面目に)読めば読み飛ばす事はありません。
    もはや、いちゃもんをつけたいだけのように思えます。
    毎回修正の意図もよく分からないし、助言も曖昧だし、助言に対して質問や確認をしようとしても、「あとは自分で考えて」と言われて終了です。
    「しかし」じゃなくて「だが」にしなさい、等の修正もあり、とにかくリーダー好みの文章を作る仕事という感じです。
    1枚の書類を作るのに2ヶ月かかります。

    最近それがストレスすぎて、書類を作っていると、手が震えて涙が出てきます。リーダーが満足する文章を作らないと、とそればかり考えて、一文作るのに何分も推敲をつづけます。
    世の中どの会社もこんなものなんでしょうか?

    トピ内ID:980c3af5e6017fb2

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    ケースバイケース

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    🙂
    舞白
    トピ主も極端ですねぇ。
    もっと気楽に、肩の力を抜きませんか?

    〉最近それがストレスすぎて、書類を作っていると、手が震えて涙が出てきます。リーダーが満足する文章を作らないと、とそればかり考えて、一文作るのに何分も推敲をつづけます。

    そこまで追い込まれなくていいんですよ。
    所詮、相手はリーダーでしょう?
    ちょっとした無理ゲー気分でサクッと作ってサクっと直されれば良いだけ。
    もしかしたらリーダーに嫌われていて、難癖つけたいだけかもしれません。
    ならば、悩むだけ無駄です。
    何やっても直されるんだから、何出しても同じ。
    サクサク出しちゃいましょう。

    〉世の中どの会社もこんなものなんでしょうか?

    トピ主の会社でも主任や課長はちゃんとしてるでしょう?
    できる上司ばかりじゃないのはどこの会社も同じ。
    でも、リーダーが揃って嫌な奴というのは、他社のリーダーに失礼ですよ。

    修正をまとめて言ってくれない、前に言われたとおりに直しても指示が変わる、最終的にやり直しになる、読み飛ばしとか、いちゃもんをつけたいだけに感じる、といったことは証拠を集めて上司に相談しましょう。
    リーダーより主任や課長が上なんですよね?

    〉毎回修正の意図もよく分からないし、助言も曖昧だし、助言に対して質問や確認をしようとしても、「あとは自分で考えて」と言われて終了です。

    これも上司に相談案件です。
    いっそ、「私→リーダー→課長」の提出ルートを無くしてもらう方法もあります。
    課長を外すことはできなくても、途中を外すことは可能ですから。

    熱心に仕事をすることは大切ですが、合理的、効率的に仕事をすることも大切です。
    1枚に2ヶ月かかっていて、よく課長は文句を言わないなぁと思いますよ。
    トピ主の仕事が遅いって言われないように、リーダーに書類を提出した日時と修正箇所はメモしておきましょう。

    トピ内ID:9056ef7fc81c7436

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    無駄にはならないかも知れません

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    🐱
    うさぎ猫
    新入社員の頃、そういうこだわりの強い上司がいました。
    稟議書や調査レポートを提出する際、何度も何度も修正の指示があるので、内心では不満でした。
    今になって分かるのは、未熟な私が一人前に資料を作成できるように、アドバイスをくれていたということです。

    稟議書や調査レポートは役職が上の人達も読むものなので、専門知識がなくても理解できるように書かなくてはいけない。
    添付資料も内容に直結していて、図表などで分かりやすくなければ、添える意味がない。
    などです。
    トピ主様の事例でも、そのリーダーが読み飛ばすのであれば、更に上の役職の人達が読み飛ばす可能性は高いと思います。

    私も最近では資料を褒められるようになり、上司や同僚が書いた稟議書の添削を頼まれることもあります。
    当時の上司の指導に不満を持ったことを反省し、自分を一人前に育ててくれたことに今は心から感謝しています。

    トピ内ID:43e6758095d4d7db

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    いますよねぇ

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    🙂
    ykk
    そういう人。意図は、分かりません。
    ただ、余程暇で他人にいちゃもんつけることくらしかやることがない人じゃなければ、普通は良くするために言っているのではないでしょうか。

    〉そんな事を繰り返しているうちに、
    〉以前リーダーに言われた通りに修正
    〉した箇所についても「この文じゃ分
    〉かりにくい」と言われたりします。
    〉自分の言った事を覚えていないよう
    〉です。
    私はこれ防ぐために、修正したものを持ってゆく時は『〇〇さんのご指摘の通り、このように修正しました』と、一言付け加えます。

    他は、もう、リーダー好みに書類作成して、持って行くしかないですかね。
    仮にも会社がリーダーってポジションに置いているわけだし、正しいのだろう、と。
    ほれほれ、お前こんなん好きだろぅ?と、少し気持ちは優位に立って。

    それで修正がなかった時は心の中でガッツポーズです(笑)

    因みに、何社か経験してますがいますよそういう人はどこにでも。

    世の中がそうというより、そういう人1人はいるよねって印象です。

    トピ内ID:1b063eef2f42473e

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    上の人に訴える

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    🙂
    よめやん
    リーダーの上に主任や課長が居るんですよね。
    その方たちに理不尽な指示を訴えることはできませんか?

    口頭で説明するだけではなく、これから提出する書類の指示を逐一記録にとって報告です。
    「指示の理由を伺いましたが、自分で考えてと言われました。申し訳ありませんが何度考えても分かりません。」と言って。

    理由はわかりませんが、リーダーの方はトピ主さんが書類作成を任されたことが気に食わないか、自分の(ちっぽけな)権力を誇示したいのでしょう。
    そんなことに付き合う理由はありません。

    トピ内ID:aff278665a409ce1

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    パワハラ

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    🙂
    さとみ
    外部に出す書類の校正ではなくて、内部書類ですよね?
    上司に見せるだけの。

    それなのに修正2か月ですか。

    パワハラ

    です。



    私も、大きい金額を動かすための書類の仕事を何度かしてきました。
    もちろん書き直し・仕様変更はたくさんありましたけど…
    それはフォーマットや納期が決まっていて外部に出す書類です。

    同じ書類しごとでも

    書くべきフォーマット・こういう風に書いて、というゴールがなく、
    書いてから日本語のおかしいところを探すというスタイル
    「しかし、だが」レベルの修正の繰り返し、
    指摘箇所もしっかりしておらず、何度も内部資料を作らされる

    …そういう指導が起こることがまれにあります。

    見ていた周りの人や人事はそれを修正ではなく

    「パワハラ」

    と言ってました。

    トピ内ID:b69048c0ce6a7e9c

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    対策はある

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    🙂
    さらら
    「言われた通り」にする。
    指示されたことはメモする。(紙媒体ならリーダーの指示の書き込みを残す、データに対して口頭の指示ならメモ+「これでよろしいですね」と確認する)
    新しい文書を出すとき、前のものを全部持っていって、必要なら照らし合わせる。(「○月○日に…という指示をいただきました」のように。)

    1つ作るのに2か月?
    そんなにかかっても構わない書類って、どんなのでしょう。
    リーダーがそれでいいならそれでいい、というゆるい感覚でいくのはどうですか。
    他の書類はサクサク進めましょう。お疲れさま。


    感情を交えず、淡々と。

    そのリーダー、文章力や理解力なさそう。そういう人には、証拠の積み重ねが有効ですよ。

    トピ内ID:fe64856ecf9c1b7d

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    指示を受けた修正箇所は付箋に書いて添付し、旧版とセットで提出

    しおりをつける
    blank
    くたびれサラリーマン
    お疲れさまです。

    資料の文章や体裁の枝葉末節にこだわり重箱の隅をつつく「指導」は、どちらかと言うと大企業あるあるかと思いますが、よくある話ではあります。

    さて対策についてですが、リーダーからの修正指示は修正箇所毎に付箋に書きましょう。
    修正前の「旧版」にその付箋を添付しましょう。
    「旧版」の左上には赤字で『修正前』とでも書いておきましょう。

    修正した資料「新版」ができたら、そちらには「〇〇すべきとの指示を踏まえ△△を□□に修正」のように書いた付箋を作って添付しましょう。

    リーダーに提出する際は、付箋を添付した「新版」と併せて「旧版」もクリップ留めなどでセットで提出しましょう。
    もしリーダーが「付箋が邪魔」と言うのであれば、付箋なしの「新版」を一番上にして、付箋ありの「新版」と付箋ありの「旧版」を添付書類のような形で提出しましょう。

    付箋を貼っておくのは「あなたが私に修正指示を出したのはこれだけですよ」「修正箇所はちゃんと修正しましたよ」という事を暗にアピールするためです。
    これなら言った言わないが有耶無耶になりませんから、牽制機能が働きます。

    それでも「私はこんな事は指示していない」とか「資料をよくするためだから追加指示だってあり」とか言い出すようなら、客観的証拠を貯めたうえで早々に上司に相談しましょう。

    書類を前にして涙が出る&手が震える、という状況は、気をつけないとうつ病の入口に差し掛かっている可能性があると思います。
    メンタルが潰れてしまう前に早目の対策と相談をされることをお奨めします。

    トピ内ID:90a8dba868f1b0f8

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    コツ

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    🙂
    わーまま
    私も書類仕事は苦手です
    そういうこと、ありますが、さすがにそれは酷すぎる

    社内文書といえでも、期限がないのでしょうか?
    ほかの仕事もあるでしょうに

    チェックするだけの仕事って、言いたいことだけいってしまうことあると思います
    何か意見をつけないと、いけない症候群というか
    妙に支配的になってしまうというか

    この現象に誰か名前つけてくれないかな

    リーダーって
    まだ管理職になったばかり、そこまで能力もないタイプが多いと思います
    同僚としてなら、問題なかったのに
    役が付いたとたんに、変な行動をとる人って一定多数います
    極端ですが
    優秀なプレイヤーは優秀な指揮官ではないって感じ


    ちょっとしたコツですが

    課長から、主任から
    問題ないと言われました
    と一言添える

    そこまでいかなくとも、誰かを巻き込んでみる

    提出するルートを変えてみる
    紙ではなく、メールやチャットなどで意見を募る形式にする
    他人の目があると、少しは収まると思います

    あと、ちゃんとした人だと
    それは無駄だと突っ込んでくれたりします

    自分の業務を報告する必要があると思うので、それで相談する

    3日後くらいに(忘れてたであろうころ)修正しないで提出する

    基本的に、ちゃんと言質をとっておく

    トピ内ID:6bbb9674a3f17d4b

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    そういう人、わんさかいます

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    🙂
    さき
    証跡残しは、他の方が詳しくご説明されていますので省きますね。

    心の持ちようとして、、、
    この人、自分の言ったことに責任持てない人なんだな、あ 覚えてもいない人なんだな、
    もしかしてすっごい頭わるいのかもしれないな、と笑ってあげてください。

    トピ主さんは、きっとお仕事をきっちりされる方だと思うので、早く完成に近づきたい、完璧に直したいと
    思われるでしょうが、こういう人にその頭脳は要りません。

    トピ内ID:a718d0b3830a6807

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    まだ紙ですか

    しおりをつける
    🙂
    老爺心
    今時、まだ紙でやり取りしてないですか。
    リーダーのような困ったちゃんは、紙が主流だった昔は見かけました。

    紙にプリントして提出すると、意味の分からないチェックが入る。
    それを反映して直した物を出すと、またまたチェック。際限なく繰り替えされる。
    トピ主さんと同じ状況です。

    傍で見ていて我慢できなくなってアドバイスしたのは、
    1回目はプリントアウトしたのを提出して、チェック内容を書き込んでもらう。
    2回目以降は電子データのままで、メールの添付文書として渡し、必要ならば、リーダー自身でプリントしてもらう。

    これで、無限循環の流れは断ち切られました。
    書類本体のスミに、毎回日付を記しておけば、
    リーダーの愚図ぶりが、課長にも認識してもらえます。

    なお、お分かりでしょうが、
    そのリーダーには書類を起案する能力はありません。

    トピ内ID:16ce2b0af72ac062

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    分かる分かる

    しおりをつける
    🙂
    バジル
    今似たようなことになってます。
    私の場合は数ある仕事のうちの1つだし、月に数回って感じなのでまだいいけど、本当にトピ主さんが書いてる感じ。
    もう10数年勤めてますけど、どちらかと言うとゆるい人が多い業界なので、ここまで細かいのは初めてで困惑してます。
    何だろう、要領が悪いのか、暇なのか、付き合いきれませんよね。

    リーダーの後に課長に提出するんですよね?書類1つに2ヶ月も掛かってて、仕事は回るんでしょうか?


    私はもう考えないで、言われたことを言われた通りにやるだけです。どうせ一生懸命考えたってまた修正来るんだし。また言われたら言われたところだけ直す感じ。だからストレスも溜まらなくなりました。

    トピ主さんも無駄なところに労力使うの止めて、課長と主任の時だけ気合いを入れましょう。

    トピ内ID:1c0b22c0f4330a85

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    電子ファイルならVersion管理

    しおりをつける
    blank
    くたびれサラリーマン
    老爺心さまの「紙ではなく電子で」というのは非常にいいアイデアだと思いました。

    ただ、電子メールの添付ファイルに対しても口頭で修正指示をしてくる可能性は多分にあります。
    特に具体的にあーしろこーしろではなく漠然と「もっとわかりやすく」とか言われると困りもの。

    「リーダーの方で修文をお願いします」って言えれば良いんでしょうが、現実はなかなか・・・
    「修文はお前の仕事だろ! お前がそれを考えるんだよ!」とか言われそうですね。

    電子メールで提出しても何度も修正を指示されたら、ファイルを上書き保存せずにファイル名を「□□□□(Ver.〇〇)」のようにとVersion管理すると、何回修正指示を受けたかファイル名でわかるので効果的かと思います。
    メールのタイトルにも「修正案提出(Ver.〇〇)」と入れちゃいましょう。

    ちなみに自分も、紙で上司に見てもらう時代の話ですがファイル名がVer.20を超えたことがありました。
    文章や表現に細かい上司が所属部署の長だったので、どうしようもありませんでした。
    表を作ると「外側の枠線は一番太く、区切り線は少し太く、それ以外は細く」から始まって、棒グラフの色が濃いだの薄いだの、ここの文言は強調だけどゴシック乱用もNGだの、というように、主張するシナリオも結論も変わらないのに「経営層にとって見やすく」の過剰な意識から指示を乱発。
    あれだけグラフの色にこだわったのに蓋を開けてみたら経営会議の事務局から「モノクロ印刷で用意してください」と言われて馬鹿馬鹿しくなった思い出があります。

    トピ内ID:90a8dba868f1b0f8

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    紙でやるから

    しおりをつける
    🙂
    さぐる
    周りを説得して保存版とか提出版とか以外は変更履歴の使えるワープロソフトで処理するようにすれば良いだけのことでしょう。

    そうすれば誰が何を指摘したのかがきっちり残ります。

    まさか文書自体が手書きではないですよね。

    正直20年ぐらいIT化が遅れています。

    トピ内ID:e11a4bf2c5359e52

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    何か言いたいだけ

    しおりをつける
    🙂
    砂布巾
    くたびれサラリーマン様の旧版をつけて提出がいいと思います。付箋は剥がされる可能性があるので、直接書き込んだ方がいいかも。なんならコピーも手元に残します。上司にも書類を見せて相談して、状況を知らせておきましょう。
    リーダーは、ポリシーがあって言ってるのではなく、その時浮かんだ思いつきを言っているようなので、初版はあまり悩まずに叩き台ぐらいのつもりでいいんじゃないでしょうか。どうせ、何か揚げ足取ってきますよ。

    トピ内ID:642a92ba82f418a3

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    レスします

    しおりをつける
    🐤
    ちいー
    作成はwordで作っても提出は紙にプリントアウトしてからですよね?
    私だったら修正を指摘された部分に全部指摘事項を赤字でメモします。証拠としてのためです。
    そして修正後文書を提出する時に前回の指摘部分が書かれた旧文書と一緒に提出します。
    「指摘された部分を修正しました」という言葉を添えて。
    そうしないとリーダーもいちいちどこをどういう風に指摘したか当然忘れているからです。
    にもかかわらず何度も前回指摘されていない別の部分の指摘がされたら「前回提出の時にここは指摘されていませんけど直さないとダメなんですね?もう他にはありませんよね?」と念押しします。
    それでもまたもや返品されたら「指摘したいことは一度に全部言っていただかないと何度も修正指示されるのはこちらも時間がかかるだけなんですけど」と言いますね。指摘して修正させるのがリーダーの仕事なら仕事ちゃんとしてない、てことでしょ?正確な指示をしていないということで。
    前回の指摘メモを付けた書類はコピーを取り、提出日と指摘日を時系列にわかるよう余白にメモしておきます。
    2か月もそんなつまらないことに時間など使いません。3回目の時にそれをされたら記録コピーを全部持って直接上司のところに行き直訴します。毎回指摘部分が違うので余分に時間がかかる。これでは効率が悪すぎるのでどうしたらいいか、と。

    トピ内ID:81142dfb0c00e2d3

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      前職の係長がそういう人でした。

      しおりをつける
      🙂
      Atsumi
      前職(大学職員)の係長が議事録に対するこだわりがある方で、語尾だとか言葉遣いだとかでやたらと指摘されて面倒でした。その指摘が論理的に正しかったら、私も勉強になるので聞きます。でも、そうじゃないんです。係長にとっての正しい文章じゃないと受け入れられませんでした。

      私にとっても、他の課員にとっても、議事録って「要点が書けていたら、十分。」という認識。
      係長以外の課員で担当する議事録は1週間もあれば出来ることなのに、その係長だけは議事録作成に約1か月かけるんですよ。議事録は教員との意識共有の意味合いも兼ねていたので、1か月も作成に時間がかかるのは本当に迷惑でした。

      でも、係長みたいな人って仕事を辞めないんですよ。「自分がいないと、この職場は回らない。」と思って。周りからしたら、本当に迷惑な話ですけど。

      今まで派遣も含めて5社で働いていますけど、こんなことがあったのは上記の組織1社だけです。
      嫌で嫌でたまらないのなら、転職も視野に入れてみてはいかがでしょうか?
      私は上記係長が面倒すぎて、転職しました。自分が苦手だなと思う人と働き続けると、メンタルもやられますので、おすすめしません。

      トピ内ID:3f7ed764e278cbe7

      閉じる× 閉じる×

      書類だけですか?

      しおりをつける
      blank
      40代共働き会社員
      指示が曖昧、前言を翻す。
      何かあった時にトピ主に責任転嫁しないかと気になりました。

      業務に支障が出てるので私なら上司に相談します。
      その時に例として修正前後書類を紙で持参し
      修正所要時間を伝えます。
      2ヶ月もの時間とお金(トピ主の給与)をかけた程の輝かしい歴然とした差があるか上司に判断してもらいます。
      ないならリーダーが能力がないまたはパワハラになります。

      トピ内ID:54e96bd0ae986d23

      閉じる× 閉じる×

      いるね~

      しおりをつける
      🙂
      はははは
      何とかマウントしようとなる上司。私の上司は学歴が私より低いことを気にしていたみたいで、私の給料を探ったりしていました。結局私は部署異動させてもらいましたけど。

      勿論書類にもケチつけられましたよ。でも内容に、ではなく、ちょっとしたフォーマットのことで。ここに点(、)入れて、とかばかりでした。

      どんなに頑張ったって必ず何処かにケチつけられる、と2回目の提出から分かったので、その後は適当に書類作成し、こちらから相手が困るくらい細かく見ないとならない状況を作りました。それでも内容には問題がなく、またメジャーな間違い等は皆無だったため、私が問題になることはありませんでした。

      初めからパーフェクトなものを提出しようとしないで、それでも過去に修正されたことをちゃんと復習して書くことをお勧めします。結局直される、と分かっているなら、そんなに頑張る必要無いです。というか、頑張るポイントが違っているかも。

      トピ内ID:f6e76ed3efc49214

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      状況確認してさせてください

      しおりをつける
      🙂
      対策として
      1.書類は、紙と電子ファイルのどちらですか?

      2.ファイル添付できる職場用のメールソフトはありますか?

      3.改行と段落があるとのことですが、箇条書きにする手法は使っていますか?

      4.以前言われたことと同じにしたのにわかりにくいと言われた時、以前の初版原稿と指摘メモを提示できるようにしていますか?

      トピ内ID:eec2531fa4bfc904

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